第07讲办公室事务

1、人力资源部 1 第七讲第七讲 办公室事务办公室事务 人力资源部 2 课程安排课程安排 n办公室环境的布置办公室环境的布置 n邮件的收发与传阅邮件的收发与传阅 n妥善安排约会妥善安排约会 人力资源部 3 办公室环境办公室环境 n办公室布置的原则办公室布置的原则 n办公室用品的选购与摆放办公室用品的选购与摆放 人力资源部 4 点评点评 n根据这段有关办公室布置的影片，点根据这段有关办公室布置的影片，点 评这间办公室布置的优、缺点评这间办公室布置的优、缺点 人力资源部 5 办公室布置的原则办公室布置的原则 n办公室要布置得整齐洁净，采光良好。办公室要布置得整齐洁净，采光良好。 n走道上不要放置有碍行

2、走的物品。走道上不要放置有碍行走的物品。 n办公桌椅柜架的排列应办公桌椅柜架的排列应 采用直线对称式。采用直线对称式。 n使用同一规格的档案柜，使用同一规格的档案柜， 高度一致，增进美观。高度一致，增进美观。 人力资源部 6 办公室布置的原则办公室布置的原则 n将电脑、传真机、复印机等大件办公将电脑、传真机、复印机等大件办公 设备，安置在一个区域内，便于电源设备，安置在一个区域内，便于电源 接线、管理和保养。接线、管理和保养。 n办公室的百叶窗应调整保持一个角度。办公室的百叶窗应调整保持一个角度。 室内照明灯光应统一。空调温度应保室内照明灯光应统一。空调温度应保 持在度之间，湿度应保持持在度之

3、间，湿度应保持 在。在。 （续上表） 人力资源部 7 办公室布置的原则办公室布置的原则 n办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色 彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画 和放置一些自然或人工的绿色植物。和放置一些自然或人工的绿色植物。 n办公桌和办公区域要保持清洁。办公桌和办公区域要保持清洁。 （续上表） 人力资源部 8 办公用品的选购与摆放办公用品的选购与摆放 n选购办公用品的原则选购办公用品的原则 n办公用品的基本配备办公用品的基本配备 n办公用品的摆放原则办公用品的摆放原则 人力资源部 9 选购办公用品的原则选购办公用品

4、的原则 一、是满足工作要求一、是满足工作要求 二、是提高工作效率二、是提高工作效率 三、是节约人工费用三、是节约人工费用 四、是树立企业公众形象四、是树立企业公众形象 人力资源部 10 根据以上原则，列出办公室需采购根据以上原则，列出办公室需采购 的办公用品清单的办公用品清单 小组讨论：小组讨论： 人力资源部 11 邮件的收发与传阅邮件的收发与传阅 n邮件收进的程序和要求邮件收进的程序和要求 n邮件的发出邮件的发出 人力资源部 12 小组讨论小组讨论 n如果录影中那封信是给上司的，请如果录影中那封信是给上司的，请 评论这位行政人员的做法有哪些不评论这位行政人员的做法有哪些不 当之处？当之处？

5、n讨论作为行政人员，正确的收进信讨论作为行政人员，正确的收进信 件程序是什么？件程序是什么？ 人力资源部 13 收信件细节收信件细节 n上司或同事的私人信件原封送交。上司或同事的私人信件原封送交。 n“误拆误拆”应立即封口、签名、致歉应立即封口、签名、致歉 n裁开或剪开封口，保持信件完整裁开或剪开封口，保持信件完整 n检查信封内有无单据或名片，避免遗漏检查信封内有无单据或名片，避免遗漏 n如有必要，可以登记信封的信息如有必要，可以登记信封的信息 人力资源部 14 邮件收进的程序和要求邮件收进的程序和要求 n分类分类 n拆封拆封 n登记登记 n分送分送 n阅办阅办 人力资源部 15 请每组设计一

6、份邮件登记表请每组设计一份邮件登记表 实战演练：实战演练： 人力资源部 16 邮件登记表邮件登记表 编号编号收到日期收到日期 发出日期发出日期 收阅人收阅人 /部门部门 邮件邮件 种类种类 处理处理 办法办法 备注备注 1、 2、 3、 4、 5、 人力资源部 17 资料、邮件分送资料、邮件分送 n上司亲收件要立即呈送上司亲收件要立即呈送 n部门信件交到负责人手中部门信件交到负责人手中 n传阅资料请附上签字单传阅资料请附上签字单 人力资源部 18 阅办阅办 n仔细认真，重点要圈划仔细认真，重点要圈划 n长篇要进行摘要长篇要进行摘要 n适当提出拟办意见适当提出拟办意见 n办毕保管备查办毕保管备查

7、 人力资源部 19 观看录影片段一观看录影片段一 n评论这位行政人员的做法评论这位行政人员的做法 说明了做行政工作的什么说明了做行政工作的什么 特性？特性？ 人力资源部 20 n讨论这位行政人员的工作应讨论这位行政人员的工作应 该如何改善？该如何改善？ 观看录影片段二观看录影片段二 人力资源部 21 邮件的发出邮件的发出 n内容校核内容校核 n信封、封皮查对信封、封皮查对 n邮件寄发邮件寄发 人力资源部 22 妥善安排上司约会妥善安排上司约会 n约会安排的原则约会安排的原则 n安排约会需要注意的细节安排约会需要注意的细节 人力资源部 23 安排约会的原则安排约会的原则 n配合上司的时间表配合上

8、司的时间表 n分辨轻重缓急分辨轻重缓急 n酌留弹性酌留弹性 n处理好变更的约会处理好变更的约会 人力资源部 24 观看资料片一、二观看资料片一、二 n请指出这位秘书在安排上司约会请指出这位秘书在安排上司约会 时体现了哪些原则？时体现了哪些原则？ 人力资源部 25 安排约会需要注意的细节（一）安排约会需要注意的细节（一） n有些时间不宜安排约会。有些时间不宜安排约会。 n出差回来当天出差回来当天 n周末或假日周末或假日 n临近下班临近下班 人力资源部 26 n下班前将第二天的约会事项填进小卡片，下班前将第二天的约会事项填进小卡片， 一张交给上司，一张交给司机，一张自己一张交给上司，一张交给司机，

9、一张自己 保存。保存。 安排约会需要注意的细节（二）安排约会需要注意的细节（二） 时间时间约会事由约会事由所带资料所带资料参加人员参加人员地点地点 人力资源部 27 n及早备妥约会所需的资料，并在适当的时及早备妥约会所需的资料，并在适当的时 间请上司过目。间请上司过目。 n特别重要的约会在接近约会时间前，应与特别重要的约会在接近约会时间前，应与 对方再联络，以确保约会的顺利进行。对方再联络，以确保约会的顺利进行。 n约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。约会场所和招待事宜有时也要秘书负责。 安排约会需要注意的细节（三）安排约会需要注意的细节（三） 人力资源部 28 安排约会需要注意的细节（四）安排约会需要注意的细节（四） n按照需要，记录会面内容。按照需要，记录会面内容。 n保留会见人联系资料，以便万一取消或