商务英语信函的写作原则与技巧(中文版)

1、商务英语信函的写作原则与技巧一、商务英语信函的基本构成信头、日期、信内地址、称呼、正文、结尾敬语和签名是正式商务信函必须 包括的，而注意事项、事由、附件、附言这些要素则根据情况而定。（一）信头信头表明了信的来源，往往是商务信函中最重要的元素，位于信纸的最上端。 信头一般包括发信人姓名，单位名称，地址，邮编，电话，传真，网址以及电子 信箱地址等。其设计和书写也要美观精致，以给人留下美好的印象。（二）日期日期是商务信函的必要组成成分，其位置在信头下面。英国人写日期的通常 顺序是日月年，美国人写日期的通常顺序是月日年。用数字表示日期容易引起误解，需要注意 ：第一，年份应避免缩写，要完全 写出。例如：

2、20xx年不可写成03。第二，月份要用英语表示，不能用数字表示。 因为，12/11可能是12月11日或者11月12日。第三,日期用基数词或序数词表 示均可0（三）信内地址封内地址指收信人的名称和详细地址。封内地址直接写在左边日期的下面。 如果信是写给个人的，封内地址包括礼貌的尊称、职位称呼、头衔、地址。如果 信是写给公司的，封内地址包括公司的全称和地址。特别注意的是封内地址和信 封上的地址必须完全一致。（四）称呼一封又好的商务信函往往以贴切的称呼开始。美国人通常在称呼后用冒号， 而英国人则用逗号。如果是写给公司的正式信函时，称呼常用“ dear sir（s）, dear madam （s）,

3、dear ms，如果是写给具体某个人时，可以使用比较亲近的问候“dear mr white, dear mrs john”。（五）正文信的正文是信函的主体，是全信中最重要的部分。由于商务信函的主要目的 是传递信息，在强调内容重要的前提下，也要遵循简明扼要，条理清晰、措辞礼 貌等“7c”原则。为使信层次分明，每段文体不宜太长，特别是开头和结尾段落 更应简短。（六）结尾敬语结尾敬语是以友好的方式结束全信，结尾敬语应与称呼一致。如果是缩写格 式的信函，其写在信中间，结尾段落之下空俩行；如果是完全齐头则靠在左边。 任何结尾谦称用语都只在第一个字和第一个字母需答谢。（七）签名签名即写信人本公司负责人的亲

4、笔署名。签名在商业书信中具有重要意义， 它最后信件的真实性和有效性。签名必须由签名人用钢笔亲自签署，以示郑重。二、商务英语信函的写作原则商务英语信函在国际贸易往来中占有极其重要的角色，其需礼貌、简单易懂。因此，在商务英语信函的写作中，应遵循 7c原则，即简洁、清晰、完整、具 体、礼貌、准确和体谅。下面我们简单介绍如下：（一）简洁原则简洁就是用最简练的语言来表达意思。在商务信函中，简洁意味着高效率和 低消耗。要做到言简意赅，需注意以下几方面：1 .避免使用啰嗦的表达啰嗦的表达是句中毫无作用的成分。例如：“ at the present time完全可以用 “now”来表达相同的含义，显然后者更加

5、简洁明了。2 .避免使用不必要的重复除了表示强调的重复外，商务信函中应避免重复。例如：“will you ship us any time during the month of december, or even november if you are rushed, for november would suit us just as well：在这个句子中，写信人所要表 达是希望阅信人能在是一月前交货，所以我们把这个句子改写成“please ship us by the end of november ,就能清晰地表达出写信人的意图，而不需要不断地重复。（二）清晰原则清晰原则是商务英语信

6、函写作最重要的原则之一。所谓清晰，就是在文字表 达上要浅显易懂、条理清晰，以使读者一目了然而不会引起误解或产生歧义。一封有效的商务信函应清晰地表达出发信人所要传达的信息，并能够运用简单的词汇、完整的句子结构表明你的意思，如果有必要的话还可以图表。在商务英 语信函中简短、通俗、易懂的词语会更为清晰，应避免冗长、生僻、晦涩的表达 方式。（三）完整原则完整要求内容充实详尽，包含读者所需要的全部必要信息。在商务信函中， 一事不备、一语不详都有可能引起误解、争议，甚至造成不可挽回的损失。因此， 在发送信函前确保信息的完整性是最基本的要求。以下几点可帮助我们更好地达 到信函的完整性：1 .确保内容详尽信息

7、必须完整地呈现。与问题有关的事实依据要完整，而且全文部分要清晰、 完整，以避免读者误解。the analysis is a basis for the conclusions, and the conclusions are a basis for the recommendations.2 .回答所有问题若询盘有一个或诸多问题，则应清晰地回答所有的问题。假如你不知如何回 复，也应清楚地说明原因，而不是含糊其辞。要确保信息的准确性。（四）礼貌原则礼貌是书写商务信函的基本原则。但是，商务信函中的礼貌不仅仅是指对“thank you”和“please之类词语的适时运用。一封周到的信件应该客气、宽容

8、 而机敏。要达到这个目的，需要注意一下几点：1 .复信要及时通常发信人没有耐心也极其讨厌持久未回复的信函。相反，一封及时回复的 信函才会显出你的尊重、礼貌。2 .采用恰当的语气在写信函前，应该考虑一下我们的书写方式、语气是否对收信人产生影响， 应做到恰当好处。另外，不要信函中表达你的不满。避免使用攻击性的语言。3 .避免居高临下在商业信函中，买卖双方通常是在平等的基础上相互合作，居高临下的态度 和口吻往往会破坏这样合作的基础，影响合作的氛围。例如：“we are sorry you have misunderstood us.” 就不如 “ we are sorry we did not ma

9、ke ourselves understood clearly.”(五)体谅原则体谅要求写信人多从对方的角度考虑问题，设身处地为对方着想，而不是单 纯地以自我为中心。为表达体谅原则，可参照如下建议：1 .多用第二人称you而少用第一人称i, we读者通常着重关注他们自己，而且当他们看到字眼you要比i, we感兴趣。 要站在对方的角度考虑他们的希望、要求及兴趣等，例如： you will be happy to know 就胜于 i am happy to tell you 2 .多用肯定句少用否定句通常，否定句传达出不好的消息，而肯定句则易于接受。为了贸易双方便于 理解，我们可以把否定句改写

10、成肯定何。试比较：(1) we hope you wont be dissatisfied with the new range of our electric products.(2) we are sure you will be satisfied with the new range of our electric products.三、商务英语信函的写作技巧商务英语信函是双方进行贸易往来的重要交流手段。一封有效的商务信函， 除了要善于运用以上的写作原则，还应掌握以下一些的写作技巧：(一)简单的词，效果最好多用简单易懂的常用词汇，少用冗长生僻的修饰词语，以减少误解同时读者也能快速理解

11、o 例如：用“never代替 underthe no circumstances ： asyou他xp edsteeed up。requested 代替 “ as per your requested（二）采用恰当的语气在商务英语信函的写作中，语气非常重要。我们不仅要站在对方的角度思考 问题，还应该运用适当的语气、口吻表达出这封信函传递的意思。众所周知，当 收信人听到你们能做什么和他们能得到什么时会眼前一亮，很有可能就会达成协 议。（三）注意专用术语的使用专业术语、缩略词的频繁使用是商务英语信函写作的一大特点。要熟练使用 这些术语，以免出错造成严重的损失。商务英语中常用的术语很多。例如：ins

12、urance policy, premium, letter of credit或 l/c, cif, fob, container, bill of lading.（四）多使用主动语态一般来说，主动语态要比被动语态的表达更加简洁有力。主动语态强调动作 的施加者，所以读者能很快地了解是谁、在做什么。在商务信函和备忘录中，主 动语态是最佳选择。然而，在商务英语信函的写作中，被动语态通常用来陈述一些不愉快的事情。 试比较：your letter of june 12 was received by us today.就不如 “we received your letter of june 12 today. 一目 了然。（五）变换句子的长度短句简单、易懂，但是太多短句，则会使信函显得毫无意趣，使人厌烦；太 多长句，则会使人晦涩难懂。句子的平均长度为15到18个单词.这是读者能够快 速理解句意的最佳长度。超过18个单词的句子惹人生厌，很可能使读者错误地理 解句意。所以，在商务信函的写作