部分桌面信息管理程序应用课件

1、部分桌面信息管理程序应用1 第八部分 桌面信息管理程序应用 8.1 桌面信息管理简介 8.2 Outlook的启动与退出 8.3 通讯簿的管理 8.4 电子邮件的使用 8.5 任务的创建和使用 8.6 日历的使用 8.7 日记和便笺的使用 8.8 文件的导入与导出 部分桌面信息管理程序应用2 8.1 桌面信息管理简介 v办公人员每天需要通过电子邮件与相关人员 联络，记住每件该做的事，记录做过的事情， 预订会议安排，为领导进行日程安排等，工 作繁杂，提高信息管理的效率在现代办公中 非常重要。 v对于这些问题的处理，就要使用办公自动化 中的桌面信息管理功能，即Office中的 Outlook，它可

2、以用于组织和共享桌面上的信 息并与他人进行通信。 部分桌面信息管理程序应用3 8.2 Outlook的启动与退出 vOutlookOutlook的启动：双击Windows桌面上的快捷方 式“Microsoft OutlookMicrosoft Outlook”图标；选择 “开始” “程序”“Microsoft OutlookMicrosoft Outlook”命令。 vOutlookOutlook的界面组成：见图 vOutlookOutlook的退出：单击OutlookOutlook窗口右上角的关 闭按钮或单击“文件”菜单下的“退出”命令 等 ； vOutlookOutlook的用户账号设置：

3、初次启动OutlookOutlook时 会出现一个向导，提示用户进行账户设置。 部分桌面信息管理程序应用4 Outlook的界面组成 部分桌面信息管理程序应用5 8.3 通讯簿的管理 v联系人的创建 v联系人的管理 部分桌面信息管理程序应用6 联系人的创建 vOutlook中的“联系人”文 件夹可以将与某个联系人 所有相关的信息都集中在 一起。例如，姓名、电话 号码、联系地址、商务传 真、电子邮件、生日、纪 念日等，还可以方便快速 地查找某个人的联系方式， 也可将会议请求、电子邮 件或任务请求发送给联系 人。 v选择“文件”/“新建”/“联 系人”，即可输入联系信 息。 部分桌面信息管理程序应

4、用7 联系人的管理 v选择“工具”/“工作簿”， 打开窗口如图所示； v删除联系人：在列表中选 择要删除的联系人，单击 工具栏上的“删除”按钮； v添加联系人：选择“文 件”/“添加新地址”，或 单击工具栏的“添加新地 址”按钮，在列表中选择 “新建联系人”，单击 “确定” 部分桌面信息管理程序应用8 8.4 电子邮件的使用 v创建、发送和接收电子邮件 v由联系人创建邮件 v转发、答复、撤销邮件 v管理邮件 v电子邮件使用注意事项 部分桌面信息管理程序应用9 创建、发送和接收电子邮件 v创建邮件 v发送邮件 v接收邮件 部分桌面信息管理程序应用10 创建邮件 v单击“新建邮件”按钮的下拉按钮，

5、 在列表中选择背景、信纸或网页方 式，打开“新邮件”对话框； v输入邮件的收件人地址、抄送和主 题及正文内容； v按要求对邮件的正文进行格式设置； v单击收件人或抄送等文本框的名称， 可用“联系人”文件夹自动填写； v在“收件人”框中，可同时填写多 个收件人，之间用逗号或分号分隔。 部分桌面信息管理程序应用11 发送邮件 v单击 “发送”按钮，即可完成邮件发送； v若要通过不是默认的邮件账号发送邮件，需 选择“文件|发送邮件”菜单项；图 v收到的邮件可以转发给其他人，方法是打开 需转发的邮件，单击“转发邮件”按钮，输 入收件人地址，单击“发送”； v若需发送附件，单击“附加”按钮，在“插 入附

6、件”对话框中选择要发送的文件，单击 附件按钮。 部分桌面信息管理程序应用12 “收件箱”对话框 部分桌面信息管理程序应用13 接收邮件 v单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，或单 击工具栏上“发送和接收”按钮； v在对话框中选择接收电子邮件帐户的种类； v选择“收件箱”文件夹，新收到的邮件将放到“收 件箱”里，用户可以随时阅读邮件； v新邮件均用黑体字表示，带有附件的左侧有曲别针 图标； v若将附件存到硬盘上，右击附加文件图标，选择 “另存为”。 部分桌面信息管理程序应用14 由联系人创建邮件 部分桌面信息管理程序应用15 转发、答复、撤销邮件 v转发：在收件箱的邮件列表中，选择要转发的邮

7、件， 单击工具栏上的“转发”按钮； v答复：在收件箱的邮件列表中，选择要答复的邮件， 单击工具栏上的“答复发件人”按钮； v标记邮件：在答复邮件窗口中的工具上单击惊叹号， 重要性标记为高；单击下箭头，重要性标记为低； 单击“邮件标记”按钮，可输入标记内容；单击 “选项”按钮，可设置标记和回执； v撤销邮件：在“邮件”窗口中，单击“已发送的邮 件”文件夹，在“已发送的邮件”列表中，选择要 撤销的邮件，选择“动作”/“撤回该邮件”。 v注意：只能撤销收件人未读的邮件。 部分桌面信息管理程序应用16 管理邮件 v邮件排序 v邮件筛选 v邮箱管理 部分桌面信息管理程序应用17 邮件排序 v在“收件箱”

8、最右侧“邮件列表”上面有一行图 标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一 种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前 面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件， 从左到右分别表示：重要性； 邮件类型图标，有 已读和未读两种状态；标记状态，当对邮件作有 标记时显示该图标；附件，当邮件有附件时邮件 前标出该图标； 显示邮件的发件人；显示邮件的 主题；显示邮件的接收时间； 显示出邮件的大小。 v单击相应图标，即可按该类型排序。 部分桌面信息管理程序应用18 邮件筛选 邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来， 操作步骤如下： （1）在“Outlook 面板”中，单击“收件箱”； 在出现的“收件箱”

9、窗口中，选择“查 看”/“当前视图”命令。 （2）在出现的级联菜单中提供了多种视图方式， 其实它们就是各种选择筛选条件，有“邮件”、 “收件人”等，根据需要可以进行选取。 （3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件 的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏。 部分桌面信息管理程序应用19 邮箱管理 v用户对邮箱的管理包括查看邮箱的 大小； v按大小或时间搜索邮件； v对邮件进行删除、移动或存档； v清除整理邮箱。 部分桌面信息管理程序应用20 电子邮件使用注意事项 v预防电子邮件病毒 v电子邮件的使用技巧与建议 部分桌面信息管理程序应用21 预防电子邮件病毒 v因特网是一个巨大的信息库，每天有数不清

10、的信 息在网络上流动，网上同样也可能有恶意的程序。 如果这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它 可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很 大。 v对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件， 不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，如果不 慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最 新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结 合。 部分桌面信息管理程序应用22 电子邮件的使用技巧与建议 （1）尽量使用专门的邮件管理程序 （2）正确设置E-mail软件 （3）尽量不要用正式注册的账号收发邮件 （4）多申请几个不同站点的免费信箱 （5）及时取消订阅的邮件列表和电子刊物 （6）公共场合尽量少填写个人信

11、息 （7）及时整理信箱 （8）注意清除浏览器的历史记录和缓存 部分桌面信息管理程序应用23 8.5 任务的创建和使用 1.任务描述 2.任务的创建 3.由邮件创建任务 4.任务的分派 5.响应任务 部分桌面信息管理程序应用24 1.任务描述 v任务是一项与人员或工作相关的事务，用户可 以接受上级分派的任务，也可把任务分派给其 他人。当用户有一个新任务要求时，就需要创 建一个新的任务项目。下面以实例问题说明如 何创建任务,问题情形如下： v假设海田公司为了丰富职工业余生活 ，促进企 业文化建设，决定7月28日（星期天）组织一次 郊游活动，现在需要给相关人员下派该任务， 要求各位职工报名参加。 v

12、下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派任 务 部分桌面信息管理程序应用25 2.任务的创建 v在 Outlook面板中单击“任务”图标，打开“任 务- Microsoft Outlook”窗口； v选择“文件|新建|任务”，打开“未命名-任务” 窗口；如图所示。 v在主题框中输入任务名称；在“开始|截止日期” 下拉列表中选择开始和截止日期；在状态下拉列 表中选择任务的状态；在“优先级”框中选择任 务的级别；在“提醒”框中设置提醒时间和声音； v对于定期任务，可单击工具栏上“任务周期”按 钮 v单击“保存并关闭”按钮。 部分桌面信息管理程序应用26 任务窗口 部分桌面信息管理程序应用27 3.由

13、邮件创建任务 v在“邮件”窗口“收件箱”中的邮件列 表中，将需要安排任务根据的邮件拖到 “任务”图标上，打开“任务”对话框； v在对话框中直接将邮件中的任务分派给 联系人。 部分桌面信息管理程序应用28 4.任务的分派 v在 Outlook面板中单击 “任务”图标，在右侧的 “任务列表”框中双击要 分配的任务主题； v在新打开的窗口中选择 “动作|分配任务”命令或 单击“分配任务”按钮； v在新打开的窗口中的“收 件人”框中输入或选择任 务接受者的邮箱地址。 部分桌面信息管理程序应用29 5.响应任务 v在收件箱的邮件列表中，双击给你指派任 务的邮件，打开相关的邮件窗口； v单击工具栏上的“接

14、受”按钮，打开“接 受任务”对话框； v在对话框中单击“立即发送响应”按钮。 部分桌面信息管理程序应用30 8.6 日历的使用 v利用日历创建约会 v利用日历安排会议 部分桌面信息管理程序应用31 利用日历创建约会 1. 单击日历图标，选“文件|新建|约会”，或单击工 具栏上的“新建”按钮，选“约会”，打开“约会” 对话框，如图。 2.在约会窗口中进行如下操作： v在“主题”框中输入约会名称；在“地点”框中输 入约会地点；在“开始时间”框中选择开始时间； 在“结束时间”框中选择结束时间； v选中“提醒”复选框，输入提醒时间；若需音乐提 醒，单击“喇叭”图标； v单击“重复周期”按钮，设置定期模

15、式“按年”； v单击“邀请与会者”按钮，再单击“收件人”，弹 出“选择与会者资源”对话框，确定参加人，如图。 单击“确定”。 v单击“发送”按钮。 部分桌面信息管理程序应用32 “约会”对话框 部分桌面信息管理程序应用33 “选择与会者资源”对话框 部分桌面信息管理程序应用34 利用日历安排会议 1.在Outlook面板中单击“日历”图标，打开日历窗 口； 2.单击“新建”按钮，一在下拉列表中选择“会议要 求”；打开会议窗口，如图。 3.填写会议有关相项目，单击“收件人”，弹出“选 择与会者及资源”对话框； 4.在对话框的联系人列表中，选择与会的姓名，单击 “必选”、“可选”或“资源”按钮，最

16、后单击 “确定”； 5. 单击“发送”按钮。 部分桌面信息管理程序应用35 8.7 日记和便笺的使用 v日记的使用 v便笺的使用 部分桌面信息管理程序应用36 日记的使用 v创建日记条目 v自动记录日记条目 v打开日记条目 部分桌面信息管理程序应用37 创建日记条目 1.选择“文件|新建|日记条目”，打开编辑窗口； 2.在窗口中输入内容如下： v“主题”：日记的简短概述； v“条目类型”：选择能表达日记的内容； v“单位”：输入所记活动组织者的单位； v“时间”：输入日期、时间和持续时间； v“正文”：输入日记内容。 3.单击“保存并关闭”按钮。 部分桌面信息管理程序应用38 自动记录日记条目

17、 v选择“工具|选项”，打开“选项”对话 框； v单击“日记选项”按钮，打开“日记选 项”对话框； v在“自动记录”列表框中选择要自动记 录的项目；在联系人列表框中选择要自 动记录的姓名；在记录文件列表框中选 择自动记录的文件类型； v单击“确定”按钮。 部分桌面信息管理程序应用39 打开日记条目 v在文件夹列表中单击“日记”项，打开 “日记”窗口； v单击“XXXX年XX月”右侧的下拉按钮， 在日历中选择日期；选中要打开的日记名 称； v选择“|打开”命令，或双击日记名称。 部分桌面信息管理程序应用40 便笺的使用 v创建便笺 ：选择“文件|新建|便笺”，在 弹出的黄色便笺纸上输入要记录的文

18、字； v编辑便笺 ：单击窗口左下角的“便笺” 按钮，打开便笺窗口；双击便笺图标，打 开便笺进行编辑；在便笺上单击右键，指 向“颜色”项，在颜色表中选择所需颜色。 部分桌面信息管理程序应用41 8.8 文件的导入与导出 v文件导入 v文件导出 部分桌面信息管理程序应用42 文件导入 v选择“文件”/“导入和导出”，打开/“导入和导出” 向导对话框，如图； v在“请选择要执行的操作”框中的列表中选择“从 另一程序或文件导入”，单击“下一步”，打开 “导入文件”对话框，如图； v在文件类型列表中选择“个人文件夹文件”，单击 “下一步”，打开“导入个人文件夹”对话框，如 图； v单击“浏览”按钮，选择要导入的.PST文件，并选 择“用导入的项目替换重复的项目”单选项，单击 “下一步”，打开“导入个人文件夹”对话框，如 图； v在“从下面位置选择要导入”列表中选中“个人文 件夹”，并选中“包括子文件夹”复选框，单击完 成。 部分桌面信息管理程序应用43 文件导入的有关界面 部分桌面信息管理程序应用44 文件导出 v选择“文件”/“导入和导出”，打开/