小额贷款档案管理

1、小额贷款公司信贷业务档案管理办法第一章总则 第一条 为进一步规范信贷业务档案管理， 有效地保护和利用信贷业务档案防 范信贷风险，根据中华人民共和国档案法 、贷款通则等有关法 律法规的规定，结合农村信用社实际，制定本办法。第二条 本办法所称信贷业务档案是指在办理信贷业务过程中形成的用以记 录和反映信贷业务全过程及与客户关系的重要文件、 凭据和图表、 声 像以及系统数据等资料。 主要由客户的基本资料、 信贷业务中的相关 契约和信用社信贷管理资料等组成。第三条 信贷业务档案管理遵循“明确职责、科学管理、有效利用、严禁损坏 ”的基本原则。第四条 信贷业务部门负责信贷业务档案的收集、整理、立卷、归档、保

2、管和 日常维护工作，并对档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。第五条 各级信贷管理部门都要设置信贷业务档案管理岗位， 指定专人负责信 贷业务档案的审核、 整理、保管、移交等工作， 档案管理人员可兼职。 第六条 档案管理人员、调阅人员及其他相关人员均要严格执行保密制度第七条 信贷业务档案管理工作接受上级信贷部门、 档案管理部门的指导、 监 督和检查。第二章信贷业务档案管理人员职责第八条 信贷业务档案管理人员的职责（一） 严格执行国家政策和法律法规，认真学习和钻研档案管理业务， 不断提高业务素质 ;（二） 负责收集、整理和保管信贷业务档案资料 ;（三） 对已超过保管期限的档案进行鉴定， 按程序对

3、超过保存期限和无保存 价值的档案进行销毁 ;（四） 办理档案借阅登记手续，负责档案利用工作。 第三章信贷业务档案的收集整理和归档管理 第九条 分支机构信贷内勤人员负责收集信贷业务档案资料。每笔业务终了， 由信贷人员 （客户经理 ）向信贷内勤办理档案交接，同时登记“信贷档 案保管交接登记簿”。信贷内勤负责审查信贷业务档案内容填写是否 符合有关规定，资料是否齐全完整 ;对于不符合规定的， 退信贷人员（客户经理 ）。第十条信贷业务档案的整理。（一）档案资料中的企业借款合同、保证合同等要折叠成 A4 纸规格，其他 需要保管的资料均要提供 A4 纸样式，用打号机打印页码并固定后归 入档案盒。（二）档案盒

4、中的信贷档案资料均须打印目录， 目录列示的内容必须与档案 盒中保管的信贷档案资料内容相一致。（三）对破损的资料应进行托裱、 修补，字迹易扩散的应复制并与原件一并 保管。第十一条 对法人客户新发生信贷业务档案资料，实行统一管理、集中保管，公 司各部门的信贷业务档案， 要随发生随移交。 存量贷款资料按照属地 管理原则，暂由贷款主办社保管 ;非法人客户信贷业务档案资料按照 信贷业务审批权限，实行“谁审批，谁保管” ，由最终审批部门相应 的信贷业务档案管理人员集中保管。第十二条公司应建立健全信贷资料的立卷归档制度， 信贷业务档案管理人员对 年度内办理完毕的具有保存价值的档案资料搜集齐全， 分类整理，

5、立 案归档。第十三条档案管理人员根据业务特点和工作需要， 对信贷业务档案资料进行立 卷分类。（一）客户信贷业务档案分为五类：1.权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、 质物享有所有权和处置权的要件。2.要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、 合规性的基 本要件。3.管理类：客户的基本资料。4.保全类：信贷资产风险管理的相关资料。5.综合类：公司内部管理资料。 权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上应存放原件， 如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响公司权益的前提下，可以 存放复印件。主管信贷员 （客户经理 ）要将复印件与原件核实，在复印 件上签

6、署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。（二） 客户信贷业务档案的建立实行一户一档、一笔 （项 ）一卷，即一个客户 除权证类以外的所有档案存放在一起，一笔业务 （一个项目 ）的档案设 为一卷 （一个借款合同项下分次发放的视同一笔 ）。每个客户档案内再 分为立卷区和归档区，在立卷区存放执行中业务的要件类、 管理类、保全类档案，在归档区存放已经执行终了业务的要件类、管 理类、保全类档案。权证类档案存放区域为权证区， 其中有价单据必须存放于金库， 执行中借据由会计部门 集中入库保管，执行终了的借据按照要求归档， 其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中， 必须双人、双锁保管。综合类档案存放区域

7、为综合区。对农户（个体工商户 ）贷款，要根据贷款额度大小，对一定数额以下的 农户（个体工商户 ）的信贷业务档案资料按村 （市场 ）或按照信贷人员 （客户经理 ）服务范围建档。（三） 各类档案的主要内容：1.权证类档案包括：抵押物 （质物 ）评估报告和作价依据，抵押物 （质物 ）所有权、使用权证或证明文件， 已办理抵押 （质押 ）登记的他项权证或 有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物 （ 质物）保险单，抵押 （质押）公证书 （客户办理的要收集 ）等。2.要件类档案包括： 信用等级评定报告及授信资料， 客户信贷业务申请 书，信贷业务调查报告， 信贷业务调查审查审批表， 贷审会

8、会议纪要， 上级管理部门审批 （咨询 ）意见，贷款意向书，贷款承诺函，信贷业务 借款合同 （协议书）、借据、担保合同 （担保协议 ）或担保函，到逾期贷 款本息催收通知及回执， 贷后跟踪检查记录和贷款检查报告， 企业经 营活动分析报告，保证金进帐证明材料，贷款五级分类认定表（季度），以及涉及贷款审查、审批、发放的其他必要资料。3.管理类档案包括： 借款人的基本资料和担保人的基本资料。 主要有企 业法人营业执照副本或复印件， 事业单位登记表副本或复印件， 企业资质登记证复印件，特种经营许可证复印件， 外商投资 企业外汇登记证复印件， 中华人民共和国组织机构代码证书复 印件，贷款卡证明材料复印件以及

9、以上资料的最新年检证明， 企业法 人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料， 法定代 表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代 理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印 鉴卡，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转 制、改组等重大行为的相关资料，客户资料数据采集表，有关审计报 告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、 保证人的居住证明或户口本的索引卡、保证人财产及收入状况证明、 保证人及配偶同意提供担保的书面文件。4.保全类档案包括：贷款诉讼全过程相关资料，全部相关贷款

10、档案，以 物抵贷资产清单、权属证明、抵贷协议、法院裁定书，投资资产的投 资协议书、股权证明、投资资产划拨凭证等法律文书和其他必要资料 ;企业兼并、破产的有关资料及证明文件等 ;呆坏账核销的相关资料。 5.综合类档案包括： 信用社内部有关信贷业务的各类报表， 授权及转授 权文件，行业分析资料，信贷分析报告，调查检查报告，审计稽核报 告等。第十四条立卷归档的基本要求：（一）遵循档案资料的形成规律和特点， 保持资料之间的有机联系， 区别不 同保管价值，以便于保管和利用 ;（二）归档的档案资料种类、份数及每份文件的页数要齐全完整 ;（三） 在归档资料中，应将每份资料的正件与附件、复印件与原稿、请示与

11、批复、转发文与原件等立在一起，不得分开 ;文电应合一立卷，同时 按照批复在前、请示在后，处理性决定、判决性文件在前，依据材料 在后的顺序要求办理资料归档 ;（四）不同年度的档案资料， 一般不得放在一起立卷， 但跨年度的请示与批 复，放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷，跨年度的规划 放在针对的第一年立卷 ;（五） 卷内资料应按排列顺序， 依次编写页码和卷号， 统一在每页正面的右上角填写页码 ;（六） 卷内资料要去掉金属物，对破损的资料应进行托裱、修补，字迹易扩 散的应复制并与原件一并立卷， 案卷应使用标准的档案封皮， 采用三 孔一线的方法装订，不能装订的案卷，如定期统一报表等，应使用标

12、准的报表封面、封底，用细线装订 ;（七）按规定逐件填写卷内文件目录 ，卷内资料需要说明的事项，应逐 件填写卷内备考表并将其放在卷尾，案卷封皮应逐项按规定填写 清楚，案卷题名要简明确切地反映卷内资料内容， 要用毛笔或碳素墨 水书写，字迹要工整、清晰。第十五条信贷业务档案应按照不同的保管期限进行保管。 有信贷关系的客户的 信贷业务档案要永久保管 ;结清全部信贷业务的客户的信贷业务档案， 从该客户与公司的最后一 笔信贷业务结清后次年起，保管五年。第四章档案的保管、调阅、交接和销毁第十六条信贷业务档案必须有专用库房和柜架保管，库房、柜架要坚固，并有防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等功能。库房内不能存放与信

13、贷业务档案无关的物品，要定期对档案资料进行检查，发现问题及时解决， 确保资料安全。第十七条建立档案的查阅与调阅制度。 信贷业务档案一律不准外借， 以防丢失和泄密。（一）内部调阅信贷业务档案， 应由调阅人出具借条， 经信贷负责人或分管 部门经理批准，并登记“借阅信贷业务档案登记簿” 。调阅的信贷业务档案不得横传、 涂改、 圈划、复制或拆散原卷册，用后必须及时归还。（二）公安、纪检、司法等部门处理案件，需查阅档案时，必须持有县以上 主管部门的正式公文介绍信， 经分管部门经理批准方可查阅。 查阅时， 档案管理人员必须在场陪同， 不准将档案交给查阅人放任不管， 查阅 人需索取有关证据和资料时， 需经分

14、管部门经理同意后方可抄录和复 制，但严禁将原件抽出借走。 查阅档案的介绍信要粘贴在原件后保管， 并将查阅日期和有关情况在案卷封底作详细记录， 同时登记“借阅信 贷业务档案登记簿”，由信贷负责 人、分管部门经理和档案管理人员 共同签章，以备查考。第十八条信贷业务档案管理人员及有关信贷人员调离时， 对经管的有关档案资 料（包括年内临时保管的文件资料 ），要逐件填写交接清单，在有关领 导的监督下，办理交接手续，以明确责任，确保信贷业务档案资料的 完整。第十九条 档案保管期满后应进行销毁，具体步骤包括整理、审批和销毁。（一）销毁前的整理。 信贷业务档案保管期满需要销毁时， 应由公司主管部 门会同档案管理人员共同鉴定。 销毁前必须严格进行整理和审阅， 对 其中未了结的债权债务合同及有关资料， 应单独抽出， 另行立卷保管 到债权债务结清为止。（二）档案销毁的审批对需要销毁的信贷业务档案，信贷业务档案管理人员应编制“信贷业务档案销毁清单”，一式三份报公司档案管理部门审查，审查同意 后，核发“信贷业务档案销毁核准单” ，通知相关分支机构。（三）档案销毁。 信贷业务档案销毁工作由公司上级部门统一办理， 各部门 档案管理人员根据“信贷业务档案销毁核准单” ，将已核准销毁的档 案资料报送上级管理部门，公司指定专人 （两人以上 ）