会务管理规定(KYGLG03A)

1、武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司wuhan kaidi green energy development & operation co.ltd 会务管理规定（试行版试行版）ky-gl-g-03-a版 次a/o分发号持有人状 态受控 非受控 作废密 级秘密 机密 绝密编制/日期审核/日期批准/日期2008 年 8 月 日发布 2008 年 8 月 日试行目录目录1 1 目的目的 .1 12 2 范围范围 .1 13 3 定义定义 .1 14 4 职责职责 .1 15 5 程序程序 .2 25.1 会议的申请.35.2 会议计划.35.3 会务工作.45.4 会议分类及议事规则.45.5 会议决议

2、的发布与执行.85.6 会议注意事项.85.7 会议管理流程图.96 相关文件 .97 记录 .9会务管理规定 版次： a/o 页次： 1/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印1 1 目的目的为规范公司运行秩序，提高行政管理工作效率，研究、协调决定公司的生产、经营、管理中的重大问题，确保董事会的决议和年度经营目标的贯彻和实现，保证会议决策的严肃性、时效性，特制定本规定。2 2范围范围2.1 适用于公司内部及与公司相关会议的管理。2.2 公司董事会、远程电视电话会议不属本规定管理范围。3 3定义定义 本规定所指会议主要包括以下三类：31 公司级会议：主要包括高管

3、办公会、生产经营分析会、生产技术协调会、全体员工会议、政府部门或外单位在我公司召开的其他会议（如现场会、报告会等）及重要客人来访会议、公司高管临时会议。32 专题与专业会议：主要包括公司的技术与业务会议，如：经营活动分析会、燃料专题工作会、质量分析会、安全环保工作会、质量体系评审会、资金协调会、审查会、研讨会、招标会、人力资源专题会及其他专题会等。33 部门会议：主要包括各部门召开的部门例会。4 4职责职责41 公司级会议由总经理工作部负责归口管理，负责会议的组织安排，其他相关部门配合。42 涉及多部门参加的专题与专业会议由会议召集部门负责组织安排，总经理工作部协调配合。43 部门会议由各部门

4、负责人决定召开并负责组织，会议期间的会务问题自行解会务管理规定 版次： a/o 页次： 2/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印决。5 5程序程序5 51 1 会议的申请会议的申请5.1.1 凡需邀请公司高管领导出席会议的，应向总经理工作部提交拟请公司领导名单，由总经理工作部征求公司领导意见后，予以统一安排并通知公司领导到会。5.1.2 公司全体员工大会须报请董事长批准，无特殊情况，不临时召开全公司性会议。5.1.3 专题与专业会议、涉及多个部门负责人参加的其它各种会议，须报请分管领导批准。5 52 2 会议计划会议计划5.2.1 公司提倡会议的计划性，各项公

5、司级工作例会按规定时间召开，如遇特殊情况需调整，须经过会议主持人批准，总经理工作部负责提前半天通知与会人员。5.2.2 总经理工作部已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新会议的，召集单位应提前一天报请总经理工作部调整会议计划。各种临时性会议须由承办部门负责提前半天通知与会人员。5.2.3 对于准备不充分、非紧急的临时性、重复性或目的不明确的会议，总经理工作部有权拒绝安排。5.2.4 对于参加人员相同、内容接近、时间相近的多个会议，总经理工作部有权合并安排。5.2.5 部门会议、临时性会议必须服从公司统一安排，不应该安排与公司例会务管理规定 版次： a/o 页次： 3/17本文件为武汉

6、凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印会同期召开。5 53 3 会务工作会务工作5.3.1 为保证公司办公会议的质量，公司执行会议议题申报制度，制发办公会议议题申报表。总经理工作部对公司办公会议的议题每个季度汇总一次，根据提议人提出议题的数量和质量作为其考核的指标之一。5.3.2 公司级会议由总经理工作部负责组织会务工作。包括拟定会议议程、发送会议通知、准备会议资料，落实会务人员、布置会场等，解决会议所需的鲜花、茶水、茶具、饮料、水果、横幅、投影及摄影设备、纪念品等，安排摄影人员，安排酒店、食宿、交通车辆等。5.3.3 涉及多部门参加的专题与专业性会议，会议召集部门应至少提前一

7、天向总经理工作部申请会议室和配套设施，并负责拟定会议议程、发送会议通知、准备会议资料，落实会务人员、布置会场等。5.3.4 列入公司级会议讨论的议题，涉及部门应做好充分的准备工作，就决策的议题背景，多个决策方案及其利弊分析、相关部门意见等，提交必要资料。部门级会议或其它类型会议，相关部门也要提前做好资料准备工作。5.3.5 全公司业务性会议，会务工作由主办部门负责，必要时，可由总经理工作部负责协调；全公司综合性会议，由总经理工作部负责组织会务工作。5 54 4 会议分类及议事规则会议分类及议事规则5.4.15.4.1 高管办公会高管办公会5.4.1.1 会议召开时间：高管办公会原则上每周召开一

8、次，于每周一下午14:00 召开，特殊情况可推迟或改期。对于紧急问题，可临时召开高管办公会。5.4.1.2 会议参加人员：高管办公会由董事长、总经理或其授权委托人主持，公司董事、副总经理、总工程师以及与议题有关的部门负责人参加会议。会务管理规定 版次： a/o 页次： 4/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印5.4.1.3 会议主要内容：a） 讨论研究公司组织机构设置，人员聘用和任免等事宜。b) 讨论研究公司年度生产经营计划、资金使用计划、资金的安排及调整。 c) 研究职工奖惩等方面的事宜。 d) 听取副总经理对分管工作的汇报，互通信息，协调工作。 e) 研究

9、、协调、决定各生物质电厂和公司职能管理部门请示公司解决的重要事项。f) 高管办公会可根据公司的工作需要，确定提交董事会讨论的议题。5.4.1.4 会议筹备及落实a） 高管办公会的议题由各部门在每周五前向分管领导提出，总经理工作部负责向公司各分管领导征集议题，并报会议主持人确定后，由总经理工作部提前一天将会议时间、地点、参加人员、议题通知与会人员。b） 高管办公会由机要秘书记录并立卷归档，同时整理会议纪要，经总经理工作部部长审核后交会议主持人签发。c） 总经理工作部负责把会议纪要报送有关领导，下发有关部门，有关部门根据会议纪要贯彻落实。d） 为保证高管办公会决议落实执行，由总经理工作部负责督办，

10、必要时填写“督查督办通知单” ，并及时将督办结果报告董事长和总经理，具体执行行政事务管理工作规定 。5.4.1.5 有关规定 a) 召开会议前必须做好准备工作，需要提交会议研究的议题，主管部门应事先提出主导性意见，只有议题而没有主导性方案的，一般不予研究。b) 一般情况下，不得个人接受及处理需要集体研究决定的议题，凡属分管领导、会务管理规定 版次： a/o 页次： 5/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印职能部门职责范围内能解决的问题，或经个别研究能处理的问题不得列入高管办公会议。5.4.25.4.2 生产经营分析会生产经营分析会5.4.2.1 会议目的：研究

11、讨论公司生产经营工作；贯彻落实公司董事会、高层管理办公会会议精神；通报公司生产经营形势，部署生产经营工作；讨论生产经营工作中需要通过会议决定的其他重要事项。5.4.2.2 会议召开时间：生产经营工作会原则上每月召开 1 次，于每月最后一周星期三下午 14：00 召开。5.4.2.3 会议参加人员：总经理、副总经理、总工程师、各职能部门负责人，部门骨干成员根据需要参加会议。5.4.2.4 生产经营分析会由总经理或其授权委托人主持。5.4.2.5 会议主要内容：a) 传达公司高管办公会议精神和部署的工作。b) 检查各部门上次会议决议的落实情况。c) 各部门总结上月工作，并提出下月工作计划。d) 协

12、调解决生产经营和管理中的重要问题。5.4.2.6 生产经营会的会议议题由主持人确定或由各部门根据工作需要申报。各部门于每月最后一周的星期四将生产经营分析会会议议题申请单 （见附表）及本月工作总结、下月工作计划提交总经理工作部汇总。会议议题呈交总经理审批后，由总经理工作部在会前将会议资料下发给参会人员。5.4.2.7 生产经营分析会由总经理工作部综合文书记录并立卷归档，会议有重要安排部署和决定的，起草会议纪要。会议纪要由会议主持人签发，会议决议由分管领导负责组织实施，相关部门或工作任务责任人贯彻落实。会议纪要报送公司董事。5.4.2.8 为保证生产经营分析会会议决议的执行，由总经理工作部负责督办

13、，会务管理规定 版次： a/o 页次： 6/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印并及时将督办结果报告总经理或分管领导。5.4.35.4.3 生产技术协调会生产技术协调会 5.4.3.1 会议目的:该会议是对每个生物质电厂的质量、安全、成本费用等进行管理，协调公司各职能部门与生物质电厂之间的问题，明确解决问题的办法和措施，保障各生物质电厂正常高效运营。5.4.3.2 会议召开时间：根据实际工作需要，原则上每两周召开一次。 5.4.3.3 会议参加人员：副总经理、总工程师、各职能部门负责人、相关生物质电厂经理（可通过视频会议参加） 。会议由生产技术部部长主持召开。

14、5.4.3.4 会议议程及内容：a) 由生产技术部负责汇报各地生物质电厂的生产进程概况，重点为各生物质电厂的生产计划完成情况、资源需求计划、存在的主要问题及解决对策，并通报上次会议的督办结果。b) 相关部门解答生产技术部汇总收集各生物质电厂提出的有关问题，提出本部门的意见、解决办法和措施，并做好后续工作安排。c) 相关生物质电厂经理汇报需公司协调解决的重要事项。d) 听取相关部门汇报及督办结果后，公司副总经理就会上提出的紧急或重要问题进行决策，并对下阶段生物质电厂的生产运营提出要求。5.4.3.5 生产技术部负责组织会议并安排专人记录，会议纪要应写明会上讨论的问题、决议和行动计划。会议纪要由会

15、议主持人签发，会议决议由分管领导负责组织实施，相关部门或工作任务责任人贯彻落实。 5.4.3.6 会议重点必须明确，强调工作的相互协调和沟通。对于通过部门间协调可以解决的问题，要求各生物质电厂厂长、公司各部门负责人在沟通和协调中解决，毋须在会议上提出。会务管理规定 版次： a/o 页次： 7/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印5.4.3.7 为保证生产技术协调会会议决议的执行，由生产技术部负责督办，并及时将督办结果报告公司总经理和分管领导，并在下一次生产技术协调会上通报执行情况。5.4.45.4.4 专题与专业会议专题与专业会议5.4.4.1专题与专业会议由

16、各分管领导主持，参加会议人员根据工作需要由分管领导确定。5.4.4.2 专题与专业会议根据工作需要，确定会议专题，各有关部门负责提出议题，不定期召开。5.4.4.3 专题与专业会议要有专人记录并立卷归档。必要时可形成会议纪要，由会议主持人签发。5.4.55.4.5 部门工作会议部门工作会议各部门根据工作情况，每月至少召开 1 次部门工作会议，总结部署工作，并做好相应的记录。5.55.5 会议决议的发布和执行会议决议的发布和执行5.5.1 会议应安排专人做好记录，如有必要，会后会议记录人员须在 24 小时之内及时整理写出会议纪要，经主持会议的董事长、总经理或分管副总经理审签后，由会议主办部门派专

17、人送达各位参加人员和相关部门，并且请收件人员签收。5.5.2 会议结束后如有必要，除有特殊要求的资料由主办部门各自存档外，其余部分包括会议记录及纪要均由总经理工作部整理、立卷、保存存档。5.5.3 公司级会议决议的贯彻执行情况由总经理工作部门负责检查和督促，总经理工作部需向相关领导汇报、反馈决议执行情况，具体执行行政事务管理工作规定 。部门级会议及其它类型会议的决议督查工作人员根据会议安排确定。5.65.6 会议注意事项会议注意事项会务管理规定 版次： a/o 页次： 8/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印5.6.1 为保证公司各类会议高效、务实的召开，参加

18、会议的人员应准时到会，并履行会议签到手续。与会人员因故不能出席或不能按时到会的，应于会前向会议主持人或会议主办部门负责人请假，并说明原因，委派相关人员参加会议。5.6.2 与会人员应严格遵守会场纪律，未请假或无正当理由不得中途离会，不得在会场讨论与会议无关的话题、接听通讯工具。所有通讯工具必须调整在振动状态。5.6.3 与会人员应围绕会议议题积极发言，发言应简明扼要，实事求是，个人发言不超过 2 分钟，汇报工作不超过 5 分钟。为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会，原则上按例行规定的时间、地点、内容组织召开。除特殊情况外，不再另行通知。5 57 7 会议管理流程图会议管理流程图5

19、.7.1 高管办公会会议管理流程图5.7.2 生产经营会会议管理流程图6 6相关文件相关文件 a) 行政事务管理规定7 7 记录记录7.1 高管办公会议题申请单（ky-gl-g-03-a-01） 7.2 工作会议题申请单（ky-gl-g-03-a-02）7.3 会议议题批准单（ky-gl-g-03-a-03）7.4 会议申请单（ky-gl-g-03-a-04）7.5 会议通知单（ky-gl-g-03-a-05）7.6 会议签到表（ky-gl-g-03-a-06）7.7 会议记录表（ky-gl-g-03-a-07）会务管理规定 版次： a/o 页次： 9/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限

20、公司版权所有 未经许可不得影印5.7.1 高管办公会会议管理流程图：档案室董事长会议主持人总经理工作部公司高管公司各部门 会议通知搜集资料会议准备会议召开会议纪要发文审核审查督办签收资料签收执行存档编号存档反馈总结开始征集议题审核签发会务管理规定 版次： a/o 页次： 10/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印5.7.3 生产经营分析会会议管理流程图：档案室会议主持人总经理工作部会议参加方 结束存档会议通知搜集资料会议准备会议召开会议纪要发文签发督办签收资料签收执行存档编号存档开始征集议题审核会务管理规定 版次： a/o 页次： 11/17本文件为武汉凯迪绿

21、色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印审查反馈总结结束存档会务管理规定 版次： a/o 页次： 12/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印高管办公会会议议题申请单高管办公会会议议题申请单申请人申请人表格编号表格编号申请日期申请日期记录编号记录编号申请议题申请议题备备 注注会务管理规定 版次： a/o 页次： 13/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印工作会议题申请单工作会议题申请单表格编号表格编号申请部门申请部门记录编号记录编号申请议题申请议题分管领导分管领导审批意见审批意见 签字签字/日期：日期：总经理工总经理工作部建议作部建议签字签字/日期：日期：总经理总经理批准意见批准意见签字签字/日期：日期：备备 注注1 能够通过分管领导协商处理或分管领导已有明确批示的，请不要申报；2 议题请尽量精简，一般不要超过 3 个；3 需召开专题会议讨论解决的问题，请另行申报；4 为保证会议效率，请各部门提前准备与会资料；会务管理规定 版次： a/o 页次： 14/17本文件为武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司版权所有 未经许可不得影印会议议题批准单会议议题批准单表格编号表格编号会议类型会议类型记录编号记录编号议题内容：审批意见（同意请打“” ）123456789101112131415161718