操作手册：采购入库

1、一、采购入库按新的GSP,采购和入库是两码事儿，采购实际上是采购计划或 采购意向，是公司向上游订货报计划的过程。采购通常在入库前几天 发生，因为上游需要组织货源，药品运输有在途时间。在企业的GSP 流程中，采购在经历“收货”和“验收”后，才能到入库环节。如下 图的红箭头：采购申请 采购审批 采购记录 销后退回收货通知 收货记录收录品 峻记洛 B收合 质验不入库凭证El 入库草稿 入库记录 箱退入库【药天下】系统使用导航与单据自动流转的方式，让教条的GSP 变得简单明了。所谓单据自动流转就是：一个环节处理完，单据自动 退出该环节，进入下一个环节，以此类推，直到流程走完。如上图,“采购申请”确认后

2、，单据自动到“收货通知”；“收货”后单据自动 到“质量验收”；“质量验收”后自动到“入库凭证”。下面介绍各流 程：1、 采购申请如下图标注的操作。1-沏.上陌容尸名爾曲助记码业隽单号备注2:存为来魁申诸存対申诒开打印倉按生成换订望編玛品Z 护入药且名矗的助记码观裕k厂毎单泣施i&Vf11* 1采一购申请制单EI日期lifiBf lotoi供货白货位101(1)输入助记码，回车，选择供货商，回车确认，如果供货商档案中3、钮.穽站和Klass 酹键谨认设定了业务员会自动关联出业务员，如果有多个业务员可以选择相应 的业务员。如果业务员有授权品种设定，那么在单据制作时仅能选择 授权关联的商品，系统开关

3、56默认按业务员授权；勾选开关成为按 企业授权，可以忽略业务员，选择供货商己经授权到本企业的全部商（1.1）如果需要经办管理的，需要在下而输入经办，如果设置的经办和货位关联管理的，系统会自动调出关联货位。（2）输入品名的助记码，回车，选择具体的商品，回车，这时商品就会被添加到界而。（3）商品选取后，光标自动跳转到数量，输入具体的数量，回车确认,输入价格，回车，（按新GSP要求批号、有效期等信息在验收时录入）光标跳转到下一行。用户可以继续录入其他的商品。（4）录入完毕，点击“存为采购申请”或“直接生成采购订单”；“存为采购中请”需要到采购审批页而，点击“采购审批”按钮后才生成采购订单。生成采购订

4、单后就能在采购记录中查询，同时单据会在收货页而呈现。2、收货通知（1）药品送到仓库，收货人员点击“收货通知”进入收货页面，在该页而的左侧会显示所有采购未收货的单据，选中到货单据（新版支持勾选多单），这时可以点击上面的按钮“查看采购记录”查看单据的品种明细，“核对供货商票据印章”核对来货的单据及印章是否和备 案一致。（2）如果是新的采购定单，还未在当前界面显示，可以点击刷新图标, 刷新显示采购单列表。（3）如果到货的是销售退货单据，需先点击单选框“销售退货”，销售 退货申请单才会显示在界而。（4）如果质检要求销售退货在收货前必须前置审批，就必须先点击按 钮“销售退货审批”，这时系统会关联word

5、模板生成审批表。（5）如果是冷藏、冷冻药品，可以点击“冷藏冷冻药品记录”标签，系统会辅助生成冷藏、冷冻药品需填的项目，温控方式可填：车载制冷、 冷藏箱、保温箱等；温控状况填写实际出库温度。运输方式：铁路、公路、航 空、水路等（6）填写无误后，点击“收货确认”，这个单据从左侧消失，流转到“质量验收”，同时生成收货记录。曰期业箔笙号采购人麒贯单位/2013-09-Cejl智丟下SS曰注雄河由i?份有阴么燼II*/|收货登记an Iojoi-收狞人|智天下 | sisaw zDiHw二 选中收货梁购订单（知击査看明細j 口韬甌爲|有劭旳甲塘浜曲反畀面呈现，4送个思削3.质;验收丈看厉史的采购单割B1

6、直置了前置旨执L亘若率也电昱|孩对战商警闭乏甫因B货胡I勰轻方畫：一+_一如果杲冷猿药品点击主为杳庄術加软认文疋卿t况： 議討:很问驕点“农15珀迖4/收貨扁认i“翻1餉质逊衣號勾选订电尊收缶猜认瑚认后不进再徭回，自m 入历台壮收程虔）验收员（质管部门派住仓库）点击“质量验收”进入来货验收页而。已 收货的待验单据都显示在上面单据列表中。（1）选择对应的单据，点击“载入待验”，会在列表显示单据的品种明 细。（2）点击调用缺省，系统会根据现有数据生成缺省值，如果实际值和 默认值不木日符，再逐个彳彥改。（注意：调用缺省会改写你的修改，因此你应该先调 用缺省再修改）。（3）到货数量如果小于采购数量，可

7、以直接改写实际到货数量，如果 到货数量大于采购数量，建议补做采购计划；如果有不合格品，改写 实际的验收合格数量，当“到货数量”大于“验收合格数量”时自动 生成不合格品记录。（4）如果到货有一品多批次，选择该条记录，点击“追加批次”，系统 会复制添加一条新的验收记录，供填写。（5）一切填写无误后，点击“验收完毕”。单据从当前页面消失，保存 到验收记录，同时流转到“入库凭证”。4、入库凭证仓库保管员点击“入库凭证”页而，系统显示所有己经验收但未入库的单据。-入库单枣生*购进入库生成备注1:&S2：(1) 选择单据，点击“验收导入”，下面会显示商品明细(2) 点击“入库记账”，完成入库过程。入库后单

8、据就从当前页而消 失，流转到入库单据。“入库凭证”的过程比较简单，因为在采购时录入了品种明细， 在验收时录入了批号等信息，入库只是确认的过程。(3) 如果在生成入库凭证时对价格信息模糊，可以点击“入库草稿”, 这样生成的凭证就放在草稿中，可以草稿修改价格(这里只能修 改价格，如果批号等信息有误，必须重新验收)。草稿没问题后,在草稿列表点击“入库交接”完成入库工作。购进草稿单据修改日期业务牛号客p客戶名称幼货恆血毎伏査经办制公签宇业务塀码4 10DL3-O9-O7 612102(69邑药控股河南JK钢畀眈司01|30斬習天下|皆天下劇人库22D13-CQT5 Z1122120 SCET酋业右陀公

9、司01360也5智天下 智夭卞购讲人旳32013-O9-H 212201093北京红丈阳药业右叫公司03智夭下 智天下匹辻退益p金刼合i+：3S3 I客戶检乗起抽日飓勿嗨胡汨三|起箱单号 截止日飓勿】再胡】汨磁止单号恢改二. 采购入库的恢复操作智者千虑必有一失,每个人为的操作都有可能出现差错，【药天下】 为了确保数据的完整性和一致性，系统大多数流程在一定条件下都支 持恢复操作0恢复操作的前提是不能越级（在下一个流程没有执行前）。 比如：采购订单可以取消审批，前提是未收货前；收货单据可以“重 新收货”，前提是没有验收；验收单据可以重新验收，前提是在没有入 库的情况下。如果已经执行过下一流程，仍然

10、需要恢复操作，必须先 请示下一流程的相关人员先恢复其相关操作。比如：己经验收的采购单需要重新收货，就必须由验收人员先点 “取消验收”，单据才能被“重新收货”。如果单据己经形成了采购记录，发现单据有误，可以在“入库记 录”找到相应单据，点击“取消记账”，让单据回到验收状态，重新验收 入库（该功能可能会导致负库存谨慎使用）。（部分先前的版木在做过取消记账后会出现，批号栏明细库存翻倍的情况，这时可以通过重新月结修复正确）。三、釆购入库记录的査询采购申请收货通知 I收货记录II来购记录I销后退回不合洛品入库凭证 入库草箱I 入库记录I 销退入库采购草稿一采购审批在没有通过审批前。审批后形成采购记录。采购记录一采购审批通过审批后。采购记录可查看到所有的采购单据（除草稿）及单拯所在的流 程环节。（收货状态、验收状态、以及入库状态人看采购