关于提高事业单位档案管理工作效率的思考研究

1、 关于提高事业单位档案管理工作效率的思考研究 摘要：事业单位档案管理工作十分重要，其档案机构是事业单位信息的汇集点，拥有事业单位工作的重要信息资源，与事业单位的各个工作环节息息相关，影响着事业单位的发展。事业单位要想推进档案工作，就应认真对待工作中存在的问题，提出相应的优化路径，提高档案管理工作的效率与质量，推动事业单位的发展。关键词：事业单位；档案管理；工作效率引言事业单位档案管理包括人才聘用、员工培训、人事调动等多个方面，这些资料不仅关乎人员岗位分配，而且还关乎事业单位档案管理部门的办事效率。但是在当前事业单位人事档案管理中，由于受到内外因素的影响，使得事业单位档案管理工作效率低下，严重影

2、响了整体工作的进程。因此，提出有效的对策解决当下事业单位人事档案管理工作中存在的问题是十分有必要的。1实施事业单位档案管理的意义社会主义新时期已经到来，各事业单位在此形势下均面临改革挑战，传统的档案管理方式逐渐暴露弊端，不能有效促进其他工作顺利进行，甚至为其他工作的进展带来阻碍。信息技术的广泛应用为事业单位各项工作带来了新的机遇，档案管理工作同样如此。事业单位中，负责档案管理的人员应顺应时代发展需求，将信息技术充分应用于工作，利用大数据技术推进档案管理工作的形势创新和效率提升。事业单位的档案管理中，人力资源档案管理是其中重要内容，以此为例，若将现代大数据技术应用于档案管理工作，则单位内部将更好

3、、更快地分析所有在职人员的资历、学历及特点，进而有效汇总事业单位内部人员档案，更好实现人事任免考核或者晋升，也可科学解决员工的调动，福利以及工资的调整等问题。因此，事业单位档案管理至关重要，提升档案管理工作效率也具有极强的现实意义。不仅如此，传统档案管理模式下，人力对于纸质档案的管理成为主要形式，而内容繁杂、工作量大使得人工较易出现差错。另外，查找和查询的困难也在极大程度上降低了档案资源利用的有效性。现代化管理模式的实现一方面可以让使用者在最短时间内精准查找所需文档。2事业单位档案管理现状2.1人员档案管理重视度不高事业单位工作极为繁杂，产生的档案数量较多，且其中涉及的人员繁多、档案收集和整理

4、所消耗的时间也较长，档案管理的有效性在较短时间内并不能得到明显突出，因而人们对于事业单位档案管理并未多加重视。高效的档案管理工作所需较大资金投入和人力、物力投入，但是短期收益少，无法为企业带来巨大即时利益，因此单位内部人员往往将注意力放置于主营经济业务类，而对于档案管理工作，因其无法形成显著功绩，故而重视度不高。对于单位内部人员来说，他们认为从事档案管理工作的人长期居于幕后，工作默默无闻，难以在单位内部引起注意，因此档案管理工作长期被置于边缘化位置，部分人员甚至对于档案管理存在理解误区。2.2管理手段过于传统传统的档案管理工作往往依托于纸质档案，并进行人工管理。虽然这种管理方式有一定的优势，但

5、随着时代的发展，在现代化办公手段已经普及的今天，不符合社会的发展需求。目前许多事业单位固守传统档案管理工作模式，没有一套现代化的档案管理模式，缺乏相应的现代化设备支持，采取传统的人工管理，工作效率低下，还容易出现工作失误，让事业单位的档案信息丢失或者泄露，给事业单位带来了一些麻烦。2.3管理制度不完善当前我国大多事业单位对于人事管理档案缺乏重视，虽然大多事业单位开设有专门部门和职工进行管理，但是由于没有合理并且可行的管理对策，导致人事档案管理工作混乱不堪1。另外，工作中由于职工信息搜集不准确、不完整，不仅不能清楚了解每一职工的背景，也使得档案管理工作不能很好推进。不仅影响工作质量，也导致人事档

6、案管理缺乏实效性。3提高事业单位档案管理工作效率做事3.1提升档案管理重视程度提升对于事业单位档案管理重视程度是提升档案管理工作效率的首要途径，而其中最为关键的就是提升事业单位领导人对于档案管理工作的重视，纠正之前在此工作上不作为的现象，进而避免由此引发的诸类问题。只有领导转变了档案管理工作理念，对档案管理相关工作进行规划和规范，加强对此工作的监管理力度，采取行政措施对档案管理工作进行干预，才能保证具体档案管理工作人员重视该项工作，将工作中心转至提升档案管理工作效率上来，以此将档案管理工作的有效性最大程度发挥。3.2构建信息化档案管理平台，实现网络一体化一般情况下，事业单位的档案信息十分复杂且

7、庞大，让有限的档案管理工作人员去负责所有的档案管理工作是不现实的，档案管理人员更多的是对档案信息进行整体的处理分析，而没有办法满足每一个工作人员对档案信息的需求。这就需要事业单位努力构建信息化档案管理平台，实现网络一体化，让员工通过网络就可以获取更多的档案信息。事业单位要让技术型人才和档案管理人员合作，共同构建一个信息化档案管理平台，将档案信息全部录入其中，同时将员工信息也上传到网站上，进行数据匹配。应注意的是，档案管理人员应对档案信息和员工进行权限等级设置，越重要的档案信息需要越高的权限，实行有效的权限管理和控制。对于十分重要的档案信息，还需要员工在信息平台上得到相关领导的许可，才可以在网络

8、平台上进行查询浏览。同时通过信息化档案管理平台，工作人员可以及时上传最新的档案信息，并发布各种与档案信息相关的内容，丰富事业单位的信息库，让每一位员工既可以通过平台获取信息。3.3建立完善的管理制度传统人事档案管理中，由于缺乏合理、有效的管理制度，导致工作人员管理水平得不到长足提高，也使得员工间没有十足的默契共同推动工作效率的提高。若要进一步提高事业单位人事档案管理水平，就应从最基本的制度抓起，建立起一个良好的管理制度，让档案管理人员在制度中不断提高工作效率，也提高员工彼此间的默契配合度。要达到整个人事档案管理更加有效，就需所在职工作人员明确自己的职责所在，在自己职责范围内更加出色的完成本职工

9、作。同时职工也要了解违反管理制度后的处罚，以致能更好推动工作的完成。对于建立完善的管理制度，有关领导人员可以听取职工的意见，采取民主的方式制定相关要求，如是否需要模仿优秀事业单位的人事档案管理来提高工作效率；如果部分职工对管理制度并不是很遵守，是通过人事档案管理总负责人去解决还是以事业单位名义去解决；如果总负责人去解决后未能达到事业单位要求又应如何处理；如果事业单位处理造成人事档案管理总负责人不满该如何处理等。为每一工作中存在以及浅存的问题提出解决方案，增加档案管理职工对管理制度的认可，提高工作效率。结束语新时代，事业单位需要紧跟时代发展的脚步，努力打造现代化办公模式。事业单位应转变观念，对档案工作有足够的重视，总结出一套更符合实际的档案管理工作模式，构建一个全新的工作标准，从而克服目前存在的问题，最大限度地提高档案管理工作的效率和质量，更好地发挥档案及档案机构的作用，促进事业单位的发展。参考文献1雷涛.事业单位档案工作现状及对策研j.四川档案,2019(05):43-44.2冯彦东.新形势下事业单位干部人事档案管理问题和对策j.办公室业务,2019(20):158-159.3邢