进销存管理系统实施手册运作体系文件

1、i6/lntfi进销存管理系统实施手册运作体系文件文件编号：NG -6/Inti/进销存起草部门：客户支持中心撰稿人：发版日期：2002年11月30日版本标识： 1.0 版XX有限公司保密文件内部使用目录第一部分进销存业务管理项目实施前准备 3第二部分进销存业务管理项目需求调研 7第三部分解决方案设计 9第四部分运行与维护 10第五部分项目验收阶段 13第一部分 进销存业务管理项目实施前准备1 .目的1. 1确定项目的范围、目标和方法。1. 2确定项目的工作计划。1. 3进行项目的总动员及确定项目组织1. 4确定重要必备文档。2. 工作程序2 . 1确定项目的范围、目标和方法：*项目的实施范围

2、：目标，里程碑，成功因素*项目的实施方法：管理，环境，其他业务需求*特别技术处理策略：重点的、关键的技术处理策略、*项目的实施政策，风险和假设*验收标准和需求改变管理2. 2确定项目的工作计划：统一规划，模块分步分阶段实施2. 3项目实施前的动员和培训2. 3. 1管理层培训班培训对象：决策层、重要行政管理层培训内容：项目的目的及意义、讨论项目的阶段计划、 项目需要的管理层相关配合工作、项目成员组需要的权力、项目成员组需要调用的资源培训目标：确定项目组织结构、项目成员组及其权力培训流程：关键检查点：项目实施组通知相关领导的签收;准备的培训环境确认培训纪要的相关与会领导确认2. 3. 2项目实施

3、组织 一项目实施组织机构确定项目组织的目的：建立一套完善的组织机构来领导与执行项目的实施, 相应的职责，保证系统实施过程的顺利高效进行。项目组织结构框架：确定组织结构及 艮据项目实施和组织关系：客户方新中大公司总经理（厂长）新中大经营主管领导委员会项目负责人项目核心组新中大项目经理管 理 咨 询项目职能组项目职能组项目职能组项目小组成员 （高级顾问 技术支持 软件产品 客户培训）项目实施和组织关系整合的项目实施组织机构:2. 3. 3项目实施动员大会会议对象：项目实施的所有参与人员会议内容：项目的目的及意义、讨论项目的阶段计划、项目需要的相关配合工作、项目成员组的权力、项目成员组需要调用的资源

4、会议工作流程：关键检查点：项目实施组通知相关领导的签收;准备的会议环境确认会议纪要的相关与会领导确认2. 4确定项目实施的阶段计划2. 4. 1方法：必须完成什么？( What)项目参与成员？( WhO 执行方式？ ( HoW 期限？ ( When所需要的成本？( How much)所需要的资源？2. 4. 2阶段：初步确定项目实施阶段，可以按照WBS Work Breakdown Structure等方法进行阶段工作主题具体内容第一阶段第二阶段第三阶段2. 4. 3项目实施计划甘特图：可以采用MS Project等工具编制项目实施进度控制表，标明项目进度的时间、进度、里程碑等内容，如:阶段标

5、志第1段第2段第3段第4段第5段第6段第7段第8段第9段第10段项目准备项目调研项目规划项 目 上 线基础培训基础数据组织初始数据验收操作培训软件正式上线并行阶段报表出具项目验收3. 控制表单i6n tfi_00_01001i6n tfi_00_01002i6n tfi_00_01003i6_i ntfi_00_01004i6n tfi_00_01005i6n tfi_00_01006i6n tfi_00_01007i6n tfi_00_01008i6n tfi_00_01009第二部分 进销存业务管理项目需求调研1目的11 确定阶段调研内容12 克服调研障碍、获得充分调研13 确定业务现状与

6、期望报告2工作程序21 调研的内容 21 .1 公司（集团） 组织结构 调研 内容：描述公司（集团）的组织构成，包括分子公司、部门隶属关系 工具：画出公司（集团）树状组织结构图 方法：请对方出示、协助分析2 1 2 公司（集团） 资本结构 调研 内容：描述公司（集团）的内外资本投资结构关系 工具：画出公司（集团）树状资本结构图 方法：请对方出示、协助分析2 1 3 公司（集团） 信息化环境 调研 内容：描述公司现有的信息系统软硬件环境与计划采用的新环境 工具：记录到相应的调研清单列表中 方法：请对方出示、协助分析2 1 4 公司（集团） 全面进销存业务管理政策与组织信息方式 调研 内容：描述公

7、司采用的进销存制度，以及需要综合提供与分类提供的相关信息 工具：记录到相应的调研清单列表中 方法：请对方出示、协助分析215 公司（集团） 进销存业务管理机构组织 调研 内容：描述公司（集团）进销存业务管理部门内部的组织结构关系 工具：画出公司（集团）进销存业务管理部门的树状组织结构图 方法：请对方出示、协助分析216公司（集团）进销存业务管理机构 业务流程 调研 内容：描述公司（集团）进销存业务管理部门的业务处理与单据传递流程 工具：画出公司（集团）进销存业务管理工作业务流程图 方法：请对方出示、协助分析22 调研的技巧 221 采用关键岗位问答调研表 技巧：尽可能采用选择与判断方式 尽可能

8、降低客户对问题的分析难度 在确定性较差时采用多岗位调研，再经过讨论等进行统一 可以采用个别座谈会方式进行222 采用问题讨论会2. 3修改并确定业务现状与期望报告根据各种调研表单汇总产生调研情况汇总报告，以确定项目的实施方案：包括业 务流程重组方案、网络与系统集成方案、软件实现方案、操作培训方案、系统安 全与维护管理方案等。3.控制表单表单：i6_intfi_02_00001、i6_i ntfi_02_00002、i6n tfi_02_00003、i6_i ntfi_02_00004、i6n tfi_02_00005、i6_i ntfi_02_00006、i6n tfi_02_00007、i6

9、n tfi_02_00008、i6n tfi_02_00009、i6_i ntfi_02_00010、i6_i ntfi_02_00011、i6_i ntfi_02_00012、第三部分 解决方案设计1目的11 研究客户需求的应用实现可能12 把系统应用各方面实现的最佳方法集合编制成书面的实现方案13 最终使项目的应用实现完全可控2工作程序2.1 客户需求定义与企业建模要领2.1.1 客户需求定义 的核心内容是 流程定义、功能定义、数据定义 。2.1.1 1流程定义： 所谓流程定义就是要确定哪些业务流程、 哪些流程环节需要计算机 化。2.1.1 2 功能定义： 所谓功能定义就是要确定哪些部门、

10、哪些岗位、哪些工作职责、哪 些工作步骤需要计算机化。2.1.1 3 数据定义： 所谓数据定义就是要确定哪些业务单据需要计算机输入、哪些业务报表需要计算机输出，这其中包括了输入输出的详细内容。2.1.1 企业建模要领 企业管理模型体现为组织结构、业务流程、业务数据，相应的建模活动称之为组 织建模、流程建模、数据建模。2111 组织建模： 组织建模按部门、岗位、职责、工作步骤方式展开，其目的是描 述员工的本职工作。2112 流程建模： 业务流程描述了企业与客户和供应商、企业内部部门之间、员工 之间的业务往来情况以及员工本职工作进行的具体过程，包括了销售流程、库存 管理流程、采购流程、报销流程、付款

11、流程。2113数据建模：数据建模主要描述业务数据 （单据与报表） 的内容及其间的关系。22 根据客户管理需求确定 业务流程重组方案22 .1 业务流程重组的依据：根据现代企业管理信息系统的质量要求（相关性、可靠 性、实时性 / 集成性、安全性等） ，同时依据价值工程分析法，依据管理会计与财 务会计全面整合的要求进行设计。22 .2 业务流程重组的内容：包括进销存业务管理作业流程的重构，重新确定进销存 业务管理的必要岗位，根据岗位重新安排角色分工。23 根据客户管理需求确定 网络与系统集成方案23 .1 网络与系统集成方案设计的依据：数据存量大小、客户端操作总数量与并发数 量、客户的网络与数据安

12、全要求、客户的投资预期、客户应用的业务需求23 .2 网络与系统集成方案设计的内容：数据库服务器设计、客户端操作系统配置、 网络联接方案设计、打印方案设计、网络安全设计、数据安全与备份方案设计23 .3 网络与系统集成方案设计的方法：综合考虑客户的各方面需求、提供各种需求 的备选方案、与客户一起座谈与讨论，最终确定全面解决方案的几种备选方案， 并由客户自主选一确定24 根据客户管理需求确定 软件实现方案2. 4 .1软件实现方案的内容：整理 原仓库物料余额、库位余额表、月末结存表、批号余额表、销售产品价格列表、供应商报价、销售计划、采购计划；提出软件应用基础编码方案、新旧产品大类对照表、新旧物

13、料对照表、新旧仓库对照表、新旧库位对照表、岗位操作手册、特殊业务操作手册2. 4 .2软件实现方案的设计：根据对原有进销存业务管理系统和管理层对进销存业务 管理信息系统期望的调研，明确进销存业务管理的需求，分析软件的对照实现办 法与备选方案，再经与项目实施小组、与管理层的讨论，由管理层确定最终的实 现方案；2. 5根据客户管理需求确定培训实施方案2. 5 .1培训实施方案的内容：计算机操作基础培训、软件操作入门培训、软件操作提 高与特殊业务培训、进销存业务管理领导培训、系统管理员培训。2. 5 .2培训实施方案的设计：编制培训计划，包括确定培训内容、培训时间、培训地 点、培训资料、培训设备、培

14、训对象（参与人员）；培训应该随着项目进度与时具进，可以采用甘特图方式进行培训项目进程控制。2. 6根据客户管理需求确定 系统管理与维护方案2. 6 .1系统管理与维护方案的内容：主要是与客户一起制定各种制度、职责与规范， 按岗位分包括一般操作人员职责规范、系统管理员操作职责规范；按软件操作级 别业务操作职责规范、系统与网络安全防范制度等。2. 6 .2系统管理与维护方案的设计：协助进销存业务管理与信息系统管理的主管部门、 讨论会等方式，新中大提供参考资料，一般由客户方负责确定起草人，形成讨论 稿，最终经会议或主要负责人讨论确定。3.控制表单表单：培训i6_i ntfi_01_00001、i6_

15、i ntfi_01_00002、i6_i ntfi_01_00003i6_i ntfi_01_00004、第四部分运行与维护1 .目的1.1明确工作目标与阶段可控1. 2工作内容明确与责任落实1. 3问题便于追索与可控2工作程序21 基础培训阶段2 1 1 基础培训的内容：主要包括操作系统、字处理操作等的计算机基础知识培训； 新中大软件的基本概念、操作风格、软件基本操作流程等的基础性培训2 1 2 培训的方式：建议采取集中培训，找固定的电算化多媒体培训教室进行，集中授课22 基础数据建立阶段2 2 1 基础数据建立内容：主要把软件的基础设置内容按管理的规划要求实现，同时 按规划的要求对基础编码

16、数据全部输入软件系统，并进行全面校验与核对2 2 2 基础数据建立的要求：全面严格地贯彻系统规划的内容，并在实践中对遇到的 问题进行充分的研讨与分析后找到合适的方法处理23 初始化完成确认阶段2 3 1 初始化完成确认的内容：包括基础数据的编制规范、内容的全面性与完整性， 编码方案包括地区、部门、产品大类、客户类型、供应商类型；编码规则包括部 门编码、人员编码、往来单位（内部组织、供应商编码、客户编码）编码、产品 大类编码、物料主文件编码、地区编码、仓库编码、库位编码、国家编码、省辖 市编码、市编码等；将确定编码方案及编码规则所有基础数据录入到基础数据 ；还包括其它的一些基础数据如计量单位、质

17、量等级、结算方式等；库存管理初始 化的正确性与完整性； 具体库存初始化包括仓库设置、 库位设置、 库存选项设置、 物料初始、仓库初始、库位初始、批号初始、跌价准备等；库存基础数据还包括 销售管理初始化的正确性与完整性；具体销售初始化包括：销售选项设置、产品 价格初始、客户产品折率初始、地区产品扣率初始等，销售的基础数据还包括销 售发票类型设置、销售凭证模板设置、客户类型设置、费用项目设置、退货原因 设置等； 采购管理初始化的正确性与完整性； 具体采购初始化包括采购选项设置、 供应商（某物料）报价；采购的基础数据还包括采购退货原因、供应商类型、采 购发票类型、采购凭证模板设置。2 3 2 初始化

18、完成确认的方法：对所有完成的初始数据首先打印成纸质材料，采用交 叉检验法，进行全面的勾对校验；对检验的内容不正确部分进行修正，对疑问部 分再行讨论，寻求合理的解决途径；最终需要客户方对打印成纸质材料进行签字 确认24 日常操作培训2 1 1 日常操作培训的内容：按岗位编写具体业务的操作手册，然后对操作人员按岗 位进行培训组织与实施212 培训的方式：建议采取分岗位集中培训，找固定的电算化多媒体培训教室进行， 集中授课，根据公司业务实践进行练习，进行集中指导25 运行过程中问题反馈与处理2 5 1 运行过程中的问题：包括原先规划没有预见的管理需求与业务处理办法；客户 对原来确认的管理需求突然要求

19、项目组对实现方法进行重大变更； 软件中存在的 功能不足、不稳定或错误等等。2 5 2 运行过程中软件问题的反馈：对于软件问题，应尽快寻找变通解决办法，同时尽快与当地分支机构服务部联系，确认是否为软件问题，确认为软件问题后，按ISO9000 体系的要求及时反馈给客户支持中心，对特别重大问题，可以提交比较 详细的问题报告直接传递到客户支持中心经理或产品经理， 以获得最快的解决办 法。2 5 3 运行过程中管理需求调整的处理：包括原有设计中没有充分的考虑或者客户需 求突然变化（有充分理由） ；首先寻找软件层的解决办法，进行处理；如果通过 软件上的操作处理还没有找到处理办法 , 考虑是否可以暂时采取数据库中对数据 调整进行解决。2 6 上线完成 261：上线完成检验的标准：对于进销存业务管理主要是第一个月的运行结果主要 是报表能够顺利提供262：上线完成检验的方法：能够及时提供各种进销存业务报表，并且把进销存业 务报表与手工报表进行对比，检查数据的一致性。2 6 3：上线完成总结报告：对于整个i6 项目而言，一般也称阶段性总结报告3控制表单表单：基础数据i6_intfi_03_00001 、i6_intfi_03_00002 、