办公事务管理

1、第一章 办公事务管理 第一节 办公室卫生及日常行为准则为维护办公环境整洁，提升公司形象，特制订本准则一、 凡本公司与昂均应本着“公司是我家，爱护靠大家”的原则，共同维护公司办公环境整洁干净，共同营造一个良好的工作环境，树立公司形象，不得作出有损公司形象的事情。二、 凡公司员工之间应互相尊重，以礼、以诚相待，工作互助，不得拉帮结派，互相攻击。三、 洽谈室须保持整洁。办公室各部门在与客户洽谈结束后，各部门经理有责任和义务进行监督。四、 各员工须保持办公桌面整洁，隔间玻璃面上严禁粘贴各类纸张物品，私人物品除水杯外应收纳在办公桌内，不得占用办公台面影响工作。五、 业务部门的样品等应有序摆放公司提供的储

2、藏柜内，不得随意堆放，并应定期对储物柜进行清理保持整齐。六、 洗手间、排水道等卫生设施，尽量避免大量水渍溅出，并且不得将易赌赛水槽的茶叶、其它残余物等倒入洗手盆中，主动维护其清洁畅通。七、 公司将不定时抽查上述规定执行情况，发现有违反者，予以警告，警告三次（含）或以上仍违反者，视情节轻重处以罚款100300元。第二节 电话使用准则为进一步规范公司电话处理程序，塑造公司良好形象，保证公司信息畅通，特制订本准则。一、 电话铃声响后，应尽快拿起话筒接听。二、 电话用语应尽量礼貌、热情，给对方留下较好的印象。标准用语“你好，三顺公司”。三、 在接到客户投诉电话时，应委婉解说，不可与客户争吵，甚至发生语

3、言冲突。四、 应备好电话记录本，做好通话记录，确保相关工作的进行。五、 为提高工作效率，营造良好的工作氛围，不提倡在公司工作时间内拨打私人电话。六、 禁止因私拨打长途电话。第三节 办公设备管理制度（一） 总则1、 为保证公司办公设备正常运转，提高办公设备工作效率和使用效率，特制定本制度。2、 本制度所指办公设备包括电话、电脑、打印机、复印机、传真机等。3、 本制度适用于公司全体员工。（二） 电脑使用管理1、 专人专管（1） 每台电脑由使用的员工负责日常操作及维护。（2） 电脑及储存的信息视为公司财产，电脑使用人员自设密码管理，行政部对所 有电脑设置的密码进行登记备案，以便必要时接受公司对任一电

4、脑使用的检查，行政部负责对密码资料的保管。（3） 所有员工必须确保电脑内公司商业信息不外泄。2、 操作规定（1） 严禁使用电脑上网玩游戏、聊QQ、看电影、看小说等与工作无益的事情，一但被发现记大过一次罚款1000元处理，屡次再犯者一律罚款1000元开除处理。（2） 使用外接存储设备时，应先做病毒扫描，防止电脑病毒入侵。（3） 严谨私自拷贝、泄露涉及公司商业机密的文件资料。3、 硬件维护（1） 除负责硬件维护的网管之外，员工不得随意拆卸所使用的电脑设备。（2） 电脑使用人员应做好设备保养，确保电脑外设始终处于整洁和良好的状态。（三） 打印机、复印机使用管理1、 为确保复印机的安全运转，每天下班后

5、应及时关闭电源。2、 注意打印、复原内容的保密性。（四） 其他事项 办公设备要定期进行养护，确保安全运转，提高办公效率。第四节 文件档案管理制度 为使公司文件处理准确、及时，提高文件处理的工作效率和质量，特制定本制度。1、 公司的通用文件种类（1） 请示 向董事长或总经理请求、请示、批准的事项。（2） 报告 向董事长或总经理汇报工作、制订计划、提出建议的事项。（3） 决定 公司对重要事项做出的安排。（4） 决议 公司经过会议讨论或决定，要求贯彻执行的事项。（5） 通告 在公司范围内公布要求员工应当遵守或周知的事项。（6） 通知 传达董事长或总经理要求全体员工周知或共同执行的事项。（7） 函 对

6、公司下属企业或不相属单位间的商洽、询问、催办等。（8） 会议记录 记载会议议定事项2、 文件的保密等级划分（1） 绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件（2） 机密。指次重要并且所涉及的内容不能向无关人员透露的文件（3） 秘密。指不宜向公司以外人员透露内容的文件（4） 普通。指非机密文件3、 文件的整理与保存（1） 文件的保存年限 永久保存的文件包括：公司章程、股东大会及董事会会议纪要、重要的制度性规定；重要的协议、合同、登记注册文件；股权关系文件；政府许可文件；有关公司历史的文件等。 存10年的文件包括：请求政府审批的文件；人事任命文件；薪酬体系文件；财务会计账簿、会计报表等。 保

7、存5年的文件，即不需要保存10年的文件。 保存1年的文件，即不重要的或临时性的文件。第二节 员工出差管理办法一、员工出差前应填写员工出差申请表。出差期限根据具体事项视情况需要而定。二、员工将填写好的出差申请表，交行政部留存便于考勤管理。三、差旅费报销 1、员工因公出差的差旅费实行实报实销制度； 2、员工因公出差期间因办理私人事务发生的各项费用自负。第三节 会议管理办法 为了使公司的会议管理规范化、有序化，提高会议效率，特制定本办法。 一、会议组织 1、公司级会议，主要指公司员工大会、公司业务负责人会议等，应经董事长或总经理批准，由行政部或相关业务部门负责组织通知召开。 2、专题会议，主要指公司

8、性的技术、业务综合会，相关部门负责组织通知召开。 3、各车间、部门临时需要召开工作讨论会议的，由各车间、部门负责人觉得召开。 二、会议管理 1、会前准备 确参会人员 定开会地点 议通知，包括告知参会人员准时到会、会议召开时间、地点、需要准备的会议资料等。 2、会后管理 要包括整理会议记录、形成会议纪要等，以及检查落实会议精神，并将会议纪要存档。 3、参会人员须保持会场安静，会议开始后应将手机关闭或静音。第四节 员工聘用 一、员工聘用 公司聘用人员以学识、品德、能力、经验为原则，以德为本、唯才是用；公正、公平、公开地对待每一位员工，发挥他们的聪明才智；使全体员工具备集体荣誉感、企业自豪感、管理参

9、与感；给员工提供个人发展和晋升的机会。（一）人员的招募、甄选、录用 1、招聘需由用人部门提出用人申请，并且填写人力需求表；如属于人员离职而发生的人员招聘申请，部门经理、行政经理直接审批即可；属于部门增加人员或扩大编制，则由部门经理、行政经理审核并报请总经理批准后方可进行招聘。 2、行政部门收到人力需求表后，根据情况采用多种渠道进行人员的招聘，并对应聘人员进行初步面试，用人部门对初试合格者进行复试；用人部门负责鉴定专业技术水平，反馈结果给行政部，行政部将抑定的应聘人员的资料及意见上报至总经理，由总经理决定是否录用。 3、录用人员的工资由行政部门按照公司薪酬体系统一核定，呈总经理批准。 4、录用人

10、员须填写员工履历表；同时提供身份证、学历证复印件、一寸彩色照片4张、体检证明（健康证）等，重要岗位应提供深圳户口担保。（二）新员工入职 1、新员工到岗时间由各部门确定，行政部负责及时通知。 2、行政部为新员工办理公司规定的入职手续。 3、试用期按公司规定享受招聘岗位的试用期待遇。 4、所有新员工进入公司均有12各月的使用期（约定除外），在此期间公司可随时解除聘用关系。 5、试用期合格即转为正式员工，试用期计入工龄；试用不合格者，可延长其试用期或决定不予聘用。（三）新员工培训 1、新员工入职后一周内，学习了解公司信息，内容主要包括企业发展历史与愿景、组织结构、发展战略、主要业务；内部管理制度、薪酬福利、绩效考核等政策。 2、新员工所属各部门相关负责人对其进行部门内部工作引导，包括部门结构与职能、新员工工作岗位描述及业务技能等内容。 3、对新员工进行部门内部工作引导时，其他部门相关负责人应结合新员工所担任的工作性质和岗位职责，带领新员工到相关部门进行部门交叉引导，使其熟悉企业各部门间的工作关系。第三章 车辆管理 为了统一管理公司的业务用车，提高办事效率，公司业务用车由行政部统一管理。 1、车辆使用范围 （1）公司员工在本市范围内因公外出、联系业务、客户接送、送货、采购。 （2）其他紧急和特殊情况用车。 2、车辆使用程序 车辆使用实行统筹安排派车，员工因公用