协商与沟通管理程序

1、河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程序）第7页共11页河北钢铁集团宣钢公司2014-02-12颁布协商与沟通管理程序受27控编 号：XGGLC-QGP-11 版次/修订号：1/0主责部门：企业管理处1目的为建立有效的协商和沟通机制，加强公司内、外部协商与信息沟通 的管理，保证内、外部信息得到及时、有效地交流；鼓励员工参与公司 管理，积极提出合理建议和意见，特制定本程序。2适用范围适用于公司内、外部协商与信息沟通。3术语和定义3.1内部信息：是指公司内部各部门、单位、各层次间的信息。3.2夕卜部信息：是指公司与外部相关方之间的信息。3.3员工代表：是指工会代表，即工会或其成员确定的或推选的代4引用文

2、件4.1 GB/T19001-2008质量管理体系要求4.2 GB/T19022-2003测量管理体系测量过程和测量设备的要求4.3 GB/T23331-2012能源管理体系要求4.4 GB/T24001-2004环境管理体系要求及使用指南4.5 GB/T28001-2011职业健康安全管理体系要求5职责5.1管理者代表负责协商、信息沟通的综合管理。5.2企业管理处负责综合管理体系方面的协商与信息沟通。5.3各专业部门负责本专业系统协商与信息沟通的综合管理，汇集、处置业务范围内的信息，及时向专业管理者代表汇报。5.4公司办公室负责公司领导交办的公司领导之间及领导与部门之 间信息的传递与交流，负

3、责有关上级部门信息的接收与传递。5.5销售分公司、技术中心、综合利用厂负责顾客、市场信息的传 递与交流，负责有关上级部门信息的接收与传递。5.6工会或员工代表负责收集员工方面的意见和建议，并代表员工 进行协商。5.7规划发展处、机动处（能源环保处）、技术中心负责同工程承包 方的信息沟通与协商。5.8物资供应处、采购分公司、国贸分公司、综合利用厂负责同采 购合格供方的信息沟通。5.9安全处、保卫处、机动处（能源环保处）、生产计划处、卫生处 等部门负责应急情况下与外部的沟通、联络。5.10宣传部负责公司内、外部信息的宣传和报道。5.11各部门、单位负责职能范围内各项业务工作的沟通与协商。6管理内容

4、及要求6.1协商6.1.1公司最高管理者鼓励员工参与公司管理工作，积极与员工商 讨相关事宜，通过职工代表大会、总经理联络员会议等协商解决有关问 题。6.1.2各部门、单位应确认员工代表，并向本单位员工告知。6.1.3各部门、单位应结合自身实际情况，做出员工参与和协商安 排，邀请员工或其代表参与商讨公司管理事宜。6.1.4公司和各单位在组织以下活动时，应有员工或其代表参加， 须重视其意见与建议：6.1.4.1管理方针的制定、修订及评审；6.1.4.2 综合管理体系文件、特别是作业指导性文件的制定、修订及评审；6.1.4.3 风险评价及控制方案的策划过程；6.144 员工在管理方面的作用和职责规定

5、；6.145 事故、事件的调查；6.1.4.6作业方式、作业条件和劳动保护条件等的改变。6.1.5协商形式有职工代表大会、总经理联络员会议、公司党政领 导班子与工会联席会议专项议题协商、参与工作过程、口头或书面的建 议等。6.1.6 协商的处理程序6.1.6.1各专业管理部门应广泛采纳员工意见，最终将协商结果及 时反馈管理者代表和最高管理者，并将最终结果及时传达到员工。6.1.6.2 公司岗位作业指导书的制定、评审，应组织员工或员工代 表参与。6.1.6.3 工艺条件、设备变更实施前，有关单位、部门应组织工会 和员工代表进行安全、职业卫生风险评估。6.1.6.4 每年安全月，工会组织召开安全生

6、产座谈会，由各部门、 单位安全员和职工代表参加，讨论公司环保、安全、职业卫生方面的内 容，提出合理化建议。6.1.6.5 工会通过巡视、座谈、检查和职代会等形式收集员工意见, 由员工及员工代表填写“合理化建议表”并报工会，由工会负责与相关 部门协商解决或上报。工会按照国家安全生产、劳动保护方面的法律法 规，代表员工对涉及职业健康安全的有关条款进行协商。6.1.6.6 有工程施工和设备年修的单位，负责告知施工方公司节能 降耗、环境保护、职业健康安全等方面要求并发告知书。相关方在公司 的作业场所进行作业，必须遵守公司的相关规定，作业过程中发现有不 合理的能源消耗、环境、职业健康安全等方面问题时，应

7、及时反馈至项目组织部门并协商解决，具体按相关方管理程序执行。6.2信息沟通6.2.1信息沟通的内容可分为内部信息沟通和外部信息沟通。6.2.2信息的主要内容6.2.2.1 内部信息a. 方针、目标、管理方案及管理体系文件的编制及执行情况；b. 法律、法规、标准及其它要求；c. 检查、考核结果及处理情况；d. 事件和事故信息；e. 内审、外审、管理评审结果；f. 员工建议和意见；g. 新产品、新工艺、新设备的使用、新材料的使用等导致的变化；h. 其它信息。6.2.2.2 外部信息a. 相关的法律、法规、标准及其它要求的变化情况；b. 来自上级和政府部门的要求、规定等信息；c. 来自相关方的信息；

8、d. 向相关方传递本公司有关管理要求；e. 需要向上级和政府部门传递的信息；f. 与相关方协商处理工作中的相关问题；g. 顾客和相关方提出的意见或建议。h. 其它信息。6.2.3 信息沟通的形式6.2.3.1内部信息沟通的主要方式有：召开会议、文件、通知、通报、报表、书面报告、电话（口头）、公司办公自动化系统、总经理信箱、电子屏幕、河北钢铁宣钢版、电视台等。对于重要的管理信息可通过公 司系统例会或其他临时会议的形式进行沟通。623.2 外部信息沟通的主要方式有：参加或召开会议、文件、报 表、签订技术协议或合同、通知、电话、计算机网络、传真、信函、走 访调查、发布产品广告等。6.2.4 信息沟通

9、的要求6.2.4.1 以会议形式传递沟通信息，应对会议过程进行规定，对会 议结果予以记录。会议组织者有责任对会议决议的执行情况进行跟踪落实，并向主管领导报告执行的结果。例会的会议决议的执行情况，应在 下一次会议中报告其结果。624.2 以文件形式沟通的信息，通过对文件的控制实现信息的传 递和沟通。具体控制按文件控制程序执行。6.2.4.3 以通报（包括通知）形式传递的信息，可通过书面或电子 媒体形式传递。信息发出部门、单位应明确信息的要求，保存发出信息 的记录或凭证，并有责任跟踪信息的结果。6.2.4.4 以报表形式传递的信息，在发出前应经过审核，并保存报表原件及记录或凭证。6.2.4.5 当

10、信息较为简单，涉及的部门或人员较少，或时间要求紧 时，可通过口头或电话传递信息。信息发出者必须跟踪信息的结果，一旦发现传递无效或有误，应立即变更传递方式。6.2.4.6 以宣传媒体形式传递的信息，一般不要求反馈，信息发出 部门可通过抽样调查的方式，了解掌握信息传递的效果。6.2.5信息处理对信息的处理应按信息所涉及的过程的控制要求进行处理。6.2.5.1 内部信息的处理a. 专业管理文件由专业部门制定、发放；涉及多部门业务职责的文 件由企业管理处参与确定职责分工，主责部门制定、发放并落实文件内容。b. 专业部门负责接收员工和相关方的信息并记录、处理。c. 工会对员工的意见或建议进行记录、 反馈

11、，由相关专业部门处理。d. 公司办公室负责牵头接待信访来访人员，及时与相关处室、单位 沟通，视情况向上级报告。e. 公司办公室通过办公自动化系统宣传公司内、外部信息。f. 宣传部通过河北钢铁宣钢版或电视节目等形式向全体员工宣传相 关信息。625.2 外部信息的处理a. 各部门、单位接收到有关的法律、法规文件，按公司法律、法 规和其他要求识别评价控制程序办理。b. 对于接收的内外部公文，由公司两级办公室按公文处理制度牵头 办理，按流程进行签收、登记、送批、传阅、承办、催办、归档。c. 有关产品订货合同，与顾客签订的产品技术协议等方面的信息， 由销售分公司、技术中心、综合利用厂与顾客进行沟通。d.

12、 各部门、单位对于接收到相关方的投诉、抱怨、意见或建议，由 信息接收单位形成处理意见或建议，请示有关领导后作出处理决定。e. 外部宣传机构，如新闻媒体对公司的采访、宣传、报道，由公司 宣传部和各有关专业管理部门，向其提供可对外公开的信息。f. 各专业管理部门参加外部技术交流，获取的有关信息应及时反馈 到相关部门、单位。g. 对于涉及工程承包方有关的信息由机动处 （能源环保处）、规划发 展处、技术中心负责沟通。h. 对于涉及采购供方有关的信息，由物资供应处、采购分公司、国 贸分公司、综合利用厂负责沟通。i. 对于公司发生紧急情况，如重特大事故、火灾等信息的沟通，按河北钢铁集团宣钢公司管理文件（程

13、序）第9页共11页突发事件应急管理程序的规定组织实施。j. 在以上外部信息沟通中，各部门、单位应分别建立并保持相关记 录。626信息反馈信息的反馈实行双向沟通，闭环传递。信息的发出者或部门应得到 信息的最终结果。信息的接收部门有责任将信息的处理或传递结果，向 信息发出部门逆向传递。7支持性文件7.1安全生产会议管理制度7.2季度环保调度会议制度8记录8.1 会议（培训）签到表 XGGLJL-QG-05 （附件1）9流程协商和沟通管理流程（附件2）10附则10.1本文件自下发之日起执行。10.2本文件传达到公司基础级。10.3本文件由企业管理处负责跟踪、完善。10.4起草人:企业管理处黄建光10.5会签人:公司办公室高林人力资源部庞建忠生产计划处王宏斌安全处尹振奎规划发展处陈志奇机动处（能源环保处）马跃强 王永平保卫处翟朝平物资供应处马祥瑞宣传部艾靖监察处卢文宣工会康金龙卫生处王文龙技术中心姜碧涛计检中心（自动化公司）综合利用厂孙占星采购分公司李润森销售分公司焦根鹏国贸分公司尤立坤韩勇10.6初审人：孙风江10.7会签人：纪明涛尤曙光李付俊魏小珍马立明底根顺王耀彬10.8审核人：张丙生10.9批准人：迟桂友附件1 :会议（培训）签到表编号：XGGLJL-QG-05主题主办单位主持人时间：地点序号单位参加人员签字参加人 员联系电话河北钢铁集团宣钢