超效能工作管理60招书摘课件

1、超效能工作管理60招书摘 效率達人效率達人-超效能工作管理超效能工作管理60招招 書摘書摘 譯者：朱麗真譯者：朱麗真 超效能工作管理60招书摘 內容大綱內容大綱 效率達人總是 很快抓到工作要領。 立刻化思考為行動。 隨時思考改善工作的方法。 工作速度的快慢無關智商，也不是幹勁，最重要是 掌握工作訣竅！ 提升效率就是這麼簡單： 從最重要的工作做起。 擅用歸檔技巧及工具。 提早15分鐘開始工作。 事先做好心及工作的準備。 掌握自己工作效率最好的時間。 建立正確的工作態度、遵循簡明的工作守則，您也 能成為工作達人！ 2/26 超效能工作管理60招书摘 閱讀心得閱讀心得 本週與大家分享的好書為： 效率

2、達人-超效能工作管理60招 在現今忙碌的職場中，不知你是否跟 我一樣，加班成為了常態？如何利用有限 的工作時間，將手頭上的工作完成，又要 確保工作品質，相信已經成為你我不斷在 內心中詢問自己的一個問題。 本書作者提出了一些能有效的增進工 作效率的看法，希望在閱讀完本份書摘後 能對於大家工作效率之提升能有幫助。 3/26 超效能工作管理60招书摘 第一章第一章 有效率的人涉獵的範圍更廣有效率的人涉獵的範圍更廣 記住這點： 工作速度會越來越快！ 4/26 超效能工作管理60招书摘 有效率，讓你心想事成有效率，讓你心想事成 試問：有效率的人與動作遲緩的人最大 的差別在哪裡呢？ 答案是：這兩種人的運勢

3、將完全不同。 總之，一定要搶先總之，一定要搶先 速度對於成就一項工作而言很重要。 大家只會記得第一，不會記得第二。 工作越快完成，好工作將源源而來工作越快完成，好工作將源源而來 每個人要具備一定要搶先對手的競爭意識， 工作速度就會越快。 每一項工作都有期限，不管做得多好，若無法在 期限內完成，就毫無價值。 5/26 超效能工作管理60招书摘 快速進行，順勢而為，運氣也會跟著變好快速進行，順勢而為，運氣也會跟著變好 有氣勢的回話等於工作速度。 運氣來自氣勢，有了氣勢再加上速度，作什麼都 能順利，運勢自然就會變好。 不要說過一陣子、總有一天不要說過一陣子、總有一天 放著待處理的工作不管，只會不斷累

4、積工作 量，終至無法收拾。 保持最佳狀況，不再掛念上一件工作保持最佳狀況，不再掛念上一件工作 為了能做出正確的判斷、指示以及建議，絕對不 可把上一件工作所產生的情緒帶入下一件工作當 中。 6/26 超效能工作管理60招书摘 從結果反向推演，而非從頭規劃從結果反向推演，而非從頭規劃 工作效率高的人，具有敏銳的直覺， 能夠快速地察覺端倪，看到結束為止的整個 過程，進而掌握全局。 故意安排非整點的時間故意安排非整點的時間 非整點的時間反而能帶動大家守時的意識。 事先做好心理的準備與工作的準備事先做好心理的準備與工作的準備 待命就是做好心理的準備與工作的準 備。 7/26 超效能工作管理60招书摘 多

5、向思考，平行處理工作多向思考，平行處理工作 工作分為兩種： 專業（work） V.S 例行公事（job）；專業是要 處理有目標性的工作，必須集中精神處理；例 行公事不需要太費神。 但是千萬切記：與長官或同儕洽商、決定談 話時間時，絕對不能分心！ 每天提早十五分鐘開始工作每天提早十五分鐘開始工作 早上加班比晚上加班好。 不管結果如何，都要立即獲得答案不管結果如何，都要立即獲得答案 重複提出可不可以現在就告訴我你們的想 法？可以增加成功的機會，並且可以訓練 敏銳度。 8/26 超效能工作管理60招书摘 將工作重心專注在擅長的部分將工作重心專注在擅長的部分 在你的長處上累積成功-彼得杜拉克 用自己的

6、強項孤注一擲-傑克威爾許 自己不擅長的工作請別人代勞自己不擅長的工作請別人代勞 找到和自己互補的人，不但節省時間，也 能提升成效。 瞭解工作的輕重緩急，從最重要的工作做起瞭解工作的輕重緩急，從最重要的工作做起 重要度大的工作要最優先處理。 嚴守自己決定的優先順序，從重要性高、貢獻 度大的工作先著手，快速完成。 9/26 超效能工作管理60招书摘 第二章第二章 運用智慧提升工作效率運用智慧提升工作效率 用快速腦力 提高效率 10/26 超效能工作管理60招书摘 頭腦比桌子更需要整理頭腦比桌子更需要整理 有效率的人，不只工作速度快，就是 花在前置作業的時間也極短。 能判斷輕重緩急，並做好能判斷輕重

7、緩急，並做好 事前準備工作。事前準備工作。 列出一份在零碎時間可以完成的工作清單列出一份在零碎時間可以完成的工作清單 作時間管理。作時間管理。 將同質性的工作安排在一起處理將同質性的工作安排在一起處理 有效率的人懂得分批處理工作。 工作大概可以分為思考、閱讀、書寫、 交涉、會議這幾類，我們可以將同類的工 作合併處理。 11/26 超效能工作管理60招书摘 成效高的工作要最優先處理成效高的工作要最優先處理 將工作分成緊急、重要、重要且將工作分成緊急、重要、重要且 緊急三種緊急三種 處理順序為重要且緊急、 重要、 緊 急 將資料統一做成將資料統一做成A4大小大小、或做書卡或做書卡 利用三色檔案夾做

8、好歸檔工作利用三色檔案夾做好歸檔工作 確實做好縱向確實做好縱向/橫向橫向/斜向的溝通斜向的溝通 有效率的人絕對也是勤做組織內部溝通的人。 不斷的溝通可以讓對方做好心情的準備與 狀態的準備。 12/26 超效能工作管理60招书摘 計畫文件只看必要的部分計畫文件只看必要的部分 簡潔、清楚、明白易懂，乃計畫文件的重點。 有效率的人當然珍惜時間，不但自己的時間 重要，別人的時間也很重要。 書面報告建議：一行結論、三行說明理由、必要 時附上參考資料及必要的資料。 柏拉圖法則柏拉圖法則 集中火力在前面的百分之二十集中火力在前面的百分之二十 即八十/二十法則。 運用運用ABC理論將問題分成三類理論將問題分成

9、三類 依比率區隔問題，藉以集中火力，將人員、經費 集中在有影響力的計畫問題上。 13/26 超效能工作管理60招书摘 第三章第三章 將一個小時變成三個小時將一個小時變成三個小時 工作速度越來越快的 時間魔法 14/26 超效能工作管理60招书摘 故意將時間安排得較寬鬆故意將時間安排得較寬鬆 善用時間的技巧在於多爭取時間，讓工作完成 時間表能多點空間，創造出利己的彈性與平衡。 事先預備創意靈感事先預備創意靈感 隨時作筆記，將創意靈感記錄下來。 思考周延、組織利益優先思考周延、組織利益優先 業務推展是一項需要別人關照的工作，在人 際的互動上，唯有出奇制勝才能掌握機先，取得 主導權。 多打電話請益，

10、徹底活用別人智慧多打電話請益，徹底活用別人智慧 不找藉口，先做在說不找藉口，先做在說 15/26 超效能工作管理60招书摘 一定要有嚴格的時間限制一定要有嚴格的時間限制 根據統計，每個上班族一年平均花一五0個小時 在找東西，以一天工作七小時來計算，大 概二一五天。 給自己設限，用心檢視每天習慣做的每件 工作，思考如何縮短時間。 有時不須對客戶言聽計從，要堅定地說有時不須對客戶言聽計從，要堅定地說 NO！ 有建設性的NO ，客戶是願意聽的。 不直接告訴客戶做不到而是建議這麼做 的話應該可行，至於要不要接受就是客戶的 事了。 貫徹提早五分鐘行動的精神貫徹提早五分鐘行動的精神 16/26 超效能工作

11、管理60招书摘 要勤於向組織成員與上司報告工作進度要勤於向組織成員與上司報告工作進度 目的有三：強調事情仍然在進行中、不讓對方忘 記、不讓對方擔心：那件事進行得如何了？ 請注意！沒有任何變化這個訊息也是很重要 的報告。 模仿效率達人模仿效率達人 想要儘快地掌握工作技巧，其訣竅就是直接模仿 好範例。 做法：仔細觀察、邊看邊學，並與他做同樣的事、 完全學會之後，再試著加上自己的風格。 17/26 超效能工作管理60招书摘 第四章第四章 充分利用圖表與記事本充分利用圖表與記事本 讓工作速度 奇蹟般變快的規劃技術 18/26 超效能工作管理60招书摘 看出條理，掌握整體看出條理，掌握整體 有效率的人不

12、會只專注在自己的工作上， 也會同時留意周圍的狀況，並且注意與 自己工作有關的所有動態。 活用記事本，作為達成目標的工具活用記事本，作為達成目標的工具 內容包括：設定目標、往前推算、列舉 應做的工作。 利用四色筆區分工作的性質利用四色筆區分工作的性質 用顏色區分區分工作屬性。 善用便利貼，事情完成就撕去善用便利貼，事情完成就撕去 做出同組成員一目了然的行程表做出同組成員一目了然的行程表 讓彼此清楚要如何配合，將有限資源的 績效發揮到最大。 19/26 超效能工作管理60招书摘 只留下最低限度的名片只留下最低限度的名片 將名片依照重要性放到以下幾個地方： 旋轉式名片整理機、檔案夾、名片盒。 以流程

13、圖處理複雜的工作以流程圖處理複雜的工作 將工作流程圖像化圖像化 SOP 。 為隔天做好準備再回家為隔天做好準備再回家 切記！一項工作的成敗，有八成取決於工作的成敗，有八成取決於 準備是否得當準備是否得當！ 靈活運用手腕取得約會靈活運用手腕取得約會 可以嘗試以下幾種方法：抬高身價法 （name drop），大方的提出對手公司 也引進了相關產品，以吸引對方的注意、 找機會直接見面。 透過介紹深入核心透過介紹深入核心 20/26 超效能工作管理60招书摘 第五章第五章 效率達人會使用減法思考效率達人會使用減法思考 一掃低效率的 奇蹟專注力 21/26 超效能工作管理60招书摘 一拍即響、快速反應一拍

14、即響、快速反應 有效率的人，很多都是急性子急性子的人。 不想重做，就要當場確認不想重做，就要當場確認 提案時，三個重點就好提案時，三個重點就好 有效率的文案，提案人會以自己最中意的A 案為主，再想出兩個略差的；也不會請成員 來做選擇，而是自己先做好決定；更不會用不 相上下的點子來自找麻煩。 練習在三十秒內說明重點練習在三十秒內說明重點 為工作品質加分為工作品質加分 意思是說讓品質更上層樓 專業人士隨時在思考怎樣做才能做得更好？ 22/26 超效能工作管理60招书摘 知道何時可以忙裡偷閒知道何時可以忙裡偷閒 無法確實瞭解工作的緩急及優先順 序，絕對無法忙裡偷閒。 準備三套備案準備三套備案 我們可以根據以下三種結果，事先想好 面臨失敗、錯誤時的解決對策：希望變 成這樣、大概會變成這樣、或許會變成 這樣；總而言之，每件事都要去想像樂 觀、現實、悲觀的三種結果。 一點突破、全面展開一點突破、全面展開 有效率的人往往有驚人的專注力， 能在必要時發揮力量。 23/26 超效能工作管理60招书摘 了解、掌握自己工作效率最好的核心時間了解、掌握自己工作效率最好的核心時間 善用核心時間，一天的價值將不只是二十四小 時而已。 要敢在工作途中停手要敢在工作途中停手 途中強制停止，可使殘像停留在腦中，所以記 憶會很快甦醒，也可以提高專注力。 利用利用莫札特莫札特的音樂來提高效率的音樂來提高效率 莫札