第三方物流公司物流管理之出入库管理

1、内容提要 在库管理是生产销售企业物流管理工 作中的重要内容，在库管理的情况是否良好直接影响 着企业形象和客户之间的合作关系。笔者通过走访调 查 A 公司下属仓库的在库管理工作情况和操作流程 的落实情况，通过访谈、实际现场直观和参加培训的 方式了解仓库的在库管理操作流程。仓库拥有操作流 程，规范了从产品入库、在库流转到产品出库的操作 标准，调查中发现一些操作标准与实际需求不符，如： 入库信息的采集需要进一步的完善，需加强在库流转 中对产品状态的掌握与及时反馈，出货的准确率存在 急需改善的必要性。提出了更新系统信息录入凭证、 增加产品在库流转的状态情况、同时增加出货环节的 复核力度的改善建议，希望

2、能改善在库管理中目前存 在的问题，实际解决仓库和 A 公司目前的困境。提纲 一、调查对象概况 二、调查内容 （一）、 入库管理 （二）、在库流转 （三）、出库管理 三、调 查结果 （一）、入库信息采集不全，系统信息不能准 确体现 （二）、在库流转不能实时掌控产品状态，不 同状态下的产品存在混放情况，容易造成出货差错 （三）、出货环节无重复复核，细节问题不能重点把 握 四、调查结论 （一）、更新系统信息录入凭证（二）、增加在库品移仓中的状态情况 （三）、增加 出货环节的复核力度关于 A 公司进口产品在库管理的调查 一、 调查 对象概况 A 公司致力于开发、生产和销售挽救和延 续患者生命的产品，包

3、括血友病、免疫紊乱、传染 性疾病、肾脏疾病、外伤，以及其他危重症和慢性 病症患者。 A 公司拥有独立的仓库管理团队，仓库储 位3200个，利用EXE Technologies系统进行在库管 理。据 06 年到 07 年的数据资料显示，仓库对产品 的管理，收发货物的准确率是 98%，库存准确率达 99%，产品破损率是 3%，公司满意度有 95%以上。 但最近的情况是，截至 09 年 3 月，收发货物的准确 率仅 95%，库存准确率仅 96%，产品破损率高达 6%， 相同产品批号混乱、在库产品外箱屡屡破损但在系 统中却均未能准确标识的问题相当严重，由于库存 产品信息的紊乱导致产品出货过程也是漏洞百

4、出， 客户投诉率达到了一定的比例。 二、调查内容 为了 了解情况查明原因，本人于 09 年 4 月 10 日对该公 司的产品在库管理 情况进行了调查，该公司目前 的在库管理可以分三部分内容，介绍如下： （一）、 入库管理 1、收货准备 仓库单证接收到公司 SUPPLY CHAIN部门提供的PACKINGLIST（附表1）,复核相关品名、规格、批号、数量、状态等数据是否齐全 有效，若数据有误则联系 SUPPLYCHAIN 相关部门重 新提供；仓库保管员根据 PACKINGLIST 条款进行收 货。（表 1） 第 1 页 共 11 页2单证员1百特公司 4劳务工对Packing传真、EMAIL次L

5、ist审核，根据单证员通日货物入库计并通知仓务管知做好准备划理员、劳务工做好准备 3仓务管理员Packing List根据单证员通知准备好叉车 表1 2、收货、上架 承运商携带Packing Lis送货 到现场码头，将Packing List交仓务管理员。仓务管理员核对实物是否与 Packing List相符，若实物与单据不符则应先放入置留区 并及时反馈部门主管，由部门主管通知白菜相关部门，等待指示。仓务管理员点数*收货，填写白菜（贸易）收货记录 （附表 2）。仓管员在送货单上签字确认，将商品上架，在白菜（贸易）收货记录上填写实际上架库位，仓库单证员制作ASN,将入库信息录入系统。（表2） 百

6、特Packing List1.货到仓库确认上架 2.仓管员根据仓管员将产品上架 Packing List并在百特收货记现场验收录 中填写上架库位判断与放置留区，等确认单证员将百特收否PICKINGLISTS知货记录内容录入是否相符系统填写百特收货记录表 2 第 2 页 共 11 页（二）、在库流转 部门主管发出移库指令。仓库单证员查询系统后，手工 编制库存调整表（附表 3）查询需要移库的货物库位及数量。仓务管理员根 据库存调整表使用平衡式或前移式叉车（依据来源货位及目标货位层数） 将货物移动到目标货位。 （表 3）1 部门主管发出移库指令 4 仓务管理员使用平衡式或前移式叉车（依据来源货位及目

7、标货位层数）将货物移动到目标货 位。 2 单证员查询系统后，手工编制库存调整表 。 表 3 （三）、出库管理 1、出货准备 仓库单证员依据白菜SUPPLY CHAI提供的出库单传真在信息 系统中输入SO,并打印拣货单。承运商将提货单据出库单交给仓库单 证员办理提货手续。仓库单证员验证承运商提货单据的合法有效性、验证发货 日期、品名、型号、批号、规格、数量、收货单位、地址是否齐全有效，是否 有合法印鉴，如单据非法，则退回承运商，审核完毕，单据退回，通知劳务工 到达现场，将拣货单 、出门证和相应货物的检验报告交给仓务管理 员到现场第 3 页 共 11 页配货、出货。仓务管理员持拣货单和出门证到达现

8、场， 准备好叉车准备配货。劳务工接仓库单证员通知到达现场，协助配 货。（表 4）1 单证员 4 单证员在信息系统中输入该通知劳务工到达现百特传真出库单笔 SQ由系统分配库场，并将拣货 单存，打印拣货单和出门证交给仓和出门证 。务管理 员。 5 仓务管理员持拣货单和出门证准备好叉车到 2 承 运商达现场持出库单到达指是定码头，将上述单证交给单证员。6 劳务工接到单证员通知，立即到达现场。 3 单证员验证承运商交 来单证的合法有效性。审核完毕退回承运商 3 单证员暂停发货，联 系百否单证有效？特，等待指示表 4 2、配货 / 拣货 仓务管理员（前移式叉车驾驶员）根据拣货单拣货，将商品放在货架底部

9、后由仓务管理员（平衡式叉车驾驶员）将放置在货架底部货物运送 到理货区。 第 4 页共 11 页3、出货 仓务管理员与承运商进行交接，并记录出库所用时间。承运 商进行外观验收（品名、批号、数量） ，劳务工将货物从托盘上装到车辆 上。仓务管理员对于承运商验收不合格的货物必须查明原因，并报部门 主管与客户协调解决。承运商或客户在仓务管理员的出库单和时 间记录单上签字确认，领取检验报告 、出库单、出门证。若客 户自提，应由客户或司机签字，并记录车牌号码。仓务管理员将经承运 商签字的出库单交给单证员。单证员根据仓务管理员交来的出库 单在系统中做 SO 确认。（表 5）1 仓务管理员检查承运的车辆仓务管理

10、员 4 劳务工符合百特的车拒绝装车，并通否辆要求？知百特物流部。 装车。是 2 仓务管理员 6 承运商或客户审核装车货物品在出库单和 名、数量、批号时间记录单与出库单是否相上签字确认。是符，并 记录装车所耗时间。 7 仓务管理员在出门证上签否验收相符？字，写明 实发数量。再将经承运商签字的出库单交给单证员是 5 仓务管理员 3 承运商否查明原因，如货物有问题及时反8 单证员馈给百特进行外观验收（品名、批号、根据仓务管理员数量）交来的出库单做SO 确认仓务管理员参考换货流程，验收相符？并将有问题货物放入置留区，填写 “异常报告 ”发送给百特质量部和物流部。表 5 第 5 页 共 11 页二、 调

11、查结果 通过以上调查，发现该公司在在库 管理上存在一些问题，表现在以下三方 面：（一）、 入库信息采集不全，系统信息不能准确体现 在在库 管理的入库、上架过程中，该公司操作人员仅仅进 行了点数、收货、上架的工作，并未对产品进行质 量检验和相应的信息采集，由于入库时未能系统采 集产品各类状态和基础信息，货物上架完成、单证 员在系统中收货确认完成之后对在库产品的质量情 况仍一无所知，造成批号混乱、外箱糟糕的货物仍 以正常状态出货。 （二）、在库流转不能实时掌控产 品状态，不同状态下的产品存在混放情况，容易造 成出货差错 产品入库之后在库流转中仅对流转库位 进行了实时掌握和系统更新，但是对入库之后和

12、流 转过程中产品是否发生质量变化的情况未能反馈给 单证，系统对产品的状态不能及时掌握导致正常产 品与次等品仍放在一处，出货过程中两者混为一谈 导致客户收到次等品而投诉不断。 （三）、出货环节 无重复复核，细节问题不能重点把握 出货过程中涉 及仓务管理员（平衡式叉车驾驶员） 、仓务管理员 （前移式叉车驾驶员）和仓务主管，但该公司的操 作人员仅仓务管理员（前移式叉车驾驶员）对产品进行复核，后产品到交接处承运商核对提货信息， 承运商对产品的了解程度又参差不齐，前期对信息 采集不全、产品状态掌握不佳；后期出货符合不严 谨的情况下大量出现产品批号不对、次等品等情况 导致客户反复投诉。 三、 调查结论 通

13、过调查发现， 收发货物的低准确率，库存低准确率，产品高破损 率与产品入库过程中信息不全、在库移转过程中产 品质量状态不明、出库过程中复查不严谨息息相关。 通过调查也发现，在出货过程中发现的坏箱必须经 过质量部门判定之后才能做相关处理，即使能按照 正常产品出库，但是期间造成的时间差对 A 公司回 笼资金成本及客户的迫切需求都造成相当大的影响， 为此客户的第 6 页 共 11 页投诉率也使居高不下。如果 A 公司想扭转目前的窘况，维护好公司的品牌形象 的话，改善下列操作过程势在必行。 （一）、更新系统信息录入凭证仓库单证接收到公司 SUPPLYCHAIN部门提供的PACKINGLIST根据品名、规

14、格、批号、 数量做入库凭证 （附表 4），仓务管理员根据入库凭证进行收货、验证各类产品信息，并 标注产品入库状态，检验货物外观是否有破损，部分产品须开箱查看说明书、中文标 签是否齐全，如发现产品有破损、污迹或变形则立即拒收并拍照取证通知白菜相关部 门；若实物与单据不符则应先放入置留区并及时反馈部门主管，由部门主管通知白菜 相关部门，等待指示。仓管员在送 货单上签字确认，如有包装破损则在备注中注明， 留底归档保存，仓务管理员将商品上架，在入库凭证上填写实际上架库位，仓库 单证员制作 ASN,将入库凭证内容录入系统。部门主管收货完成后，向白菜 SUPPLYCHAIN提交入库报告及相关异常说明。（表

15、6） 百特Packing Lis1.货到仓库直接上架 5.仓管员将商品上架，2.仓管员根据入在入库凭证上填写库凭证现场验收实际上架库位并记录相关状态信息破损产品记录在收6.单证员制作货报告内，产品存否外观完好ASN,将入库凭放在置留区证内容录入系统是拍下照片，以 3.仓管员手工点数 email 方式通知百 7.收货完成后，部 *收货，确认入特，根据百 特指示门主管向百特提交库凭证操作入库报告及相关的异常说明4.双方签字确（二）、增加在库品移仓中的状态情况 仓库单证 员在使用库存调整表除了查询需要移库的货物 库位及数量之外，还需要时刻关注货物的状态情况， 一旦发现变形或者破损必须及时报备仓库主管

16、（附 表 5）。由仓 库主管及 时将商品信息上报至白菜 SUPPLYCHAIN 和质量部门，等待最终的产品处理信 息Check Result,同时单证更改系统内商品的相关 信息，等产品处理信息有了最终定论之后再做处理。 （三）、增加出货环节的复核力度 仓务管理员（前移 式叉车）应在自收到订单 4 小时内完成备货并自行 检验，仓务管理员根据拣货单所示品名、数量 对所拣货物进行核对并检查货物是否有破损与变形， 查看商品外箱的中文标签是否已贴好，若未贴好则 通知部门主管，等待处理；如发现拣货单上的货物 有破损或变形，应把货物放入置留区，并立即填写 “异常报告 ”发送白菜质量部和物流部等待处理劳务工 如果货物正确，由常务管理员（平衡式叉车）将货 物运送到月台并进行再次检验。期间，仓务管理员 （前移式叉车）如果拣货失败，对拣货单所示 来源货位进行核对。 虽然 A 公司已经有一套指导操 作流程，但是目前收发货物的低准确率、低库存准 确率和高产品破损率，可见其指导操作流程需与时俱进、贴切实际的必要性。在库存管理工作对于企 业的物流管理工作十分重要，通过此次调查总