物流公司库存管理办法库存对帐、盘点及差异处理

1、库存管理办法实施时间2011年1月1日 文件编号MS-YC-12编 制杨梅、叶芦芳修改次数A审 核梅宗炜、刘春生、潘志成、张利超、郭学成、郑少池、吴涛、谭远江总 页 数12审 批卢立新版 本 号2010文件管理部门经营管理部文件使用部门各单位应知人员经理级及以上人员应会人员经理级及以上人员、平台负责人、仓库主管、核算员、仓管员1 目的规范库存管理流程及稽查、考核体系，确保库存及账务安全、准确。2 适用范围适用于公司所有在库实物产品的管理，配件、网购（电购）业务的库存管理，区域公司可通过SOP文件及操作手册进行细则规定。3 职责3.1 经营管理部负责此管理办法的编制、修订，促进区域公司的制度执行

2、，月度对区域公司的库存管理进行评估评价并给予通报；3.2 区域公司库存管理岗位负责对各服务平台库存管理的有效性进行监控、稽查，给予指引、评价与考核，确保库存安全、账务准确，对库存报表审核、汇总、分析，出具通报，一个客户的仓储业务分布在不同区域，由需求驱动网络协同管理；3.3 仓管员负责执行职责范围内相应库存管理工作具体实施，并对管辖实物的数量与质量负责，出现异常情况及时上报上级负责人；3.4 仓库主管（或担当类似职责的其他管理人员，下称仓库主管）负责对管辖范围内库存实施工作进行组织和对仓管员的工作进行指导与监督，对存在的问题及时进行跟进、处理并上报相关负责人。3.5 服务平台（下称平台）财务负

3、责人负责所管辖范围内库存实物及帐务管理实施情况、流程体系的监控，以及本单位月度库存盘点报表审核、汇总、统一报送，对库存安全、帐务准确负责；3.6 平台负责人负责检查与督促相关主管（经理）履行库存管理职责，严控平台库存管理风险；3.7 客户经理负责商品基础数据的提供、更新以及系统基础数据的检查；3.8 信息技术与管理部负责系统接口管理、商品基础数据维护、日常接口数据对照工作，确保系统接口数据及时处理，保障系统功能正确使用；4 定义：4.1 实物：指仓库内的所有物品，按货物状态可以分为正品、残次品、包装破损品等，按产品的归属可分为自有物品、客户产品、客户相关方暂存品、客户代保管品等；4.2 系统账

4、：实物的收发存状态在A3系统中形成的记录；4.3 客户帐：指客户提供的阶段性帐，也称客户财务帐；4.4 存卡及收发存记录：仓管员对仓库内某一跺位产品收发存状态进行记录，是手工帐的一种表现形式，由核算、财务负责人审核后按月装订、存档；4.5 内盘亏：系统帐与仓库实物在不存在执行状态差异的情况下，如果系统帐数量大于实物数量，称内盘亏；4.6 内盘盈：系统帐与仓库实物在不存在执行状态差异的情况下，如果系统帐数量小于实物数量，称内盘赢；4.7 外盘亏：系统帐与客户财务帐核对并双方确认之后形成的差异部分，如果系统帐少于客户财务帐，称外盘亏；4.8 外盘赢：系统帐与客户财务帐核对并双方确认之后形成的差异部

5、分，如果系统帐多于客户财务帐，称外盘赢；4.9 订单：客户下达出入库计划的书面形式，不同的客户有不同的样式，是形成客户产品出入库指令的依据；4.10 指令：依据客户订单或内部报告形成的执行实物出入库行为的依据，形式为安得入库通知单和安得出库通知单；4.11 库存盘点报表：仓管员针对库存产品进行实物盘点的原始记录和汇总报表，是内、外部库存对帐表中实物库存的数据来源，需要相关责任人签字确认，并保存归档；4.12 内部库存对帐表：以固定的表格形式反映一段时期实物库存与系统帐及其差异的报表，需要相关责任人进行签字确认，并保存归档；4.13 客户库存对帐表：以固定的表格形式反映一段时期内客户财务帐与AL

6、IS系统帐及其差异的报表，需要相关责任人进行签字确认，并保存归档，报表格式一般以客户要求的格式形式体现；4.14 系统接口：通过信息系统功能替代手工录入订单功能，直接从客户系统引入安得公司A3系统（下称系统），确认后完成出、入库指令。5 库存管理及责任认定基本原则5.1 A3系统是库存管理的唯一记账工具； 除公司制度规定的有效凭证外，其他的如手工单据或欠条均属于违规操作； 无论客户的帐务情况如何，系统的库存数据和仓库中实际的库存数量应该一致，除非因在盘点与对数之间有出入库动作发生引起的，否则判断为库存内差异； 内部库存对帐表是阶段性库存管理情况的综合体现，无论客户是否提供对应报表或者对帐，财务

7、经理或授权人必须进行检查、核对并真实反馈问题；5.5 5.1-5.4中任何一条不适用的情况，均需在客户服务策划方案等文件中详细规定替代方案并得到业务管理部门、区域公司运营管理部门、经营管理部批准后实施，不适用的情形通常有以下几个方面： 新项目、新客户初期，无法及时使用系统的过渡期； 特殊业务或客户特殊要求，不采用系统； 网络等原因不能使用系统 ；以上情况，统一使用仓库定置表（附件2）进行收发存管理，辅助推行库位管理，便于后期库存管理及系统切换。5.6 区域公司运营管理部门应在新仓储业务开始前全面检查库存管理准备工作是否到位，否则应由区域公司运营管理部门负责人决定业务暂缓或采取特殊管制措施；检查

8、工作应至少包括以下几个方面： 系统基础数据是否完整； 公司现有制度、流程和服务策划方案规定是否能否保证该业务的库存管理处于受控状态； 实施流程需要的单据、系统操作等条件是否具备； 涉及到的相关人员是否都清楚自己在这个业务中的库存管理职责； 尽职免责和重视过程管理原则5.7.1仓库发现库存差异，平台负责人、财务负责人须及时安排人员清查原因并采取补救措施，对造成库存帐实差异的原因进行责任考核，平台内部对隐瞒或拖延库存差异处理的责任人从严处理，及时通过知识平台、纠防系统输出差异处理结果或落实整改要求；5.7.2仓管员单次收发货完毕后，须及时核查收发货库位存卡，以及收发货产品条码，确认实际收发订单与存

9、卡填写记录是否一致，结存数是否与库位结存数一致；出入库条码与收发货订单型号、数量是否一致。发现收发错误或异常情况立即报告的，应予以减轻考核。 5.7.3员工行为符合按本文件要求及其他相关文件要求，没有违反制度、流程、操作规程，可以免责。5.7.4 每一次库存差异责任追究，对相关人员的库存管理行为进行合规性稽查，对长期不按规定操作和管理的人员应作为主要责任者进行负激励。5.7.5 在对与库存管理相关的人员进行离任审计时，不但要按规定进行盘点对结存数量、质量进行稽查，还应对包括离职人员在内的相关人员进行库存管理行为进行合规性稽查。5.7.6 任何仓库的库存管理内审每年至少一次，内审必须由独立于该仓

10、库库存管理业务的人员进行，内审应注重库存管理要求和流程的执行情况检查。5.7.7 QR部应每年至少1次对区域公司运营管理部门的库存管理职责、流程、要求进行较为全面的审计，并按规定追究相关人员的管理责任。6、 盘点及内差异（内盘亏/内盘赢）处理6.1 盘点按盘点管理办法进行；6.2 盘点发现实物与存卡结存数据（数量/状态）不一致时，应进行以下工作； 复查盘点； 与核算员核对系统帐务与未执行完毕单证； 如以上两个步骤履行完毕，仍然有差异，则判定出现内差异；6.3 当判定出现内差异时，应进行以下工作； 两个小时内汇报给仓库负责人、服务平台财务负责人、服务平台负责人； 财务负责人或平台负责人组织进行实

11、物盘点和单证帐务检查；平台财务负责人组织人员立即通过条码反查、调用监控录像等手段并与多环节沟通想办法追回； 填写系统内部库存对帐差异分析及处理报表，根据区域公司运营管理部门，差异金额超过5万，需报经营管理部备案，并沟通确定差异处理方法；纳入严重缺陷管理；内盘盈产品单独摆放； 必须在1周之内完成系统调整等差异处理； 7、客户对帐及外差异（外盘盈/外盘亏）判定方法7.1 服务平台应明确具体责任人，按库存对账管理办法、客户服务策划方案等文件规定定期与客户对帐；7.2 通过对帐发现系统帐与客户财务帐不一致时，应采取以下工作；财务负责人/主管组织复查对帐；财务负责人/主管组织客户订单及对应公司单证以及有

12、关联关系的配送（运输）订单（回单）进行检查；由财务负责人或运作平台负责人在24小时内告知区域公司运营管理部门及客户经理，按指引与要求进行处理，同时将处理结果报经营管理部；填写系统客户库存对帐差异分析及处理报表8、库存盘点报表提交要求 库存报表提交资料见下：序号项目反馈时间及资料1报表名称内部库存对帐表客户库存对帐表2时间周期月度月度3电子报表反馈时间每月3日每月15日4签字确认报表扫描件最后一张扫描件最后一张扫描件5跟进责任人平台财务负责人平台财务负责人外部库存盘点报表根据客户对账要求而定，客户不要求对账，报表反馈需报区域公司运营管理部门库存管理岗位备案，并要求平台以书面文件通知客户，确认单方

13、盘点数据。8.2 库存报表提交内容如下：、电子版盘点报表（附件1）内容及提交方式：平台月度库存盘点报表提交统计表由平台财务负责人统一审核、汇总，按时反馈给区域公司库存管理岗位。8.2.2、盘点报表签字确认及扫描件提交方式：内部盘点报表：平台负责人、财务负责人、仓库负责人、核算员、仓管员签字；外部盘点报表：财务负责人、客户的授权代表、双方盖章；扫描件提交方式：内部盘点报表签字确认、外部盘点报表双方的盖章确认报表统一提交最后一页。8.2.3、盘点报表存档：月度库存盘点报表，平台分内部报表、外部报表单独装订成册归档；8.3 内部库存对帐表：月度由平台财务负责人组织内部库存对帐，由仓库负责人、仓管员、

14、核算员、运作平台财务负责人、运作平台负责人在报表上签字确认，内部库存对帐表月度必须按照要求时间提交；8.4 客户没有对帐要求或者其他对帐要求的，需要在客户服务策划方案中予以明确； 8.5 内部、外部库存盘点报表统一由平台财务负责人对所管辖平台报表数据进行审核、汇总，内部报表按时间要求在每月4日前提交上月库存盘点报表给区域公司运营管理部门库存管理岗位，外部报表每月16日前提交上月库存报表（具体内容见8.1）； 区域公司运营管理部门库存管理岗位负责审核、确认月度平台库存盘点报表，并完成月度库存报表提交统计表（附件5），负责分析具体库存及账务情况。9.0 库存管理其它要求9.1 区域公司运营管理部门

15、应每月与销售管理部门核对仓储合同情况，及时发现业务已开始运作但库存管理行为没有落实的情况，并对此类行为的责任人给予200-500元的负激励，所在单位的负责人应给予500-2000元的负激励。9.2 库存管理责任分区定人管理要求9.2.1平台应对每一个仓库均应确定一名仓管员为库存管理的责任人，超过5000平米的仓库应该分区确定责任人，每个责任人的责任范围应不超过5000平米；库存管理责任人清单及变更要报区域公司运营管理部门库存管理岗位备案。9.2.2 分区库存管理责任人应在每个工作日对库存管理情况、货物堆放情况、库容库貌情况进行检查，发现问题及时向平台负责人和仓库主管报告；出现没有及时发现并不能

16、查明具体责任人的库存差异，分区库存管理责任人应作为主要的责任追究的仓管员。9.2.3 平台财务负责人每月至少一次对所辖仓库的库存管理情况、货物堆放情况、库容库貌情况、库区规划、安全措施、仓储资源利用率等进行检查评比，检查评比情况应纳入仓库主管及区域责任人的月度绩效考核；平台内部给予通报，并在每月25日前出具仓库现场稽查报告（见附件3），服务平台负责人、区域公司运营管理部门库存管理岗位定期检查、敦促服务平台财务负责人的此项工作履行情况；对于超过两个月未履行该项职责的平台财务负责人给予200-500元的负激励。9.3 平台财务负责人审核库存报表要求9.3.1平台财务负责人须对系统账务处理及时性进行

17、有效的监管，包括日常订单、收发货确认、开单未提、盘点对账、存卡填写、系统接口运用、凭证装订的稽查监控；9.3.2内部库存对帐表反映实际物理仓库库存管理情况，平台财务负责人必须保证库存盘点数据的真实性、准确性，系统账务需真实反映实际库存质量状态，严禁走过场、弄虚作假；9.4 在特殊情况下，应对部分业务的库存管理进行特别管制。9.4.1 符合下列任何一种情形，应纳入特别管制范围：9.4.1.1连续2个月（含2个月）出现内差异的仓储服务平台，由区域公司通报指定；9.4.1.2出现超过3万元的查不清原因的库存差异；9.4.1.3新启用的仓库第1周；9.4.1.4新客户的前2周；9.4.1.5从事仓管工

18、作不到1个月的仓管员超过50%的仓库；.6无法规范使用存卡管理，及存卡收发存记录填写不完整，未及时装订、归档，库存差异原因无法清查及管理混乱的平台与仓库；9.4.1.7其它区域公司运营管理部门认为应纳入特别管制的；9.4.2 纳入特别管制范围的，应附加以下要求：9.4.2.1平台财务负责人每周应组织全盘，核对存卡与实物，每日要对上日有收发的产品进行盘点对账。9.4.2.2平台负责人每月必须至少参与一次全盘，并检查存卡收发存记录规范性。.3无法规范使用存卡管理的平台或仓库，要求核算员每日打印A3系统次日收存存明细记录，安排仓管员分区进行盘点对帐，勾兑每笔收发货业务单据数量及结存数量的准确性，发现

19、差异及时在收发存明细存记录表中备注清楚，签字确认后反馈给仓库核算人员；.4核算员根据仓管员盘点记录情况汇总分析差异原因，并及时上报差异情况，平台内部根据实际情况，采取适当的对策，追溯差异原因及责任；9.4.2.5每周提供一次内部库存对帐表，以及存卡、收发存记录明细核对表，由平台财务负责人审核，签字确认后，按仓储单证管理办法装订存档。9.4.3 由库存差异引起的特别管制，在执行9.4.2措施以后，如连续两个月库存再无内差异，由区域公司运营管理部门宣布停止；其它因素引起的特别管制，在因素消失后自动撤销。9.5 仓库启用与停用的管理要求9.51新仓库启用或新业务启动需要进行库存初始化，初始化时需要提

20、交初始化需求的报告给区域公司运营管理部门库存管理岗位审批，同时提供初始化的库存报表并知会信息中心；9.5.2 系统仓库新建，由区域公司运营管理部门库存管理岗位负责，库存基础数据录入，由信息中心负责；库存的初始化数据录入由运作平台负责，审核由区域公司运营管理部门库存管理岗位负责；9.5.3 仓库停用或业务终止需要进行系统库存清理，清理时需将仓库未清单据闭环管理，并提交库存（内、外部库存对帐表）及原因、处理措施说明报告给区域公司运营管理部门、QR部审批，并知会信息技术与管理部、行政与人力资源部、客户经理、经营管理部。9.5.4内部移库：采用内部移库指令进行系统处理；9.5.5客户业务终止：由信息技

21、术与管理部进行系统数据清理；9.5.6撤库：库存数据调整完毕，区域公司运营管理部门跟进系统仓库停用处理。9.6对于仓单质押业务，需要在系统中进行库存警戒线的限定；9.7针对残次、包装破损品的库存管理见残次、包装破损品管理办法，异常品的库存管理见异常品管理办法；9.8 对于发现特别容易发错、串的货物，客户经理需要定期进行库存分析，与客户沟通，寻找解决问题的途径和办法；同时应根据客户要求将库存分析作为一个重要的服务价值提升内容定期进行分析并报告给客户，仓储业务规模前五名客户的客户经理每季度必须做一次，择要向客户报告或通知各相关网点调整管理的措施与策略； 对系统接口数据不能导入或导入后造成库存帐实差

22、异，追究平台财务经理和区域公司运营管理部门库存管理岗位库存准确性的责任。10、区域公司运营管理要求10.1库存管理岗位对平台财务负责人每月提交的仓库现场稽查报告进行审核，并协助、指引平台对存在的问题进行整改；10.2 库存管理岗位对平台财务负责人提交的库存报表的完整性、有效性、及时性进行检查与考评，并对库存差异调整做出指导与安排；10.3 库存管理岗位每月10日前发文通报各平台库存管理状况，结合库存盘点报表、仓库现场稽查报告对库存管理中存在的问题发出整改通知单并跟进落实整改；10.4 库存管理岗位通过系统、电话、传真、报表等方式，对平台基础管理（现场管理、存卡管理、单证管理）、系统处理（开单未

23、提、账务处理、系统接口运用）、盘点（月度盘点、日常抽盘）等进行抽查，抽查比例按照抽样检查管理办法；10.5 库存管理岗位对平台及相关库存管理岗位给予支持与协助，针对库存管理过程中存在的问题制订改善与提升策略、措施与方案； 10.6 库存管理岗位根据平台月度库存盘点、库存差异、现场检查、单证管理、调账管理、促销品管理、残次品管理、包装破损品管理、系统接口运用及订单管理、开单未提清理、存卡管理、客户投诉、合理化建议、学习创新等方面进行综合排名，完成库存管理综合考评排名表（附件4），为月度、季度、年度平台基础考核提供依据；11、 激励规则11.1 月度库存无差异，综合考评排名前1至3名，库存管理方面合理化建议推广运用并提高效率，给予300元、200元、100元正