论如何做好中学档案管理的信息化建设

1、论如何做好中学档案管理的信息化建设 摘 要：档案管理对于中学的正常工作与发展来说是相当重要的基础，当前随着社会的不断发展，中学档案管理的形式也逐渐发生了化，信息时代的来临对档案管理也提出了新的要求。本文基于信息时代下讨论中学档案管理信息化建设相干问题，希望能够更好地提高中学档案管理的质量，并为相关工作者的研究提供借鉴。 关键词：中学档案管理 信息化建设 现状 策略 在中学的正常工作与发展中，档案主要就是记录事物发展状况的一种资料，在很长一段时间内，纸质档案是人们最常使用的一种档案记录方式，但是随着信息时代的到来，传统的档案记录与管理也逐渐暴露出很多弊端，再加上视频、音频类的档案文件越来越多，现

2、在就亟需对中学的纸质档案进行电子化，这不仅是为了满足时代的需要，也是在当前中学节约人力、资金的重要途径。本人长时间在中学教务处工作，负责学生档案的建档、整理、保存及发放工作，在长期接触档案的过程中对档案管理有一定的了解，在查阅了相关资料的基础上，针对中学档案信息化建设简单做出研究。 一、中学档案管理 （一）、中学档案管理工作的重要性 中学教学质量与其发展的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作的开展情况，只有做好本校的档案管理工作，才能及时地从中总结一些教育经验，从而更好地提高教学质量。如果一个学校的档案管理工作较为混乱，那么就无法为教学工作提供适当的经验与总结，从而也就无法更好地改善教学工作。

3、 （二）、中学档案管理现代化建设工作中的问题 （1）亟需建立统一的标准和规范 中学档案管理信息化建设突出的缺陷还是因为学校对于相关工作不够重视，在当前中学档案管理的建设时虽然使响应国家号召，在人员和资源上都满足了一定的要求，但是有的学校在相关制度的建设上却始终无法紧跟时代的脚步，相关的工作制度也只是停留在传统的阶段，也就是收集和记录档案工作，学校对于相关人员的投入、资源的建设明显不够重视，更有甚者对于档案资料的工作都不够重视，从而导致学校信息资源不够完善，对学校正常教学进行产生了负面作用，因此对于学校档案管理信息化建设的发展起到阻碍作用。 （2）缺乏高效的档案管理队伍 根据调查，当前我国很多的

4、中学对于档案信息化建设工作都没有投入较多资金，从而对相关人员的管理也并没有投入太多精力，在档案管理工作人员配置上始终未按照相关标准进行合理规划。这大致体现为两个方面，首先是缺少高素质专业人员，也就使得档案管理工作的整体水平较低，其次就是很多中学都花钱请一些非专业人员来学校进行档案管理工作，从而导致相关队伍良莠不齐，工作效率受到了很大的影响，并且在相关工作的进展上没有条理，因此导致工作的进行较困难。 （3）中学档案管理信息化建设的意义 由于档案管理对于中学的发展来说有很大的意义，但是传统的档案管理工作已经逐渐暴露出很多的弊端，再加上随着学校的不断发展，档案类的资料也会越来越多，传统的纸质管理工作

5、根本无法满足大量的信息资源的记录，因此就需要利用信息技术将大量的信息资源电子化，这不仅是为了提高档案管理的工作效率和质量考虑，更是为了相关工作以后的发展而做出基础。档案管理信息化是当前各行各业档案管理部门在建设过程中必须要经历的，而且学校中有很多是科研性的档案，因此更需要及时地将相关资源信息化，这也是学校档案管理工作与时俱进的一个重要标志。 二、中学档案管理信息化建设需要遵守的原则 （一）、档案管理信息化建设规划要符合需求 中学的档案管理信息化建设的主要目的就是使相关工作以更高的效率开展，因此在建设时就要根据实际的要求来做出相应的规划，并且要结合本校的档案资料的特点，而不是将别的学校的档案管理

6、部门建设的方案拿过来自己套用。比如对于学校中储藏的较为珍贵的历史资料，就要酌情处理，而不是一味地将所有档案都电子化，从而导致失去了珍贵的资料。 （二）、档案管理信息化要具备一定的服务性 档案管理信息化建设过程要考虑和服务性相结合，并且要提高对档案信息的利用率。在开展相关工作时，比如在调取档案资料时，要做好相应的档案查询服务，从而让学校的师生都能切实感受到档案管理信息化建设的实质性好处，如果仅仅将档案管理信息化建设作为走形式的方式进行，那么对于学校的档案管理工作没有任何意义。 三、加强中学档案管理信息化建设的主要策略 由于中学档案管理工作对于其信息化建设相当重要，因此要重视对相关建设的投入，为学

7、校的管理和建设工作的发展提供宽阔空间，并且要仅仅抓住当前信息时代的主要优势，为该工作的顺利进行夯实基础。 （一）、加强领导，提高档案管理意识 提高档案管理工作的效率，应该先加强对相关工作的认识，意识到档案建设的质量好坏对学校发展的重要作用，学校要积极引入资源和人才进来，对相关工作的开展要予以支持。同时要重点建设相关工作的基础设施，因为良好的工作环境是提高工作质量的重要保障，也是使相关工作顺利开展的基础。同时校方要营造良好的工作环境，为相关建设的顺利开展提供支持。 （二）、规范制度，统一管理标准 由于中学的档案管理工作需要不同机构的协调才能更好地进行下去，其牵涉到的东西较多，因此必须制定和完善相

8、关工作的管理机制，制定科学、规范的制度，对相关工作实施集中管理、规范管理的模式，同时对信息化建设中的收集、整理、装订等内容也制定出一整套行之有效的解决方案，提高管理工作的效率，让制度变成促进其顺利开展的内生动力。在制定档案管理制度时，尤其要重视中学档案管理在信息化建设过程中的制度制定，为学校档案信息化的开展提供更优质的制度基础。 （三）、建设高素质档案管理队伍 管理人员专业素质的高低，对于一个学校档案管理信息化建设工作进展的好坏有很大的影响。信息时代对中学的管理人员的能力也有了特殊的需求，学校应该充分重视相关管理的信息化建设，加大人才投入。比如学校可以建设专门的人才培训部门，引入适当的而竞争机

9、制，为学校的档案管理工作培养更加全面的高素质人才，建立一支更加稳定的管理团队，使得中学的档案管理信息化建设工作不断向前发展。 四、结束语 信息时代的到来，为当前社会上很多行业的档案管理都带来了新的机遇。对于中学的档案管理来说，将其进行信息化建设是大势所趋，不仅是为了更好地满足社会的需求，也是为其在未来更好地发展奠定基础。在档案管理信息化建设的过程中，首先就是要提高本校档案管理人员的专业素质，其次需要将管理人员的管理观念进行革新，从而为档案管理信息化建设做出基础保障。同时也要注意档案管理的方法要结合实际，将其信息化建设的效率达到最大化。 参考文献： 1浅谈如何做好学校的档案管理工作j. 赵琼. 山西档案.