浅谈如何做好建设工程监理文件的归档工作

1、浅谈如何做好建设工程监理文件的归档工作 摘要：建设工程监理文件的齐全、完整、准确是反映建设工程质量、进度、投资控制的重要凭据。 关键词：建设工程；监理；文件；归档 abstract: the construction project supervision documents are complete, complete and accurate is reflected construction engineering quality, progress, investment control an important proof. key words: construction proje

2、ct; supervision; file; filing 中图分类号：g271文献标识码：a 文章编号：2095-2104（2013） 建设工程监理是指具监理单位受项目法人的委托，依据国家有关工程项目建设文件、有关工程建设的法律法规和工程建设监理合同及其它工程建设合同，对工程建设实施的专业化监督管理。建设工程监理可以使建设工程活动的全过程监理，也可以是建设工程项目某一实施阶段的监理，如设计阶段监理、施工阶段监理等。针对我国目前监理管理现状，目前应用最多的是施工阶段监理。而工程监理文件则是工程监理工作从准备、实施到完成的全过程所形成的产生的进度，质量检测、评估、投资控制及合同管理信息等各种原始

3、记录，它是工程质量监督和管理的原始性依据，具有极其重要的查考凭证作用。 建设工程监理文件的作用 建设工程监理文件的管理，是指监理工程师受建设单位委托，在进行建设工程监理工作期间，对建设工程实施过程中形成的与监理相关的文件进行收集、整理、分类、组卷、归档和提供利用等一系列工作。建设工程监理文件管理的对象是监理文件，它们是工程建设监理信息的主要载体之一；工程监理在造价、质量和进度控制过程中，产生大量监理通知单、来往函件，工程月付款报审表、工程计量单、开工报审表、监理工作联系单、例会纪要、竣工结算审核意见书等常规文件，也产生工程事故处理意见书、专题会议纪要、工程暂停、复工令等因解决施工过程发现的非预

4、见性的问题而形成重要文件；这些监理文件与工程资料一起构成了工程管理的全貌，缺一不可；监理文件的齐全、完整、准确，反映了工程管理的全貌和真实的过程。 齐全完整的监理文件具有重要的凭证作用。 建设工程监理文件全面、真实的记录了工程监理工作的全过程、并客观地反映了工程管理的现状，因而工程监理资料在日后的调查取证中有着不可取代的作用。 2012年8月24日5时30分，哈尔滨阳明滩大桥（引桥处）发生坍塌，有4辆大货车坠入桥下，造成3人死亡、5人受伤。国家安监总局组织7名国家级专家成立事故鉴定组，对建设工期仅为18个月的我国长江以北地区最长的超大型跨江桥进行现场查勘、取证，对竣工档案、监理文件进行封存，对

5、关键数据核算，初步判断，超载是桥塌的主要原因和最直接原因。由此可见建设工程监理文件在调查取证中有着何等重要的作用 监理文件与工程施工过程形成的施工技术文件具有交叉印证的作用。 在工程实施过程中，工程监理监督工程施工是否符合相关规定，是否按图纸技术要求施工，是否满足用户需求实现设计目的，它们彼此作用、互相监督，共同记录工程建设的全过程，所形成的施工技术文件和监理文件交叉印证工程的全过程。工程项目开工前，施工单位需要进行施工方案报审，施工进度报审，监理单位在审查合格并确认后施工单位方可进行下一步工作；施工单位形成开工报告和竣工报告均应由施工单位、建设单位、监理单位三方确认，监理工作月报和月付款报审

6、材料中所反映的开、竣工时间应与开竣工报告一致。 二、工程监理资料收集归档工作中存在的一些问题 作为一名长期工作在企业档案管理部门的工作者，在竣工文件验收和监理文件的接收过程中，在工作期间发现近年来监理资料工作虽有较大进步，但依然存在许多亟待解决的问题： 1、一些常见的资料收集不齐全 体现日常管理的工程监理例会、监理工程师通知单与回复单、月付款报表和月工程量报表等文件，河北省建设厅颁发的河北省建筑工程技术资料管理规程中除工程监理例会外都有标准表格，根据监理过程形成的各种记录表格，若不齐全则是监理单位没有做好平时的积累。尤其是监理通知单与回复，反映了监理单位和施工单位在处理问题的态度与方法，没有通

7、知单则看不出事件起因和监理单的处理意见，没有回复则看不出施工单位的做法和事件最终处理结果。存在监理单位往往只注意收集自己形成的监理工程师通知单，而不注意积累施工单位反馈的回复单，导致过程文件缺失。 2、签字不全或不规范 为保证档案长期有效的保存，真正起到凭证作用，项目施工过程，项目总监理工程师和专业监理工程师要在大量的文件和记录中签字确认，要求用碳素墨水或黑色碳素笔签字。 在竣工的监理文件验收过程中，发现很多签字为代签或签认不规范。造成代签现象的原因是：一是专业监理工程师代替总监理工程师签字，二是总监理工程师代替专业监理师工程师签字，更有甚者是未有监理执业资格的人来代替监理前期。第一种情况中，

8、项目总监理工程师是由监理法定代表人书面授权全面负责委托监理合同的履行，主持项目监理机构的工作，这些职责是专业监理工程师所无法替代的，国家及河北省相关部门对监理表格中的签字有具体规定，哪些必须总监签字，哪些只需专业监理工程师签认既可。哪些是需总监和专业监理工程师共同签认的。都做了详细规定；第二种情况中，虽然总监理工程师比专业监理工程师具有更高的权限，但是专业监理工程师是负责某一专业或方面的监理工作，比如旁站监理工程师，所以总监理工程师虽然是监理项目负责人，但其不是能精通所有专业的特殊的监理的；第三种情况的出现，严格说是渎职，一旦出现责任事故，根据情节严重程度，不但追究被代签人的责任，还要追究代签

9、人的责任。 3、监理工作不规范导致监理文件收集困难 在实际监理工作中，一个总监及其项目部经常同时负责多项委托监理合同的监理工作。在签发各种监理文件时将所有监理合同的文件统一编大流水号，比如监理工作月报、工程例会、月付款报审表等。工程竣工后移交资料时又将这些资料分别按合同组卷归档，这样就形成了同一类资料在各自合同中的编号不连续。以监理工程师通知单为例，可能造成1、3期出现在监理合同1资料中，而2、4期出现在监理合同2的资料中，给监理单位资料人员的收集整理工作带来不便，给档案验收带来不必要的误解。 三、如何做好监理文件的积累、分类、整理工作 1、强化档案意识，做好监理资料积累，有效保证竣工监理文件

10、的齐全、完整、准确 监理单位要在实际工作中加强档案意识，克服监理人员因“重监理轻记录，重现场轻案头”的思想，克服监理工作事务繁忙时漏记录的现象，克服留在手边、用时方便不向资料员移交的现象，明确专人负责，对日常工作的各种记录做好收集、分类、整理、整编工作，项目总监要不定期检查、督促资料员的工作，在布置各专业监理工程师工作任务的同时，明确其工作范围的文件收集和向资料员移交的责任；监理公司应把监理文件的收集、归档工作纳入监理管理制度中去，对项目监理过程中形成的监理文件进行的不定期抽查、检查、考核。这样就形成了从上而下，总监负责、责任到人，立体全面的监理文件管理制度和考核体系，从而提高监理资料的工作质

11、量，避免了项目结束后才开始收集，才开始对缺失文件后补的情况，保护了档案是真实性、原始性，为竣工后监理资料的顺利移交工作奠定基础。 2、强化监理人员培训，增强其档案意识，明确监理人员归档责任 档案管理人员要及时跟踪、指导监理文件的形成过程，对监理人员进行档案收集、整理专门培训，明确监理文件归档范围和要求，对监理文件验收、归档过程中常见问题进行剖析，并与监理人员共同探讨解决和应对办法，从而真正达到提高监理人员归档意识和责任的作用。由于计算机的普及，监理过程形成的各种记录、报告、通知书等一般均用70-80g的复印纸打印，而不再向定额站购买现成的可复写多份的专用表格，但是监理工程师和总监在监理过程所形

12、成的文件往往要求一式三份以上，所以在垫复写纸签字时会发现，第三份以后的复写效果会越来越差，到第五份几乎是看不出有签字的痕迹，这也就个监理人员提出了更高的要求，要求更细心、更细致地检查一下签字效果，为下一步收集、分类、整编和档案验收提供便利。 3、坚持监理文件的形成、收集、整理、归档与工程建设同步 坚持监理文件的收集、整理、归档与工程建设同步，坚持监理文件与竣工文件验收同步，发挥监理文件与工程竣工文件的互相印证作用。 工程施工与工程监理是工程建设不可分割的两个部分，监理工作是对施工工作监督管理，施工是在监理的指导监管下的工程实体建设，两者既矛盾有统一。 监理资料中有变更要求和记录，工程竣工文件中

13、就应有相应的设计变更材料或工程联系单，并对图纸进行相应的标注修改，因此，如果工程竣工资料与监理资料同时移交归档，技术人员进行实体验收和竣工文件审核能相对应，档案部门验收会互为补证、互为印证、查漏补缺，可以有效地解决一些重要零散文件难以审查出来的问题，大大提高监理资料归档的齐全完整度。 建设工程文件的形成是与工程建设同步的，由于项目建设周期长短不一，所以要求广大档案工作人员要更细心、更耐心的进行项目跟踪指导；要求监理人员要牢固树立档案意识，从细微入手，做好监理文件的形成、积累；要求监理单位完善档案管理制度，并有效执行，切实提高监理人员的档案归档意识和水平，从根本上避免监理文件中常见问题，保证监理文件