声像类档案管理办法

1、声像类档案管理办法 第一章 总 则 第一条 声像档案是指单位或个人在各种社会实践活动中， 通过摄录手段形成的， 具有 保存价值的照片、录像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等。它们以感光材料或磁性材 料等为载体，以影像和声音为主要反映方式。 声像档案具有生动形象的特点，可为机关、团 体和个人的各项管理工作提供生动形象的依据和凭证。 声像档案同其它载体档案一样， 也是 人们社会实践活动的真实历史记录，是党和国家的宝贵财富。 第二条 为建立、 健全学校声像档案， 更好地开发利用声像档案信息资源， 发挥声像档 案在学校各项活动中的重要作用， 根据中华人民共和国档案法 国家照片档案管理规范 和普通高等

2、学校档案管理办法，结合我校的具体情况，特制定本办法。 第三条 声像档案工作实行集中统一管理的原则。 为了保证声像档案的完整与安全， 丰 富我校档案馆馆藏，全校凡形成和产生声像档案的单位，均应按档案馆的统一规定和要求， 做好声像档案的形成、收集、整理、归档工作。形成的声像档案经整理立卷后，应及时或分 阶段向校档案馆移交。 第二章 声像类档案归档范围 第四条 名人类：包括学校历届校长、书记、 博士生导师、著名教授以及国内外具有一 定影响的知名人士的照片、录音、录像。 1收集标准照片一张。 2工作照片一至二张 （根据各自工作的性质和特点，选择最具有代表性4 寸的照片） 。 3收集能反映其一生不同年代

3、的具有代表性的照片，张数不限。如，从学生时代到从 事教学、科研、党政管理工作、参加具有一定影响的学术会议以及其它重要会议。 4家庭生活照片 5、录音、录像均参考以上照片收集范围。 第五条 中央、省、市领导同志来我校视察、检查和指导工作的照片、录像、录音。其 间召开的会议只需收集会标并含主席台的照片 （或场面） ，领导同志讲话的照片（如果到会 的有若干位中央、 省、市领导， 应每人拍摄一张） ，台下场面拍摄一张 （应能反映会场气氛） 。 第六条 学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、职代会、校庆庆 祝会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出会、各种纪念日庆祝活动

4、以及传达全国性重要会议的照片、录像、录音。 （照片只需拍摄会标与主席台一张。校领导 讲话一张，代表们讲话一张，先进集体和个人照片一张等。） 第七条 由学校主办、 承办的各种重要的教学、 科研会议以及各项活动， 本校主持召开 的全国性、国际性的各种学术会议的照片、录像、录音以及数据磁盘等。 （根据各项活动和 各种会议的性质，选择摄录一些有价值的照片、录像、录音。） 第八条 各种外事活动的照片、 录像和录音。 包括各种国外代表团来访、 外籍人员来校 活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲 学、演出、 联欢等各种活动。 （对国际知名的有影响的学术权威荣获大奖

5、的外国学者以及外 国国家领导人等拍摄照片、 录像、 录音、 原则上数量不限。 而对其事件， 收集和制作的数量， 应控制在十张以内。） 第九条 具有一定影响的大学生、硕士生、博士生论文答辩会，学生的社会实践活动， 先进事迹， 奖学金发放仪式，新生开学典礼， 毕业生毕业典礼、历届毕业生班级合影留念等 照片、录像和录音。 （论文答辩会应拍摄或制作导师、 论文答辩者以及答辩委员会成员照片、 录像和录音。 照片控制在三至四张。 其它活动应根据不同情况收集和制作一些主要场面， 照 片在五张以内。） 第十条 民主党派和校友会重要活动的照片、 录像和录音。（收集和制作会标与主席台， 领导人讲话，代表们发言，校

6、友会成员的合影，照片应控制在五张以内。） 第十一条 学校各种展览、陈列的照片、录像。（每一块板面拍摄一张照片。） 第十二条 反映学校不同历史时期变化发展的校景基建照片和录像。（每一座教学楼、 办公楼招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至峻工验 收。） 第十三条 反映学校过去不同历史时期的教学、科研、外事情况的照片、录像、录音。 主要指收集过去的照片、录像、录音，数量不限，但必须能反映主要内容。 第十四条 奖状照片。 （指获国家级、部、省及市级以上的各种奖状、奖品、证章、证 书。） 第十五条 反映新校区建设的照片和录像。 包括没有开发前的原貌， 新校区建设有关的 会议

7、、论证会、招标会、平整土地、奠基、破土仪式，以及建设过程中的各个环节（可参照 第九条）等。 第三章 声像档案的立卷归档 第十六条 立卷分工 根据各部门工作性质以及我校声像档案形成的具体情况，主要归档部门具体分工如下： 1宣传部是我校产生照片档案数量最大的单位，是照片档案的主要来源。凡是宣传工 作和新闻工作产生的有价值的照片、 录音、 录象均应存档。 主要包括参与学校各项重大活动 拍下的照片、录象以及为开展对外宣传制作的各种照片、光碟、画册等声像档案。 2国际交流合作处是我校产生外事活动声像档案的主要部门，应将外事活动照片、录 象等声像档案归档工作纳入外事工作职责范围， 对于不能直接参与的外事活

8、动， 应指定专人 负责拍照、录象、归档。归档范围主要包括各级领导外出访问、来访、签署合作协议等外事 活动的照片、录音、录象等声像档案 3团委、学生处是我校共青团活动、学生活动照片档案的来源。凡是团委、学生处在 校内或校外活动产生的有价值的照片、录音、 录象均应存档。 主要包括校园艺术节、社会实 践活动、社团活动、开学或毕业典礼、学生就业洽谈、学生表彰、竞赛等过程中产生的声像 档案。 4办公室负责主办的学校大型会议或来访等活动照片、录象的归档；教务处、评估办 负责教学、 评估等活动照片、录象的归档；工会负责教代会、 工会会员大会及各种教职工活 动的照片归档； 组织部负责党建等活动照片、 录象的归

9、档； 科技处负责科技项目鉴定、 验收、 颁奖和主持的大型会议等活动照片、 录象的归档； 基建处负责学校基建施工过程中产生的照 片、录象档案的归档； 设备处负责招标活动及大型设备开箱验收等活动照片、 录象档案的归 档。 学校其他各部门在工作中形成的照片等声像档案也应当归档。 各部门要明确声像档案归 档责任人，负责日常声像档案的收集整理归档，一般可由部门兼职档案员兼任。 多个单位组织的活动由牵头单位归档，各单位所主持的活动如有宣传部新闻中心拍摄， 可只负责写照片说明。如果是本部门拍摄，应将照片、录象并附加底片、说明一并归档。 第十七条 归档要求 1照片要能反映事件和活动内容，一般有会标一类的活动标

10、志。一次活动只需要归档 反映活动主要过程的照片。归档的声像应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。 2归档照片规格一律为 4 寸照片，同时附上文字说明。文字说明的内容包括：时间、 地点、事由、人物、背景、摄影者。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简炼。 3采用数码相机拍摄的照片，经筛选后，写好文字说明，通过电子邮件发送到档案馆 信箱。 4录音、录象等归档要求附加文字说明。 5归档时间：次年 6 月底前向档案馆移交。 6档案馆有责任检查和指导各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形 成部门必须接受档案部门的监督，检查和指导。 第三章 声像档案的管理 第十八条 按高等学校档案实体分类法

11、档号的编制原则， 我校声像类档案的分类号 由一、二级类目代号组成。 第十九条 声像类档案档号 =年度号 +声像档案分类号 +案卷号，模式如下： 20 SX 00 1- n 声像档案二级类目代号 声像档案一级类目代号 年度号 案卷号按二级类目流水。 二级类目代号为： 12 照片 16 磁盘 13 录音带 17 影视胶片 14 录像带 18 缩微胶片 15 幻灯片 19 光盘 第二十条 档案馆从事声像管理的工作人员， 应将自己形成的以及各单位归档的声像档 案分门别类进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。 第二十一条 档案馆应了解学校党政管理， 教学、科研、外事等活动对声像档案的需要， 编制方便利

12、用的检索工具和指南。 第二十二条 做好声像档案的保护。声像档案的载体与其它档案载体不同，在管理上， 应根据声像档案载体的化学成分， 物理性能等特点， 进行科学的管理。 库房温湿度应控制在 最适合的范围内，并做到防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等。 第二十三条 本校各单位、 教职工因工作需要借阅声像档案， 应持本单位的证明和个人 证件，方可借阅 （借阅本人的声像档案只需出示本人证件） 。借阅必须办理登记手续， 照片、 底片、 录音一律不得借出档案馆， 需要借出者必须经档案馆领导同意。 借阅人员保持必须声 像档案的完整、整洁、清晰。对损坏者进行处罚，并追究其责任。归还时档案馆要必须进行 检查验收并当面