高效会议管理技巧(培训)

1、高效会议管理技巧(培训)倾听的技巧v点头且微笑 v眼神的接触 v发出倾听的声音 v身体向前倾v重复和总结v必要时做记录 倾听的误区v 别人说话时你在想你自己的事 v 边听边与自己的不同观点比较 v 常常打断别人的谈话 v 为演讲者结束他的演讲 v 忽略过程只要结果 v 仅听自己想听或愿听的东西 v 精力不集中，易被其他东西干扰 表达感受的两句话1. 我也有过相同的经历 2. 如果我是你，我跟你感觉一样 说话技巧v展示v总结v排除v引进 v就程序提出建议v探询v评论 v建立 v测试理解状况 第七讲 如何对待会议中的意外状况v与“cicada蝉相遇 v与“shark鲨鱼相遇 v与“donkey驴相

2、遇 v遭遇“rabbittracking兔子般追踪v与“crab螃蟹跑题者相遇与“cicada蝉相遇v讲故事和讨论的主题无关v讲了很长才进入主题 v讲的太模糊，没有具体事例v拒绝倾听别人的主要观点 关于“cicada蝉的解决v可用话语或非语言的暗示v事先提醒关于会议的程序和时间限制 v用总结的方式结束 与“shark鲨鱼相遇v有攻击别人的倾向 v总是给予消极的、否定的看法 应付“shark鲨鱼型发言者的 办法1. 非语言性打断 2. 重申会议规范3. 反问法 与“donkey驴相遇v过于敏感v防卫性很强，心中有面墙v不能站在别人的态度看问题应付“donkey驴型发言者的办 法点名发言重复问题

3、特别他的贡献 遭遇“rabbit tracking兔子般追 踪v质疑正在使用的程序 v总是提议不同的程序或建议v解决的方法： 与“crab螃蟹跑题者相遇v 开会的同时一并做别的工作 v 私自进入小团体讨论v 时常接 v 瞌睡v 其他：以笔敲桌，背对发言者，有意看别处等 对“crab螃蟹型发言者的办法1. 强调时间压力2. 重申会议规范3. 带入别人 4. 短暂沉默 第八讲 主持人与参会者的守则与责任v主持人的守则与责任v参会者的守则与责任v如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任v 营造和谐气氛 v 按照议程进行 v 正确讨论总结内容 v 引引发言者解释使人疑惑的发言 v 帮助参会者理清不假思索

4、的想法v 尊重别人，避免会中看法一边倒的状况v 减少与议题无关的争辩和讨论 v 确保中立态度 主持人作为矛盾调停者的失败表现v听完陈述后，就没词了v向双方之一表示赞同v阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 v认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 v建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 v引导双方攻击你v缩小问题的严重性v换话题 v当双方争吵时，表达不愉快的情绪 参会者的守则和责任v 会前充分准备v 会中全情投入，贡献自己的创意与看法v 以解决问题为己任 v 开放的心态，摒除部门之见 v 尽可能多的获取信息 v 耐心倾听，尊重他人的看法 v 勇于发言，言之有物 v 不隐善扬恶，不人身攻

5、击 v 避免不当的肢体语言 v 会后总结 如何处理会议中的冲突决 断 ： 满 足 自 己 的 要 求竞争暴力决 断协作妥协 不 决 断回避迁就适应 合作不合作 第九讲 会议记录v会议记录者的功能 v谁能胜任会议记录者 v对会议记录的10大建议会议记录者的功能v仅次于主持人 v记录及维持议程所制定的顺序v协助主持人总结与归纳 会议记录者的才干v反应快 v写字快 v知识面广 v记忆力特别强 v组织能力强 v倾听能力强 v总结能力强 会议记录的10大建议v重要的会议应该进行录音 v定期召开的会议不用录音 v多数会议指定记录者 v记录者的笔记流畅不失真 v会议记录者的责任更全面v会议记录内容全面而准确

6、 v会议结束后整理会议内容 v会议记录应有组织的整理 v与主席共同修正错误部分 v将会议记录发送给与会者 团队会议的误区社会性懈怠 团体思维 团体极化 第十讲 会后跟进v作参为者的会后跟进v作为主持人的会后跟进 v自我评定 v怎样提升下次会议的质量 v关于习惯参会者会后跟进的内容v拿到会议记录以后要细读 v分析不同参会者的众生相 v合计自己任务的完成方法v会议是一项新任务的开始 主持人的会后跟进1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.请大家填写会议评估表 针对看法做出改善措施 询问和联系缺席的同事 制定跟进计划，负责跟进 如有必须要找高层协助 如计划进行顺利，取消下次会议 会议之后检讨得失 主

7、持人会后自我评定问卷 一1.在开会中有没有人误解过我的意思？ 2.我有没有在别人谈话时跳到其他话题？ 3.有没有在会前让员工了解会议的内容？4.面对别人说话的时候是不是很紧张？处理说话紧张最好的方式是排练 主持人会后自我评定问卷二5. 6. 7. 8. 9.是否碰到只有主持人说话而没人参加？ 谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？ 在分派工作时大家是否都看着我而不提问 总会把事情的前因后果浮现给别人吗？ 是否提前合计把复杂的问题用平易近人的方 法表达出来？ 提升下次会议质量v 只有必要时才开会 v 会前要做准备 v 事先颁发议程 v 准时开会准时结束v 有意识把握会议的方向v 注意力集中在政策和行动上 v 会议记录应阐明最后的结论 v 会议成功只有用结果衡量 v 强调实施所有的决定 v 激励沉默的人发言，阐明糊涂的观点，删除重复的话题改变旧