展会操作流程汇总

1、展会操作流程1. 参展的目的与原则2. 相关展会信息收集3. 展前准备3.1信息调研3.2 询价与议价3.3 财务预算3.4订立合同4. 展会策划.1展品的选择4. 展位选择.展台的布置4.4广告信息的发布4.5潜在客户的邀请4.6 展品及布件的运输和保管酒店预订礼品的准备5 参展人员5.1参展人员的分工（前台，技术，销售）5.2 参展人员行为规范和培训（形象，语言）5.3展前会议6展会总结6.1 效果分析6.2 信息收集6.3总结报告（好的，不好的，其他展位学习的）附件附件一：展会信息一览表附件二：展会信息及参加提案附件三：预算表附件四：参展方案模块附件五：常用清单明细表附件六：参展细节执行

2、附件七：总结报告模块附件八：运输细节见后文。附件九：如何决定展会是否参展附件十：展会基本培训1. 参展的目的与原则目的：企业形象和品牌推广， 产品展示， 信息收集；会议，建立良好关系。原则：1. 经济，实效，符合市场战略的原则。 避免盲目，铺张，无效，浪费的参展行为。2. 展会周密策划，展位选择，展台布置方案，企业网站，主办方网站的宣传，软文发布，目标客户的邀请。3. 合理配备参展人员，明确分工和做好展前培训，展示专业形象，并能把握商机，实施销售。4. 展会应与市场拓展紧密结合，地区性展会（年度各省专业会议），展会后应及时跟进，做好后续宣传和客户开发工作。5. 展会结束后应做效果分析并提交总结

3、报告，积累参展活动经验。2 展会信息收集市场（国内外）部应在每年初10月份进行本年度各地展会的信息收集工作，并整理为展会信息报告，发给品牌推广部进行调研。展会信息渠道为：互联网，专业和行业杂志，行业协会活动，及业务员提出的展会申请。对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性，影响力，往期信誉和效果进行分析，决策参考。附件一：展会信息一览表参展前准备工作信息调研包括：主办方承办单位举办时间展馆位置承租信息展位信息展会影响力往期经验和反馈参展单位参观者范围交通食宿环境附件二：展会信息及参加提案询价与议价与主办方建立良好关系，以获得优惠的参展价格和相关待遇。参展财务预算参展的投资规模应该参考展会对

4、市场战略的支持作用，对区域销售的现实作用，品牌宣传和企业宣传的影响力。提交参展提案时应做好财务预算，包括：参展费用，特型展示布置费用，展品运输保管费用，广告费用，宣传赠品费用，人员差旅费用等所有可见费用。附件三：预算表 订立合同，付款，最后付款时间展会的策划 附件四：参展方案模块4.1 展品的确定，展出什么产品专业展品箱，保管工作展位选择展位应选择有利位置） 出口，入口，中厅，休息区，餐饮区，洗手间附近等人流密集地段） 避免选择死角，长排中段，有墙柱障碍等展位） 应对人流方向进行预测，以决定最佳的展台展示方向） 应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并做出必要的设计调整展台的布置和展品陈列原则：

5、） 远观效果醒目有冲击力，近观效果舒适，明快，整体效果协调） 展位结构和图片序列应考虑人流密集度和流向） 照明灯关） 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角） 微观细节构造：展台，展架，展示墙，标牌，标识，洽谈区，图片设计，说明文字，动态屏幕演示系统，布展使用材料材质（一次性，重复性）宣传资料及广告信息的发布会刊上发布广告，封面，内页文章各种宣传资料是否重新制作目标客户的邀请潜在客户，原有客户，目标客户前来参加，邀请应付门票和礼券，增加吸引力邀请函（包括介绍和回复函），外联展会指南（时间，地点，交通，大致情况，包含公司展位号）展品及展示布件的运输和保管参展前列出明细清单和运输方案，并责成专人

6、负责，展后应对展品进行核对，对损失，丢失进行汇报最迟运输时间保险安排附件 八运输细节见后文。酒店预订酒店信息，地址，费用，交通礼品的确认根据展会规模及财务预算确认礼品款式，数量附件五：常用清单明细表附件六：参展细节执行参展人员根据参展规模，配备相应的参展人员（人数，构成），明确职责分配和展前培训人员主要包括：展示经理，展示助理，专业演示和讲解，销售人员，女性解说员参展人员分工展示经理了解市场和广告需求管理和监督设计项目管理和监督展位的制作和设计方案控制材料，交流和运输保管保证布展技术设备和文件的到场保证展期提供充足的材料和宣传品保证各参战人员各尽其职提交总结报告展示助理分管对内，外的联络（外联

7、人员展会指南）协调与主办方的关系（各项文件，付款单据，参展手册携带）协调展会与公司高级负责人的关系确保公司形象反映在展会上组织培训（培训会议安排，各人员用品，参展证准备）报告展会上销售趋势负责资料和宣传品的分发管理负责展品的清点和汇报负责信息的收集，汇总和整理销售人员跟踪每个具体销售目标，保证自己管辖的部分在控于整体管理实施现场销售和引导分发宣传品和解答疑问撰写信息收集报告展示人员（专业技术人员）解答技术问题，展示公司专业形象，产品演示女性接待和解说员形象端淑，声音甜美，亲和力强，耐心细致引导接待主动性强，主动问讯驻足的参观者，并介绍，引导问题引导参观者给销售人员或者专业人员分发宣传品和纪念品

8、指导客人填写信息和联络表格恭送询问者离开 人员规范和培训全体参展人员要求统一服装：佩戴员工名卡，态度亲切主动，谈吐规范，富有热情培训内容：参展意义，目的，理念展览的必要常识（当地风俗，展会性质，目标客户锁定）行为规范和礼仪指责分配和沟通活动时间表产品知识及常规问题的统一作答信息的收集5.展前会议展前动员，组织，确认各项安排撤展人员安排，展具各项工作的落实展会的总结效果分析参观流量，有效客户数量，展览对销售的促进效果，客户的印象信息收集行业信息产品发展动态竞争对手信息，客户信息客户质询和建议展示设计趋势和改进等等 总结报告 参展后一个月由展示负责人提交，内容涵盖信息收集概要，效果分析，展会评价，

9、改进建议附件七：总结报告模块附件一：展会信息一览表编号展会名称相关度影响力时间地点价格 联系方式附件二：展会信息及参加提案展会名称时间地点主办单位承办单位及联络方式评价相关性影响力往期效果资信调查营业执照 承租展馆核实许可证主办单位核实身份证明 其他参展提案参展方式展出费用展位选择参展人员广告发布备注其他相关活动附件三：展会费用预算明细表序号项目明细预算金额预算调整金额预算审核金额预算说明1差旅费车(船)费市内交通费宿费伙食补助 2展出费用3广告费4宣传赠品费5展台设计费6展品运输保管制表人审核: 批准: 附件四：参展方案模块参展方案模版展会名称主题基本信息参加目的参展方案综述展位选择及说明(

10、摊位好,人流方向,基本展台开放方向）展示环境(周围参展商,预计设计)参展产品展台布置设计方案宣传品和活动(资料及礼品)参展人员分工时间表(参展,打展台,运输时间表) 此为总表，其它具体细节需按照前面所列程序写出具体方案或插图表五：明细表展架：宣传资料：说明书cd资料视听器材样品：礼品：行政用品：参展人员统一标牌笔，订书钉，名片，附件六：参展细节执行定金和必要的保证金已支付了吗？（摊位费，承建费，展具租赁费，运输费）能否使用现有展品，是否需要重新制作是否需要新的宣传画展位为展会服务物品a .楣板，标摊有，光地没有，logo的贴画（前台，展具上）醒目b.光地：地毯，桌椅，展示台，洽谈区，电源c.足

11、够的参展商身份证d名片小贴士：销售合同，报价单，(提前打印出来,放好).名片带足，笔，笔记本，档案夹! 钉书机，曲别针，钉书针，计算器，透明胶带，双面胶，涂改液，壁纸刀,盒尺,台历,带好图册，cd，手机，手机充电器（方便客户在拿到名片后可以联系到你），数码相机，名片扫描仪, 最好还有手提电脑吧，哈哈！呵呵，也可以带上口香糖。附件七总结报告模版1. 参展效果展示效果展架设计展位设计资料样品2信息收集行业信息技术产品竞争对手客户反馈3.整体评价参展评价展会质量评价改进建议附件八：运输细节展览运输：细节决定一切展览会是一个系统工程，组展、展品运输、展台搭建、展览本身，环环相扣，任何一环脱节，展会便无

12、法顺利进行。展览运输工作大致可分为运前、运中、进馆、展后四个阶段。运前：准备工作事无巨细组展商通常会指定某个运输商作为其展览会的运输代理，品牌展览会指定的更是服务好，信誉佳的运输商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输。组展商申请展会批文在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。海关只受理组展商委托的运输公司的报关业务。将货物详情告诉运输商参展商确定参展后，组展方会通知参展商委托了哪家运输司做展览会的运输代理，参展商也可主动向主办方了解，该展览会由哪家公司做运输业务，与此同时，运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络，并会将一份货单传给参展商，上面列有收费标准、发货日期、收货人等项

13、目。参展商应尽可能地将货物情况填写清楚并回传，要将货物的详细情况告诉运输商，比如货物是否超长、超大，有无特殊要求。包装箱的标签要细致入微 （参见附件：包装箱的标签）在国内，展品的包装通常由参展商自己解决。包装箱上的标签内容：企业名称、展览会的名称、展览馆的名称或号码、展台号、日期、货物名称等细节要填写清楚。因为，有时企业找的运输商为降低成本，将货物转包出去，甚至经过几次转包，最后由一家有运输实力的公司集中发运。在展览旺季，展会运输商承运的货物也会分属不同的会场。标签填写不清会造成进错会场甚至丢失的结果。另外，必要的易碎商品的防震材料填充，易碎标志、不准倒置标志也不应遗漏。国际展商不能随意选择运

14、输商国际展商虽然可以选择运输商，但需注意的是：对于普通商品，参展商可以任意选择一个运输公司承运，但是对属于海关监管的展览品，则不能任意选择运输公司。按海关规定，展品进来时暂时不收税，因为展览结束后还要出境。为不发生逃税问题，在海关监管下保证这批货物在国内不被卖掉。目前，并不是每个公司都可以做这种监管运输业务。对于这个问题，海外参展商在参展时要特别注意。运中：紧密联系运输商发货后即使告诉运输商完成了发货准备、发货后，参展商要及时通知展览运输商货已发出，并将运单传真过去，标明发货内容，委托哪家公司发的。通知的方式最好不要仅用电话，最好以文件的形式发传真。以便于对方留底查看。参展商要有专人负责运输货

15、物发出后，与运输代理的沟通至为重要。有些展会，由于没有做好内部沟通，运输公司常常会因找不到人而耽误时间。所以，与每个环节一样，运输必须有专人负责。灵活应用特殊情况按照一般展览会的惯例，参展的货物通常是开幕前两天运到。但在运输过程中常常有意外情况发生，北京经常有政治会议、外事活动。其间往往会有交通管制，有些运输商对此经验并不了解，但运输商对此经验丰富。因此，参展商一定要与运输商紧密联系，按运输商的要求办理手续。比如进京卡车需要各种证件、文件等，为应付这种情况，一些集装箱夜里进京。而展览中心无人上班，无法卸货，且晚上操作的危险性也较大。如果参展商有特殊情况需夜晚加班，要与运输方沟通好，由运输方负责

16、与展览中心和搬运公司协调。但夜晚加班费用应由参展商支付。进馆：迅速有序搬进场在整个运输环节中，进馆是最紧张的环节。很多运输商的项目经理都形容，进馆就像作战。对于参展商来说，进馆时也要懂得保护自己的权益。参展商应该找主办方指定的运输代理搬运货物，但在一些展览会，很多展品确是参展商自己运进展馆的。留心游击队式的搬运工通常，组展商与指定的运输公司都事先订有合同，搬运中一旦出现展品、人员的损伤，参展商可以找组展商要求一个合理的解决方式。游击队式的搬运工其服务价格虽然便宜，但安全性没有保证。发生货物损坏时，通常的办法就是逃跑。有些本身就不是搬运工，甚至发生搬运中被盗展品的事件。为节约时间，进馆时要听从展

17、览运输商的安排根据不同展品在展馆中的不同位置等因素，展览运输商凭经验统筹安排进馆顺序。参展商应服从展览运输商的调度，尽可能地争取时间。展后：还要沟通运输商如果是本地展品参加多个展会，可自己找运输公司，也可以将货物交给此次展会的运输代理，由他们负责将货物发往新展地。进口展品实现要与运输代理沟通如果是进口展品，就要事先与运输代理沟通，因为海关监管的产品，报关手续比较繁琐。参展商再到另一地参展需要转关。比如：在北京参加展会后，要把展品发到上海去参加另外一个展会，应先了解该展会是不是海关监管备案的展览会。如果是，时间又允许，则可以由北京转关到上海。两方海关有时会因为某个细节有不同意见，因此，转关文件在

18、办理时需要一定的时间。在这种情况下，如果两个展会日期非常接近，一定要提前向运输代理了解可否转关，如果能转，在此次展会期间就要提前做好准备，如果不能，最好准备其他的展品参加另一个展览。如果两个展会不在一国，除了考虑海关转关时间的因素外，还要考虑运输的问题，比如参加北京的展会后再参加新加坡的展览，如果时间很近，最好不要将展品转关，很多人认为，如果海关没问题，北京和新加坡的展览时间很近都能参展，其实并非如此。每年某些季节是航空公司空运旺季，有时空港运输太紧，航空公司不接受订舱，这样会使展品无法及时运抵目的地。因此对于展后想用同一批展品参加另外的展览的参展商，尤其是海关监管下的展览品，一定要与运输代理

19、紧密联系沟通，并听取他们的意见。到国外参展要慎重挑选代理商如果到国外参展，在运输代理的选择上也要慎重，国内的一些公司要价很便宜，但是对国外情况不了解。因此，参加国际展览尽量选择一些有国际代理关系的公司，这样参展商的货物安全性就会有保障。将货物详情告诉运输商包箱标签要细致入微装国际展商不能随意选择运输商留心游击队式的搬运工进馆要听从展览运输商的安排进口展品事先要与运输代理沟通到国外参展要慎重挑选代理商发货后及时告诉运输商参展商要有专人负责运输灵活应对特殊情况 附件九：如何决定展会是否参展一个展会是否具有实际意义，还可以从以下8个方面考察。 、了解这个商展覆盖的地区有多大 、同哪些类型的产品一同展

20、览，即展览会是综合性的还是专业性的 、如果是国际性贸易展览会，而不是专门的中国产品展览会，那些将要参展的外国公司有哪些是什么产品参展 、展览会预订场地的费用、时间安排如何 、你的产品若销往该展览举办地区或国家需交纳什么样的税税会不会太高，产品的和价分别是多少 6、出口到该市场，你的价格能否被接受，或是偏高了还是偏低了商业上讲一分钱一分货，有时产品质量上乘，但若价格偏低，很可能会被怀疑质量不好，所以偏低的价格也可能会影响产品销路。 7、你的产品是否对许多行业有用处或只对少数二、三个行业有用处如果产品只是满足几家的特殊需要，最好直接卖给他们，没有必要参加大规模的商展。 8、如果收到订单 ，履约有无

21、困难能否迅速组织需要的货源在运输、出口等许多方面，是否需要预先作安排 附件十：基本培训企业如何参加展会 首先是选择展品。在参观者的记忆因素中，“展品有吸引力”占到的比重，这条是关键，应重点考虑。选择展品有条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出目的、性质和内容；代表性是指展品要能体现展出者的技术水平、生产能力及行业特点；独特性是指展品要有独到之处，以便和其他同类产品区分开来。 其次是展示方式。展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，需要运用图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明、强调和渲染。展品如果是

22、机械或仪器要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手；如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免费派发，这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。 第三是展台设计。展台设计的表面任务是要好看，根本任务则是要帮助展出者达到展览目的。展台要能反映出展出者的形象，能吸引参观者的注意力，能提供工作的功能环境。因此，展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下几点：展览会不是设计大赛，展台设计要与整体的贸易相协调；展台设计是为了衬托展品，不可渲宾夺主，让绿叶淹没了红花；展台设计考虑参展者的公众形象，不可过于标新立异；展台设计时不要忽视展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能。 第四是人员

23、配备。人是展览工作的第一要素，也是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可以从四个方面加以考虑：第一， 根据展览性质选派合适类型或相关部门的人员；第二， 根据工作量的大小决定人员数量；第三， 注重人员的基本素质，如相貌、声音、性格、自觉性、能动性等；第四， 加强现场培训，如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点，灵活应对：如系大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品如具独创性，则应强调其在技术上的突破性。 最后则是客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得，但有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参展者除了被动地等客

24、户到，还要有意识地请客来。可采取直接函、登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。总之，要未雨绸缪，把工作做在前面。企业参加展览会时如果能按照以上步骤甄别、选择和筹备的话，想必会收到事半功倍的效果。国外参展4步曲参展第一步：选择展览会 美国的展览会之多令人眼花缭乱，展品包罗万象。展览会有地区性的，全国性的，和国际性的。如每年在曼哈顿的国际玩具展和芝加哥的五金展和电子消费品展，都是相当有影响力的，也是以往中国企业参加最多的展览会。参加这种国际性商展的参展商大多是生产厂家，相关设备及原材料供应商和大型出口商，买方，即大多数观展者，来自于大的批发商，进口商，零售连锁商和有关

25、采购机构。鉴于参展费用大，双方都会有充足的准备，而且在这种展览会上拿到的定单，多半是要尽早交货的，因此供货商要有充足的货源或准备能力。全国性的展览会一般是跟行业具体挂钩的。全美共有280多个有规模的行业协会。每年他们都在固定的时间和地点有规律的举办全国或地域性的展览会。这种展览会召集与本行业直接相关的买卖双方参展，因此有号召力并且实用。其他地域性展览和零售展览规模较小，并不值得中国参展商跨海而来。 选定和选对展览会对于中国厂家来说很重要，关键在于对展览会组织者的了解和展会性质的了解。主办者的业务历史和能力在很大程度上决定着展览会的成功与否，如参展人数的多寡，展馆地点的选定，与展馆拥有者的合作等

26、都直接影响中国参展者的利益。由于美国各个行业都存在激烈的竞争，一般来说，存在了三年以上的展览主办者就算是成熟的业者了。主办者的声誉可向同行或其他咨询组织打听出来。 参展第二步：展前准备和计划 首先参展目的要明确，要知道这是个什么样的展览会，去销售高价产品还是低价产品？，是去推销新产品还是关注现有库存？要预先考虑如何吸引参观者，如何应付场内活动竞争，如何应付同类产品竞争，如何应付顾客杀价等。其中有几点更是中国参展商出国前应计划的：1如何突出展台形象，使其在整个展馆中有吸引力。即从远距离就抓住参观者的视线，引起他们的兴趣又突出了企业的标识。能令参观者驻足的展台大多具备摆设突出，有条理，有动态展示的

27、特点。 2预先确定重点突出哪种产品，或重点测试哪种产品。如何使它醒目，以达到促销和测试的目的。 3样品和小礼品准备。如果他们需要提前邮寄或运输到场馆，就要算好时间。 4详细产品目录，包括图片，规格，技术指标，质量认证等具体信息。公司简介对于中国公司来说更是必不可少。避免一些大而空的话，用实际数据和时间量有力地显示出公司的发展历史和产品优势，及与海外打交道的经验。另外还要准备一些简单但信息明确的主打产品的小宣传单，并要易于发放。一些可用于装饰性的有意义的大照片或像框也是很好的宣传武器。 5编制预算表，价格表，定单表，咨询登记表等。 6制定销售规则，如最低采购量，价格浮动和幅度，付款条件等。 7向

28、已有客户发出邀请，告诉他们你的摊位号，欢迎他们前来会面。 8确定是否举行现场促销活动，及其必要的主持人，产品介绍内容，哪种荧屏展示，其他相关用品如座椅的放置，小赠品赠送等都是细节之内的考虑。 参展第三步：会场布置 展台和会场的布置以公司的实力和想要达到的影响力而定。一般包括美工式设计和基本式设计。基本式就是常见的长方形半开放展览场地，多为10x10，10x8或8x8尺。这种场地的布置可采用柜台式布展，展品和材料都放置长条桌上，公司参展人员站立其后，观众有如阅兵一样从一个方向流动向另一个方向时有可能停步观看。这种布置是国内经常采用的，费用小，但公司工作人员处于被动地位，仅仅为让顾客停步而做的工作就重一些。基本式场地还可以布置成u型的半开放展示，展品和宣传材料放在中央小桌或更靠里的位置，引参观者“深入”展览场地。这种布置可能也会流失一部分参观者，但公司人员能有更大的工作余地。美工式展览场地一般是全开放式，参观者可从各个角度接近展品，宣传海报，屏幕和其他设施，甚至自取礼品。美工场地的布置费用当然高，但效果更佳。与参观者没有距离感，人流也不固定，公司宣传人员“把妆几各主要路径，分别向不同方向而来的参观者介绍产品，