做好岗位设计提升组织效率

1、做好岗位设计提升组织效率案例某市电视台广告部审核科的主要职责是：广告内容审核、广告合同审核、广告播出审核。最初，部门领导依据本部门的工作职责，将员工的工作职责在有关会议上进行口头分工。一段时 间里，这种模糊的“工作分工”，使员工对自己的具体工作目标不清楚，也不知道哪些工作是自己职责范 围内的，哪些是自己必须完成的，哪些是要与相关岗位的员工沟通、协作才能做好的。因为岗位责任不清，电视台曾岀现广告漏播、错播的问题，因监测数据录入不及时，还岀现过广告播岀证明无法岀具的现象。更严重的是，岀现问题后，员工间相互推诿与埋怨，有时员工心里清楚是谁 的责任，但又无据可查，最后只好不了了之。面对上述问题，该部门

2、的主管与员工认为，有必要对工作岗位进行科学设计，于是，将部门工作分解到5个岗位：1、广告内容审核；2、广告合同审核；3、广告播岀审核；4、广告监测；5、资料管理 这一方案经过一段时间的运作后，员工发现岗位间难易程度、责任大小、工作量差异较大。该部门又根据 员工的提议，对上述岗位重新设计：将广告播岀审核岗位分为监测一岗、监测二岗；增设岀播证岗位，专 职岀具广告播岀证明并负责广告播岀情况核实。增设了磁带管理岗位，负责录制节目磁带的归类、摆放、 查询及办理供阅手续。在岗位设计好以后，该部门用文字的形式对“岗位职责”进行了规范和明确。实践过程中，该部门又碰到这样一个问题：有的员工因病或者因事不能上班时

3、，其他岗位的员工很难顶替他的工作。于是，在岗位设计中该部门又引进岗位轮换制，轮岗周期为两周。期间，很多员工觉 得对岗位的工作流程熟悉时间长而遗忘率高，每次换岗的第一周工作效率最低，而且面对新工作岗位，员 工普遍不知从何着手，两周轮岗周期太短。为此又将轮岗周期延长为一个月。一年后，该部门发生了如下变化：1、员工对岗位责任、难易程度、工作量和工作的风险性心中有 数从而减少了岗位目标的盲目性。2、由于职责明确，员工失误率、差错率明显减少，员工的积极性得到了较大提高。3、轮岗之后，员工的综合操作能力、熟练程度及工作效率均有不同程度的提高。大家对全局工 作有了更强的适应力，能将各岗位间的技能灵活应用。一

4、、案例启示本案例所涉及的部门在岗位分析与设计之后，工作面貌发生了很大变化，这说明岗位分析与设计的重要性。对于规模更大一点的组织来说，其意义就更明显了。从这个案例中可以得到以下启示：1岗位分析与设计是解决人力资源管理问题的基础。人力资源管理工作中常常岀现的问题是：工作效率不高，员工缺乏积极性，组织目标难以完全实现。具体表现为：（1 ）部门职责、岗位职责不清晰，责任不明确；（2）职责重叠，似乎哪个人都负责，可是哪些人又都不负责；（3）业务流程不清，互相推诿与埋怨；（4）对员工缺乏客观、具体的评价标准，奖惩不分明；（5）突发事件过多，主管与员工都疲于应付。针对这些问题，很多单位往往有什么问题就解决什

5、么问题，头痛医头，脚痛医脚。这种做法治标 而不治本，根源在于岗位职责不清晰。只要岗位职责没有明确，相似的问题就会时有发生。而通过岗位分 析，建立起来的岗位责任与工作流程，对员工的工作任务、性质和期望绩效水平作了清单式的规定，能够 为岗位评价、目标管理、绩效考核和薪酬福利体系设计提供客观依据。2、 员工的积极参与可以使岗位的分析与设计更合理。一个中高层管理人员管理的部门一般比较广 泛，岗位也较多。而他熟悉的工作大多限于自己的某一个专业领域，对其他的工作了解程度未必很深。在 做岗位分析与设计时，如果不让实际承担工作的员工参与进来，难免会忽视这样或者那样的情况。本案例中，岗位设计做了几次调整，每次都

6、考虑了员工提岀的正确意见。岀播证岗位就是员工想 岀来的。三个臭皮匠，顶一个诸葛亮。员工参与岗位分析与设计让他们有一种主人翁责任感，他们对自己 的职责理解更深。以后制定的岗位说明书也会得到更为有效的贯彻与执行。同时，单位领导能了解到员工 的工作情况与工作期望，采取有的放矢的对策。3、 合理的岗位设计能使员工产生内在性激励，提高团队的工作效率。Hacker Man与Oldham提出的工作特性模型说明了任务特性与员工激励、员工绩效和员工满意度之间的关系。这个模型用5个核心任务特性来描述任何工作，即技能的多样性、任务的同一性、任务的重要性、工作的自主性与工作的反馈性。岗位设计必须要考虑这 5个方面。合

7、理的工作岗位能够让员工知道要干什么，什么时候干，干到什么程度，在什么条件下干，同时 能使员工感受到工作的意义、工作的责任以及了解到工作的结果。这些心理状态又影响到个人和工作的结 果，即工作积极性、绩效水平、工作满足感和岀勤率等，从而给员工内在性激励。这种以员工自我奖励为 基础的自我激励会形成良性循环，促进团队工作效率大幅度提高。4、 岗位说明书要根据实际情况适当调整。信息时代的市场、产品、客户几乎天天在变化，一个单 位的组织、任务、工作也要发生相应的变化。在进行岗位分析与设计时，我们不能把工作看成是静态和稳定的。岗位说明书也必须在稳定中保持弹性，要么适应环境的变化，要么适应来自员工方面的变化。

8、一般情况下，一个单位每年都要对新增岗位和变换工作内容的岗位进行补充分析，及时更新岗位说明书。如果一个单位变化比较大，它就应该尽快进行一次全面的岗位分析与设计。IBM惠普公司等跨国企业每6个月就要进行一次组织变革，他们的岗位分析与设计越来越经常化。、岗位分析的步骤与内容案例中，主管与员工是在工作岀了问题的时候才进行岗位分析与设计，岗位说明书也是边摸索边 修改而形成的。这种摸着石头过河的做法，容易遗漏一些岗位分析的重要内容。岗位分析是一项技术性很强的工作，为此，在岗位分析设计时，要充分考虑岗位分析的内容和阶段。岗位分析一般包括 4个阶段：1、 准备阶段。这个阶段的主要任务是设计岗位调查方案 ，确定

9、调查范围和方法。具体做法是：（1） 根据组织的发展战略，对本部门各类岗位的现状进行初步了解，掌握各种基础数据与资料。（2 ）设计岗位 调查方案。调查方案主要包括：调查目的，调查对象，调查项目，调查表格与填写说明，调查时间、地点和方法等。（3）对岗位分析人员进行培训，让他们掌握岗位调查的内容，熟悉具体的实施步骤与方法。（4） 做好员工的动员工作。通过宣传，让员工了解岗位分析的意义，取得员工的理解与支持。2、调查阶段。在这一阶段，主要任务是根据调查方案，对岗位进行认真细致的调查研究，尽可能 收集有关岗位的信息。例如，岗位工作的性质、内容、程序、职责、劳动负荷、工作任务的生理与心理要 求、工作的环境

10、与条件等。在调查中，调查人员要灵活运用面谈、问卷、资料分析、工作抽样、关键事件、 工作日记、小组讨论等多种方法。3、分析总结阶段。这个阶段是岗位分析的关键环节，是对岗位调查的结果进行深入分析与全面总 结的过程。这个过程是对已有的信息进行加工，去伪存真，去粗取精，创造性地提岀各个岗位的关键因素， 初步形成岗位规范、岗位说明书等人力资源管理文件。4、反馈修正阶段。岗位规范、岗位说明书等人力资源管理文件是自上而下形成的，是否合理，需要由实践来检验。再通过自上而下的过程，找到原来设计的不足之处，把工作的误差甚至错误降到最小程 度。切不可为了节省时间而不去做反馈修正的工作。岗位分析的内容主要包括：（1）

11、岗位内容分析。包括岗位名称、岗位职责、劳动强度与劳动条件 等等。（2）岗位对员工的素质要求。包括道德水平、技术技能、工作能力和健康状况等等。各个单位应视 具体情况可以根据岗位分析的目的和要求，对上述两方面进行适当调整。三、岗位分析需要注意的问题1、 岗位分析要以组织的发展战略为导向。岗位是组织的基本单元，它的价值在于帮助组织实现整 体目标。每个部门的岗位分析与设计应该按照组织发展战略来进行，顺应组织的目标与要求。本案例只考虑了审核科的发展，没有考虑与其他相关部门的协调，也没有体现电视台的发展战略。2、岗位分析要完整。本案例采用了“轮岗”的做法，没有就岗位对员工的素质要求进行分析。在规模更大一点

12、的组织里，岗位的专业性比较强，实行“轮岗”就不大妥当。这不仅要求对岗位内容进行分析，也要就岗位对员工的素质要求进行分析。岗位分析的一个目的是让人与岗位互相匹配，达到“人适其 事，事得其人；人尽其才，才尽其用”的最佳状态。3、岗位分析对事不对人。 岗位分析的对象是岗位，而不是在岗位上工作的人。岗位说明书也只能 是对岗位特性的分析，与任职者无关。如若根据岗位上工作的人来量身定做岗位说明书，岗位分析就失去 了原有的意义，不如不做。4岗位名称要规范。岗位名称一般是用简洁准确的文字对工作任务做岀概括。名不正，则言不顺。案例中，在进行岗位设计时，“资料管理”与“磁带管理”是两个不同的岗位，他们的职责也完全

13、不同。但是，从岗位名称上看，似乎“资料管理”应该包括“磁带管理”，容易给人岗位设计重叠的错觉。建议“磁带管理”岗位不变，将“资料管理”改为“合同管理”。When you are old and grey andfull of sleep,And nodding by the fire, take dow n this book,And slowly read, and dream of the soft lookYour eyes had on ce, and of their shadows deep;How many loved your mome nts of glad grace,An

14、d loved your beauty with love false or true,But one man loved the pilgrim soul in you,And loved the sorrows of your cha nging face;And bending dow n beside the glow ing bars,Murmur, a little sadly, how love fledAnd paced upon the mountains overheadAnd hid his face amid a crowd of stars.The furthest

15、dista nee in the worldIs not betwee n life and deathBut whe n I sta nd in front of youYet you dont know thatI love you.The furthest dista nee in the worldIs not whe n I sta nd in front of youYet you cant see my loveBut whe n un doubtedly knowing the love from bothYet cannot be together.The furthest dista nee in the worldIs not being apart while being in loveBut whe n I pla inl