协同文件管理-IT项目成功管理的第一步

1、 协同文件管理it项目成功管理的第一步 it工作者在软件开发或系统实施过程中都面临着极大的挑战!不论是自行开发或是外包进行，不论是在一地开发或者是跨国合作，都会衍生许多复杂的管理议题。因此如何利用电子化工具更好地进行有效的it项目管理，早已成为it人员在提高程序开发能力之外最重要的技能!内容it项目管理的基础在企业it项目执行的生命周期中，都要经历分析、设计、建置、测试、导入的五大阶段。而每个阶段在不同项目成员的通力合作与层层把关下，都会产生相应成果，如文件、程序代码、实施报告等。举例来说，当程序设计人员完成了一个简单的网络程序，必须经过其他项目人员或主管的确认与许可后，才能上线让使用者测试，

2、而当使用者测试无误后，才能够发布到网站上提供给所有经授权的使用对象。在这个过程中，由于人工操作会造成延误、遗漏、反复、责任不清等情况，从而导致效率低下。特别是在发生需要修改的时候，更可能造成由于版本错误导致的资源浪费。因此，企业需要透过一个电子化的工具，建立一套标准化的流程，使得工作更加效率化。如此一来，不但可以避免以上问题发生，各项目的负责人也能够确切掌握文件或程序的审核状态，群策群力地促进项目进展。内容密集型it项目的强力支持对于会产生大量内容的企业内部软件开发或系统实施项目，绝大部分企业还未采用相应的协同式文件管理工具。很多企业内部的it项目仍基于以往的信息系统与知识基础，而这种传统的工

3、作及管理方式，必然会造成经验无法分享、资源不能重复使用、项目成员沟通不善等情况，最终造成项目进展缓慢。协同式文件管理系统可以获得所有文件管理的核心功能，例如开发、加载/取出、检阅、传送、核准与保存，甚至还要能够提供版本控制、检索及搜寻、安全监控、状态变更与新文件通告等重要的功能。导入协同式文件管理系统可以对内容密集型it项目提供有力保障。首先可以建立企业协同作业和文件管理的机制;其次，能够在产生会议记录及财务文件等敏感信息时，提供有效的法令保障。而通过核心业务流程自动化的实现，达到精简有效的目的。此外，还能增进企业与供应链上下游合作伙伴之间更紧密协作;让团队能够更快速有效地制定策略、解决问题、

4、执行任务，达到更好的成果!花旗银行成功案例花旗银行平均每个月都有十余个it项目，每个项目中大约都需要产生、签署约20至25份文件，并由许多企业内、外部的团队共同参与。在日常执行与管理上，遇到许多挑战。首先，没有建立项目文件的管理系统，增加了资料寻找与再利用的难度和成本，也导致了许多有价值文件的丢失。其次，许多项目文件都是纸本形式，又需要跨部门签署，往往造成了时间的浪费。此外，缺乏统一流程、标准与审核方法，从而导致项目执行效率低下。最终花旗银行决定导入interwoven提供的解决方案。系统上线启用后，花旗银行建立了一个虚拟的工作空间，项目相关人员能够集中地存放所有项目文件、模版、邮件、参考文件等，所有项目完整历程中的内容都能够被系统地有效分类与储存，查找便利，也使得之后的项目文件产生变得更加简单而快速。通过实施有效的文件管理，花旗银行大幅提高了生产力，平均每个项目成员每个月可以节约5个工作小