煤炭企业档案管理模式的优化设计

1、煤炭企业档案管理模式的优化设计 【摘 要】随着社会经济的发展和科学技术的提高，传统的煤炭企业面临着改革、重组等问题，以便更好地适应现代化社会的发展。档案是煤炭企业基本建设、生产经营活动的真实记录，也是煤炭企业资产和资源的重要组成部分。目前企业档案管理呈现分散性、部门性、传统性，难以满足现代化企业跨行业多专业对档案信息的要求。本文就如何优化档案管理工作和更好地服务于现代煤炭企业的发展战略进行探讨。 【关键词】 煤炭企业；档案管理；优化设计 在煤炭企业不断发展和改革下，煤炭企业档案管理已成为其重要组成部分。煤炭企业档案主要体现在企业的基本建设、生产经营活动中形成的文件、图表、照片、录像、光盘等具有

2、保存价值的文件的总称。它见证了企业的发展历史，为企业少走弯路奠定基础，对煤炭企业各个方面都有十分积极的作用。所以要加强对煤炭档案管理工作的认识和探索，保证企业档案的生存和延续，以便更好地服务于企业的建设。 一、煤炭企业档案管理的重要性和必要性 近年来，煤炭企业经过多次改革，管理逐渐走向集团化、规范化，但是档案管理相对较薄弱，总体水平较低，加之国家对其管理的滞后和概念的模糊，导致与其他行业有一定的差距。主要表现在企业对档案管理工作认识不足，档案人员业务素质低，归档信息不完整，档案管理跟不上现代化企业的发展速度。因此，加强煤炭企业档案管理意义十分重要。 （一）有利于企业做出正确决策 煤炭企业的经营

3、管理和安全生产关键取决于决策的制定，只有加强煤炭企业的档案管理，才能为煤炭企业的发展提供真实有效的信息，才能准确分析和评估煤炭企业当前的状况，从而实事求是的为煤炭企业做出科学合理的决策。真正使决策和各项管理措施促进煤炭企业的发展壮大。 煤层自然、井下透水、爆炸、冒顶是煤炭企业经常发的重大事故，而防止这些事故的措施都是根据企业的地理条件、历年采掘状况等资料而制定的。因此完整、规范的档案管理是煤炭企业安全生产的重要因素。 （二）有利于对事故救援工作的开展 在井下几百米往往会发生煤矿事故，由于井下情况复杂，实施难度大，事故发生后如果没有详细的档案材料，就很难了解井下的基本情况，更难以进行及时、准确地

4、制定救援方案，从而影响被困人员位置的确定和必需品的输送。 （三）有利于煤炭企业合法权利的维护 煤炭企业的实物档案是当时、当地和当事人在工作中形成的原始记录，是开展各项工作的第一手资料，能够保护企业员工的合法权益。当出现诸如塌陷赔偿、土地征用等问题时，煤炭企业就可以利用它来维护自己的合法权益。 二、煤炭企业档案管理工作的现状和对策 （一）企业档案管理意识淡薄 在企业的档案管理过程中，无论是文章的起草、打印，还是文章的及时归案方面都存在着很大的问题。如有人在起草档案使用圆珠笔写而不是用钢笔，有的单位用针式打印机打印存档，这些都会影响档案质量；还有的管理人员不按规定移交存档，影响档案的完整性。对此我

5、们应该在公司内部开展宣传档案管理意识的活动，宣传学习档案法，把档案管理纳入企业的规划过程中。增强专业人员的档案管理意识和业务水平，充分发挥其主观能动性，做好分内工作，以优质的服务取得企业领导的重视，树立良好的职业形象，从而提升档案管理在企业中的地位。 （二）提高档案管理人员的综合素质 知识是不断更新的，档案专业知识同样也不例外。档案管理人员的知识老化、陈旧，应引起上级领导的重视，应该每年组织一次或者两次相关的业务培训或者派遣到外地学习，以加强对现有工作人员的继续教育，但业务培训应注重以下几个方面： 1.注重实用性 结合自身的工作实际需要和未来长远的发展趋势，与实际工作紧密配合，对档案法律法规、

6、档案具体业务等进行较为系统的学习，并且要学以致用，便于实际操作，讲究实效。 2.因材施教 对档案人员的培训要与其所在的岗位需要相适应，重视知识灌输的同时不要忘了加强能力的培养。档案人员的业务知识培训要根据个人的不同情况因人而异，因材施教。 3.加强安全知识的学习 要做好档案的安全工作，让档案管理人员认识到档案管理工作的重要性。加强消防知识等方面的培训，增强处理突发事件的能力和解决实际问题的能力。从各个方面加强档案管理人员的业务素质和专业技能。 （三）建立健全档案管理制度体系 在煤炭企业的档案管理中建立完整的管理机制体系，以确保档案管理适应新形势的发展需要。正确果敢的决策机制、雷厉风行的执行机制

7、、快速充分的反馈机制、坚持原则的监督机制，各种机制系统相互作用、相互促进，确保档案管理工作规范健康运行。 在煤炭企业中档案管理是一个完整的科学的系统工程，要根据本单位的实际情况和国家有关法律法规的行业标准制定和完善各项档案管理制度。如文件材料归档与不归档范围、档案立卷归档制度、档案库房安全设施、档案借（查）阅制度、档案利用制度、档案人员职责与职权范围等，确保档案管理中各项工作有效进行。 （四）加强执行煤炭企业档案管理的监督考核 为了保证档案管理制度真正得以贯彻落实和档案管理制度的严肃性和权威性，不但要建立健全完善的档案管理规章制度体系，而且要加强制度执行情况的监督考核。在档案管理过程中实施责任

8、制管理模式，做到自己的工作自己负责别人的工作大家监督。共同为企业做出奉献。 （五）加强档案信息资源的开发和利用 煤炭企业档案管理信息系统是一个自动化系统。该系统具有检索、整编、应用功能。它运用现代化手段收集整理数据，并且能够运用计算机技术对数据进行统计和加工。使档案管理信息系统能够高效地处理煤炭档案管理信息。 煤炭企业档案反映了企业人员情况、生产技术、效益状况、设备维修等方面的历史记录，是企业方展历程中真实记录和写照。档案人员要充分利用这一优势，加强档案管理。 （六）加大煤炭档案管理中硬件设备和软件系统的投入 随着计算机技术和网络技术的快速发展，人们传统的工作方式和生活方式都发生了不同程度变化

9、。首先我国的煤炭企业就要加大资金的投入力度配置更加先进的硬件设备和软件系统，使得煤炭企业的档案管理工作适应这种转变。 首先积极采购电脑、u盘录音笔等先进的电子设备，进一步完善煤炭企业的硬件设施。其次，要大力开发煤炭企业管理档案工作中的软件系统，优化煤炭企业档案管理工作的数据库系统，软件系统与硬件设备相结合，不仅提高了档案管理人员的工作效率，也保证了档案管理工作的管理质量。 （七）对煤炭企业的档案服务进行创新 现在煤炭企业所提供的档案种类越来越多，如文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。因此要转变传统的档案服务方式，要增强和提高档案服务的主

10、动性、针对性、和及时性。 随着时代的发展，企业对档案服务的要求越来越高。企业在生产经营过程中产生大量的现代化的电子文件，档案室不仅要传统的纸质档案材料还要接收和管理新兴载体的档案，随着这种趋势的发展，要求企业在实践上打破常规、积极创新，把档案工作列入日常工作规划中，以条款积极落实，及时解决档案工作中的问题，为档案工作创造一个良好环境。 三、结语 随着煤炭企业档案管理的不断完善，要求档案管理工作者坚持去伪存真、实事求是的原则对档案进行分类、加工、编辑、归档，把档案管理工作规范化，为使用者提供最真实可靠的信息。做到以上种种不仅要求企业自身要重视档案管理，而且要求企业员工做好档案管理的培训工作和自身综合素质的提高，通过全企业的共同努力更好地服务于该行业。同时使自己立于不败之地。 参考文献： 1刘池 煤炭企业档案管理的现状与对策（j）.能源技术与管理2012（1）165-167 2谢志清 完善档案管理服务煤矿建设（j）.黑龙江档案2010（2）76 3张志纲，董淑娟 煤炭企业档案管理信息系统的设计与实现（j）.煤炭技术2012（21）281-282 4王英杰 浅谈新形势下煤炭企业档案管理的