企业财会部门在合同管理中的角色.doc

1、企业财会部门在合同管理中的角色实务园地Modern Accounting企业财会部门在合同管理中的角色刘德军（上 海新华传媒股份有限公司）财政部企业内部控制应用指引第16号 合同经理和财务200001经理查阅使用。管理全面梳理了合同管理的主要流程，从合同的订立、三、参与重大合同签约前决策与调查履行、后评估等方面提示与合同管理有关的风险点，有企业在重大项目实施前， 应组织财会等相关人员进针对性地提出了相应的控制措施。 行充分的讨论、研究，履行集体决策程序。分管财会的合同管理贯穿于企业经营管理活动的各个方面和各副总或财务负责人应当参与重大采购与销售项目、工程个环节，加强合同管理对防范企业法律风险、

2、降低运营项目、外包项目、投融资等项目签约前决策。比如对工风险和控制财务风险有着重要意义。企业财会部门，在程项目和投融资项目，财会部门要在相关部门提 供的项合同管理中扮演着越来越重要的角色。笔者认为 , 企业财目资料的基础上，对项目盈利预测、投资报酬率与回收会部门在合同管理中可以从以下十个方面发挥作用。期分析、资金缺口与融资渠道、风险控制等方面发表专一、参与合同管理制度的建立与完善业意见， 提供决策支持。 在订立合同前， 企业应充分了企业 应当建立健全合同管理制度， 确定合同归口管解对方的主体资格、信用状况等内 容，确保对方具备履理部门，明确合同管理程序和要求以及相关部门、人员约能 力。企业财会

3、部门可通过审阅对方提供的财务报告、 的职责。 财会部门要积极参与合同管理制度的制定与修开户银行和税务部门的证明， 评估其财务状况和履约 能改，争取相应的话语权和贡献度，要从制度和源头上保力。 对在上海市注册登记的公司， 财会人员可直接在上障财会部门参与重大合同决策、谈判和审核的权 利，明海工商局网站免费查询其注册资本和年检等基本情况；确办理合同结算、 监控合同履行的权利和义务。 如果企对不能网上查询的省市，可委托律师到工商部门调阅对业尚未建立系统的合同管理体系，财会部门应积极倡导方设立与变更登记情况、经审计财务报表等资料。财会建立；如果企业现行的合同管理制度未明确财会部门对部门也可参与企业的调

4、查组进行现场调查，如考察供应重大合同 的参与权、特定情形下的拒绝付款权 , 或者制度商和客户、并购项目财务尽职调查等。存在其他缺陷的，财会部门应主动提议修改完善。四、参与重大合同的谈判二、参与组织合同管理培训与宣传对于影响重大、 涉及复杂结算条款或大额资金支付企业应高度重视对员工的合同管理培训与宣传，财的合同， 应有财会等专业人员参与谈判。重大采购与销会部门也要选派合格的培训讲师，积极倡导、 参 与组织售合同、 业务外包合同、 工程合同、 投融资合同， 应由合同管理培训，提 高员工的风险控制意识和合同风险防财务负责人或分管财务的副总参与谈判。财 会人员应对范能力。企业合同管理宣传的对象包括全体

5、员工，直接涉及信用条件、销售定价、涉税事项、结算方式、发票培训对象至少包括：董事、监事和高级管理人员，企业种类和收付款凭证形式、履约担保、预付款、违约金和职能部门负责人，下属企业中高级管理人员，所有财务、滞纳金等事项发表专业意见，发表意见时应充分考虑上审计和法律事务人员， 经办合同业务的经营管理人员。述事 项对企业会计核算、资金流及资金成本、税负及税培训的内容包括：民法通则、合同法和票据法等常用法务风险、债权风险和企业业绩可能造成的影响。财会人 律法规、合同管理制度、财务结算知识、合同谈判技巧、员的意见连同其他参与谈判人员的意见应当予以记录并合同审核要领、合同风险管控等。 培训与宣传的 其他载

6、妥善保存，以明确责任。体形式包括：企业内网与知识库、 电子邮件、 企 业宣传栏、五、参与合同审核宣传手册和常用法律法规汇编等。笔者在某民营企业任企业应建立合同会审机制，对重要的合同文本，组职期间， 也汇编过电子版本的包括公司法、合同法、票织相关部门进行审核。为避免或减少财税、资金方面的据法、税法、民法通则、产品质量法、公司合同管理制风险,财会人员要提前介入，上溯到业务前端,对重要合度等常用法律法规手册，提供给分公司的负责人、销售同进行签约前审核把关，实际上许多企业已将财会部门新会计 ?2012.4Modern Accounting 实务园地的审核作为合同审核的必经环节。财会部门审核的重点取措施

7、。在结算方式、涉税事项、定价方法、发票与其他收付款2. 做 好会计核算。财会部门应真实、准确、及时、凭证和风险控制等方面。需要注意的是，如果财会部门完整地反映各个合同所涉及的资产（重点是应收预付款参加了该合同的谈判环节，还要关注财会部门提出的建项）、负债（重点是应付预收款项）、权益、收入、成本、议是否在合同文本中得到体现， 如果合同承办部门没有损益， 同时要根据国家统一的会计准则制度的规定，合采纳财会部门在谈判环节的建议，应要求其说明理由。理计提减值准备、确认减值损失，及时反映合同的履行必要时，财会人员在合同审核时再次提出该项建议。情况，为企业管理 层对合同事项的评估和决策提供可靠六、直接承办

8、部分合同的依据。企业财会部门有时会直接承办部分合同，这些合同八、监控合同履行包括：借款合同、发行企业债券或短期融资券合同、银通常，企业的合同承办部门和经办人员，负责从 合企合作协议、现金池管理合同、网上银行协议、委托贷同订立到履行终结的全过程跟踪与管理。同时，从合同款协议、通知存款协议、理财协议；与财务软件提供商结算等角度监控合同履行情况也是财会部门的重要职责，签订许可与实施合同；财务、会计、税务、内控管理咨财会部门具体可从以下方面入手： 询合同； 经授权办理的审计业务合同；其他经授权承办1. 监控本企业全面、适当履行合同，防止企业违约的合同。财会部门应确定责任人员，严格遵守合同管理风险和可能

9、的经办人舞弊风险。上海某民营企业曾出现制度，阳光操作，公开、公平、 公正地选择供应商，根过采购人员用各种理由推迟支付货款、刁难供应商，以据 协商、谈判的结果，拟订合同文本，明确双方的权利获取商业贿赂的案例，最终该采购人员被判刑入狱，企义务和违约责任，做到条款内容完整，表述严谨准确，业也向供应商支付了违约金。 因企业不定期与客户对账，相关手续齐备，避免出现重大疏漏。 重大、复杂的合同业务人员违规截留公司货款而长期不被发现的情况也屡应当提请法务部门参与起草。采用合同示范文本的， 要见不鲜。 财会人员 通过直接与往来单位及时对账，可有对权利义务关系的关键条款进行认真审查，并根据实际效减少类似舞弊情况

10、的发生， 也可减少未及时付款等原情况进行适当修改。对方起草合同文本的，应认真审查，因导致的违约风险。确保合同内容准确反映企业的诉求和谈判时达成的一致2. 监控对方企业全面、适当履行合同，预防损失。意见，重点对完整性进行审查，即合同文体是否遗漏关财会部门可及时收集、分析对方财务报告等相关资料，键条款、是否遗漏或削弱我方的权利、 遗漏或减轻对方持续关注其财务状况，及时预警。必要时建议采取相应义务和违 约责任。的措施，如变更合同、中止合同、解除合同和财产保全。七、办理合同 结算和会计核算 3. 财会部门可发挥专业优势，主动关注汇率、利率1.办理合同 结算。办理合同结算是企业财会部门的和宏观经济数据变

11、动情况，考虑其对企业已订立或拟订一项核心职能。 企业财会部门应当根据合同条款审核后立合同可能的影响，及时向管理层提出建议对策。 办理结算业务，通过建立合同台账等方式，对合同进行 4. 及时与对方核对往来账，取得有效的书面凭据，跟踪管理，保证及时收款、按合同付款，杜绝重复付款。定期分析账龄，对接近两年诉讼时效的债权向相关责任财会人员审核付款时，应确认对方已按合同要求履部门和人员提出预警。定期分析账龄、及时核对往来，约，付款申请单附件合规、齐全，发票 真实、有效，审可尽早发现错误、舞弊或其他争议，将债权损失减少到核无误后 按照合同规定及时付款；对未按合同条款履约最小限度，通过对账取得对方签章 的书

12、面凭据， 可中断的，或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝并重新计算诉讼时效， 为未来可能的诉讼提供有力证据。付款， 并及时向企业有关负责人报告。对工程项目和业民法通则规定：“向人民法院请求保护民事权利的诉务外包等重大项目，应加强与承包单位的沟通，准确掌讼时效期间为二年，法律另有规定的除外” 。“诉讼时效握项目进度， 按照规定的审批权限和程序办理价款结算。因提起诉讼、当事人一方提出要求或者同意履行义务而财会部门应当关注预付账款、预付定金、付出保证金和中断。从中断时起，诉讼时效期间重新计算”。最高人购进退回退货款的管理，定期追踪核查，及时采取措施。民法院关于审理民事案件适用诉讼时效制度若干

13、问题的财会部门应按合同的约定，及时 办理资金结算并监督款规定对“与提起诉讼具有同等诉讼时效中断的效力的项回收，发现对方单位未按合同付款的，及时与相关承事项”、“当事人一方提出要求” 和“同意履行义务”作了办部门沟通。关注现金收款安全、防范虚假商业票据、详细列举。财会人员应熟悉这些法律法规，并能有效运空头支票、远期支 票等票据欺诈行为， 加强对付出保证金、用到实际工作当中。销售退回退货款和 尾款的管理，定期追踪核查，及时采（下转第10页） 2012.4新会计特稿 Modern Accounting 法规调整各种会计关系。物流会计法规包括：会计法概论、济业务，使用实验用的会计凭证、会计账簿和会计报

14、表会计法规体系、基本会计法、会计行政法规、会计规章、进行确认、计量、记录和报告。物流会计实验的内容包括： 采购与运输相关会计法规、 仓储包装与配送相关会计法采购会计实验，运输会计实验，仓储会计实验，包装会规、装卸搬运与流通加工相关会计法规、海关和商检相计实验，配送会计实验， 装卸会计实验， 搬运会计实验，关会计法规、会计法的执行仲裁与司法、会计法律责任、流通加工会计实验，物流成本计算实验，纳税、计算利国际物流相关会计法规等。润实验，会计账簿登 记、核对和结账实验，编制会计报10.物流会计实验。物流会计实验是根据有关 政策、告实验等。制度和会计核算方法，重复验证物流经济业务各类会计以上是 物流会

15、计体系框架的初步设想，还需要作进事项的处理。它一般属于验证性实验。物流会计实验要一步深入地探讨。体现培养会计人才目标的要求和当前本学科所达到的科（作者为天津财经大学会计系原首席教授、博士生导师、学水平。会计实验主要培养学生的会计业务能力， 具体天津财经大学现代会计研究所所长、天津现代无形资产是要求学生掌握会计核算的基本技能。其要求是：（1）研究所所长、天津市无形资产研究会会长、熟悉经济业务的处理过程；（ 2）掌握会计核算程序；（3）中国审计协会理事， 享受国务院颁发的政府特殊津贴）学习会计核算的基本方法；（ 4）学习与会计核算相关的法规；（5）学习与会计核算相关的其他知识；（ 6）学习参考文献

16、1商务部 .关于加快我国流通领域现代物流发展的指导意见S.会计人员应具有的工作作风。在实验教学中还要重视培商改发53号，2008-03-03.养学生的创新精神。会计实验分手工会计实验和计2008算机 2国务院. 物流业调整和振兴规划S.国发2009 8 号，会计实验。手工会计实验是依据会计实验教学计划，在2009-03-10.会计实验室，按照会计实验要求，采用手工操作技术进3公维洁 . 物流企业分类与评估指标国家标准实施J.北京：行的实验过程。 计算机会计实验是依据会计实验教学计铁道货运，20805（7）.划，在会计实验室，按照会计实验要求，采用计算机操4安玉红.物流企业动态联盟的构建研究D.

17、石家庄：河北工业作技术进行的实验过程。物流会计实验要在手工会计实大学硕士论文，2007-11-01.验的基础上进行计算机会计实验。物流会计实验要依据5陆江 . 坚持科学发展观走中国特色物流发展道路N.北京：现代物流报，2008-12-01.会计制度和相关的规定，对模拟物流企业物流过程的经（上接第45 页）企业应当建立合同履行情况评估制度，至少每年年九、协助处理合同纠纷终组织人员对合同履行的总体情况和重大合同履行的具企业在履行合同过程中发生纠纷的，应 当依据国家体情况进行分析评估，定期检查和评价合同管理的薄弱相关法律法规，在规定时效内与对方当事人通过协商、环节，及时改进，持续提升企业的合同管理水

18、平。目前，调解等方式解决；协商、调解无法解决的，应当根据合对合同履行情况进行后评估的企业并不多，进行制度化、同约定选择仲裁或诉讼方式解决。无论采取何种解决方常态化合同后评估的企业更是凤毛麟角，实际情况常常式，举证都起着至关重要的作用。举证可能涉及到企业是“头痛医头、脚痛医脚”出了问题以后才对合同个案内部多个部门与个人，也可能涉及外部的单位 和个人。进行分析、处理。合同后评估应纳入合同管理制度体系，财会部门应积 极协助，准确、完整、及时地提供与并且与绩效考核与奖惩结合起来，才能落到实处。在合结算相关的证据，为本企业的诉求提供有力的支持。 与同后评估的实 际工作中，企业财会部门可结合自身优势，结算相关的证据包括不限于：合同协议、销售发票、采侧重对以下方面提出意见和建议：合同的签订是否符合购发票、 费用发票、对方盖财务专用章的收款收据、收合同管理制度；合同履行中是否存 在不足，应当采取何付款的银行凭证、对方收到销售发票的签收记录、对方种改