谈会计电算化中的采购管理系统

1、谈会计电算化中的采购管理系统 摘要：本文根据笔者多年工作经验，从采购管理系统业务流程、采购管理初始设置、采购管理日常业务处理、应付账款处理和账表输出五个方面探讨了自己对会计电算化中采购管理系统的认识和理解。 关键词：会计 电算化 采购管理系统 中图分类号：g642 文献标识码： a 文章编号：1672-1578（2013）03-0082-01 1 引言 在会计电算化中采购管理系统最主要的工作就是在采购管理系统中处理采购的发票和入库单据，通过采购的发票对存货的成本进行确认。采购管理系统还可以跟“应付款管理系统”进行合理的集成，这样就能够更好地掌握各种采购的付款情况；跟“库存管理系统”进行合理的集

2、成，就能够把各种存货的数量信息进行很好的把握，能够避免盲目的采购，防止不必要的库存积压；跟“存货核算系统”进行合理的集成，就能够为财务部门提供及时的存货采购成本信息。 2 采购管理系统的业务流程 采购管理系统向库存管理系统传递采购入库单，追踪存货的入库情况，抉择存货的畅滞信息，减少盲目采购，避免库存积压；向应付款管理系统传递采购发票，形成企业的应付账款；应付款管理系统为采购管理系统提供采购发票的核销情况。 3 采购管理初始设置 3.1系统业务参数设置 第一次进入采购管理系统时，应进行采购管理系统的参数设置，系统参数的设置将决定企业使用系统的业务模式、业务流程、数据流向，企业应结合实际业务需要进

3、行设置。系统业务参数设置主要包括：业务及权限控制和公共及参照控制。 3.2基础信息设置 购销存各系统的基础信息大致相同，既可以统一设置，也可以在各系统中设置，只要在任何一处设置后，各系统可以共享，不必重复设置。另外，有些基础信息可能在前面财务各系统中已经设置过了，这些基础信息在购销存管理系统中也可以直接使用，无须再重复设置。 采购管理系统的基础信息基本上可以分为三类：分类信息、基础档案和其他信息。其中有编码级长要求的，其编码级次及长度应符合所设置的编码级次方案，如地区分类、供应商分类、部门档案等。 3.3期初数据录入 为保持业务的连续性，在启用采购管理系统时，应该将手工方式下与尚未结算的采购业

4、务相关的入库单和发票录入到系统中，以便日后进行采购结算。 采购管理系统的期初数据包括期初暂估入库和期初在途存货资料。期初暂估入库是将启用采购管理系统前未取得供货单位采购发票、不能进行采购结算的入库单输入系统，以便日后取得发票后进行采购结算。 期初记账是将采购管理系统期初数据记入有关采购账，并将系统从初始化状态切换到日常处理状态。期初记账后，期初数据不能增加、修改。采购管理系统期初数据必须执行记账功能。 4 采购管理日常业务处理 4.1普通采购业务 （1）单货同行采购业务。单货同行采购业务是指企业已收到发票、账单等结算凭证且存货已运到并验收入库的采购业务。此时可以进行采购结算，确认采购成本。 填

5、制采购订单。当与供货单位签订采购协议时，可将采购协议以订单形式录入系统，即在采购管理系统中填制采购订单，并由采购主管审核签字。 填制采购到货单。填制采购到货单是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供货方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库单的形式传递到库存管理系统。 填制采购发票。从供货单位取得采购增值税专用发票、普通发票和运费发票时，在采购管理系统中填制采购发票。采购发票是必有单据。 （2）在途存货采购业务。在途存货采购业务是指已收到采购发票但货物尚未验收入库的采购业务。对于该类业务在计算机方式下有两种处理方式：一种是压单处理即收到的发票暂不录入系统，待

6、货物验收入库后再录入到系统中与采购入库单进行采购结算；另一种是收到发票后便录入到系统中去，这样可以实现实时统计在途货物情况，当货物验收入库后再进行采购结算。 （3）暂估入库采购业务。暂估入库采购业务是指本月存货已运至企业并验收入库，但尚未收到采购发票，因而不能确定存货的入库成本。为了核算存货的入库成本，在手工方式下，一般是在月末将这些存货暂估入账，到下月初再用红字冲回。在计算机方式下，暂估可以在月末进行，也可以在录入入库单后马上暂估。而暂估的处理有三种方式：月初冲回、单到回冲、单到补差。 4.2采购退货业务 采购退货业务是指因为货物质量等原因，企业会发生采购退货。如果刚收到货物还未办理入库手续

7、，只要把货物退回供应商，在系统内不进行任何处理；如果在采购管理系统中已办理手续但还未完全处理完毕，可通过一系列逆操作和删除操作完成退货处理；如果在采购管理系统中已处理完毕，应通过录入退货单和红字发票来处理。 5 应付账款处理 采购业务形成的应付账款信息在采购管理系统中录入采购发票时会自动传递到应付款管理系统进行审核、登记应付账款明细账、制单并传递到总账系统。 6 账表输出 采购管理系统中账表管理可以为企业提供各种有用的采购相关信息，主要包括：各种原始单据、采购明细表、采购统计表、采购账簿和采购分析表等。用户可以根据需要进行查询统计。 7 结语 会计电算化中的采购管理系统是一个非常好的工具，它的使用可以更好的为公司运作提供准确信息，对各种业务的开展提供便利。在使用过程中会有非常多的数据进行处理，相信在细致、认真的操作下一定可以为公司的发展做出贡献