大数据视角下电力企业办公室档案管理的思考

1、 大数据视角下电力企业办公室档案管理的思考 摘要：随着信息化技术的发展，尤其是大数据技术的涌现，企业办公室档案管理面临新的机遇。相比企业档案管理的传统工作方法存在效率低下，难以实现快速查询和辅助决策的问题，大数据技术为办公室档案管理模式优化提供了先进的条件和手段。如何利用好大数据技术的优势，积极创新公室档案管理的思路和和工作手段，从而提升办公室档案管理的工作效率和服务能力，值得每一位档案管理工作人员深入思考。关键词：大数据；电力企业；档案管理当今信息化时代背景下，传统的办公室档案工作显然已经跟不上时代的步伐，改善档案管理的方式方法、优化档案管理流程是每个政府机关和企业事业单位不可或缺的任务，档

2、案管理是否完善，在很大程度上决定了单位其他工作能否正常进行。目前的档案工作，难以与国家机关单位或企业高度智能化的办公条件相匹配，所以，档案管理工作中，一定要本着创新的精神，结合时代特点大力开展研究。针对信息时代背景下档案管理工作面临的问题，档案管理工作应顺应时代特点，更新档案工作理念、创新工作方式、提升档案管理工作的服务质量和提高从业人员素养，以求对档案创新管理做有益的探讨，打开办公室档案管理工作的新局面。一、大数据思维应对异构型档案的集中统一管理（一）数据思维与办公室档案管理特点大数据技术的核心概念是数据思维，即数据就是企业的最重要资源。一般而言，企业办公档案材料包括人事、行政、财务、党建、

3、技术和销售、安全保密等数据信息。其中，人事档案包括企业职员的个人信息、入职离职、资格证书与培训管理、工作异动、薪酬调级、劳动合同等。行政档案包括企业内部管理制度、上机发文、日常内部公文、外部发文公告等。财务档案包括企业财务报表、会计凭证、会计账薄、各类票据等。党建档案包括主题党日的会议记录，对外宣传报道等。技术销售档案包括研发文档、工程报告、采购合同、销售合同等。安全保密档案包括保密标准、保密制度、保密会议记录等。不难发现，企业办公室档案格式呈现种类繁多，格式多样，分散存储等特点。（二）办公室档案管理的大数据架构传统的管理技术，难以高效处理办公室档案数据和内容，也无法满足实时、开放、分级查询服

4、务的用户需求。面对日益增长而且种类多样的办公室档案数据，大数据技术提供了统一的数据标准，为办公档案的数字化处理提供了有力的技术支撑。通常，大数据技术架构一般分为三层。首先是底层的基础设施层，包括数据存储服务器、网络服务器，防火墙和网关设备，主要提供基础的数据存储和硬件管理。中间层是核心服务层，包括安全管理，查询服务，数据格式转换与识别服务，数据标准服务。上层是应用接口层，作为网络门户为用户提供注册，数据增删查改等综合服务，分级查询等功能。办公室档案管理人员首先可以利用大数据基础设施，将档案信息进行集中式管理;其次，针对异构的档案数据（例如:word文档、pdf文档、excel表格、图像等），可

5、以利用大数据核心服务组件实现标准化、网络化、实时、统一的管理功能;最后，可以利用大数据应用服务接口，实现对个人档案的简单信息检索、复杂条件查询，并提供分级管理试图、可视化统计等功能。二、大数据视角下企业办公室档案管理模式的机遇与挑战（一）办公室档案管理新的机遇大数据技术有效支持档案信息全部数字化管理，将分散的格式多样的档案数据进行标准化集成，电子调档和个性化查档操作非常便捷，还能根据数据特征自动形成用户画像，为档案管理者提供全方位的分析服务，提升档案管理的利用水平。对于集团企业而言，企业总部和各分公司在大数据技术的整合下，能够跨时间和空间进行档案信息提取，实现公司员工档案信息的共享，互通资料有

6、无，进一步强化了档案管理的反馈与创新。另外，大数据分析挖掘技术能够对办公档案的重复信息进行自动删除，对错误档案信息给出智能提示，提高档案的存储效率和深加工水平。（二）办公室档案管理新的挑战目前的大数据安全保密技术还不成熟，不利于涉密办公档案的信息安全管理。尤其是针对具有密级属性的部分电子档案，其保密期限和保密等级可能随时间推移会发生改变，这样对安全的动态管理提出新的要求。一方面，亟需大数据技术支持分级安全管理机制;另一方面，也需要大数据技术在访问授权上，能够设计支持两位及以上安全保密档案管理员的协同认证功能。值得一提的是，在办公档案的数据挖掘应用中，如何对档案进行深度挖掘分析，提供个性化推送服

7、务也必须针对企业的个性需求进行全新设计。（三）创新档案管理工作的观念随着网络信息化程度的加深，一方面，办公室档案管理人员应适应时代变化，敢于走出传统的思想束缚，转变档案管理工作理念，增强职业创新意识，充分发挥档案的使用价值，灵活多样地开展工作，打开档案管理工作的新局面;另一方面，单位主管部门也应改变对档案管理人员的偏见，充分重视档案管理工作的价值，从源头上引进新型档案管理人才，对已有的档案管理人员，定期定量开展职业培训和针对档案管理的信息化技术培训。这样，上下齐心，双管齐下，信息化技术的有利因素才能真正推动办公室档案工作走向新时代。（四）创新档案管理的工作方式传统的档案管理方式存在不科学、不合

8、理的地方，比如，档案排列的杂乱、缺乏条理，档案丢失，这些都会严重地影响档案信息的使用价值，甚至给部门带来严重损失。再如，工作人员对档案没有进行规范的登记，档案后续的查找和使用效率将大受影响，管理工作常常处于被动的状态，不利于工作的开展。在档案管理过程中，工作人员要善于发现问题，善于学习科学的档案管理知识，研究解决问题的新方法，有力地提高档案管理工作效率。1.采用科学的方法，构建档案分类系统。面对资料的繁多和杂乱，管理人员归类资料时，可以进行大致分类，构建出档案总系统，总系统再分门别类，建构一个个档案子系统，这样分类归置，条目清晰，层次分明，利于管理。另外，也需要对档案进行备份处理，以防档案丢失

9、，给管理工作带来负面影响，给部门的信誉或经济造成不必要的损失。2.强化管理秩序，构建档案登记系统。做好档案的登记工作，是对档案进行管理的开始。档案管理人员应该对接收的每一个档案信息进行仔细登记，构建起档案登记系统。一方面，便于接通查找系统，在实际运作过程中，便于查找、调阅档案，档案管理工作的效率将大为提升;另一方面，强化管理秩序，减少不必要的重复工作，有效解决传统档案管理中出现的各种问题，以科学严密的逻辑系统来管理档案，整个档案管理工作将有条不紊、有效展开。三、结语大数据时代来临，企业档案管理人员要跟上步伐，学习大数据技术和大数据思维，全面提升档案管理的服务质量和工作效率，尤其是让档案信息真正为企业带来增值服务和价值，发挥应有的效用。具体实施上，首先依托大数据平台集成现有的档案数据，进一步明确办公档案数据管理的日常职责分工;然后，需要根据大数据平台管理的特点，完善数据使用审批规范;同时，在日常工作中利用好大数据管理系统，熟练掌握插入、修改、检索、查找、删除等基本数据功能，提高档案管理的工作效率。最后，档案管理人员也要深刻认识到大数据技术可能给档案管理带来新的隐患，尤其是安全保障方面。为此，应该加强安全防范，按照“涉密不上网，上网不涉密”的原则，做好公司内网和外网的有效隔离，