如何做好开标现场管理和服务工作

1、如何做好开标现场管理和服务工作开标环节作为招投标程序中最能体现“公开”原则的环节，既是招投标各方主体最关注的环节，也是树立招投标工作对外良好形象的集中体现。开标现场犹如投标人能否中标的竞技场， 参会人员多、管理难度大，开标现场既有招标人、 投标人、招标代理，又有现场监管和服务人员，如何做好开标现场的管理和服务工作，最大限度避免人为干扰因素，切 实维护“公开、公平、公正”的交易市场秩序，显得十分重要，也值得每一位招投标从业人员认真思考和探讨。充分认识做好开标现场管理和服务工作的重要性各市十分重视开标评标现场管理和服务工作，并采取一系列措施规范市场行为，如江苏宿迁招管办今年4月份开展了开标评标现场

2、管理规范月活动、5月份开展了招标投标服务水平提升月活动，10月份还将开展评标现场管理规范月活 动，通过活动的开展，市场秩序得到明显改善，服务水平明显提升。应该说做好开评标现场管理和服务工作，对树立单 位良好对外形象至关重要，是打造一流招投标服务平台的重要环节和对外窗口。规范是前提，服务是保障，只有不断加 强开标现场的管理和服务，才能更好的实现打造一流招标投标服务平台的目标。开标现场管理与服务工作规范由于我国政府采购法中没有对开标程序进行规定，第四章专门规定了政府采购程序，但所介绍的只是非公开招标采 购方式的各种程序。在这一章节的10个程序性条款中，我们既看不到公开招标采购方式的开标程序，也看不

3、到邀请招 标的开标程序，更看不到竞争性谈判的开标程序，应该说，从狭义的法律角度来讲，法律对政府采购方式的开标程序没 有做出规定，但财政部18号令等规章中对开标程序有具体规定。本文就招标投标法对开标工作的法律规定进行如 下探讨：（一）开标工作的法律规定招投标法对开标工作规定“三条内容”：开标应在招标文件规定的截标时间和招标文件规定的地点公开进行（第34条）、开标由招标人主持，邀请所有投标人参加（第 35条）、开标应当遵守的基本程序（第 36条）。招投标法第三十四条规定：开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。本条是关于开标时间和开标

4、地点的规定。这一规定包含四层意思：（1）开标时间应当在招标文件中事先确定。（2）开标时间应与提交投标文件的截止时间相一致。实践中 ，在提交投标文件截止时间的把关上很 到位。但对于开标时间的把握上还会存在一些问题 ，比如会经常遇到招标人迟到、主要监督人员未到场、工作人员现场 工作衔接等问题，导致实际开标时间延迟。应该说，只要是合理的时间间隔，不影响整个开标程序的合法性，但对开标 工作的严肃性必将产生负面影响。这就要求招标人（招标代理）必须在开标前做好充分准备，确保开标工作的顺利开展。 如果招标文件中开标时间和提交投标文件的截止时间不一致就是违法。（3）开标应当公开进行。所谓公开进行，就是开标活动

5、应当向所有提交投标文件的投标人公开。应当使所有提交投标文件的投标人到场参加开标。法律这样规定，是 为了保护投标人的合法权益。只有公开开标，才能体现和维护公开透明、公平公正的原则。（4）招标人如果确有特殊原因，需要变动开标地点，则应当按照招标投标法第23条的规定对招标文件作出修改，作为招标文件的补充文件，书面通知每一个提交投标文件的投标人。该条款要求招标人必须在投标文件截止十五日前，以书面形式通知所有的购买 招标文件的投标人。招投标法第三十五条规定：开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。本条是关于开标主持人与参加人的规定。（1 ） 开标由招标人负责主持。招标人自行办理招标事宜的，当然得自行主持开

6、标；招标人委托招标代理机构办理招标事宜的， 可以由招标代理机构按照委托招标合同的约定负责主持开标事宜。对依法必须进行招标的项目，有关行政机关可以派人 参加开标，以监督开标过程严格按照法定程序进行。但是，有关行政机关不得代替招标人主持开标。招标人主持开标， 应当严格按照法定程序和招标文件载明的规定进行。包括：应按照规定的开标时间公布开标开始；核对出席开标的投标 人身份和出席人数；安排投标人或其代表检查投标文件密封情况后指定工作人员监督拆封；组织唱标、记录；维护开标 活动的正常秩序等。（2）招标人应邀请所有投标人参加开标。确保开标在所有投标人的参与、监督下，按照公开、透 明的原则进行。参加开标是每

7、一投标人的法定权利，招标人不得以任何理由排斥、限制任何投标人参加开标。招投标法第三十六条规定：开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证 机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。招标 人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。本条对于开标作了 3款规定：一是开标的程序。本条对于开标的程序规定了三个步骤：（1）由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证。投标人数较少时，可由投标

8、人自行检查；投标人数较多时，也可以由投标人推举代表进行检查。招标人也可以根据情况委托公证机构进行检查并公证。按照公 证暂行条例的规定，是否需要委托公证机关到场检查并公证，完全由招标人根据具体情况决定。招标人或者其推选的 代表或者公证机构经检查发现密封被破坏的投标文件，应作为废标处理。（2）经确认无误的投标文件，由工作人员当众拆封。对投标文件的密封情况进行检查以后， 经确认密封情况良好，没有问题的，方可由现场工作人员公开进行拆封。（3）宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。现场工作人员应当高声唱读投标人的名称、投标价格以 及投标文件中的其他主要内容。其他主要内容，主要是指投标报价有无

9、折扣或者价格修改等。如果要求或者允许报替代 方案的话，还应包括替代方案投标的总金额。比如建设工程项目，其他主要内容还应包括：工期、质量等。这样做的目 的在于，使全体投标者了解各家投标者的报价和自己在其中的顺序，了解其他投标的基本情况，以充分体现公开开标的 透明度。二是开标的要求。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众 予以拆封，不能遗漏，否则就构成对投标人的不公正对待。对于截止时间以后收到的投标文件应当拒收，并原封不动的 退回。如果对于截止时间以后收到的投标文件也进行开标的话，则是一种违法行为。三是开标过程应当记录，并存档备 查。这是保证开标过程透明和

10、公正，维护投标人权益的必要措施。开标过程进行记录，要求对开标过程中的重要事项进 行记载，包括开标时间、开标地点、开标时具体参加单位、人员、唱标的内容、开标过程是否经过公证等都要记录在案。 记录以后，应当作为档案保存起来，以方便查询。任何投标人要求查询，都应当允许。对开标过程进行记录、存档备查， 也是国际上的通行做法。（二）各市关于开标工作的规定应该说，在网上随便搜索一下，我们便会发现各市关于开标评标工作的规范性文件、制度很多，如合肥市专门出台 了合肥招标投标中心开标管理暂行规定，再如某市招投标中心制定的关于强化开标厅管理的办法等。江苏宿迁市也 已正式文件形式出台了关于进一步规范开标评标监督管理

11、的通知，对开标工作进行明确规定。主要内容包括：开标 会议应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行。开标会议由招标人（招标代理机构）主持，招 标投标管理办公室（以下简称招管办）和相关行业主管部门参加开标活动的现场监督。主要包括以下几个方面：1、开标会议准备工作。2、有下列情况之一的投标文件，招标人（招标代理机构）应当拒绝接收。3、开标会议一般按以下程序举行。4、开标会议纪律。开标过程中应注意的要点（一）参加开标人员应明确。招标人（招标代理机构）、投标人都有权参加，监督部门应通知到位，评标专家不得参加 开标会。开标时，相关人员应提前通知到位，确保准时开标，不可出现招标人、监督人员

12、等迟到现象，影响开标工作的 严肃性。（二）密封情况由投标人代表检查。检查投标文件的密封情况是开标的必经程序。密封不符合招标文件要求的应按无效 投标处理。对密封不符合招标文件要求的，代理机构应当请监督人员以及投标人代表一同见证和签字确认。（三）唱标必须准确完整。唱标内容包括投标人名称、投标价格、价格折扣、招标文件允许提供的备选投标方案和投标 文件的其他主要内容。投标文件的其他主要内容是最容易被唱标人忽视的。其他主要内容不唱，也可能引发投诉。 如建设工程项目，如果投标人的工期不唱出来就不合适，因为投标价格可能受工期的影响，再如政府采购项目不定品牌 采购的，只唱价格，不唱具体品牌型号显然不合适。（四

13、）投标人不足三家的不能开标。到投标截止时间时如果只有两家投标人递交了投标文件，那么代理机构就不能组织 开标，而应原封退回投标人的投标文件。如果招标文件不存在不合理条款、招标公告时间及程序也符合法律规定，或已 经是二次招标的项目，经采购单位现场提出申请，监管部门同意后，可以“改用”其他方式采购，其中，如果只有一人 参与投标的，可以采用单一来源方式采购，如果只有两人参与投标的，可以改用竞争性谈判进行采购。（五）无效标由评标委员会裁决。对于投标人的资格性检查和符合性检查属于评标委员会的工作，主持人不得在开标现 场对已拆封的投标文件宣布无效投标（废标）。开标过程中，代理机构只需对所有投标人的投标情况和

14、开标情况做好记 录，不能越权审查。（六）开标一览表有错漏如何处理。如招标文件要求开标一览表签字并盖章，但投标人要么只签字，要么只盖章怎么办？ 对于开标一览表中签字盖章不符合招标文件要求的问题，法律专家认为，如果开标一览表没有签字盖章，毫无疑问是直 接交由评标委员会按无效投标处理即可。如果是有签字未盖章或者有盖章未签字的应该被认可。根据合同法第三十 二条关于合同书成立要件的规定，当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立，其中签字或者盖章是选择关系，即只要签字或者盖章具其一就可以基本确定开标一览表与所载投标人之间的代表关系。（七）大写金额和小写金额不一致。根据政府采购货物

15、和服务招标投标管理办法四十一条的规定，开标时投标文件 中开标一览表（报价表）内容与投标文件中明细表内容不一致的，以开标一览表（报价表）为准。投标文件的大写金额 和小写金额不一致的，以大写金额为准；总价金额与按单价金额汇总不一致的，以单价金额计算结果为准；单价金额小 数点有明显错位的，应以总价为准，并修改单价；对不同文字文本投标文件的解释发生异议的，以中文文本为准。虽然 法律对这些做出了详细的规定，但在具体的操作中还是有不少代理机构的从业人员因为没留意到这些“不一致”而使得 开标工作大打折扣。如：有的项目投标人投标总价于与按单价金额汇总不一致，而被判为废标的不在少数，这些做法无 形中损害了投标人

16、的权益，也提醒我们在工作中应客观对待这些“不一致”，切实维护“公开、公平、公正”的市场氛 围。（八）开标现场应当公开的信息事项应全部公开。开标现场是招投标程序中最为公开的环节，也是招投标法“三公”中 公开的重要体现，一定要将应公开的，以及能公开的信息全部在评标前的开标现场向投标人陈述和解释清楚，以充分满足和尊重他们的知情权。（1）对开标和评标环节接受监督的情况，要在开标现场向投标人陈述清楚。（2）对相关当事人参加开标活动的情况，要在现场公开说明。开标工作由招标采购机构主持，采购人、投标人和采购监管部门等相关单 位都有权派代表参加。对此，对应当参与开标活动的各个出席对象，他们是否已全部到达现场。

17、应按规定组建评标委员 会的，是否按法定程序和要求组建了，所聘用的评标专家是否已全部到位等等。所有这些信息情况都应在开标现场向大 家作一个明确的交代。（3）开标后各投标人须注意事项必须提醒到位。以免投标人无所适从。（九）竞争性谈判方式的“开标程序”。现行法律对竞争性谈判报价文件开启时间无任何规定，不论是我国的政府采购法、招标投标法，还是相关部委的行政规章，至今都没有规范性文件规定竞争性谈判这种采购方式的开标程序。 执行这种采购方式，竞标供应商可以有至少二次以上报价过程。按照竞争性谈判方式的要求，谈判小组所有成员集中与 单一供应商分别进行谈判；在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商

18、的技术资料、价格和其他信息；谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。所以竞争性谈判方式的特点就是“开标不唱标”。对竞争性谈判方式的“开标”，有的称为公开报价仪式，有的称为竞争性谈判仪式，也决定其在程序上与 开标会议存在区别。（十）改变采购方式后，是否接受在公开招标环节被判为无效的投标文件？在实际工作中，参加投标企业不足三家的， 经审批改变采购方式的，可就两家或一家供应商进行竞争性谈判或单一来源采购。当有效投标人不足三家时（参加投标 人超过3家情形），改变采购方式的，是否接受在公开招标环节被判为无效的投标文件？应该说，如果投标企业满足谈 判文件要求，则不能排斥投标

19、人参与竞争。在实际工作中，有的项目三家参加投标，两家有效，一家迟到，导致招标失 败，经监管部门审批，现场改变采购方式就两家有效投标人进行竞争性谈判。应该说这种做法不妥，因为迟到的投标人 尽管不符合公开招标要求，但可能符合竞争性谈判要求，如果该投标人要求参与竞争，则招标人不能限制其参与竞争的 权利。关于开标现场管理和服务工作的几点建议（一）营造“公开透明”环境氛围。1、会场布置。签到席、投标文件接收席、工作人员席、投标单位席等，所有准备工作应在开标前全部落实到位，要充分营造规范的工作氛围。2、投影仪、展示台、计算机等设备使用到位，尤其是远程评标、电子评标项目，能在开标环节公开的内容一律公开。3、

20、尽可能营造开标场所透明的环境，比如采用透明玻璃门等等，营造视觉上的公开透明氛围。总之既要规范管理，又要搭好平台，充分展现公开的市场氛围。（二）开标现场提醒服务应到位。招标代理必须确保提前30分钟进场，并对开标现场须检查的事项及时提醒投标人，以充分保障投标人权益，尤其避免投标人因简单的失误，而被拒绝接受投标文件现象发生，减少不必要的矛盾。对已报 名投标人未到场的，应提前电话联系了解情况，并告知相关规定。要以服务赢得认可，树立形象。（三）主持人应专业化。主持人要和办理交易员资格证一样，经考试培训合格后，单独发给主持人资格证，并持证上岗。 开标现场管理与服务能否到位，最关键的就是主持人。对主持人的高

21、要求，显得十分必要。（四）严格限定进场人数。做好会场秩序管理工作和核查进场人员证件。投标企业（不含项目经理）进入开标会场人员一般不得超过2人。很多项目来了几十人参加开标，其实投标单位也就不到10家，现场登记也就十几个人。这就说明我们的工作没有作到位。（五）严格进场登记管理。对进场人员登记应该全覆盖，并按规定核对身份证等相关证件，做好登记，尤其是身份证号 码要登记到位。在开标过程中，核对证件的程序一般都有，但是登记记录工作不到位，签字不全现象仍然存在。原因就 是开标前工作不到位，如果开标前就做好相关证件初审、登记工作，那么开标时只要招标人、监管部门现场核实签字即 可，同时也可把矛盾处理在开标前。

22、（六）规范开标现场记录。建议制定开标记录范本，招标代理应明确专人负责记录，确保记录内容全面，格式规范，或 参考评标报告形式，固定开标现场记录格式，规范开标现场记录行为。同时规范唱标内容。招标文件中应该明确唱标内 容，并规范格式，或参考政府采购方式专门制作开标一览表。（七）增添语音提醒设备。固定每日开标时间，比如统一规定上午开标时间为9时30分，下午开标时间为15： 30分这样可以在开标前10分钟通过语音提醒投标人相关注意事项，在开标时间时统一播放“投标截止时间已到，请停止接 收投标文件，开标仪式现在开始。”等语音信息。通过语音提醒既可方便投标人投标，也可以统一界定投标截止时间，避免矛盾和争议。（八）开标会结束后管理要到位。开标主持人对开标会结束后投标人注意事项及相关事宜要表述清楚，尤其是审查资质 原件的，要明确告知资质原件归还程序，比如审查完毕后集中在开标厅归还等，不要让投标人到处乱走、乱问，干扰评 标工作正常进行。开标结束时，如需项目经理答辩或退还相关资质原件的，主持人应提醒参加开标的各位授权代表相关 注意事项，其余人员可按规定退场；同时对评标现场情况应予以说明，比如规定“