6-5材料采购过程控制

1、6-5 材料采购过程控制 目的 保证所采购的材料、设备和服务价格合理并符合规定的质量要求及工 期要求。 适用范畴 适用于公司房地产开发所需的由建材供应部负责采购的材料、设备和 服务。 引用文件 3.1 GFP6-3材料供应商操纵程序 3.2 GFP6-4材料（设备）选型清单确定程序 3.3 GFP9-1项目总体打算操纵程序 3.4 GFP10-1材料（设备）检验及检验状态操纵程序* 3.5 GFP13-1不合格操纵程序 3.6 GFP15-1材料贮存搬运操纵程序 定义 4.1 大型设备：指电梯、空调设备、电气设备、水处理设备等。 4.2材料：指大型设备以外的其它建筑材料。 职责 5.1 总经理

2、负责：审批大型设备、金额大于 100万元（含 100万元）的 报价表（见GFP6-5-F4）和合同章使用审批表（见GFP6-5-F1）；审 批材料付款申请表 （见 GFP6-5-F5）。 5.2主管副总经理负责：审批总额大于等于 30万元、小于 100万元的 报价表及审核大型设备及总额大于等于 100万元的报价表；审批金 额大于等于 30 万元，小于 100万元及大型设备的合同章使用审批表 ； 签订大型设备及金额在 30万元（含 30 万元）以上的材料的订货合同；负 责合同更换不了及退不了货时的处理；审核材料付款申请表 。 5.3 建材供应部经理负责：审核工程材料采购打算 ；审批金额在 1 万

3、元（含 1 万元）以上、小于 30 万元的报价表；审核大型设备及总额 大于等于 30 万元的报价表；审核所有合同章使用审批表 ；签订金额 在 1 万元（含 1 万元）以上、 30 万元以下材料的订货合同；审核材料付 款申请表。 5.4 材料采购主办负责：编制工程材料采购打算 ；记录合同谈判要 点、起草材料订货合同及合同章使用审批表 ；负责签收工程材料采购 通知单（见GFP6-5-F3）并转发至采购员；签订金额在 1万元以下的材料 订货合同；审批金额在 1 万元以下的报价表 ；审核金额在 1 万元（含 1 万元）以上报价表 ；所有合同的前期谈判及参与所有合同的谈判；材料 退货、合同更换的联系；材

4、料进货的统计；参加材料复检；审核材料付 款申请表。 5.5 采购员负责：填制报价表及采购，并对所采购的材料 /服务质量 进行验证；协助材料采购主办进行材料进货的统计；参加并联系供应商有 关人员参加材料复检；填写材料付款申请表 。 5.6 工程部项目施工负责人负责制订工程材料采购范畴（见 GFP6-5 -F2）、工程部施工副经理、经理审批。 5.7 行政部打算督办负责审批工程材料采购打算。 5.8 打算财务部经理负责：在合同章使用审批表上签署资金运作情 形意见，在审批通过后的合同上盖合同章。 5.9 总会计师负责：审核材料付款申请表 。 资格或培训 执行本程序无需专门的资格和培训。 程序 7.1

5、 材料采购范畴的制订 7.1.1 工程部项目施工负责人按照施工合同中材料供应的有关条款，征 询建材供应部材料采购主办意见后，填写工程材料采购范畴 ，明确由建 材供应部采购材料的名称、质量、用途等，经工程部施工副经理审核后， 报工程部经理审批。 2 工程部施工副经理将审批通过后的 工程材料采购范畴 转发至建材 供应部材料采购主办。 7.1.3 工程材料采购范畴的填写、审批应在施工合同签定后两周 内完成；当采购范畴有变化时，应按 7.1.1 规定确定新的工程材料采购范 畴，并在采购前一个月发至建材供应部。 7.2 材料采购打算的制订 7.2.1 材料采购主办按照建筑材料（设备）选型定板通知单 （见

6、 GF P6-4-F4）、工程材料采购范畴、项目总体打算，编制工程材料采购打 算，报建材供应部经理审核、主管副总经理审批。 7.2.2 建材供应部材料采购主办将审批通过后的工程材料采购打算 送工程部施工副经理及预决算室主管备案。 7.3工程材料采购范畴变更时，按 7.1和 7.2条的规定执行， 项目 总体打算变更时，按 7.2 条的规定执行。 7.4 采购 7.4.1 采购前期预备 7.4.1.1 材料采购主办按照采购范畴及采购打算审核工程材料采购通 知单（见GFP6-5-F3）无误后签收，汇报建材供应部经理，按照建材供应 部经理安排，将工程材料采购通知单发至采购员。 7.4.1.2 采购员按

7、照工程材料采购通知单 ，视采购金额不同情形按如 下方法处理： a. 采购金额小于0.1万元的材料，可从认可供应商一览表（见GFP6 -3-F5）中选一家供应商。 b. 采购金额大于等于0.1万元，小于1万元的材料，除独家生产或独家 代理外，应从认可供应商一览表中选至少二家供应商进行报价。 C.采购金额大于1万元（非大型设备）的材料，除独家生产或独家代理 外，应从认可供应商一览表中选至少三家供应商进行报价。 d.大型设备如电梯、中央空调设备等，应从认可供应商一览表中至 少选三家进行报价，在总经理决定下可采纳招标方式。 7.4.1.3 采购员将供应商报价填写于报价表 ，视采购金额不同情形按 如下方

8、法处理： a. 金额少于 1 万元的，送材料采购主办审批； b. 金额大于等于 1 万元，少于 30 万元的，送材料采购主办审核、 建材 供应部经理审批； C. 金额大于 30万元（含 30万元）小于 100万元的，送材料采购主办、 建材供应部经理审核、主管副总经理审批； d. 大型设备及金额大于 100（含 100万元）的，送材料采购主办、建 材供应部经理、主管副总经理审核、总经理审批。 7.4.2 采购合同的签订 7.4.2.1 材料采购主办负责所有订货合同的前期谈判，参与所有订货合 同的谈判，负责记录合同谈判要点，并将合同谈判要点中合同工期及合同 价及时通知预决算室主管。 7.4.2.2

9、按照材料采购通知单 、审批后的报价表 ： a. 材料采购主办负责金额小于 1 万元的订货合同的谈判； b. 建材供应部经理负责金额大于 1 万元（含 1 万元），小于 30 万元的 合同的谈判。 C. 主管副总经理负责大型设备及金额大于 30 万元（含 30 万元）的合 同的谈判。 7.4.2.3材料采购主办按照谈判好的合同要点，于谈判后 2 个工作日内 起草订货合同后，按以下几种情形进行办理（审批时刻：建材供应部经理、 打算财务部经理均不超过 0.5 个工作日，主管副总经理、总经理均不超过 1 个工作日）： a. 金额小于 1 万元的订货合同，由材料采购主办签订，并填写合同 章使用审批表，报

10、建材供应部经理审批，打算财务部经理签署意见后盖合 同章； b. 金额大于 1万元（含 1万元），小于 30 万元的合同，由建材供应部 经理签订；由材料采购主办填写合同章使用审批表 ，报建材供应部经理 审批，打算财务部经理签署意见后盖合同章； c. 大型设备及金额大于 30万元（含 30万元），小于 100 万元的合同， 由主管副总经理签订；由材料采购主办填写合同章使用审批表 ，报建材 供应部经理审核，主管副总经理审核，打算财务部经理签署意见后盖合同 章； d. 大型设备及金额大于 100 万元的合同，由主管副总经理签订；由材 料采购主办填写合同章使用审批表 ，报建材供应部经理、主管副总经理 审

11、核，总经理审批，打算财务部经理签署意见后盖合同章； 7.4.2.4 合同签订盖合同章后，由材料采购主办负责将合同原件送资料 室存档，并送一份复印件至预决算室主管、打算财务部经理备案。 7.4.3 材料的进货、搬运、入库、贮存、出库、检验、移交 7.4.3.1 材料的进货由采购员按照订货合同负责实施。 743.2材料的搬运、入库、贮存、出库按 GFP15-1材料贮存搬运操 纵程序进行。 7.4.3.3材料的检验按GFP10-1材料（设备）检验及检验状态操纵程 序进行。 7.4.4不合格材料的处理按GFP13-1不合格操纵程序进行。 7.4.5补货及退货处理 7.4.5.1 同类品种材料的补货按如

12、下程序办理： 因设计变更缘故而补货， 由工程部填写 工程材料采购通知单 和补 货申请单（见GFP6-5-F7），经工程部施工副经理、设计副经理审批后，交 由建材供应部安排采购。 若不是因设计变更缘故而补货，第一次补货由工程部填写补货申请 单，经工程部施工副经理审批后，连同相应的工程材料采购通知单发 给建材供应部安排采购；第二次补货， 补货申请单需提交主管副总经理 审批，其他程序同上；第三次补货， 补货申请单需提交总经理审批，其 他程序同上。 7.4.5.2材料数量减少分以下三种情形： a. 合同签订前，将报价表中总额减少后，再按742和743规定办理。 b. 合同签订后，材料未生产出来前，材料

13、采购主办与供应商协商更换合 同。 c. 合同签订后，材料已生产出来或材料已运到公司仓库或工地，材料采 购主办则尽量与供应商联系退货，如退不了，则视责任情形经建材供应部 经理签署意见后，报主管副总经理处理。 7.4.5.3材料的品种更换分以下三种情形处理： a合同签订前，再按7.4.2和7.4.3规定办理。 b. 合同签订后，材料未生产出来前或生产出来未发货前， 材料采购主办 与供应商协商取消合同，若取消不了合同，则视责任情形经建材供应部经 理签署意见后，报主管副总经理处理。 c. 合同签订后，材料已生产出来或材料已运到公司仓库或工地，材料采 购主办则尽量与供应商联系退货，如退不了，则视责任情形

14、经建材供应部 经理签署意见后，报主管副总经理处理。 7.4.5.4材料剩余的处理 材料剩余时，材料采购主办负责联系退货，若退不了，则视责任情形 经建材供应部经理签署意见后，报主管副总经理处理。 7.5 合同款项及搬运费用的支付 合同款项的办理由采购员按照订货合同中有关要求，填写材料付款 申请书，并报上级领导审批， 搬运费用按公司有关财务规定进行办理。 （一 样情形审批时刻：材料采购主办、建材供应部经理、打算财务部经理、总 会计师均不超过 1个工作日，主管副总经理、总经理均不超过 2个工作日； 急件审批时刻：材料采购主办、建材供应部经理、财务部经理、总会计师 合计不超过 1个工作日，主管副总经理

15、、总经理合计不超过 2个工作日）。 7.6 违约处理及补救措施 7.6.1 违约按订货合同中有关规定追究违约责任。 7.6.2 因供应商违约 （例如无法供货或供货不合格等 ）的补救措施由材料 采购主办负责提出，报建材供应部经理审核后报主管副总经理审批。 7.7 材料进货的统计 7.7.1 材料进货的统计由采购员协助，材料采购主办负责，详细统计已 进材料的品种、数量、规格、价格及费用承担单位、付款情形，并将其填 入材料采购月报表（见GFP6-5-F8）,于次月5日前报建材供应部经理、 预决算室主管、财务部、主管副总经理各一份。 7.7.2信息员按照材料采购月报表将应扣施工队材料款的各类材料 进行

16、统计并及时录入工程材料应扣款汇总表 （见GFP6-5-F6），每月3 日前打印该表交材料采购主办审核后，于当月 5 日前报建材供应部经理、 预决算室主管、财务部、主管副总经理各一份。 记录 8.1合同章使用审批表原件由建材供应部兼职资料员移交档案室永 久储存，复印件由材料采购主办储存至工程材料采购完成后一年。 8.2建筑材料（设备）选型定板通知单 、工程材料采购范畴原件 由材料采购主办负责储存至工程材料采购完成后一年。 8.3工程材料采购打算原件由建材供应部经理储存至工程材料采购 完成后 2 年，复印件由材料采购主办、采购员储存。 8.4工程材料采购通知单 、补货申请单、报价单原件由材料采 购

17、主办负责储存至工程材料采购完成一年后移交档案室永久储存，复印件 由采购员储存。 8.5 材料订货合同原件一份由档案室永久性储存，一份由建材供应部经 理储存至工程材料采购完成一年后移交档案室永久储存，复印件由材料采 购主办、打算财务部、预决算室储存。 8.6 材料付款申请书 原件由打算财务部兼职资料员永久储存， 复印 件由采购员、材料采购主办储存至采购完成后半年。 8.7材料采购月报表 原件由材料采购主办负责储存至工程材料采 购完成一年后，移交档案室储存。 8.8工程材料应扣款汇总月报表 由材料采购主办负责储存至工程 结算完一年后，交档案室储存。 附件 GFP6-5-F1合同章使用审批表 GFP

18、6-5-F2工程材料采购范畴 GFP6-5-F3工程材料采购通知单 GFP6-5-F4报价表 GFP6-5-F5材料付款申请书 GFP6-5-F6工程材料应扣款汇总表 GFP6-5-F7补货申请单 GFP6-5-F8材料采购月报表 GFP6-5-F1.2 合同章使用审批表 编号: 合同名称 日 用途讲明 期 经 办 人 部门经理意见 主管副总经理意见 总经理意见 打算财务部经理意见 备注： 当合同为工程材料采购合同时： 1金额在30万元以下的，由建材供应部经理审批； 2金额大于30万元（含30万元），小于100万元的，由主管副 总经理审批； 3 大型设备及金额大于100万元（含100万元）的，

19、由总经理审 批。 附：合同 GFP6-5-F2.3 工程材料采购范畴 第 页，共 页 下清单中所列材料由建材供应部负责采购 项目名称： 编号: 序号 材料名称 生产厂家 材料编号 规格 质量 用途讲明 备注 工程部项目 施工负责人 日期： 建材供应部 材料米购主办 日期： 工程部施工 日期： 工程部经理 日期： 畐经理 讲明：1本表一式三份，工程部、建材供应部各存一份。 2本表中材料名称、质量、用途讲明、序号必须填写，其它各项未确 定前可不予填写。 GFP6-5-F3.1 工程材料采购通知单 编号: 项目 名称 序 材料 生产 材料 规 质 数 用途 进货 号 名称 厂家 编号 格 量 量 讲

20、明 日期 1 具 /、 2 3 体 4 5 内 6 容 托付 签字 单位 日期 监督 工程部 签字（盖章） 单位 日期 接收 建材供应部 签字（盖章） 单位 日期 备 注 GFP6-5-F4.1 报价表 编号: 日期： 材料名称 材料规格单位 数量 用途讲明 供应商名称 单价 总价 备注 拟选定供应商名称及讲明： 采购员 材料米购主办 建材供应部经理 主管副总经理 总经理 讲明：1、总价1万元以下，由材料采购主办审批。 2、总价大于等于1万元、少于30万，由建材供应部经理审批 3、总价大于等于30万、小于100万元，由主管副总经理审批; 4、大型设备或总价大于100万，由总经理审批。 附：各供应商报价表。 GFP6-5-F5.1 材料付款申请书 编号: 附：开箱验货单共 页；托付单共 页。 用途 合同名称 合同编号 收款单位名称 收款单位开户行 收款单位帐号 合同造价 第一次付款 第二次付款 第三次付款 此次付款金额 累计付款金额 付款比例 % % % 采购员 材料采购 主办意见 建材供应部 经理意