公司内外公文签呈处理办法

1、编号.实施日期：文件类别：拟文：审核人/日期：批准人/日期：解释权：监督岗位：监督电话：收文部门：收文人：抄送：传阅阅后存档 保密 保密期限：其他：页数：内外公文签呈处理办法、总则（一）制定目的1、为本公司内各部门建立良好操作沟通模式，培养一致的工作理念以提升操作效率。2、将本公司内各种公文签呈的分类及处理予以明确化、具体化、效率化。3、促使本公司内各单位间的文书业务推行顺畅。（二）适用范围凡隶属本公司的各单位对内及对外的公文签呈处理，均依本规章所规范的体制管理。（三）主管部门管理部总务课为本规章的主管部门，主管部门主管经承认单位授权，负责本规章的管制, 并确保依据本规章的规范管理。二、处理规

2、章（一）公文签呈的分类1、急件凡属于紧急文件处理收文者与受文者都需于一定时限内完成递送、批示或覆文者。2、普通件凡属于一般文件处理无特意强求时限，仅为发文单位联络通告事宜的说明者。3、机密件凡属机关行号或公司、工厂的发文涉及保密性不得外泄文件数据。（二）公文夹颜色管理1、红色卷宗夹为专属急件公文签呈所使用。2、白色卷宗夹为专属普通公文签呈所使用。3、密封式大封套 为专属机密文件所使用。（三）文件处理时效1、红色卷宗夹（1）文到受文者应立即处理，并以不得超过次工作日下班前回复为原则。（2）必要时得延长规定时效，但须先会知发文者，以慎防误了大事，但时限仍以延长 几工作日为准。2、白色卷宗夹 文件到

3、受文者应当天处理，最慢不得超过两个工作日为准。3、密封式大封套机密性文件 （含内外公文）不分等级，一律以有封套密封，并责成专人或本人亲自送受 件人处，并由受件人签收，发文亦同。（四）注意事项1、遇红色卷宗当事人出差或请假时得由代理人立即处理，若一定须要当事人签核可视 情况延长规定时效， 但须先知会发文单位以示对其事务的重视， 且将文转送第二单位会签才 不致产生其被积压或搁置的情形。2、遇各部门会签意见时，若涉及复杂情事须时日考虑，宜先行注明问题点处理原则、 日后结论及覆文时间以利签呈（公文）先走，避免延误时效。（五）文件处理规则1、文件收发人 每一部门应由部门主管指定助理或专人负责文件收发，并

4、向主管部门报备人选。2、文件监督人 各部门文件收发人亦为文件监督人， 负责监督协调工作， 以确掌握文件流落动向及处理 时效，监督状况及文件返回时间须加以登记。（六）操作应用表格说明1、文件处理监督单为避免公文签呈传递不致有所程序不明， 或有会签单位遗漏情形发生， 发文者于必要时以利掌握文件处须于文件处理监督单 上填具传递流程及签复人员备忘提示的注意事项， 理与管理。【见】【附件 1】表格：文件处理监督单 。2、文件传递管制表造并对为了促使各部门能确实依文件类别传递并管制处理时效， 以避免文件被积压或搁置， 成文件逾时处理或部门相互间联络事宜信息断层， 故文件监督人应随时监督协调工作， 操作异常

5、情形予以登录文件传递管制表内，以作为相关部门操作缺失检讨改进的参考。【见】【附件 2】表格：文件传递管制表 。（七）操作异常处理措施 1、为确保公文签呈应用颜色管理实施能落实而不被滥用，各部门主管应负督导的责， 若未能遵守且经督导无效仍继续犯错者应予以口头惩罚警告，并列入考绩评核参考数据内。2、发文单位可依全月统计异常处理发生的件数回报主管部门，或知会过失单位检讨改 进。3、未依本规章规定办理而导致延误工作并产生重大问题时，主管部门应签报奖惩报 告单，并于奖惩会议中讨论处理。三、附则（一）制定、修改、废除与颁布实施 本规章属于管理规章，经董事会审议后，呈请总经理核准承认后，交由主管部门颁 布公告实施；修订或废止时亦同。（二）编号、版本、日期、页次页数 本规章的类别、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次页数等项，见本 规章的页首与页尾。四、附件【附件 1】表格：文件处理监督单 。附件 2】表格：文件传递管制表附件 1】表格：文件处理