工程建设档案的特点与工作要求探析

1、 工程建设档案的特点与工作要求探析 摘要：近年来，随着科技的不断发展，工程单位也在不断调整内部管理方式，以便更加适应社会的发展。建设档案管理工作是工程单位中较为重要的管理内容。在新兴科技的影响下建设档案管理工作呈现出新的特点，但也存在一定的发展局限和挑战。要提高建设档案管理效率，需要依据工程当下所处的内外部环境，以建设档案管理特点为依据进行建设档案管理方式的有效创新。建设项目档案既是建设项目的真实记录,又是项目投产运行、维修、改扩建等工作的重要依据。笔者结合近几年开展的建设项目实际,通过管理实践、丰富的经验知识,对如何做好建设项目档案管理工作加以探讨和思考。关键词：建设档案；特点；创新工程中的

2、建设档案主要包含了请示、通知、批复、报告、函等性质相似的文件档案，其内容是比较正式和客观的，能客观反映工程在发展过程中的决策、开发、生产、经营等方面的成果，由此可以看出建设档案的重要性。建设档案管理作为工程档案管理的核心事项，其工作性质有较强的技术性、服务性和政治性，若文书档案管理的质量过低，会对工程管理的整体水平造成影响。因此，在科学技术高速发展的当下，应加强建设档案管理，提升工程内部各级管理人员对建设档案的认识。1建设档案管理的主要特点1.1建设档案管理工作较为繁琐建设档案包含的文件类别和文件数量都较多，具有一定的综合性。当建设档案中的内容被执行后，建设档案就暂时失去效用，但在工程长久的发

3、展过程中，每一份建设档案都标志着工程管理者不同阶段的决策与思想方式。因此，建设档案管理的主要内容，是将工程各部门在各时间段的建设进行收集、整理和保存。这些承载着工程发展历程宝贵历史资源的建设档案，在未来的时间里都将成为工程历史文化的见证者。从管理对象来看，建设档案管理工作较为复杂，书报、文件、合同等都属于工程建设档案管理的对象。传统的建设档案收集整理方式都以纸质为主，建设档案的各项信息依靠档案管理人员用手写的方式进行记录，然后按照一定的顺序进行存档归类。为了便于建设档案的查找与借阅，通常需要对建设档案进行分类，按照部门、科室或建设性质的不同将建设档案进行编目成册。这一阶段的工作是整个建设档案管

4、理中最为繁琐的阶段，需要档案管理人员有较好的耐心及丰富的经验，才能保证整个工程内部的建设档案得到安全、完整地保存。1.2建设工作质量对建设档案管理有较大影响建设工作指完成建设档案管理中的各项工作任务和工作要素，包括登记、催办、转交、立卷等具体的工作行为。建设工作的整个过程就是建立建设档案管理的过程，建设工作流程的完整性与高质量对建设档案管理工作有较大的影响，只有不断完善建设工作中的保存、鉴定、编制等流程，才能不断改进工程建设档案的管理流程。建设工作中的任何一个环节出现误差都会对整个建设档案管理工作造成影响。建设档案具有一定的强制性和实效性，因此，在建设发布期间，其都具有较强的约束力，是推动工程

5、全面发展的重要动力。从建设档案的来源可以判断，建设档案主要包括了科学技术相关档案、行政管理类档案、党建管理工作档案等，而各个部门的建设档案又包含了责任书、协议、合同等纸质版档案，甚至还有部分照片、影像、录音等电子类的档案。在工程文书档案管理工作中，不同类型的建设档案需要采用不同的管理方式。而表现形式多样的建设档案，则影响着建设档案管理的有效性和合理性。2建设档案管理的创新策略在科技高速发展的时代，建设档案的载体越来越多，表现形式越来越丰富。因此，要保证工程的建设档案管理工作更上一层楼，不仅需要从建设档案的类型上进行约束，还需要各级人员高度重视建设档案管理工作，规范建设档案管理岗位的工作职责，优

6、化文书档案管理工作流程，改善建设档案管理的监督制度，提高建设档案管理工作质量。2.1转变工程各级人员对建设档案管理工作的认知工程的建设档案管理中涉及到的建设档案，不仅是组织内部、各部门间往来的建设，还包含组织与外部往来的建设。因此，建设档案管理需要更加严谨的工作方式。目前，大部分管理人员对建设档案的管理工作不够重视，尚未意识到建设档案对工程发展的重要保障作用，导致现阶段建设档案管理在流程上存在较多不足。要改变这一现状，需要从投入力度、共同参与等方面进行创新。首先，大数据时代的到来对建设档案管理工作提出了新的要求，传统的手写记录不仅耗费人力，还存在较高的错误率。因此，工程相关部门应认识到建设档案

7、管理设施的重要性，改善管理设备，给档案管理人员提供一个良好的管理环境，优化建设档案的存储环境，从而延长建设档案存放的时间。其次，工程相关部门的领导要积极参与到建设档案管理工作中去，对建设档案产生新的认知，在共同参与的过程中找到建设档案管理存在的不足，并及时进行优化。最后，建设档案来自工程的各个部门，因此，部门间的良好沟通与协作也是保证建设档案管理工作有序推进的重要方式。让各部门主要负责人对建设档案管理有更加深入的认识，从而提高建设档案资料的收集力度，提高建设档案管理工作效率。2.2完善建设档案管理制度制度是工程管理运营的重要途径，无论是内部管理、外部营销，还是实地生产，完整的制度都是提高管理工

8、作效率的核心要素。在建设档案管理工作中亦是如此。通过完整的管理制度，不仅能明确档案管理人员的工作职责，还能梳理出管理工作流程，减少工作失误。在新时代下，工程需要在传统的管理制度上进行变革，以国家法律规定为基础，提高建设档案管理工作的实用性和灵活性，通过流畅的签收和签发制度，保证建设档案在流动过程中的完整性。逐步减少手写记录式建设档案管理方式，创建一套完整的oa管理制度，通过智能设备让建设档案的录入和输出更加智能，同时，通过线上系统的借阅功能，让工程内部跨部门借阅工作更高效便捷。2.3优化建设档案管理人员素养无论是哪一个环节的管理工作，都离不开人，工程的建设档案管理工作亦是如此。尽管制度和设备达

9、到了较高的标准，若档案管理人员的个人素质较低，则整个建设档案管理工作都将趋于落后。因此，在新时期的创新过程中，要改变用人理念，在选拔过程中选择更高素质、经验更丰富的档案管理人员。此外，与相关的培训机构合作，定期组织建设档案管理工作的专业性培训，让档案管理人员对现阶段的工作方式和岗位技能有更深刻的认识。随着科技的发展，建设档案管理过程中使用的设备功能也越来越复杂，只有通过不断地培训学习，才能确保档案管理人员的综合素养满足当代的建设档案管理需求。结束语总之，工程档案是在工程项目建设过程中形成的各种数据、图像、照片、文件等不同形式的具有保存价值的历史记录。工程档案是将各类文字、数据汇总形成一个数据库,同时具有情报、存储、查询、依据凭证等功能。建设档案管理是工程档案管理的重要组成部分，不仅需要设置专人专管，还需要不断更新服务设备，保证管理技术的科学和合理性。在今后的建设档案管理工作中，工程各级人员都需要不断学习新的建设档案管理知识，对建设档案管理工作有正确的认识，不断优化建设档案管理工作制度和工作流程，提高工程的建设档案管理的有效性。参考文献：1尚晓燕.建设档案管理的特点及创新途径研究j.数字化用户,