2021年文秘专业基础知识说明

1、资料来源：来自本人网络整理！祝您工作顺利！2021年文秘专业基础知识说明 作为一名秘书人员，应当涉猎广泛，理解各方面的学问，这样在日常工作中才能得新应手。下面是我给大家带来的文秘专业根底学问说明，欢送大家阅读参考，我们一起来看看吧! 秘书打电话的礼仪 记准电话，以免打错 假如拨错号码，应礼貌地向对方赔礼，不行顺手挂机，然后向对方说：对不起。选择恰当的拨打时间如无紧急状况，一般白天应在8点以后(假日在9点以后)，夜间那么在22点之前，以免打搅别人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以35分钟为宜，手段进步通话效率，削减占用时间。拨打电话前应做好充分的预备通话以前，应对谈话内容与目的

2、做到胸有成竹，有的放矢，避开词不达意，结结巴巴的通话。发传真时的礼节如发传真，而对方用法的又是电话/传真两用机，也就是两种机器用法同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请翻开传真机，我有传真件发给您，感谢。待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。 代拨电话的礼节 假如是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告知对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请托付者来接电话。在办公室内避开打私人电话不行占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友谈天。 秘书手机礼仪 手机作为日益普遍的通讯工具，其用法礼仪的不完善已经

3、成为礼仪的最大威逼之一，秘书在社交场所或工作场合放纵地用法手机，严峻影响别人，也影响到其本身的形象。关于手机礼仪，秘书们应当留意一下几点。 公共场合不要旁假设无人的用法手机。尤其是在电梯，楼梯，路口，人行道这样的地方，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，特别状况下可以调成静音或震惊状态。在与人一起用餐的时候，也有必要把手机关掉或是调成震惊状态，不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。在全部公共场合，都要在手机没有用法时，把它放在符合礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论如何都不要拿在手里，平安其间不要放在桌子上，公共场合用法手机，应尽量压低自己的音量，而绝不能大

4、声说话。手机短信因其快捷又类似书面信函的优势，被群众尤其是年轻人广泛地用法，因此我们很有必要关注一下手机短信的用法礼仪，在公共场合和社交承和时常响起的手机短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。秘书们应杜绝一边和别人交谈，一边低头查看短信的举止，这是对对方的极大不敬重。同时在短信的内容选择和编辑上，应当和同行文明一样重视。秘书的电话礼仪，从秘书接听电话，拨打电话，用法手机通话等礼仪方面进展具体的介绍。盼望在公共场合或是上班场合或是社交场合，都不会因为电话的礼仪问题而有损公司的形象。 工程秘书工作职责 1、帮助工程经理监视工程内部顺畅执行公司制定的各种规章制度和流程。 2、负责整理工程日报、

5、周报、月报并上报相关部门及总经理。 3、每周、每月的工程销售分析报告，每月工作述职报告。 4、帮助工程经理完成对置业参谋的绩效和晋升考核工作。 5、每月按时详实制作全体销售人员的业绩报表并上交公司财务。 6、负责客服工作。 7、帮助置业参谋会谈的后勤工作：客户到来时，主动达成置业参谋与客户之间的沟通;在置业参谋的会谈过程中，协作会谈进度与程度，适时地供应会谈所需资料，并帮助制造销售气氛。 8、主动、仔细、负责地做好销售代表的成果、业绩统计工作，使销售代表可以以信任、放心的心理状态全力以赴做好工程的销售宣扬工作。 9、依据前一天置业参谋的工作状态和组员归属关系支配置业参谋当天的见客次序。 10、

6、接听来访电话，通过简洁明快的电话沟通猎取客户的需求意向、根本资料，并努力邀请客户上门访问。 11、预约客户：对销售代表留下的客户电话要确认其有效性并邀约上门;回访客户打进的询问电话，再次邀请看房。 12、负责全体销售人员的晨会签到，严明工作纪律。 13、每天总结售楼处的运转概况：记录当天客户的来访状况，并根据客户信息来源进展分类处理;记录置业参谋的会谈进度;销售代表的工作效果与工作状态。 文秘专业根底学问试题及答案 1、什么是秘书? 答：在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位指导的助手，这一职业的工作具有帮助性和效劳性。 2、秘书部门的职能性和工作特点? 答：(1)综合

7、性。(2)帮助性。(3)门面性。(4)机要性。 3、秘书工作的主要内容?(风险题) 答：(1)处理文电。(2)撰拟文稿。(3)办理睬务。(4)调查讨论。(5)查办、催办。(6)依据指导意图协议本单位的有关工作。(7)支配礼仪活动。(8)处理来信来访。(9)组织机要交通。(10)档案的管理。(11)其他日常事处及指导临时交办的任务。 4、秘书工作的作用： 答：(1)枢纽作用。(2)助手作用。(3)参谋作用。(4)协调作用。(5)耳目作用。 5、秘书工作的指导思想： 答：一是为挺直指导效劳;二是为与本系统有关的部门及其成员效劳;三是为广阔人民群众效劳。 6、秘书工作的原那么： 答：(1)精确。(2

8、)快速。(3)务实。(4)保密。 7、秘书工的政治素养： 答：(1)具有较高的理论程度。(2)具有较强的法律意识和政策观念。(3)具有全心全意为人民效劳的思想。(4)严于律己，遵守纪律。 8、秘书工作人员应具备的根底学问： 答：(1)根底学问。(2)社会学问。(3)专业学问。(4)业务学问。(5)帮助学问。 9、秘书人员应具备的力量： 答：(1)调查讨论力量。(2)搜集资料的力量。(3)文字表达力量。(4)口头表达力量。(5)组织协调力量。(6)办事力量。(7)管理事务的力量。(8)文字书写的力量。(9)操作现代办公设备的力量。 10、信息的作用? 答：为指导的科学决策供应根据。为实现科学管理

9、制造条件。是发挥参谋，助手作用的主要内容。 11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原那么? 全面效劳。实事求是。不夸张缩小，既报喜，又报忧。 12、值班记录电话记录应包括五个要素? 答：a来电时间。b来电单位、姓名及职务、电话号码等。c来电内容。d指导批示和处理看法。e接电话记录人。 13、值班日记四要素： 答：值班员、值班时间、记事内容、办理状况。 14、打电话的一般程序是什么? 答：(1)打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特殊重要的事情，要写出通话全文。(2)电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最终再说通话内容

10、。(3)向下级打的电话比拟重要的，需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复述。(4)要找的人不在时，可要求对方转告或支配回电话。 15、回电话接电话的一般程序是什么? 答：(1)答复电话要快速，尽可能在铃响第一遍后就接并马上打招呼。 (2)问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。 (3)所接电话一般都应有记录，必要时用法录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理状况。(4)来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清晰的事情不盲目答复。 16、电话记录有哪五个局部? 答：一是来电时间、包括年、月、日、时、分;二是

11、来电单位、姓名及电话号码;三是来电内容;四是处理看法和指导批示;五是接电话记录人。 17、什么是文书? 答：指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了肯定目的而形成并用法的特定格式的文字资料。 18、什么是文件? 答：通常所说的文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发用法的具备肯定格式的公务文书。 19、什么是会签? 答：两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的指导同志联名签署。联名签署文件的过程称作会签。会签本身也是一种会商，但大量的本质性的会商工作应在会签之前进展。 20、什么是传达范围? 答： 指可以听到宣读文件的人员范围。文件需要传到达哪个范围，一般都是依据临时状况确定

12、的，文件中应当注示清晰。 22、密级一般划分为哪几级? 答： 一般划分为隐秘、机密、绝密三个等级。 23、会议报到有哪几种方式? 答：与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到;托付别人代为报到;电话报到。 24、内宾接待工作原那么是什么? 答：1、热情相待。2、按政策办事。3、简朴大方，不搞形式主义，不要铺张铺张，尽可能少花钱多办事。4、节约时间，努力进步办事效率。 25、握手的技巧是什么? 答：同性之间特殊是男性之间的握手应当有力，以示热情友好;反之，假如有气无力或者假设无其事，就会使对方产生冷漠、疏远的感觉。异性之间、特殊是女同志对男同志的握手，无需用力，只要轻轻地握一下就可以了。与指导同

13、志或者身份较高的人握手，要视详细状况而论，假如他有意与你握手，就应当主动把手伸过去;假如他无意握手，就不要牵强。 26、为别人作介绍时应留意哪几方面? 答：假如双方的地位不同，应领先把地位低的人介绍给地位高的人;假如双方的身份一样、年龄相近，应领先把男性介绍给女性，把主人介绍给客人;假如双方的地位相近、年龄有别，应领先把年轻的介绍给年长的;假如一个人会见几个人，应领先把一个人介绍给几个人。在为别人介绍时，秘书工应当事先熟识双方的状况，以便介绍。 27、听讲时应留意的几个问题? 答： 要用心致志仔细听讲，以示留意和敬重对方，而不要东张西望，心不在焉，以免影响讲话人的心情。不要随便打断人家的话题。

14、遇到说话噜苏，或者有意无意纠缠你的人，不要厌烦，更不要露愠色，而应当有礼貌地中断对方的话题或委婉地回绝他，可以委婉地说我们是不是长话短说?或者说对不起，我还有急事。咱们是不是以后再细谈? 28、当你有几机说话时，应留意哪几点? 要礼貌文明、热情和气，给人以亲切感;语速要和缓，语调要适中，给人以舒服感;切忌过分急越亢奋，以免使人产生高压感;切忌多说官话、套话，也不要用法生僻奇怪的词语，以免令人生厌;此外，不要夸夸其谈，更不能自吹自擂;吐音要精确，语言要简洁，表达要妥贴，以进步对方的承受效果。 29、接电话时的留意事项? 答：电话铃响后，应当马上拿起耳机，而不要让人久等;拿起耳机之后，应当马上说您

15、好!而不要默不作声让人干等。然后，就可以。 事业单位文秘的根底学问 一、秘书工作指导机关及其指导者的工作内容 1.机关办公厅(室)的根本任务 办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作进展的必定结果。中外指导机构或高级指导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是帮助它所直属的指导机关完成各项指导工作，尤其是为指导机关制定和施行决策效劳。 办公厅(室)的任务主要分为两大局部：一是政务效劳，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务效劳，主要是后勤效劳保障工作。 2.秘书长、办公厅(室)主任的根本任务 秘书长和办公厅(室)主

16、任兼有秘书工作指导人和秘书人员的双重身份。依据1951年中央人民政府批准颁发的政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的打算，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要担当以下任务：第一，帮助首长综合状况、讨论政策、推行工作;其次，帮助首长亲密各方面的工作关系;第三，帮助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，帮助首长掌管保密工作;第五，帮助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和催促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。 因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为既要参加政务，又要掌管政务两个方面。而其中第一至第五项工作是

17、需要帮助首长完成的，具有明显的参加政务性质;而第六、七项工作那么主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层指导者和指导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当担当的主要工作内容确定了根本格局。 二、秘书工作的主要内容 1.拟定、办理公文 拟定公文是指依据指导者意图和指导班子的打算精神起草公文或在指导者主持、指导之下，起草指导讲话稿事业单位文秘根底学问锦集事业单位文秘根底学问锦集。 拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通状况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项特

18、别严厉的工作，秘书人员应当以高度的责任心对待。 办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进展的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。 办理公文是秘书工作中一项最根本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要根据党和政府公布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、标准、优质、高效，为公文发挥应有的效能制造条件。 2.办理组织会务 办理组织会务简称办会，

19、是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类详细事务，目的是为指导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合帮助性效劳。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与支配，应与各方面协调联络，将会上争论打算的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管指导，打算是否提交会议争论;二是会议的统筹支配，即从整体上支配好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参与人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项效劳;五是会议善后工作，如整理睬议记录、编写简报和会议纪要、催促检查会议决策的落实等。 3.调查讨论工作 调查讨论工

20、作是指围绕中心工作，针对当前指导关怀和急需解决的有关问题，调查理解相关状况，并进展分析讨论，写出调查报告呈交给指导机关或指导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，挺直为指导决策效劳的一项重要工作。 每一项调查讨论均应做好调查预备、调查施行和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，预备阶段应依据指导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;施行阶段要留意选准调查讨论对象，采纳多种方式，广泛搜集、仔细整理、深化讨论调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查讨论工作进展整体分析，在以前阶段工作的根底上，写出调查报告。 4.信息处理工作 秘书信息处理工作是指根据党政指导机关工作的要求，采集与处理信息，为指导正确决策和

21、施行决策效劳的一项工作。但凡指导工作中要把握的各种动态、状况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要搜集并准时反应给指导部门。 开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的根底;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反响灵敏，具有较强的观看和分析问题力量的信息员队伍;最终要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的搜集、加工、存储、输出、反应等根本环节的工作质量。 5.沟通协调工作 对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，根据协调对象划分，有对上的协调(即对指导者之间和指导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级

22、双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，但凡与指导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围事业单位文秘根底学问锦集办公文秘。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门访问协调、召开会议协调等 6.信访接待工作 信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项常常性的重要工作。收到群众来信，要准时拆封，仔细阅读，做好摘记，精确交办，按分级负责，归口办理的原那么妥当处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待

23、，仔细听记，恰当处理。 7.监视检查工作 监视检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路途、方针、政策和党政机关工作部署落实状况的催促检查;对指导人批办大事承办状况的催促检查;对文件和会议事项的催促办理。监视检查工作的详细做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反应等工作形式，其工作的最根本的方式就是向下理解状况，向上反映状况。 8.公务接洽工作 公务接洽工作是指办理指导机关、平行单位、下级组织与本机关联络公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不行缺少的一项工作，是作为机关窗口的秘书工作常常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位挺直派人或通过电话形式来本机关商洽

24、或联络的公文事宜，有帮助联络公务，支配指导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺当进展，秘书人员应做到忠于职守、仔细执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟识指导者状况，与有关部门保持亲密联络。此外，还应擅长处理人际关系。 9.教学秘书工作职责： 9.1帮助院指导抓好教学常规工作的支配，检查与总结工作。 9.2准时向院指导传达上级部门支配的各项任务及上报院的有关状况。 9.3帮助院指导处理好日常的教学事务工作，并准时进展请示与汇报。 9.4负责搜集撰写整理，管理各种教学信息和教学文件。 9.5负责教学档案的建立与管理工作，作到分门别类，有条理。 9.6作好各种文件的收发，登记与管理工作。 10.生活秘书工作职责 10.1.帮助院指导抓好教学办公用品的供给与发放工作，监视办公费用的用法状况事业单位文秘根底学问锦集事业单位文秘根底学问锦集。 10.2.帮助院指导、班主任抓好劳动卫生工作。 10.3.负责院办公室必需设施如