房地产开发公司档案管理制度

1、房地产开发公司 档案管理制度 第一章 总则 第一条 目的：为了加强 公司档案管理，维护档案的完整性、统 一性和安全 性，有效地为公司的决策、发 展及各 项工作的需要提供信息，特制定本制度。 第二章 公司文件、材料归 档管理 第二条 公司在筹 备、成立、经营、管理及产权变动过 程中形成的具有保存 价值的文件材料均列入 归档范 围。 1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。 2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的 图纸、合同、证 件等文件 材料。 3、工程档案：主要包括公司的每一 项目工程开 发建设及后期物业管理中形 成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等

2、文件材料。 4、经营档案：主要包括物 资采购、房屋销 售及其他 经济活动中形成的档案材 料。 5、财务档案和人事档案由 财务部和人力 资源部单独归档。 6、归档的文件材料包括 纸质、照（胶）片、录 像（录音）带等各种 载体形式。 第三条 文件材料的 归档要求： 1、公司各部门负责归 档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理， 任何人不得拒 绝归档。 2、归档文件材料必 须齐全、完整、准确。 3、归档文件材料必 须准确地反映企 业生产、科研、基建和经营 管理等各 项活 动的真实内容和历史面貌。 4、归档文件材料必 须层次分明，符合其形成 规律，保持同一案卷内文件材料 的有机联系。 5、归档

3、的文件材料主要包括 纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实 物等各 种载体形式。 6、归档的文件材料必 须为正本，本公司编制的文件 应附发文稿纸，归档的合 同必须附有合同会 签表及会 签过程当中产生的修改版。 7、归档的具有永久、长 期保存价 值的电子文件 应有相应的纸质文件材料一 并归档保存 8、非纸质文件材料应与其文字 说明一并归档。 9、外文（或少数民族文字）材料若有汉译 文的应与汉译文一并 归档，无译文 的要译出标题 后归档。 10、为便于保管和利用， 归档的文件材料用的 纸张必须优良，纸面清洁，书 写文件材料 应用碳素墨水或 蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝 墨水及 复写 纸

4、等不牢固的 书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。 第四条 归档 时间 1、公司综合部和财务部按年度归档，应在次年四月底前 归档。 2、工程部应项 目竣工完成后一个月内将所有相关 图纸、与相关业务单 位的 往来信函和部 门周会议记录归 档，合同应在签订完成三日内归档，涉及招（投标） 程序的，招（投标）文件应与合同一起归档。 3、销售部客户资料及销售合同等文件材料应在当期交房工作完成后一个月 内归档。 4、物资采购应在采购供应合同订立后 3 天内归档。 第五条 凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目，公司必须保存一整套 档案。 第六条 送交材料的部 门，要填写移交档案材料登记表一式两份，接交双 方

5、签字，履行交接手 续。任何部门 与个人不得以任何理由 积压、滞留应归 档的材 料。 第七条 归档文件留存 1、因涉及合同履行，经办 部门自留合同复印件一份，合同履行 过 程中涉及的 其他部门由经办部门各送合同复印件一份； 2、与政府企业、业务单 位之间的函件、联 系单等由经办 部门视情况自留复印 件。 第七条 档案保管期限 保管期限分 为永久、长期、短期 1、永久：凡是反映公司主要职 能活动基本历史面貌、对 公司有 长远利用价 值 的档案，列为永久保管。保管期限为 50 年以上。 2、长期：凡是反映公司的一般工作活 动，在较长时间 内对公司有 查考利用价 值的档案，列为长期保管。保管期限为 1

6、6至 50年。 3、短期：凡是在较 短时间内对公司有查考利用价 值的档案，列为短期保管。 第八条 档案管理 1、档案室应 制订科学合理的档案分 类方案，对档案进行分类、编号、排架； 2、档案室应对 全年档案的收 进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进 行统 计； 3、档案室对保管期限己 满的档案，应造册报总经理室批准后，予以销毁。未 经批准，不得销毁任何档案。 4、档案室对 己破损和字迹褪色的档案， 应及时修复和复制。 5、档案室对 所存档案和 资料的保管情况定期 检查 ，遇有特殊情况，应立即向 董事会及 总经理室报告，及时处理。 第九条 档案的利用与开放 1、公司档案室所保存的档案主要供公司

7、内部利用，公司工作人员借出、查阅、 复印业务范围内的档案室 资料，需经本部门负责 人签字批准。借出、查阅、复印 非业务范围内的档案 资料，需经总经理签字批准。 2、其他单位或个人需查阅档案时，应持介绍信，并报请总经 理批准，方可接 洽。 3、借出、查阅、复印只限于批准范围 内的档案材料，不得随意 扩 大查、借阅 和复印范 围，对重要的、珍贵 的档案和资料，一般不提供原件，如特殊需要，须经 总经理批准。 第十条 档案室档案管理 员岗 位职责 1、根据部门领导 的安排，积极主动地开展工作，努力完成好各 项工作任 务和 岗位职责。 2、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计 全公司各 类档案资料。

8、3、对接收入 库的各类档案进行分类、整理，编 制检索工具，为公司的各 项工 作提供优质服务。 4、贯彻执 行国家关于保守机密的 规定，维护涉密档案的安全，维护公司机密， 不得利用 职权擅自扩大档案室利用范 围，非经批准，不得擅自借、阅 和销毁档案 材料。 5、做好“八防 ”工作，严格遵守档案的保管、保护 制度，确保各类档案材料的 完整、安全，努力提高档案的使用寿命。 6、努力钻 研各类档案的 业务知识和业务技能，熟悉库藏，了解库藏，每年度 对各类档案数量以及 变动 情况作出精确的 统计，积极参加档案局 举办的学习、培 训。 7、档案管理员 在工作变动时 ，应严格履行档案移交手 续。 第十一条

9、对于违反中华人民共和国档案法的行为 ，由公司对直接 责任 人员给予处理。 第十二条 档案室查、借阅 制度 1、凡本公司各部门 因工作需要，可以 查借阅有关档案。 2、查借阅档案者一律履行 查借阅手续，并限于所申请查借阅的范 围，完毕后， 应立即归还 并当面点清注 销 3、查借一般档案由本部 门负责 人批准，查阅 非本业务范围的档案或重要机 密文件，需经总经 理批准后方可 查借阅。 4、机密档案不办 理外借手 续，不得复制，不得随意抄录，如有特殊需要限抄 有关部分，但用完须 按有关保密制度和 规定 处理。 5、对重要的、珍贵 的档案室和 资料，一般不提供原件使用，如有特殊需要， 须经总经 理批准

10、，并办理登记手续，限期归还，借出时间最长不超过一个月。 6、查借阅档案时，必须爱护 档案资料，不得私自在文件上作任何 标记或涂改， 不得损毁和抽走案卷的 张页 ，不得擅自转借他人。 7、对非机密文件，外单位或个人因工作需要复制 时，应持介 绍信，注明阅档 内容、范围、用途，并报请总经理批准后方可复制。 第十三条 保密制度 1、不该说 的机密，绝对不说。 2、不该知道的机密，绝对不记。 3、不该看的机密，绝对不看。 4、不得向无关人员 透露档案室 陈设和保密情况。 5、不得在公共场所、家庭及子女亲 友面前 谈论公司机密。 6、不得在私人通信中涉及公司机密事项。 7、不得随身携带机密文件。 8、不

11、得私自处 理无保存价 值的文件材料。 9、档案室接收档案应 及 时入库装柜，不得随意堆放他 处。 10、销毁档案材料时，必须造具清报领导批准，销毁时应 由董事会或 总经理 室委派两名以上工作人 员监毁 ，并在清册上签名。 11、一年内结 合节、假日进行几次保密 检查，发现问题 及时解决，对保密有 功者给予表扬或奖励，对违反保密规定者，应根据国家保密法令， 视情节轻重， 给予批评或处分。 第十四条 保管制度 1、公司除财务 档案和人事档案外的所有档案由档案室 统 一保管，任何部门 或个人不得占 为己有。 2、非档案室工作人员 ，未经允许，不得随意进入档案室。 3、每年定期接受各部门、各项 目工程

12、 应归档的档案。 4、工作人员 要加强责任心，对档案的收集、借出、利用、销毁 情况及时进行 登记，调阅后的档案当即 检查 ，归还原位。 5、档案室的全部档案，按分类 大纲整理排列、编目、上架。 6、保证档案的绝对安全，注意维护档案室内的清 洁卫生，禁止吸烟，严禁易 燃、易爆物品及其他杂物，做好防火、防盗、防虫、防有害气体、防光、防高温、防 潮、防霉等工作，门 窗箱柜的 钥匙要妥善保管，随时注意关闭上锁。 第三章 附则 第十五条 综合管理部为档案室的管理部 门。 第十六条 本制度由公司 综合管理部 负责解释 第十七条 本制度自 发布之日起 实施。 附表一 各类文件保存期限一 览表 附表二 移交档

13、案材料登 记表 附表 序 号 文件类型 保存期限 备注 1 通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言 提案、选举结果、讨论 通过的文件、决议、纪要、 公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录 音（像带等文件 、 永久 2 贺信、贺电、讨论未通过的文件 长期 3 小组会议记录、参考文件、会议 服务机构的计划 总结等文件材料 短期 4 公报、决议、决定、记录、纪要、领导 人讲话、 论通过的文件材料 讨永久 5 讨论未通过的文件材料等 短期 6 主要文件材料 长期 7 其它文件材料 短期 8 直属上级企业颁发的，属本企业主管业务的，和 非直属上级企业颁发的针对本企业主管业务并 要执行的重要的文

14、件材料 永久 9 直属上级企业颁发的属本企业主管业务并要执 行的一般文件材料 长期 10 其它需要执行的文件材料 短期 11 党和国家领导人、上级企业视察、检杳本地区、 本企业工作时形成的题词、讲话、声像等重要文 件材料 永久 12 本企业党组（包括实行党委制的党委）和行政办 公会的记录、纪要、讨论通过的文件 永久 13 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪 要、重要的声像材料 永久 14 典型材料、代表发言、简报 长期 15 小组会议记录、参考材料 短期 16 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料 长期 17 典型材料、代表发言、简报 短期 18 方针、政策法规性的，重要业务

15、冋题的 永久 19 一般业务问题的 长期 20 事务性有参考价值的 短期 21 重要的法规性的 长期 序 文件类型 保存期限 备注 号 22 其它的 短期 23 综合成果、专题成果、方案、总结、报 告 永久 24 原始记录 长期 25 重要的 永久 26 一般的 短期 27 方针政策性的重要问题的 永久 28 一般事务性问题的 短期 29 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题 的 永久 30 半年的、季度的、一般专题 的 长期 31 年度和年度以上的 永久 32 季度的、月份的 短期 33 汇总的、年度和年度以上的、专题 的 永久 34 季度、月份的 短期 35 本企业机构设置、撤并、名称更

16、改、组织简则、 工作条例、人员编制、启用印信交件材料 永久 36 本企业领导人，本企业对直属单位领导人任免 的文件材料 永久 37 本企业内部机构负责人的任免材料 长期 38 省级以上的 永久 39 地、县级以下的 长期 40 影响大、问题严重的 永久 41 影响、冋题一般的 长期 42 本企业中党、团、工会的基层组织 形成的工作报 告、总结、会议文件和团员名册等文件材料 长期 43 本企业组织沿革、大事记 永久 44 本企业及本企业批准的有关区域变化和解决边 界纠纷、征用土地的文件材料 永久 45 本企业财产、物资、档案等的交接凭证 长期 46 本企业编辑的并反映主要职能活动的出版物定 稿和

17、样本 永久 47 有历史意义和长远利用价值的 永久 序 文件类型 保存期限 备注 号 48 重要的 长期 49 一般的 短期 50 重大活动的主要文件 永久 51 一般活动的审批手续、考察报告 长期 52 其它文件材料 短期 53 企业之间协商工作的往来文件材料 短期 54 同级企业和非隶属企业制发的非本企业主管业 务但要贯彻执行的文件材料 短期 58 有省以上领导人重要批示和 处理结果的 永久 59 有上级企业或本企业领导人重要批示和 处理结 果的 长期 60 其它有重要处理结果的 短期 61 没有处理结果的 短期 62 年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的 专题报告 长期 63 年度

18、以下的总结一般专题的报告和备案的 短期 附表二 会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备注 一一一 会计凭证类 1 原始凭证 15年 2 记帐凭证 15年 3 汇总凭证 15年 -二二 会计帐溥类 4 总帐 15年 包括日记总帐 5 明细帐 15年 6 日记帐 15年 现金和银行存款 日记账保管25年 7 固定资产卡片 固定资产投资清 理后保管5年 8 辅助帐簿 15年 -三 财务报告类 包括各级主管部 门汇总财务报告 9 月、季度财务报告 3年 包括文字分析 10 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析 四 其他类 11 会计移交清册 15年 12 会计档案保管清册 永久 13 会计档案销毁清册 永久 14 银行余额调节表 5年 15 银行对帐单 5年 附表三 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 序号 档案名称 保管期限 备注 财政 总算 行政单位 事业单位 税收 会计 一一一 会计凭证类 1 国家金库编送的各种 报表及进库退库凭证 10年 10年 2 各收入企业编送的报 表 10年 3 行政单位和事业单位 的各种会计凭证 15年 包括：原始凭证、记 账凭证和传票汇总