精编会议管理大型会议组织规程

1、随心编辑值得下做有!LOGObeikezhangYOUR COMPANY NAME IS HERE专业I专注I精心I卓越【会议管理】大型会议组织规程Please en ter your compa nys n ame and contentv大型会议组织规程、会议筹备（一）前期准备1 、制定会议方案，主要内容包括 :会议名称、时间、地点、议 题、出席人员、列席人员、邀请单位、日程安排、参观活动、表 彰、材料准备、宣传报道、经费及其他有关事项等，并按程序报 有关领导审批。2 、重要会议可指定会议秘书长，成立会议秘书处，开展会议 组织工作。拟定各会务小组人员名单、分工计划和会议期间领导 接见、座谈

2、、参观、表彰等重大活动的组织方案，按程序报会议 秘书长审批。3、制发会议通知 ，具体内容包括 :会议名称、时间、地点、 内容、参加人员、报名和报到要求、典型经验或发言材料的要求、 有关部门及单位代表名额分配等。 会议通知按公文办理程序经 有关领导审定后，一般以“明传电报”形式发出。4、与会人员报名一般用传真形式，内容包括姓名、性别、民 族、单位、职务。5、起草并跟踪做好会议主要讲话稿、主持词及其他材料的准 备工作。6、列出会议印发材料清单，提出会议材料印制规格，按程序报批后，由专人负责送印。7、制作会议代表、列席人员和有关人员的各种证件和座签。8 、重要会议要提出每次全体会议席次图、 主席台席

3、次图 ;如有 全体合影，需提出第一排席次图和全体人员席次图 ;如有正式宴请， 需准备餐桌座签，拟定分桌人员名单 ;根据需要，确定是否安排清 真席。(二) 编印会议指南1、会议指南的主要内容 :(1) 会议日程安排，包括会议代表 自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安 排。 (2)住房安排，包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电 话，是女性代表、少数民族代表的需注明。 (3) 会议分组名单，包 括会议代表总人数，各小组人数，各小组组成单位及部门名称， 小组成员名单，小组召集人、联络员、会场。 (4) 会议秘书处的组 成，包括备会务小组成员名单、 住房号及电话。 (5) 会议注意事

4、项、 作息时间表等。2、会议指南编成后，要按程序报批，并在认真核对、严 格把关、准确无误的前提下付印。印数按略多于会议代表总数掌 握。3、会议指南印出后，要及时分送与会领导同志各二至三 份，各会务小组负责同志各一份。以上工作一般需在正式会议前两天完成，个别工作也必须在 会议召开的前一天下午 6 时前完成。二、会务工作（一）会前工作1、会务组和后勤组提前一至两天进驻会议驻地。2、重要会议由会议秘书长会前召集会务工作协调会，各会务 小组负责人和有关人员参加，通报各自情况，协商解决有关问题， 提出工作安排意见。3 、如果召开预备会， 一般由会议副秘书长主持、 秘书长讲话， 参加会议的办公室主任或有关

5、业务科（处）长 （必要时全体会议代表）、各会务组工作人员参加。4、安排、布置会场。摆放桌签、饮用水、鲜花和绿色植物， 悬挂会标、测试音响设备，查看领导同志休息室准备情况。（二）报到工作l 、会议报到。做好签到记录 ;向每位代表发送会议指南 、 会场席次图及有关会议文件和会议材料 ;发放代表证、工作证等证 件 ;发放餐证 ;安排会议代表领取房间钥匙和进住房间 ;随时统计报 到人数以备领导查询 ;答复会议代表咨询。2、报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意 代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。3、如果会议安排接送站，后勤组根据情况安排专人和车辆到 机场和火车站接送代表。（三）会议

6、期间工作1 、与出席会议的领导随行人员保持联系， 及时迎送领导同志2、每次全体会议之前，都要认真检查会场情况，包括会标、 主席台和代表座签等，妥善安排领导同志随员、工作人员及记者 席位。3、安排好会议期间的代表就餐。（四）会后工作l、会议结束后，及时召开会务工作总结会，由会议秘书长主 持，各会务小组正副组长和有关人员参加，交流情况，表扬先进， 提出善后要求。2 、材料宣传组在会议结束后一个月内负责收齐与会议有关的 各种文件材料和各种录音、摄影、录像等全套资料，交档案室登 记归档。三、会议秘书处职责会议秘书处一般由会务组、材料宣传组、后勤组组成。如果 会议安排表彰活动或现场参观活动，可成立表彰组

7、或现场组，具 体负责表彰或现场活动有关事宜。（一）会务组职责1、制作会标和会议代表、列席人员及有关人员的各种证件和座签，购置文件袋、笔记本、笔等物品。2 、布置会场、领导休息室 ;落实合影有关事宜。3 、编印会议指南 。4、根据需要，制定领导接见、座谈等活动的组织方案，并组 织实施。5、做好会议报名和报到工作。6、安排领导同志及其随员的住房。检查、落实领导同志住房 电话情况，将会议指南及各种会议材料摆放在领导同志住房 办公桌上 ;及时将领导同志及其随员的代表证、工作证及会议具体 安排等分送领导同志的随员。7、会议期间，指定专人负责将有关会议安排、会议要求等， 适时通过电子屏幕或其他方式向与会代

8、表通报。8、会议期间，事先逐一与出席会议的领导同志联系，落实领 导同志出席会议的情况，告知领导同志每次会议的内容和分工。9 、对出席会议的主要领导同志， 重要活动前后安排专人迎送10 、会同会场管理单位，认真、严格地做好会前会中会场的 各项布置及领导同志休息室的检查落实，发现问题及时解决。（二）材料宣传组职责1 、起草会议方案，制发会议通知，列出会议印发材料清单。2、文件、领导讲话稿的修改和主持词的起草等工作3、审核大会发言材料。4、起草新闻通稿。5、提出会议材料印制规格，负责送印、分装、分发。6、邀请对会议进行采访的媒体记者，并做好有关配合工作。7、会同会务组、后勤组为记者采访提供必要的条件

9、，包括会 议材料、新闻通稿、食宿安排、车辆保障等。8、按照会议宣传计划督促落实会议期间和会议之后的宣传工 作。9 、负责对各种公开发表的文字、 声像的审核把关和收集整理， 重要稿件报会议秘书长批准。（三）后勤组职责1、提前联系并落实与会人员的住房和会议期间的就餐安排。2 、会前对会议所有活动场所的内部设施、外部环境等进行一 次细致的安全检查，发现问题及时解决，确保万无一失。3、按照有关规定，做好会议活动场所的安全保卫工作，重要 领导同志出席会议或有重大活动时，根据需要制定保卫工作具体 方案。4、会议期间，设立能够进行急救和处理一般性、常见性疾病 的医疗室，并 24 小时值班。5、会议期间， 根据需要安排专人负责飞机票、 车票订票工作， 直到外地与会人员全部离开驻地。6 、根据需要做好会议代表的接送站工作，直到外地与会人员 全部离开会议驻地。（四）现场组职责1、制定参观方案。2、布置参观现场。3 、