震旦家具公司SAP实施专案--总务采购流程45

1、第三章-MM03_ 总务采购流程1. 流程说明此流程是针对备品备件、固定资产、广告投放、型录印刷 、培训 服务的请购单实行采购作业，在系统中有货源清单时，系统自动 指派供应商，自动生成采购订单；在系统中无货源清单，总务采 购汇同相关专业技术部门进行供应商的选择并确定合理价格。当 采购订单价格大于采购申请单价，需经过申请部门主管确认后， 更新采购信息；采购订单打印出来后经主管审批后，发送给供应 商，并得到供应商的确认。本流程涉及 9 种情形：采购申请自动指派供应商；采购申请自动转成采购订单；显示采购订单；进行询报价、价格比较作业；拒 绝报价作业；更新采购信息记录； 维护货源清单。注意事项：1.

2、采购申请自动指派供应商；采购申请自动转成采购订单；更新 采购信息记录；维护货源清单，是针对备品备件的采购所执行 的动作。Page 1 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM2. 在更新采购信息记录前， 需填写 SAP系统采购信息记录维护申请表，并得到申请部门主管和总务主管的确认。3. 现阶段，对涉及专业性的采购，如广告投放 / 型录印刷、培训 服务等采购，由相关技术部门确定供应商和价格，由总务部采 购根据相关技术资料、 支持文件和采购申请在系统中创建采购 订单2. 流程图文件名称： UM_MM03_GA_

3、Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PMPage 2 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase Page 3 of 40 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM文件名称： UM_MM03_GA_Purchase Page 4 of 40 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM文件名称： UM_MM03_GA_Purchase Page 5 of 40 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM3. 系统操作3.1. 操作范例例 1：自动指派供应商：将采

4、购申请 18000031 指派供应商11000008例 2：PR自动转成 PO：将采购申请 18000031 转成 PO例 3：显示 PO： 4590000010Page 6 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM例 4：执行彩电的询价作业例 5：执行供应商( 11000046)彩电的报价作业例 6：执行彩电的价格比较作业例 7：更新物料 1031 采购信息记录，采购信息记录由 6.84 元 变成 5 元 例 8：维护物料 1033 的货源清单3.2. 系统菜单及交易代码例 1：自动指派供应商：将采购申请

5、 18000031 指派供应商11000008后勤 物料管理 采购 采购申请 后继功能交易代码： ME56Page 7 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM3.3. 系统屏幕及栏位解释栏位名称 栏位说明资料范例采购申请 采购申请是指所要自动指派供应商的的采18000031购申请的号码，总务类采购申请 ZB 的号码 分配是从 18000000 到 18999999 采购申请自动指派供应商所要满足的条件：物料主档中的采购数据中的自动采购订Page 8 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purcha

6、se 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM单打供应商主档中的采购数据中的自动建立 采购订单供应商与物料必须要有信息记录物料必须有货源清单采购组 采购组织可分为多个采购组， 采购组是指采 购员的代码，总务类采购组设置为 3 位数字， 以 5 开头工厂 工厂是挂在公司下面的，它可以是制造实 体，仓库分配中心，地方销售办事处。这里 请输入总务工厂： FZ00排序标识 系统自动会指定标识 1，排序标识是指对采购申请单按照标识进行自动排序清单范围 系统自动会指定 A501FZ001：按采购请 求号和项目 进行排序A 3- 行 + n指定按 键进入下一个画面Page 9 of

7、 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM栏位名称 栏位说明 资料范例自动分配 按菜单栏上的 键，系统自动指派供 供应商 应商，并带出信息记录 11000008信息记录 信息记录是为采购提供货源信息。 它说明供 530000039 应商与物料或服务的关系， 并且帮助采购员 确定供应商提供货物的情况。例 2：PR自动转成 PO：将采购申请 18000031 转成 PO文件名称： UM_MM03_GA_Purchase Page 10 of 40 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM路径

8、：后勤 物料管理 采购 采购申请 建立采购订单交易代码： ME59资料范例栏位名称 栏位说明采购组 此栏位为必输项， 采购组织可分为多个采购 501 组，采购组是指采购员的代码，总务类采购 组设置为 3 位数字，以 5 开头Page 11 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM供应商 此栏位为必输项； 供应商是物料或服务采购 来源，在 SAP系统中是财务管理和物料管理 的基础数据， 总务类供应商代码设置为 8 位 数字，共分为两类，长期供应商设置为 11xxxxxx ；一次性供应商设置为 99xxxxxx

9、 、 内部供应商设置为 15xxxxxx 。工厂 此栏位是必输项，工厂是挂在公司下面，它 可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售 办事处。这里请输入总务工厂： FZ00测试运行 把 PR自动转成 PO，进行试验性的测试运行11000008FZ00按 键进入下一个画面文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PMPage 12 of 40资料范例栏位名称 栏位说明消息 消息是指将 PR自动产生 PO，在测试运行后， 测试运行成系统自动产生的消息。 功按 （上一页）键进入上一个画面Page 13 of 40文件名称： UM_M

10、M03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM栏位名称 栏位说明 资料范例采购组 此栏位为必输项， 采购组织可分为多个采购 501 组，采购组是指采购员的代码，总务类采购 组设置为 3 位数字，以 5 开头供应商此栏位为必输项； 供应商是物料或服务采购11000008来源，在 SAP系统中是财务管理和物料管理的基础数据， 总务类供应商代码设置为 8 位数字，共分为两类，长期供应商设置为11xxxxxx ；一次性供应商设置为 99xxxxxx 、Page 14 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : amel

11、i日期： 03/21/20 11:45 PM内部供应商设置为 15xxxxxx 。工厂 此栏位是必输项，工厂是挂在公司下面，它 FZ00可以是制造实体，仓库分配中心，地方销售 办事处。这里请输入总务工厂： FZ00按 键进入下一个画面。Page 15 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM资料范例栏位名称 栏位说明消息将 PR自动转成 PO，并采购采购订单号码4590000010点击（ PO号码）进入下一个画面。资料范例栏位名称 栏位说明采购申请 指采购订单是根据采购申请 18000031生成 18000

12、031Page 16 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM例 3：显示 PO： 459000001路径：后勤 物料管理 采购 采购订单交易代码： ME22Page 17 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM栏位名称 栏位说明 资料范例采购订单 此栏位为必输项， 输入所要显示的采购订单 4590000010号码按 或 键进入下一个画面。Page 18 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文

13、件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM栏位名称 栏位说明资料范例采购订单 显示 PO的所有信息4590000010选择采购订单的行项目，点击 ，查看采购订单的历史。Page 19 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM栏位名称栏位说明资料范例GRGR，指对采购订单的收货情况。IR-LIR-L ，指针对采购订单收货的发票开立情况。例 4：执行彩电的询价作业文件名称： UM_MM03_GA_Purchase Page 20 of 40 文件准备 : ameli日期： 03/21/20

14、 11:45 PM路径：后勤 物料管理 采购 询价/ 报价 询价交易代码： ME41资料范例栏位名称 栏位说明询价类型 此栏位为必输项；询价类型共分为 2 类：AN AN询价Page 21 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM为询价， AB为 GP 投标需求，系统自动指定 为 AN语言代码 系统自动指定为 ZH询价日期 此栏位为必输项；输入进行询价的日期，格 式为 YY/MM/DD报价截止 此栏位为必输项；输入报价终止日期，格式 日期 为 YY/MM/DD采购组织 此栏位为必输项，采购组织是一个组织单元

15、，负责采购物料或服务，与供应商协商采 购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物 料和服务。总务类采购组织为 FG01。采购组 此栏位为必输项， 这里的采购组通常是指进 行询价的人，采购组织可分为多个采购组， 采购组是指采购员的代码， 总务类采购组设 置为 3 位数字，以 5 开头按 或 键进入下一个画面。ZH2001/03/052001/03/12FG01501Page 22 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM栏位名称 栏位说明 资料范例公司代码 此项为必输项， 公司代码是在一个集团下的 F001 具有

16、自己的资产负债表的各法独立单元， 是 财务的核心组织单元。按 或 键进入下一个画面。文件名称： UM_MM03_GA_Purchase Page 23 of 40 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM栏位名称栏位说明资料范例短文本此栏位为必输项； 短文本是指对所要询价的彩电物料的型号、规格、品名等的详细描述文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PMPage 24 of 40询价数量 此栏位为必输项 1OUn 此栏位为必输项； 是指物料的询价定单的单 PC位交货日期 此栏位为必输项；是指要求

17、供应商交货期 2001/04/31 限：格式为 YY/MM/DD物料组 此栏位为必输项； 物料组指对相同属性的物 50514 料或服务，把它们组合成为一组。在菜单拦中 ，进入下一画面。文件名称： UM_MM03_GA_Purchase Page 25 of 40 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM栏位名称 栏位说明 资料范例 供应商 自动进入供应商地址画面，选择供应商，系 110000046统自动带出供应商名称、标题、搜索条件、街道、城市等信息例 5：执行供应商( 11000046)彩电的报价作业路径：后勤 物料管理 采购 询价/ 报价 报价文件名称： UM_M

18、M03_GA_Purchase Page 26 of 40 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM交易代码： ME47栏位名称 栏位说明 资料范例 询价 此项为必输项，请输入询价的号码，询价单 6000000008的号码设置为 10位，以 6 打头。或 键进入下一个画面Page 27 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM栏位名称 栏位说明 资料范例净价 此栏位为必输项；请输入供应商 11000046 净价： 1800的报价，此价格为不含税价。 元例 5：执行彩电的价格比较作业

19、文件名称： UM_MM03_GA_Purchase Page 28 of 40 文件准备 : ameli日期：03/21/20 11:45 PM路径：后勤 物料管理 采购 询价/ 报价 报价 价格比较交易代码： ME49资料范例栏位名称 栏位说明采购组织 此栏位为必输项，采购组织是一个组织单 FG01元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购组织负责为指定的工厂购买物Page 29 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM料和服务。总务类采购组织为 FG01。报价 此栏位为必输项，请输入报价单的号码

20、 6000000008 到 6000000010按 或 键进入下一个画面Page 30 of 40资料范例栏位名称 栏位说明文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM报价三家供应商的报价，从小到大进行排列，可看出最低报价的是上海良木家具有限公司，最高价格的是上海汇兴实业有限公司例 7：拒绝报价： 6000000009路径：后勤 物料管理 采购 询价/ 报价交易代码： ME47文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PMPage 31 of 40资

21、料范例栏位名称 栏位说明 询价 此栏位为必输项，请输入询价单的号码 6000000009按 或 键进入下一个画面Page 32 of 40资料范例栏位名称 栏位说明文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PMR 此栏位为拒绝某供应商报价的必输项， R 是 指拒绝标识按 键，系统显示询价 6000000009 的报价被维护的信息。例 8：更新物料 1031 采购信息记录，采购信息记录由 6.84 元 变成 5 元路径：后勤 物料管理 采购 询价/ 报价 报价 价格比较交易代码： ME47Page 33 of 40文件名称：

22、 UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM栏位名称 栏位说明资料范例询价请输入根据询价单来更新采购信息记录的6000000013询价单号码按 或 键进入下一个画面。文件名称： UM_MM03_GA_Purchase Page 34 of 40 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM选择行项目，鼠标点击 2 下进入下一个画面文件名称： UM_MM03_GA_Purchase Page 35 of 40 文件准备 : ameli日期： 03/21/20 11:45 PM资料范例栏位名称 栏位说明 信息记录 此栏位为必输项，请选择参数 A 或 B或 C。 A 更新 信息记录分为基础数据和组织数据。 基础数 据用于信息记录的所有组织级别上。 组织数 据用于各个采购部门或工厂。 信息记录可以得到的附加信息：当前和未来的价格和条件 最新一次的采购订单的编号 物料的描述：即在采购订单中的描述Page 36 of 40文件名称： UM_MM03_GA_Purchase 文件准备 : ameli日期： 03/21/20