分公司管理手册

1、分公司管理手册制(修)订：文件密级：机密 文件编号：审 核：版本：1.0页数：共 页制定分公司/部门： 营销事业部 核 准：制(修)订日期： 年 月 日执 行 日 期： 年 月 日目录第一章 人事行政部1第二章 零售运营部42第三章 市场拓展部52第四章 货品部80第五章 营运支持91第六章 财务部105第一章 人事行政第一节 行政工作流程行政部工作涉及方面主要归类如下：1. 行政审批权限2. 房屋租赁3. 工程装修4. 行政采购5. 固定资产管理6. 前台管理7. 旅游管理8. 文件管理9. 档案管理10. 朝会管理11. 办公室管理12. 文件资料收发、复印、传真、打印管理13. 网络管理

2、14. 车辆管理15. 总务管理具体工作流程:1.0行政审批权限 1.1目的：1.1.1减少审批环节、提高办公效率1.1.2提高分子公司整体运作效率1.1.3店铺设备当地购买，确保设备得到有效的维护1.2程序： 1.2.1行政采购、报废、闲置物品处理：类别金额（件）业务部门（审核）行政部（审批）采购/报废/闲置物品处理2000元分公司经理分公司行政人事经理2000元10000元分公司经理大区总监总部行政经理10000元分公司经理大区总监营销副总行政中心总监注意事项：1、固定资产统一在当地采购（电脑及数码相机除外）；2、预算外请购需提交总部行政部经理复核并提交财务总监及董事长批准；1.2.1工程

3、装修：类别金额（件）业务部门（审核）行政部（审批）工程装修2万元分公司经理分公司行政人事经理2万元10万元分公司经理大区总监总部行政经理10万元分公司经理大区总监营销副总总部行政经理行政中心总监注意事项：1、分公司装具备可选择当地供应商进行服务；2、预算外装修需提交总部行政部经理复核并提交财务总监及董事长批准；1.3使用表单： 1.3.1固定资产及低值易耗品购置审批表 1.3.2固定资产报废单1.3.3工程施工申请表 获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单-固定资产类/其它类1.4参考制度： 1.4.1采购管理规定、工程管理规定、固定资产管理规定1.4.2获取方式：oa-日常事务-规章制

4、度-行政管理类2.0房屋租赁2.1目的2.1.1加强对办公楼房屋租赁的管理，保障公司的合法权益。2.2程序类别办理流程租赁办理行政部议价房屋租赁合同拟定合同审批流程行政部办理付款 房屋装修申请注意事项：1、房屋租赁应选择多家中介或房屋出租商进行对比；2、房屋租赁应考虑房屋的交通的便利性、楼层、采光、结构等因素；3、承租房的产权必须是清楚、无争议的房产；4、房屋租赁的押金应进行列表管理，定期复核，确保公司权益。2.3使用表单1.3.1合同审批表获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单-合同管理2.4参考资料1.4.1房屋租赁合同范本1.4.2宿舍管理办法1.4.3合同管理规定获取方式：oa-

5、日常事务-规章制度-行政管理类/其它类 3.0工程装修3.1目的3.1规范分公司工程装修管理、确保招投标管理及施工过程规范化、程序化、标准化；3.2对施工单位进行有效评估，保障工程质量、维护公司利益、减少浪费、降低成本。3.3确保工程按预定进度保质、保量、如期交付使用。3.2程序类别部门业务部门（审核）工程申请需求部门根据年度预算/年度计划/公司规划填写工程施工申请表分公司经理申请大区总监审核分公司行政部复核(根据授权拟行)工程设计需求部门工程项目获准工程部设计图纸相关部门对设计图纸进行会审分公司经理 招标签订合同需求部门分公司行政部编制招标文件并发出招标通知书进行招标确定招标单位 行政部发出

6、中标通知书行政部签定工程成包合同按合同审批流程执行工程施工管理需求部门工程部/分公司行政部现场监理人员根据装修施工规范出具施工报告 行政部备案竣工验收及工程决算需求部门施工单位竣工验收申请表工程部/分公司行政部/审计部等相关部门审核会签（报告） 审计部结算审计 分公司行政部办理付款手续 财务部付款资料存档行政部门分公司行政部将工程结算、工程档案资料和技术资料移交总部行政部文管室归档后期维护服务行政部门1、装修质量问题(保修期内)分公司行政部通知供应商免费维修2、质保期到期后由装修公司提供保修期回访单合同复印件及工程决算表复印件至分公司行政部办理尾款支付。注意事项：1、分公司办公室装修选择当地的

7、装修供应商；2、工程招标书至少发送3家以上施工承包商；3、招标说明：为了确保工程施工进度和施工质量，凡承担工程项目的施工单位都应出示营业执照和施工资质等级证书，并按照证书等级承担相应的施工项目规模和内容，严禁无证施工或转包施工。最少选择3家以上供应商，进行评估。3.3使用表单3.3.1工程施工申请表、工程勘查设计相关表单、招标/签订合同相关使用表单、工程管理及施工相关使用表单、竣工验收及工程决算使用表单等3.3.2获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单-行政部3.4参考制度3.4.1工程管理规定、装修施工规范、装饰装修工程验收标准3.4.2 获取方式：oa-日常事务-规章制度-行政管理类

8、4.0行政采购4.1目的:4.1.1规范办公用品采购的请、采、验、付流程，保障分公司办公使用需求。4.1.2规范办公用品采购行为，减少因流程不清晰而导致采购延误、资源浪费、杜绝违规操作使采购过程得到有效的监控。4.2程序： 4.2.1行政采购审批权限：类别金额（件）业务部门（审核）行政部（审批）采购 2000元分公司经理分公司行政人事经理2000元10000元分公司经理 大区总监总部行政经理10000元分公司经理 大区总监 营销副总行政中心总监注意事项：1、固定资产统一在当地采购（电脑及数码相机除外）；2、预算外请购需提交总部行政部经理复核并提交财务总监及董事长批准；4.2.2请购程序：经办人

9、填写“固定资产或低值易耗品购置审批表”分公司经理/大区总监审批总部归口管理部门审查采购专员询价归口部门审批财务总监或董事长批准（按预算管理规定执行）执行采购程序。注：（具体的审批流程参考财务权限表）。4.2.3采购程序（参见采购及验收流程）a) 电脑、服务器、办公桌椅：选择公司签订长期合作协议的供应商进行采购；b) 其他固定资产及低值易耗品类物品：采用询价函的方式，每月向合格供应商发送询价函选择性价比较高的合作伙伴。非常规物品采用货比三家的形式，选择性价比高、售后服务佳的供应商合作；c) 消耗品、日常用品、大型会议及活动物品：选择性价比较高的大型超市（如麦德龙、大润发等）进行采购；若大型超市无

10、法满足需求的，需采用货比三家的形式，选择性价比较高的供应商合作(总价低于100元除外)。4.2.4总部采购物品领用程序采购物品入库后，采购专员通过邮件的方式通知请购责任人。请购责任人采购专员处办理领用手续信息技术与服务部/仓库领用（复印一份留档，以备售后服务）快递至分公司；4.2.5 采购物品的保修分公司发现总部采购货品损坏应通知采购专员损坏情况，采购专员根据具体情况向供应商提出免费维修或者退货要求。4.3使用表单4.3.1固定资产及低值易耗品购置审批表 4.3.2固定资产报废单、物品领用单 获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单-固定资产类4.4参考制度4.4.1采购管理规定 获取方式

11、：oa-日常事务-规章制度-行政管理类5.0固定资产管理5.1目的5.1.1规范固定资产新增、报废、转移等业务的流程；5.1.2以掌握固定资产的构成与使用情况，确保公司财产不受损失； 5.1.3减少审批环节、提高办公效率，设备得到有效的维护5.1.4提高分子公司整体运作效率5.2程序类别项目作业流程固定资产转移/报废/遗失被盗/闲置物品处理转移原使用部门（固定资产转移单）转出部门主管审批接收部门主管审批分公司行政部审核、备案财务部复核、入账报废原使用部门（固定资产报废申请单）分公司经理/总监审批分公司行政部审核、确定是否废弃或拍卖报备公司行政部复核分公司行政执行资产报废程序财务部复核消账 遗失

12、被盗 使用部门/使用人（固定资产被盗/遗失报告表）分公司经理/总监审批分公司行政部审核、判定资产丢失的性质财务部复核消账闲置物品处理闲置部门/使用人（闲置物品处理报告表）分公司经理/总监审批分公司行政部审核、判定资产的使用价值分公司行政执行闲置资产处理程序财务部复核消账注意事项：1、分公司资产的报废：由分公司行政每月一次联系当区域固定的维修厂家进行报废确认，给予报废审批，并给予申请重新购置；报废后资产交区长办公室集中保管，以便财务及公司行政部定期核查；2、分公司报废资产/闲置物品的变卖：由分公司行政部每季度联系一次当地固定的回收厂家进行回收报价，报总部行政部及财务部审批后，给予变卖处理。5.3

13、使用表单5.3.1固定资产及低值易耗品购置审批表 5.3.2固定资产报废单 5.3.3固定资产领用单 5.3.4固定资产转移单 5.3.5固定被盗/遗失报告表 5.3.6闲置物品处置申批单获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单-固定资产类5.4参考制度5.4.1固定资产管理规定 5.4.2采购管理规定获取方式：oa-日常事务-规章制度-行政管理类6.0前台管理6.1目的 6.1.1为了规范前台后勤服务管理，树立良好的分公司服务形象窗口。6.2程序6.2.1 电话转接服务6.2.1.1接听电话统一话术：您好！这里是七匹狼xx分公司，请问有什么可以帮到您！；6.2.1.2接听电话人员应及时了

14、解分公司办公人员职务、职责、分机号、直线、手机、避免出现误转、错转的现象；6.2.1.3电话铃声响起3声内应将电话接起，如果3声内无法接听，应及时致歉：“对不起，让您久等了，这里是七匹狼xx分公司，请问有什么可以帮到您！”6.2.1.4接听电话时应准备好笔和纸用于记录（需留言电话及重要事件的记录），并在通话结束后及时通知相关人员（以邮件或留言条方式转达）；6.2.2来访宾客接待6.2.2.1嘉宾来访时前台人员应微笑、起立迎接客人：“您好，欢迎光临七匹狼”6.2.2.2办理嘉宾登记手续并电话联系相关部门的接待人员，填写访客登记表6.2.2.3如遇嘉宾在前台等候，应主动提供茶水服务：您好！请喝水！

15、6.2.3快递服务6.2.3.1 对各部门所需寄出的物品/文件进行信息登记，前台文员投交给快递公司的物品，与其一起点交、验视完毕后，快递公司人员应在快件收发/领取登记表中签字确认，防止由于交接不清，造成物品错交、误交；6.2.3.2前台文员接到快件后应及时电话通知收件人，收件人领取后应在快件收发/领取登记表中签字确认；6.2.4快递费用结算6.2.4.1次月月初前台人员与快递公司核对上月快递费用；6.2.4.2快递费用确认无误后，提交至各部门进行快递费用分摊确认；6.2.4.3各部门确认无误后，前台人员填写报销凭证至财务部进行快递费用结算。6.3使用表单6.3.1访客登记表6.3.2快件收发/

16、领取登记表6.3.3快件收发/领取登记表获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单-行政部6.4参考制度6.4.1前台管理办法 获取方式：oa-日常事务-规章制度-行政管理类7.0旅游管理7.1目的7.1.1使公司福利有效的得到贯彻与执行，鼓励和表扬先进，激发全员的工作潜能和积极。7.2程序 7.2.1申请及报销7.2.1说明：1、优秀员工旅游（总部行政部统一策划、安排执行）2、全员福利旅游（根据年度预算，09年预算500元/人） 7.2.2流程：1、分公司根据自身工作安排将旅游的时间、地点报备大区总监及营销副总审批同意，旅游时间一律选择周末时间，如需延长旅游时间请使用个人时间调休。2、 时

17、间确认后，在预算范围内由分公司自行确定旅游方案，该方案由总部行政部协助审查，确认后的方案原件由总部行政部文管进行存档。3、 试用期人员参加该旅游活动应签订承诺书，如试用期内离职，该笔旅游费用由个人承担。4、 旅游方案内容必须包括：1）旅游合同：时间、地点、线路、交通方式、价格、服务、安全、保险等2）分组：确定组织者、小组长和队员、明确所有人员的权利责任 3）参加人员：（资料包括：部门、姓名、年龄、职务、联系电话、身体状况） 4）团队活动安排明细 5）注意事项教育培训记录表5、 旅游结束后，总部行政部按规定进行报销审核：（旅游心得一份，集体合照一张、旅游方案、旅游合同及旅行社正式发票）6、 财务

18、依规定进行报销7.3使用表单7.3.1旅游方案7.3.2试用期人员承诺书获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单行政部7.4参考制度7.4.1旅游管理规定 获取方式：oa-日常事务-规章制度-行政管理类特别说明：费用按公司每年公布的福利活动标准预算进行。该费用为专项费用，禁止变更成其它任何性质的补贴、补助或其它项目使用。禁止用于其它非旅游/考察用途，如：用餐、聚会、唱歌等其他娱乐项目。8.0文件管理8.1目的8.1.1对分公司所要求的文件进行控制，将公司的做事方式、管理方法、作业流程、个人经验得以有效的传承。8.1.2对文件在制订、修订、作废阶段进行有效的管控，有效的指导各级工作人员按标准

19、化规范化的体系开展各项工作。8.2程序 8.2.1文件需求在下列情况可以编制必要的文件： a) 管理工作所需要；b) 技术工作所需要；c) 法律法规与其他要求。8.2.2文件编制8.2.2.1分公司各部门根据实际工作的需求，编写部门手册，手册中的文件分为以下三级：a) 一级文件：分公司/部门发展战略规划；b) 二级文件：分公司/部门作业文件（对本部门或需要其他部门统一协助的工作所制定的文件如：制度、办法、标准、规定等）；c) 三级文件：年度kpi、分公司/部门架构、分公司/部门职责、岗位说明书、分公司 /部门各岗位绩效考核表、流程、作业指导书、使用表单；8.2.2.2公司文件密级分为：绝密、机

20、密、秘密、普通四级:8.2.3文件编号：a) 文件编号:由各部门按规定自行编号，但必须向分公司行政人事专员报备；b) 版本：所有公司文件的每页均须标识版本。新版发布的版本为1.0；第一次修改后文件的版本为1.1，依此类推。修订次数累计到第5次、文件改动较大或文件建立所依据的主要标准变化时文件进行换版。序号文件名称编号规则1分公司/部门手册qpl（例）0000说明福建七匹狼实业股份有限公司代号短横分公司代码（见附录b）短横发布年号2一级文件qpliadm（例）000说明福建七匹狼实业股份有限公司代号短横一级文件代码短横部门代码（见附录b）短横流水号3二级文件qpliiadm（例）000说明福建七

21、匹狼实业股份有限公司代号短横二级文件代号短横部门代码（见附录b）短横流水号4三级文件qplkpi（例）adm（例）000说明福建七匹狼实业股份有限公司代号短横年度kpi代号短横部门代码（见附录b）短横流水号文件代号缩写年度kpi（kpi）、分公司/部门架构（oc）、分公司/部门职责（dd）、岗位说明书（jd）、分公司/部门各岗位绩效考核表（pa）、流程（ps）、作业指导书（sop）、表单（fm）备注说明如部门有个性化文件不在上述编号规则范围内，可自行按文件关健字英文缩写进行编号8.2.4文件审批文件类别制定审核批准原稿管制/ 旧版回收分发管制/分发核定分公司手册各岗位经理副总行政部行政部/总监

22、、副总 一级文件分公司发展战略规划部门经理总监/副总董事长战略规划部门行政部/战略规划部门/总监、副总 二级文件制度、标准、规定各岗位经理副总行政部行政部/总监、副总办法各岗位主管经理行政部行政部/部门经理三级文件年度kpi、部门架构部门经理总监/副总董事长人力部行政部/人力部/总监、副总 部门职责、岗位职责、各岗位绩效考核表相关部门经理总监/副总人力部行政部/人力部/部门经理流程、作业指导书、表单文件需求部门经理总监/副总行政部行政部/部门经理备注一般情况下表单由需求单位随文件一并制定、审核和批准。8.2.5文件正式发行/分发8.2.5.1文件经相关人员签字完毕后，应在一周内将文件的正本和电

23、子版本交人事行政专员盖章（齐缝章）后进行存档、分发。8.2.5.4当相关部门确需受控版本文件时，人事行政专员填写文件分发/回收记录，按照8.2.4要求经文件分发核定人员签字后将文件发放至相关部门。8.2.6文件使用文件使用人员应对文件进行学习、贯彻执行；对于领用受控文件的部门，应保管好所领用文件，行政人事专员应做好文件的保管工作。8.2.7文件修订和作废当文件的规定不适应分公司或部门的发展需求时，可由原编制部门或相关部门依据实际需要进行修订，并按8.2.5规定重新发布并归档。8.2.8文件保存和销毁文件的保存期具体参见档案管理办法；文件修订和作废时，收回所有受控的旧版文件，由行政人事专员予以销

24、毁，但保留其正本，并加盖“作废”印章。 8.3使用表单8.3.1文件分发/回收记录8.3.2文件借阅登记表获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单行政部8.4参考制度8.4.1文件管理规定 8.4.2档案管理规定获取方式：oa-日常事务-规章制度-行政管理类9.0档案管理9.1目的9.1.1为完善档案管理体系，准确的对档案进行分类、编号、归档；9.2.2有序的进行档案的调阅与借用；9.2.3确保档案的真实性、实用性、有效性和完整性。9.2程序9.2.1 归档范围 凡是反映公司工作活动（企业经营管理各方面），具有查考利用价值的文件材料（文字、图片、实物、光盘、声像、图纸等）均属于归档范围。9

25、.2.2 归档时间 9.2.2.1会计部门在财务管理工作中形成的会计文件材料，由会计部门整理、立卷归档、自行保管(按档案管理规定执行)，由分公司人事行政部进行监督管理，并定期提交档案目录至总部总部中央文控室。9.2.2.3人事档案由分公司行政人事部时时整理、及时归档，并由其自行保管。并执行档案管理规定定期向总部中央文控室提交档案目录。9.2.2.4除一般常规性工作所形成的管理文件、会计文件材料、人事档案外，下列涉及内容分公司行政部应在次月10号前汇总移交中央文控室“及时归档”，具体如下：a) 如：机密性较强的文件，规章制度、人事文件、重要会议材料、调查研究有关外企业信息的重要文件； b) 外购

26、设备仪器或引进项目的文件材料（随机图纸、文字说明、合同）；c) 员工公务活动所形成的材料（学习、考察、各种会议培训）；d) 大型或非常规员工培训活动所形成的文件材料及记录；e) 公司其他临时重大活动中形成的文件材料；f) 声像、实物等特殊载体文件材料。 9.2.3.5归档的文件材料应为原版原件。因故无原件可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得随意更改。9.2.3.7档案案卷质量总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应符合到下述标准和规范： a)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 b)在归档的文件材料中，应

27、将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。 c)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即:批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。9.2.3.8 归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。9.2.3.9 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。9.2.3.10具有保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。9.2.3.1

28、1归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用比较频繁的可适当增加归档份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。9.2.3.12公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，各部门档案管理负责人应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕并填写移交清单后分公司档案管理部门。9.2.4档案的分类、整理档案的分类原则：主要以全部档案为对象，根据企业管理职能并结合档案内容和形成特点，保持档案材料的内部有机联系。目前公司档案的分类（主要分为12大类目）：参考档案管理规定分类目9.3使用表单9.3.1档案移交（接收）登记表9.3.2档案借阅登记表9.3.3档案复印登记表9.3.4档案销

29、毁审批表 获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单9.4参考制度： 9.5.1档案管理规定 获取方式：oa-日常事务-规章制度-行政管理类10.0朝会管理 10.1目的：10.1.1实现对例会进行有序的组织与管理，确保例会召开的质量和效率。10.1.2加强部门、员工之间的沟通，树立目标管理观念，使公司例会从形式到内容规范化、标准化，使管理做到有章可循。 10.2程序： 10.2.1会议流程（可根据情况自行创新）：a) 由主持人在指定地点整理好队伍；b) 全体人员一起朗诵公司经营理念、企业精神；c) 主持人宣导朝会内容；d) 部门主管对昨日伙伴们的表现给予褒奖及激励；e) 爱的鼓励结束朝会。

30、f) 其它，如：每周可安排一天为“轻松学习日”，朝会型式可不拘一格，可购买点心、饮料，伙伴们共同分享一些喜闻乐见的事或轻松的交流本周的工作心得。 10.2.2注意事项：a) 各部门朝会应准时于每个工作日08:35前召开，视情况安排朝会时间长短，最好控制在15分钟以内结束，以免影响正常的工作。b) 各部门朝会地点由部门主管自行选择（如：会议室、办公室等空闲场地）c) 每周一建议由部门主管主持会议，对本周工作进行部署与安排，其它时间由各部门同事轮流主持朝会。主持者需事先进行准备，主持时的音量大、态度好、气氛轻松。d) 各部门可以根据实际情况选择以下会议内容，并可采用多样的形式以加强朝会的教育作用，

31、10.3使用表单： 无10.4参考制度： 10.4.1行政部例会组织管理规定 获取方式：oa-日常事务-规章制度-行政管理类11.0办公室管理11.1目的：11.1.1为维护企业正常的办公秩序，树立良好的企业形象，创造干净、整洁、舒适、合理的办公环境，培养良好习惯，提升个人素养。11.1.2为控制和节省办公经费开支，使公司有限的资源得到有效、合理的利用。11.2程序11.2.1行为规范a) 公司员工应按照着装管理规定要求穿着，以树立良好的公司形象和个人形象；b) 严禁在办公室大声喧哗，谈论与工作无关的事物；c) 在公众场合出现他人有碍体面、有违公司规定的行为时应及时、善意地提醒；d) 遇公司客

32、人来访时，要礼貌谦让；11.2.2工作规范a) 遵守上班时间，因故迟到或请假时，必须事先与所在部门主管取得联系，说明原因；b) 不打私人电话，不处理与本职工作无关的私人事务；c) 上班时间不得使用电脑玩游戏、上网浏览与工作无关内容，具体参照网络管理规定执行；d) 公司文件应妥善保管，不能随意处理,或者遗忘在桌上、书柜中；e) 重要的记录、证据等文件必须根据公司档案管理规定要求及时归档；11.2.3会议规范a) 开会期间关掉手机或设成振动，不从事与会议无关的活动；b) 认真听别人的发言并记录，不得随意打断他人的发言；c) 不要随意辩解，不要发牢骚，保持会场肃静。11.2.4 5s管理11.2.4

33、.1员工有维护良好卫生环境和制止他人不文明行为的义务。11.2.4.2养成良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑、杂物，办公室内不得吃饭和有浓烈气味的东西。11.2.4.3如在公共场所发现纸屑、杂物等，随时捡起放入垃圾桶，保护公司的清洁。11.2.4.4办公场所内外未经许可不准张贴广告、宣传画、标语，不准堆放或悬挂物品。11.2.4.5个人办公区域5s要求11.2.4.5.1桌面摆放方式：a) 只允许摆放电脑、电话、笔筒、水杯及正在处理或当日处理的办公文件、文件夹或书籍；b) 暂时离开时（半小时以内的离开），要将桌面正在处理或当日处理的办公文件、文件夹或书籍等物品整理清楚并摆放整齐；c) 半小

34、时以上的离开、外出或下班时离开，办公桌只许摆放电话、笔筒、水杯，不摆放文件架等办公物品或其它物品。11.2.4.5.2椅子摆放方式：任何时间，只要离开办公位置，就必须把椅子归回原来的位置，并摆放整齐。11.2.4.6公共办公区域5s要求a) 保持公共办公区域畅通，各部门公共区域和各楼层干净整洁， 无堆放杂物； b) 公共区域存在清洁问题须第一时间通知保洁人员进行处理；c) 公共区域禁止吸烟；d) 来访客户如在禁烟区吸烟，接待部门应主动劝阻，或引导其进 入指定吸烟区。 11.2.5文件打印管理 11.2.5.1文稿的输出a) 员工在进行文书和稿件的传递作业时，应以企业管理信息系统为首选工具。对系

35、统外的传递，也应尽量使用电子文件；b) 一些用于讨论、评审或申报的文稿，应尽量减少中间输出，而应在初步定稿或最终定稿时作一次输出；c) 对于一些涉及到公司机密的文件和资料（如：经销商资料、开店信息、销售网点、营销政策、人事资料、财务信息等）应注意保管，对于不再使用的机密性文件应予以销毁，不建议做二次纸使用；11.2.5.2文稿打印要求a) 所有打印的内部使用文件，一律采用双面打印，（打印机无双面打印功能的除外，但必须使用二次纸进行打印）；b) 同一份文件需要打印多份，只需打印一份，其它使用复印完成。c) 对于一些色彩不影响表达的文稿，应尽量采用黑白打印。d) 文件输出须采取严格的登记制度，具体

36、由配有打印机的各分公司总监助理/行政文员负责或领用人监管。每月通过登记打印数量与打印机内存数据进行对比，打印人员在输出文件时必须经过仔细的检查、认真核对，避免出现浪费； 11.2.5.3打印机一体机的使用a) 打印一体机仅做紧急时刻复印使用（数量不超过3张），不建议用于各部门传递文件复印之用；b) 如需大量复印文件，应使用复印机进行复印。11.2.6办公电话管理11.2.6.1办公电话使用 a) 办公电话，主要用于方便与外界沟通、开展业务之用，不提倡伙伴们在公司内拨打私人电话；b) 禁止拨打信息服务收费电话。c) 区域人事专员每月对单次电话超过3元的（市话约30分钟，长话约10分钟）的情况进行

37、查核，对超过3元的通话将需要座机号码所属人进行解释； 11.2.7用水用电管理11.2.7.1空调管理11.2.7.1.1空调的开启时间和原则a) 空调的启动要严格按照操作规程开启，严禁频繁的开关空调，每次停机后至少要休息三分钟后才可进行第二次开启，否则，将对压缩机造成严重损坏，影响其正常的使用；b) 为节约能源和延长空调的使用寿命，空调开启后，制冷温度应设置在25以上；以免空调机长时间工作，导致压缩机发热、发烫，减少机器的使用寿命。11.2.7.1.2管理责任：a) 全员必须做到“人走机关”；b) 公共区域办公室的空调由部门主管指定责任人负责日常管理；c) 非工作时间，应自觉将空调关闭；d)

38、 各会议室、空闲公用场所、样衣室的空调，本着谁使用，谁管理的原则，使用者在使用完毕后必须将空调关闭；e) 空调遥控器要妥善保管，造成丢失或损坏的，要照价赔偿。11.2.7.2.其他用电器具管理a) 下班后，要自觉关闭电脑、照明灯等所有用电设备，以杜绝浪费；b) 工作人员下班后，要对各办公室进行检查，关闭卫生间、楼道、走廊等未关闭的所有电源开关。11.2.7.3用水管理a) 所有员工要养成节约用水的习惯。在使用自来水时尽量开小用水量，缩短用水时间，杜绝“水长流”和“水白流”的严重浪费现象；b) 工作人员下班后，应对各楼层进行检查，关闭卫生间、茶水间等未关闭的水龙头。 11.2.8办公用品管理11

39、.2.8.1办公用品的领用11.2.8.1.1办公文具每周四员工可根据需求填写领用单经主管签字后至仓库领用；部分办公用具采用以旧换新的方式进行领用（详见下表）；11.2.8.1.1新进员工在入职后填写领用单经主管签字后至仓库按以下标准配置成套领用；序 号名 称数 量单 位备注1笔筒、固体胶、涂改液各1个/瓶下次领用须以旧换新2剪刀、黑色水笔各1把/友下次领用水笔芯须以旧换新3文件夹2个30页4电话机1台5笔记本1本6自动铅笔/笔芯1套7橡皮擦/回型针各1块/盒8订书机/订书钉1套9计算器/纸篓各1台/个工作中无处理数据或处理少量数据人员不领用，使用电脑计算器进行操作11.2.8.2使用11.2

40、.8.2.1员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。11.2.8.2.2凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另50%。对有意破坏者，除全额赔偿外，并依据情况予以处罚。11.2.9文书编写规范 11.2.9.1文件（包括规定、办法、制度、标准等）编写参照文件管理规定执行。 11.2.9.2行政公文编写11.2.9.2.1公司行政公文仅限于通告、通知、通报、批复、决定、意见、会议纪要、请示、报告、公函。11.2

41、.9.2.2行文时，需按照内行文（参见附录a和附录b）和外行文格式（附录c）编写，并按11.2.9.3要求进行编号。11.2.9.3公文编号一、内行文（上行文、平行文和下行文）编号1编号发文分公司/部门代码年度流水号adm200820说明行政部短横年度短横流水号二、外行文编号2编号公司代码发文分公司/部门代码年度流水号sygfadm200820说明实业股份短横行政部短横年度短横流水号11.2.9.4编写注意事项a) 文件的主送单位标注于文件的标题下，文件的正文前。向上级机关或相关单位抄送的，必须在文件尾部标注抄送机关、单位名称；b) 凡涉及公司商业秘密或不便于广为扩散的文件，必须在文件尾部标明

42、“此件发至，注意保密”，所受文件阅后必须妥善保管，不得随意放置。若造成不良影响，追究当事人责任；c) 附件一般分两类，一类是对行文的补充、说明或证实的文字材料、图表、凭据等，一类是随文颁发的规章制度、办法、规定，以及向上级机关报送或向下级机关“批转、批发”的文件。附件附在正件之后。一般在正件正文后标明附件标题，附件正文前应标注“附件”二字。11.3相关表单11.3.1上行文格式11.3.2平行文和下行文格式11.3.3外行文格式获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单 11.4相关制度 11.4.1办公室管理规定 获取方式：oa-日常事务-规章制度-行政管理类12.0文件资料收发、复印、传

43、真、打印管理12.1目的 对在公司进行打印、复印和传真的资料进行控制，以杜绝公司资料的外泄，同时确保公司资源的节约。12.2程序12.2.1工作准备（分公司行政指定文印室兼职管理员）a)每天上班后，检查办公用品（a4复印纸、a3复印纸、签字笔、登记本）是否齐全。b)检查相关设备使用是否正常运行；打印机、复印机、传真机各种设备内是否有纸。12.3传真管理12.3.1发送传真a)发送传真人员把需传真之资料交由传真管理人员传真，并写清收件人姓名、传真号码及需发件日期，亦或自行操作即可； b)发送完传真后，一并在传真资料一览表签字，以便查核。12.3.2接受传真a)接收传真后，行政部人员按照传真内容进

44、行辩别，然后将传真转发至相关人员；b)不清楚接收人员的传真，可以交给分公司经理进行辩认。12.4复印管理规定12.4.1复印资料交由管理人员复印或自行复印，在复印完成后，在资料复印一览表上进行登记（复印文件/资料的名称、数量、部门名称、签字确认），以便查核。12.5打印管理规定：12.5.1打印需求人员将打印机上打印出来的资料整理好后，在打印资料一览表和彩打打印资料一览表上进行登记（复印文件/资料的名称、数量、部门名称、签字确认），以便查核。12.5.2各部门将可再利用的二次纸统一进行整理（去除涉及公司机密的文件、合同、设计图样等），并送至人事行政部进行重复利用。12.6异常处理 12.6.1

45、设备异常a)在发生简单机械故障时，管理员应通知维修人员在10分钟内进行简易的维修及检验。b)在确认无法自行维修时应在1小时内通知专业维修人员进行维修。12.7耗材备用 正常情况下各类墨盒、硒鼓、色带应有一个库存备用。12.8使用表单12.8.1传真资料一览表、复印资料一览表、打印资料一览表、彩打打印资料一览表12.8.2获取方式：oa-文档管理-文件管理-常用表单12.9参考制度： 12.9.1文印室管理规定 12.9.2获取方式：oa-日常事务-规章制度-行政管理类 13.1网络管理13.1目的13.1.1公司网络资源是公司用于工作目的的投资，仅限于工作使用。任何部门和个人不可占用公司网络资

46、源处理与工作无关的事务。确保公司网络系统安全、良好地运行与发展。 13.2 程序13.2.1网络系统安全管理13.2.1.1严禁在网络系统上使用来历不明，可能引发病毒传染的软件。对于可能引起计算机病毒的软件，应使用杀毒软件扫描杀毒。13.2.1.2严禁使用网络系统从事与工作无关的事项（包括但不限于以下各行为：玩游戏、上网聊天、下载电影等）。13.2.1.3不得利用公司邮件系统发送连锁邮件、广告邮件、垃圾邮件、节日贺卡等与工作无直接相关的邮件。13.2.1.4所有用户在其网上活动中应该遵守网络礼仪和道德规范，不得使用网络系统制作、复制、查阅和传播下列信息： a) 有损公司形象图片、文字以及涉及公

47、司机密的文件资料；b) 未经法务部批准的任何公司内部或合作项目信息。13.2.1.5未经信息部同意、最高主管审批，所有用户不得将服务器、工作站上的系统软件、应用软件、涉密数据、信息、资料等转录、复制、传播。 13.2.2网络系统运行管理13.2.2.1各分公司总监级（含）以上职位的人员，可以使用电子邮件群发功能；如果其他员工在工作过程中需要使用群发功能，可以将发送的具体内容提交给主管直至中心总监审核。通过审核后，由各分公司总监代为群发；13.2.2.3信息部人员和所有用户在网络的使用中，对所发现或发生的违反有关法律、法规和规章制度的人或事应该予以制止或向行政部反映、举报。应该协助有关部门或管理

48、人员对上述人或事进行调查、取证、处理，应该向调查人员如实提供所需证据。 13.2.3网络系统监控管理13.2.3.1根据公司高层领导指示、行政部、人力资源部管理需要或各部门主管对所管辖团队员工的管理需要，信息部应配合以上部门主管提供数据支持,每次检查前必须获得信息部最高主管的书面批准。同时信息部网络安全人员对各类用户具有网络监管职责，具体内容如下 ：a) 上网浏览网站、网页内容的检查；b) 收发邮件的内容以及附件的检查；c) 下载或外传的软件、资料等检查；d) qq/msn 等网络通讯系统的聊天记录抽查；e) 网上邻居访问、网络打印及各部门上传文件服务器资料的记录及相关的权限设置。13.2.3

49、.2为了保护个人隐私，所有用户不应该使用公司的电脑、网络系统等资源处理个人事务。所有经允许的工作事项均属于稽核单位或小组监察的非个人隐私内容。13.2.4违规管理13.2.4.1为避免浪费公司电力资源，保护电脑设施安全，各位员工下班后应关闭电脑主机和显示器，若因工作需要下班后不能关机，应在电脑上贴标识或小标签说明“电脑正在处理工作运行中”，避免他人不知情而关闭。13.2.4.2工作时间内，上网浏览与工作无关的内容或出现以下异常上网记录时，第一次给予行政警告；第二次关闭该用户的相应网络权限：a) 在本地电脑上保留的交谈记录（连续）少于15天；或故意删除部分交谈记录而与网关上的记录条数产生较大的差

50、异；b) 与工作不直接相关的连续交谈记录多于5分钟；c) 一个工作日内与工作不直接相关的交谈记录多于50条；d) 发送或接收与工作不直接相关的各类型文件；e) 使用 qq, msn 的其它娱乐功能或项目。 13.2.4.3员工未经允许擅自使用群发功能，行政部将根据情节严重性给予以下处分：a) 未经审批授权擅自开通群发功能权限的将受到邮件警告。b) 无群发权限的员工在没有经过审批流程的情况下，采用技术手段群发信息,并造成不良影响的将受到警告处分。c) 无论是否有群发权限,故意发送与工作无直接相关的信息，造成严重后果的,将受到记小过处分。13.2.4.4严禁未经授权,非法采用技术手段危害破坏网络系

51、统资源,如:盗用他人ip地址及帐户，窃取他人电脑资料,利用“黑客软件”、“木马程序”等攻击他人计算机，窃取他人网络资源。违规者视情节给予记大过或开除处分。 13.2.4.5对恶意破坏网络系统,危及网络系统安全的，给予开除处分，同时按照中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例中第二十三条(故意输入计算机病毒以及其他有害数据危害计算机信息系统安全的，或者未经许可出售计算机信息系统安全专用产品的，由公安机关处以警告或者对个人处以5000元以下的罚款、对单位处以15000元以下的罚款；有违法所得的，除予以没收外，可以处以违法所得1至3倍的罚款。)的规定保留采取进一步处理措施的权利。 13.2.4.6 私自运行无版权的网络软件而引起的版权纠纷由使用部门经理、责任人承担全部责任。