事业单位公文写作教程模板.doc

1、第一章公文的种类和作用公文就是公务文书，也被称为机关应用文。是党政机关、团体、企事业单位在管理过程中形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。是实施领导和管理，进行公务活动的重要工具。第一节公文的分类为了认识、使用和处理公文的需要，常依据不同标准，从不同角度，对公文分类。一、按形成和使用的公务活动领域划分1通用公文是各级各类机关、团体、企事业单位，在公务活动中普遍使用的公文。2.专用公文指一定的专门业务机关、部门、组织在业务工作范围内，因特殊需要专门使用的行业、专业、部门公文，例如外交文件、司法文件、军事公文、审计文件等等。二、按公文的来源划分1对外文件简称

2、发文，指本单位向外单位发出的文件。2收来文件简称收文，指由外单位发送来本单位的文件。3.内部文件限于单位内部制发、运行和使用的文件。三、按公文的行文关系和行文方向划分1上行文指下级机关、单位向隶属的上级领导机关和单位报送的公文。2.平行文指同级或者不相隶属的机关单位之间的行文。3下行文指上级领导机关单位对所属的下级机关单位的行文。四、按公文的秘密程度和阅读范围划分从公文内容涉及秘密的程度，以及对公文规定的阅读范围，可将公文划分为：1绝密文件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。2机密文件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。3

3、秘密文件指内容涉及国家一般秘密,一 泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。4.内部文件指内容虽不涉及秘密，但不宜或不必对社会公开，只限在国内某系统、某部门内部使用的公文。5.限国内公开的文件指内容不涉及秘密但不宜或不必向国外公布而只在国内公开发布的公文。6.对外公开的文件指内容不涉及任何秘密，可直接对国内外公布的公文。五、按公文处理时限的要求划分1特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文。2.急件（党的机关公文作加急件）指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文。13平件平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文。如系电

4、报，可分为特提件、特急件、加急件、平急件。六、按收文机关对收到公文的处理方式划分1阅件即阅知性公文，指只需按规定交有关部门、有关人员阅知的收文。2.办件即承办性公文，指必须交有关部门、有关人员及时办理（或答复、或贯彻执行）的收文。七、从物质载体的角度划分1纸质文件用纸张印制、书写的文件。2感光介质文件以感光胶片、像纸等感光材料为物质载体的文件，如照片文件、影片文件、缩微胶片文件、显微胶片文件等。3磁介质文件以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件以及磁光盘文件等。4.电子文件指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件等。它们的制作方式、处理方法

5、和保管要求均各不相同。八、按公文性质和作用划分在通用公文和专用公文的不同范畴内，都可以有不同的类型。我们从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度，可将通用公文分为若干类型。第二节通用公文的类型我们从管理工作的性质和公务活动的内容相结合的角度将通用公文分为以下类型。一、党政机关主要公文这是中国共产党机关公文处理条例） ）（以下简称条例）和国家行政机关公文处理办法（以下简称办法）中规定的党的各级机关、国家行政机关正式文件常用的主要文种。企事业单位、人民团体也常酌情比照使用。也有人称之为机关公文、法定公文、正式公文。党的各级领导机关常用主要公文 14 种，国家行政机关常用主要公文 13 种，综合

6、起来，可分为几个小类。（一）领导指导性公文命令（令）用于依照有关法律发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。法定的国家机关，才有权在规定的权限和范围内，依法发布命令（党的各级机关通用公文无此文种）。指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求（国家行政机关常用主要公文无此文种）。决定用于对重要事项或者重大行动作出安排及决策，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决议用于发布经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项（国家行政机关不用此文种） 。通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需

7、要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。批复用于答复下级机关请示事项。会议纪要用于记载和传达会议情况、主要精神和议定事项。（条例、规定，系党的各级机关通用公文，当属此类。但从国家行政机关的行文规范和从写作2规律看，将其列入法规和规章文体为宜。 ）（二）呈报性公文议案用于各级人民政府（或者法定人数的人民代表）按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项（党的各级领导机关不用此文种） 。请示用于向上级机关请求指示、批准。报告用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（三）公布性公文公告用于向国内外宣布重要事项或者法

8、定事项。通告用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项（党的各级领导机关主要通用公文无以上两文种）。公报用于公开发布重要决定或者重大事件。（四）商洽性公文函用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。（五）兼容性公文意见行政机关用于对重要问题提出见解和处理方法（党的机关使用意见就是下行文了） 。二、行政法规、规章和管理规章条例用于对某一方面的行政工作作出比较全面、系统的规定的法规。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得用条例（但党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的党规，用条例），也不能用于管理规章。规定用于对某一方面的行政工作和事务制定

9、出带有约束性的措施和部分的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。办法用于对某一项行政工作作出比较具体的、可操作性的规定。既可用于法规、规章，又可用于管理规章。章程管理规章的一种，用以规定一个组织或团体的性质、宗旨、任务、组织机构、组织成员及其权利义务、活动规则等事项。守则管理规章的一种，用于在一定范围内对有关人员作出行为准则、道德规范。规则管理规章的一种，用于在一定范围内对某项工作或活动作出行为规范。准则管理规章的一种，用于在一定范围内对组织的成员，或者限定的有关人员作出的行为规范。细则规章、管理规章的一种，用于具体执行实施有关法律、法规和行政规章而制定的一种解释性、操作性的规章。规范管

10、理规章的一种，用于对某项工作质量标准、质量要求作出的规定。规程管理规章的一种，用于对某项工作、某项活动的操作过程、实施办法作出的有序的规定。制度管理规章的一种，用于对某项具体工作、具体事项制定出一些切实可行而又必须遵守和执行的纪律、规定。公约管理规章的一种，某一组织、群体为了做好某一工作，正常开展某项活动或维护正常的工作、生产、学习、生活秩序，经过商量确定的、必须共同遵守的行为规则。三、会议文书开幕词与闭幕词有关领导人在庄重、严肃的大型会议开幕时和闭幕时的短篇讲话稿。会议工作报告主要领导人在代表会议、工作会议上代表领导机构所作的，说明成绩和经验、问题和教训，介绍形势与工作情况，提出任务与措施的

11、全面性报告。专题讲话有关领导人在会议上围绕形势与任务，就某方面工作、某一专门问题所作的指导性讲话。提案与会代表按规定向某些重要会议提出并提请大会讨论或处理的书面意见和建议。多用于各级政协会议。会议记录当场记录会议基本情况，即会议组织情况、会上的报告、讲话、发言以及会上讨论3的问题、议定的事项等内容的书面材料。四、计划、决策与反馈文书可行性分析（研究）报告领导机关、部门、单位对某项工作作出重大决策前，对决策方案进行比较、分析等可行性论证，根据论证结果写出的报告。计划机关、单位、团体预先对一定时期内的工作提出目标、要求、措施和安排的公文。通常说的安排、方案、设想、打算、要点、纲要、规划等，都属计划

12、。总结是对前一阶段的工作回顾、检查和分析研究，找出成绩与问题、经验与教训，用以指导今后工作的一种公文。答复是各级政府办公厅（室）及有关部门，对人大代表建议（批评和意见） 、政协提案办理之后，将办理意见或处理结果直复提出建议、提案的有关人员和组织的公文。五、公务信息文书调查报告对客观事物调查研究后写成的反映调查结果的公文。简报机关、单位、团体用来反映情况、传递信息、交流经验的一种公文。 信息快报及时反映公务活动运转情况和社情民情，供领导和有关部门决策和指挥工作参考的一种短篇公文。信访摘报信访部门对群众来信来访内容摘要整理而成的报告。信访分析报告信访部门对一段时间内群众来信来访反映的问题，作出综合

13、分析研究而写出的分析报告。六、日常事务文书这是党政机关、单位、团体在处理机关日常具体事务时所使用的、格式很固定的公文。它的种类较多，可分为如下类型。（一）公务书信种类较多，机关日常工作中常用的有：介绍信用于证实单位有关工作人员的身份，介绍其工作使命，凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。证明信用于证明有关人员身份或有关事情真相的一种证明性函件。公开信机关、单位、团体就某项重要工作或者某个重大问题，向一定范围的有关人员公开发布的书信。倡议书机关、单位、团体或会议、或某一群体就人们所共同关心的事情，向社会或有关方面首先提出的带有号召性建议的一种专用书信。慰问信机关、单位、团体或群体向有关方面、有

14、关人员表示安慰和问候的一种专用书信。感谢信机关、单位、团体或群体向有关方面、有关人员表示感谢的一种专用书信。贺信向取得成绩或遇上喜事的有关方面、有关人员表示庆贺的一种专用书信。邀请书（请柬）在举行某项活动、开展某项工作、召开某个重要会议时，向有关单位、有关人员发出邀请而使用的一种专用书信。聘请书机关、单位、团体招聘、聘任某些专门人员所使用的一种专用书信。（二）告启文书启事机关、单位、团体需要公开向大家说明某项事情或者希望公众协助办理某件事情而使用的文书。海报机关、单位、团体向公众公布有关文艺、体育、科技、学术、展览等方面活动消息的文书。声明国家、政府、政党、团体、机关或有关人员对重大事件和问题

15、表明立场、态度、主张而发表的一种文书。广告有关单位通过一定的舆论媒介，进行有关商品或劳务智力服务的公开宣传、传递市场信息的文书。也属经济文书的一种。公示机关、单位、团体领导机构，需作出涉及某项决策、人事任免、组织处理或安排等等重4要事项的决定，在事前征求一定范围公众意见的一种周知性公文。（三）条据单位之间、单位与个人之间，在收、领、借钱财物品时所写的凭据。如收条、领条、借条、欠条等。（四）大事记按时间顺序连续记载某个机关、单位在一定时期的重要工作、重大事件、重要活动的书面材料。（五）丧事礼仪文书讣告机关、单位、团体把某人不幸去世的消息告知亲属好友和有关方面的一种文书。唁函（电）机关、单位、团体

16、向死者家属或死者所在单位发出的、向死者表示哀悼、向其家属或所在单位表示慰问的专用书信（电报） 。悼词领导人代表机关、单位、团体在追悼会上对死者表示悼念与哀思的致词。值得注意的是，日常事务文书的不少文种（如启事、条据、讣告等等） ，具有兼容性的特点，它们用于私人时则不属公文而是私人文书了。第三节正确使用公文文种一、文种的含义在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称“文种” 。文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。二、正确标明文种的作用1在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。2.

17、为公文的撰写提供方便。 条例和办法都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定；有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等文种的用途作了明确规定；还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。3.为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，

18、根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。三、选择文种的依据1选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。2.要看作者与主要受文者（即主送机关单位）的工作关系。只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。当作者

19、与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。3.要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、决议、议案、公告等文种的使用。4.要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。四、正确区分一些易混淆的文种公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的

20、文种。（一）决定与决议5它们都是带有制约、规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成，都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是它们又有以下显著区别。1成文过程不同决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。2.发文机关（组织）不同各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定；而决议只能由有关会议发布

21、，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。3.涉及内容不同决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定（简称“部署性决定” ）、处理具体事项的决定（事项决定）和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。4.作用不同决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有的带指令性，如四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议 ：有的带说理性，对有关人和事作出评价，如中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历

22、史问题的决议 ；有的带号召性，如中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议 ；有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。5写作格式上签注和落款不同决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注；由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。（二）公告与通告公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但它们也有明显区别。1内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的

23、事项。2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发；规定性通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布；周知性通告则是任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。3发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布；通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作

24、用。特别要注意不要滥用公告。（三）请示与报告它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。I.行文目的、作用不同请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请；报告重在向上级汇报工作、反映情6况，一般不需上级答复，重在呈报。2.呈报时间不同请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。3.主送机关不同请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报：报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。4.受文机关处理方式不同请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复；报告均属阅件，收文机关对其不作答复。5.涉及内容不同请示用于

25、向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示：而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。6 一写作侧重点不同它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项；而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。正因为有上述区别，所以绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告、也不能写为请示报三七bo（四）请示与函（请求批准函）这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。I 类型不同请示是上行文，函是平行文

26、。2.主送机关不同请示是向有领导、指导关系的上级机关行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。3.内容范围不同请示既可用于请求批准，又可用于请求指示；函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。4.受文机关复文方式不同请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示；函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或作出答复。（五）批复与函（审批函）这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。1类型不同批复是下行文，函是平行文。2.主送机关不同批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、

27、单位行文。3.内容范围不同批复既可用于作出批准，又可用于作出指示；函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。（六）规划与计划规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。7规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。计划则可用于各种情况、各种场合。但从时间角度来区分，年度内常用计划；从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。其内容更为具体，通常包括目标任务（做什么） 、工作措施（怎么做）、步骤时间（什么时候谁做） 、督促检查（检查计划执行情况） 。（七）法规、规章与管理规章（规章制度）的区别尽管法规、规章与管理规章（规章制度）在写作上有

28、一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。它们的主要区别如下。1效用不同法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为；规章也具有法律效力。而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律效力，违反管理规章（规章制度）就是违政违纪行为。2.作者的限定范围不同法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的作者有严格的限定。按照有关规定，行政法规中的部门法规由国务院制定；地方性法规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、较大的市专指省、自治区政府所在市、经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市（一般为计划单列市） l 的人民代表大会及其常务委员会制定；民族自治地

29、方的人民代表大会可制定自治条例和单行条例。行政规章的作者也有限定性，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构可以制定部门规章：省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以制定地方政府规章。而管理规章的作者范围十分宽泛。所有的机关、单位、团体都可以制定。3制发程序不同法规有法定的严格的立法程序。行政法规须经国务院有关部门报请立项、国务院组织起草、国务院法制机构进行审查、国务院常务会议审议或者由国务院总理审批，然后由国务院总理签署国务院令公布。地方性法规制定程序的预案提出、审议和表决程序，要按组织法 立法法及相关规定执行；省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常务委员会制

30、定和颁布地方法规，须报全国人民代表大会常务委员会和国务院备案；较大的市制定地方法规、民族自治地方制定自治条例和单行条例，都须报省、自治区的人民代表大会常务委员会批准后施行，并由省、自治区人大常委会报全国人民代表大会常务委员会和国务院备案。行政规章应按组织法 立法法规章制定程序条例法规规章备案条例等有关规定，经立项、起草、审查后决定并公布、上报备案。其中部门规章应当经部务会议或者委员会会议决定，地方政府规章应当经政府常务会议或者全体会议决定。管理规章只须经相应的党政机关、单位、团体领导审批，或者经有关会议通过即可发布施行。4.文种不同法规规定用条例、规定、办法等文种，其中条例只能作法规（党内文件

31、中的条例例外） 。行政规章一般用规定、办法。而可作管理规章的文种比较多，如规定、办法、章程、守则、规则、准则、细则、规程、制度、公约等。正因为法规、规章与管理规章文书有这些不同，因此不能把它们混为一谈笼统地称为法规性文件。第四节公文的作用公文中不同类型文书的作用各有侧重。但总的来说，作为实施领导和管理的重要工具，公文具有下列重要的作用。一、明法传令，指挥工作公文的许多文种，不同程度地规定了有关机关、团体和单位的办事准则和行为规范。特别是各级党政领导机关的指挥指导性公文、法规规章、规章制度、计划决策类文书，常常是发布法律、法规和规章，传达党和国家的方针、政策，传达领导意图、 、决策，实施领导管理

32、职能，布置、指挥、指导工作的载体，具有申明法度、传达政令、指挥、指导工作的作用。二、联系公务，沟通信息8机关、团体、单位联系公务、沟通信息有多种渠道，但公文是其中重要的、主要的渠道。无论是同一系统的，或者是不同系统的各级各类机关、团体、单位，都经常利用公文与上下左右互相联系有关事宜，商洽工作，协同处理问题。离开了公文，上下左右就无法更好协调，工作就不能正常运转。而在信息工作越来越重要的当今社会，机关、团体、单位常凭借它互通情况，交流经验，取长补短，促进工作开展；凭借它向领导、向上级反映民情、社会动态和其他重要情况，使下情上达，为领导决策提供信息。三、宣传教育，引导舆论机关、团体、单位常常利用下

33、行公文、会议报告、专题讲话等公文，宣传形势，宣讲政策，提出任务，以动员群众，提高认识，统一思想，推动工作。常常把它作为重要的、特殊的舆论工具，凭借公文特有的权威性和上下左右通达的传播渠道，正确引导舆论。同时，也通过公务信息、调查报告、信访摘报、信访分析报告、议案、提案等公文，对各级领导机关和领导人的工作进行舆论监督，促使机关工作高效、廉洁地进行。党政领导机关常在报刊上发布一些重要文件，或者迅速地、直接地向基层群众传达一些重要文件，都是为了达到上述目的。四、记录记载，以为凭据公文常常是领导意图、决策的载体，因而它往往是执行公务、安排工作、解决问题、办文办事的依据。例如，凭借上级的政策性通知，下级

34、就明确该怎样去实施；依据一份请示，上级机关就会作出相应的批复；双方签订了经济合同，就会据此明确各自的权利、义务和责任；一份资历证明，本身就是一种具有直接效力的凭证。公文又总是公务活动的真实记录和单位工作的历史见证。不少公文在其现实效用消失后，仍具有历史效用、档案效用。第二章 公文格式规范第一节公文的文面格式公文的文面格式，指公文正式文本的印制规格样式。它有极强的程式性、规范性，这既有利于公文的处理，也有利于公文的写作。为提高公文写作和处理的质量和效率，必须注重公文文面格式的规范化。一、公文文面格式的类型1公文式文面格式即公文格式。这也是公文中使用最多的文面格式。机关、单位、团体往来的正式公文，

35、通常采用了公文格式这种文面格式。这种文面格式由条例和办法以及中华人民共和国国家标准行政机关公文格式作出了统一规定，显得正规、庄重、严肃、规范。2专业规范文本式文面格式这是指行政职能机关和管理部门，在职能管理工作中所制发的一些专用公文规范文本形式。在不同的领域、部门、行业、专业，各类规范文本的文面格式都有所不同，如司法文书与税务文书、专利文书、商标文书，其规范文本格式迥异。但在同一专业、行业、领域中的规范文本，其文面格式则是一样的，如经济合同规范文本，在全国各地都通用。这类文面格式规范、简明，填写、处理和使用都比较方便。规范文本将有关内容分项列出，设计好项目名称和应填写的内容，编制成表格文书。各

36、项目之后留下足够空白，让使用单位和个人按规定填写。填写好经审查无误后，要按规定分别盖上单位公章。法人代表（法定代表人） 、代理人或经办人、或者承担相应权利义务的自然人（个人）也要签名盖章。有时，有关各方（如必需的中介方、担保方、委托方、主管方）也要盖章联署。有的还要经有关方面今证、签证并签字盖章。有些需经职能主管部门批准方能生效的规范文本，甚至连文书处理过程中的有关程序如审查、批准意见和审批签字盖章都一并在同一文本上反映出来。这种经有关各方都签字盖章后制作的一式若干份规范文本，具有同等法定效力，受到法律保护，是特殊的正本形式。而虽已填上相关内容，却并未经有关各方签字盖章的规范文本，则不具备法定

37、效力，一律9视为草稿。3一般文章文面形式有些公文如工作研究、会议讲话稿、调查报告、总结、经济活动分析等等，也常采用一般文章的文面形式单独印发。这种文面形式灵活、简便，但却不够规范。这也就是通常说的“白头文件”文面形式。二、规范的公文文面格式的作用1保证公文的完整、正确、庄重，是公文权威性、有效性的具体表现形式。如公文的红色版头，可区别于其他应用文，形式上更显庄重、严肃；加盖发文机关印章，是公文生效的重要标志。2.可以为公文的撰写、处理与运用提供方便，也为公文的立卷归档提供方便，有利于提高办文效率，进而提高工作效率和质量。3.可以为办公自动化奠定基础。公文格式的规范化、标准化，是采用计算机技术和

38、其他先进设备来处理公文的前提和要求。没有公文格式的规范化，是难于实现公文处理的现代化的。三、公文文面格式的特点公文文面格式具有规范性和确定性的特点。按照（ （条例、（办法和（公文格式国家标准的规定，公文的组成部分是确定的，不能随意更换增删；公文的文面格式是有统一规定的，各级机关、单位、团体都必须按确定的、规范的格式撰制、印发公文。只有这样，才有利于提高公文处理和公文写作的质量和效率。第二节公文格式公文格式内容包括：公文组成部分（要素）的排列顺序和标识规则、纸张规格尺寸、印刷要求等（现行公文通用格式见下页图示） 。一、公文各组成部分（要素）及其标识规则（一）眉首（文头部分）包括公文份数序号、秘密

39、等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素（组成部分）。位于公文首页上端。这部分用一条与版心等宽的通栏红色细实横线与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。党的机关的文件，其间隔横线正中常有一颗实体五角红星。1份数序号条例作“份号” 。党的机关的秘密文件、行政机关的机密和绝密文件均应标明份数序号。份数序号一般用两位阿拉伯数码，置于版心左上角顶格第一行。2.秘密等级和保密期限秘密等级即“密级” ，公文的涉密程度标志。分别用“绝密” 、“机密”、“秘密”表示。公文标识密级，其作用是表明文件涉及国家秘密的程度与保密要求，唤起受文者警觉，提示其分别采取不同的措施，维护国家安全和利益。公文

40、如需标识密级，顶格标识在版心（文头）左上角（ 公文格式规定标识在右上角，而右上角要用于盖收文章和立卷时写页码号，因此不便再标识密级等）份号之下一行位置，两字之间空1 字。如需同时标识保密期限的，在密级之后标识“”号，然后标识保密期限。3紧急程度条例中作“缓急时限” ，表明对公文送达和办理的时间要求的标志。分别用“特急” 、“急件”表示；党的机关公文用“特急” 、“加急”表示。其作用是维护公文时效，避免延误。若是紧急电报，则标明“特提” 、“特急”、“加急”或“平急” 。紧急程度标注在版心（文头）左上角密级下面一行，单独使用则标注在版心（文头）左上角第一行位置。4发文机关标识俗称“公文名称”，即

41、条例所指版头。一般由发文机关（单位）全称或规范简称加“文件”组成（俗称“大版头” ），居中排一行。确有必要，也可在发文机关（单位）名称后面加一个圆括号（），括号内标注发文的文种（俗称“中版头” ）；或者只列发文机关（单位）名称（俗称“小版头”）。10政府机关公文发文机关标识通常有两种形式：一是 XXX 人民政府文件，俗称为“文件版头”。二是 XXX 人民政府，俗称为“函件版头” 。企事业单位可比照使用。No.xx机密*X 年急件xx 市 xx 研究所文件x 号XX 市 XX 研究所关于 XXXXXXXXXXX的通知附件： XXXXXXXXXXXX-00 六年 x 月 x 日（印章）（附注： x

42、xxxxxxxxxxxxxx ）主题词： xx xx xx 通知抄送：XX 研究所办公室2006 年 x 月 x 日印发（共印 XX 份）联合行文并列几个发文机关（单位） ，但应将主办机关（单位）排列在前。党政联合行文，一般使用党委机关的公文名称。如联合行文机关（单位）过多，必须保证公文首页显示正文。在民族自治地方，公文名称可并用自治民族文字和汉字，将自治民族文字排列在前。政府机关的上行文，发文机关标识上边缘之上，要留出 55 毫米的空白作“领导批示域” ，供上级机关领导批示文件用。5发文字号发出文件的代号，由发文机关（单位）代字、年份、序号构成。其作用在于为检索和引用公文提供专指性较强的代号

43、，为管理和统计公文提供依据。一件公文只有一个发文字号，几个机关（单位）联合发文，只标明主办机关（单位）发文字号。机关（单位）代字（以下简称“机关代字” ）要简洁，一般在两三个字以内；专指性要强，在一个市、县范围内不能有重复的机关代字：不能将机关代字分列在年份两边。年份（条例作“发文年度” ）用阿拉伯数字写全，如写为“ 1999”、2006”之类。年份置于六角括号（中，不能再标示为方括号和圆括号（） 。年份位于机关代字与序号之间。序号（发文顺序号）每年从 I 号开始，按先后顺序编到当年最后一份文件为止。序号不编虚位，不用 +0;占空位，（即 1 不编为 001），序号前也不写“第” ，以显简明。

44、不同类型的行文，发文字号的位置是不同的。平行文、下行文发文字号位于公文名称下面居中排一行。上行文发文字号居左空 1 字。发文字号之下 4 毫米处印一条与版心等宽的红色反线（稍粗的线）（发文字号只要不贴反线即可） 。函件式公文的发文字号位于武文线下 1 行版心右边缘顶格标识。6.签发人指代表机关核准并签发公文的领导人。上报党政领导机关的公文，要由本机关（单位）的主要负责人签发，并在公文上注明签发人。签发人位于发文字号同一行右侧，居右空 1 字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与

45、最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4 毫米。（二）主体部分排列在文头的横隔线之下空两行。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。1标题公文式标题由发文机关、事由和文种三部分构成。标题应力求简明、扼要、醒目。为了阅文和管理的方便，公文标题一般要求完整，不能省略发文机关和事由，这样使标题更庄重，也便于下级11引用。发文机关名称应写全称或者规范化简称。标题中除法规、规章和管理规章名称加书名号外，一般不用标点符号（党的机关公文则要加书名号）。标题位于公文首页横隔红线空两行之下，居中排一行或多行，与正文间隔一行。分行书写时要做到词意完整，排列匀称、美观，人名

46、、地名、词或词组不能拆开分置两行，以免产生歧义。多行书写时，可排列成上小下大的宝塔形、梯形、菱形或等长形。2主送机关（单位）也称为主送对象、受文对象。要写明对所收公文负实际办理或答复责任的机关、单位或团体的全称、规范简称或统称。写明主要受文者的作用，是概括表明公文的空间效力范围，明确对文件办理、答复负法定责任的机关、单位、团体。因此，主送对象力求明确、具体地写出。第一，上行文尤其是请示，一般只写一个主送机关（单位） ，不得多头主送；受双重领导的机关单位向上级请示，如需同时报送另一个上级机关（单位） ，可使用抄送的方式。第二，普发性的下行文主送对象可使用泛称，如“各市、州、县人民政府，省政府各部

47、门”之类。除特殊情况外，一般不宜使用“各有关单位”之类不明确的模糊称呼。第三，除领导同志有专门交代者外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人。第四，主送机关位于标题之下、正文之前，从左至右顶格标识，回行时仍顶格。如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号分隔，最后用冒号。第五，公开发布的周知性公文如公告、通告、公报以及法规、规章、管理规章等，可不写主送对象。决定、决议、会议纪要等文种通常也不在正文前写明主送对象，而可在抄送栏内抄送机关的上方，标明“主送”或者“分送”的机关单位。如主送机关单位过多而使公文首页不能显示正文时，也可将主送机关移至抄送栏内，这时其标注

48、方法与抄送栏规定相同。3正文指公文的内容。这是公文信息的主体部分。其结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二层为“（一）”，第三层为“ 1”，第四层为“ 1）”。正文中，人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。应当使用国家法定计量单位。4.附件及附件说明附件指附属于公文正件的其他公文、图表或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦

49、被一件正式公文规定为附件后即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。不是每件公文都有附件，只有内容需要，而又不便写入正文的材料，才用附件反映。附件的作用是：使正文内容具体化、完整化；为受文者正确理解和执行公文提供依据材料或参考材料；被正件确认其作用与效力。公文若有附件的，须在正文后空一行提行空两格标写“附件” ，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号。有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。不能笼统写为“附件如文”、“附件 X 件” O附件原文一般另起一页附在正件版记之后。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号，并在其

50、后标识附件（或带序号） 。有些专门为发布法令、法规、规章、管理规章、批转或转发有关公文的公文，是为批准、确认其附件的作用、效力或明令执行其附件而制发的。这类公文的主体内容通常在其附件部分，有些人把这类正件叫做“文件头”或“文件头子” 。这类有附件的公文，在标题和正文中，都已写明所发布或批转、转发文件的名称，就不再于正文之后加附件说明标注附件名称了。5印章及发文机关（单位）署名发文机关（单位）的名称要用全称或者规范化简称。有的公文如命令、政府制发的议案、有些经济文书，也可以不署发文机关（单位） ，而由机关、单位主要领导人签署。即在发文机关的位置，12写明签署的领导人职务和姓名（或盖签名章），如“

51、省长 XXX ”、“县长 XXX ”、“厂长 XXX ”、“经理 XXX ”。发文机关（单位）或者领导签署位于正文（附件）后面右下方。联合行文时，一个发文机关（单位）占一行。会议纪要、电报文件、党的领导机关普发性的下行公文，党政领导机关联合下发的公文，通常不加盖印章，而可标识发文机关。除此之外，其他一切公文均应加盖印章。印章是公文的生效标志。除了按规定可以不加盖印章的上述文种外，不加盖印章的公文应视为无效。印章是证实公文作者合法性及公文效力的标志，印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。政府机关公文、企事业单位公文以印章代表发文机关（单位） ，就不再标识发文机关（单位） 。公开张贴的通告、通知等，

52、一般也应印上套红印章。单一发文印章，应上距正文（附件） 1 行的空白，下压成文日期。章的上边沿不压正文（或附件），下边沿盖在年和月上，这就是通常所说的“上不压正文，下骑年盖月” 。政府机关和企事业单位联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关（单位）名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。党的机关公文既署名又盖印章时，也要将印章下边沿盖在成文日期年月上，以显清晰。当正文（附件）后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加

53、以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。印章不能漏盖、错盖，也不能盖得歪歪斜斜或者模糊不清，要端正、清晰无误。6.成文日期指定稿形成公文的时间（不宜叫做发文时间，因发文时间往往在成文时间之后，是印发公文的日期）。除公文正文中专门说明生效日期者外，公文的成文日期就是生效时间。成文日期通常以领导人签发的日期为准；联合行文以最后会签单位领导人签发日期为准；凡是经会议通过方能生效的公文，以会议通过日期为准；电报以发出日期为准。成文日期的位置，除法规、规章及决议、决定、会议纪要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空 4

54、个字距离排一行。成文时间一律用规范小写汉字数码标明完整的年月日，如“二 00 六年六月三十日”，而不能写为 2006 年 6 月 30 日”或 -00 六年六月册日”、 69-00 六、六、三十”之类。党的机关公文成文日期则用阿拉伯数字标示。发文机关及成文日期也合称为落款。7附注主要用以标注秘密文件的发送、阅读、传达范围，或用于对不便在正文中直接出现的名词术语及需要说明的有关事项的解释、说明。附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空 1 行，提行空两格加圆括号标示，如“ （此件发至 XX 级）”或，（此件传达到 XX 级）”之类。每项（名词术语、事项等）说明为一个自然段，如两项和两项以上的，每项前标明序号。（三）版记（文尾部分）位于公文正件末页下端，包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期（印刷版记）等部分。1主题词主题词是用来揭示公文基