信息、档案管理暂行规定

1、信息、档案管理暂行规定一、 信息的定义、种类、收集1、信息的定义：信息是公司的一种资源，包括公司的各种信息，以及与销售有关的信息经及销售数据。经过收集整理后，可为公司领导层提供决策的依据。2、公司信息的分类与收集：公司信息：公司各种事务信息，包括乃中奶公司企业制度、公告、公司各种文件（会议记录、会议纪要、部门计划、工作方案等以及对外传真，公司级由公司内勤文书保管，部门级由部门主管负责保管）。保存方式为：装订成册存档。市场信息：有关市场及销售的各种信息。公司全体员工都有义务收集同公司有关的市场与销售信息，可通过报纸、杂志、网络、广播、电视、展会、市场等收集，收集后交给资讯专员处，由资讯专员负责将

2、载体为纸的装订成册；网络下载资料，保存电脑中，如有需要由资讯专员负责打印出来，并存档保管。重要资料可刻录成光盘保存。销售信息：采用进销存应用软件（网络版），查询及时产品库存、出库、销售情况的数据。现准备寻找一家软件公司与我们合作，由资讯专员负责，根据乃中奶工作流程（物流、款流）编写应用系统。基础数据收集与录入：由仓库保管人员及业务员提供出入库原始数据，由资讯专员负责录入电脑。并根据企业运行情况，对系统进行修改，升级。原始单据装订成册、存档。数据录入及时准确，为领导提供决策信息。二、公司信息级别与使用1、 事务级信息：事务级信息公司日常文件、会议记录（纪要）、公告等，可供全体员使用的信息。公司级

3、，由公司内勤文书负责，部门级由部门主管负责。2、 操作级信息：负责库存、销售数据录入，确保数据准确无误、由资讯专员负责，做好保密，不得泄露给无关人员。3、战术级信息：为部门经理们提供。包括：时间别，业务员别、客户别、产品别、地域别等相关销售信息，以及在部门经理权限内要求的其它关于销售及市场信息。信息提供时间要求为：定期的和临时性的，由资讯专员负责提供。4、战略级信息：为公司高层领导者提供，包括：按时间别，业务员别、客户别、产品别、地域别等相关销售信息，以及关于公司产品销售与市场的任何相关汇总信息，由资讯专员负责随时向领导提供。三、公司信息保密级别公司信息保密级别分为三级公众级：公司所有员工都可

4、共享的信息，公司发布公众共享信息由公司内勤文书负责发布并负责存档保管，部门级由部门主管负责发布并存档保管。部门级：各部门内部信息，信息只供本部门使用，不可外传其它无关部门，由部门主管负责保密并负责存档保管。机密级：只可供公司领导使用的信息，只可供公司领导使用，未经领导授权，其它人员无权使用。由资讯专员负责做好保密工作，并负责存档保管。公司任何信息、资料视为公司财产，不可向外界复制传播。如有违反视情节轻重罚款50至500元。四、自动化办公设备的使用与维护下文所涉及的电脑设备，包括电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、电视、vcd机、等办公动化设备。1、 应爱护使用电脑、打印机、复印机、传真机、投

5、影仪等各种设备，降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作。发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。如有违规操作，如有违反罚款50元并造成设备损坏的应照价赔偿。2、电脑分组指定使用，请尽量使用自己所分电脑，如有违反罚款50元。3、未经管理人员充许，不得私更改各种设备的设置、以及拆卸电脑，如有违反罚款50元。4、公司电脑程序已经由资讯专员设置好，能够满足日常办公所需，员工不准随意安装软件。如有需要需向上级申请，同意后方可安装，如有违反罚款50元。5、不得来路不明的软盘，如确需要软盘，需向管理人员讲明在使用前，并且经检查后确保无病毒，方可使用，如有违反罚款50元。6、工作期间，员工在电脑上不准进行

6、与工作无关的事情，杜绝在电脑上玩游戏、看vcd、听cd，如有违反罚款50元。7、不准利用公司电脑、复印机等设备做私事。如有违反罚款50元。8、个人应在电脑妥善保存个人文件，对重要文件要进行加密，不准随意删除他人文件。如有违反罚款50元。9、信息载体必须安全存放、保管、防止丢失或失效。10、 在公司因工作需要上网，需向资讯专员说明，原则上不得超过一小时为限，不得因私上网，上网所查资料必须为工作所需。不得下班后私自利用公司设备上网。如有违反罚款50元。11、投影仪等贵重设备，如需使用，需经副总以上批准，方可使用。如有违反罚款50元。12、何人未经充许，不得随意在公司内看电视、vcd等。如有违反罚款

7、50元。13、 使用人在离开前应退出自己所使用程序，恢复到桌面默认状态，如确定无人使用时请关机。如有违反罚款50元。14、信息管理由各相关人负责，由督训部监督，市场部门资讯专员有权执行处罚违规行为，罚款与奖惩单交行政主管保存。附：档案管理工具表单公司资讯管理检查表 年 月 检查项目 检查标准 每日检查时间 日 日 日 日 日 日星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六1、文件保存与管理 按规定在正确位置保存与管理文件（格式附后） 2、电脑使用管理 上班时间，不在电脑上看vcd、听cd、玩游戏；离机后应退出系统，恢复到桌面默认状态 3、软件安装管理 不私自安装和使用未经许可的软件 4、信息

8、载体的管理 外来软盘须经许可并杀毒后方可使用 5、上网管理 不能因私上网；每次上网时间原则上不超过1小时，离机后应及时下线 6、投影仪的管理 使用前须经上级同意，由资讯专员负责操作 7、复印机的管理 节约用纸；不能用做复印私人文件 8、图书资料的管理 借阅时须签字；不能在图书上涂写、圈点、剪贴、折角，不得撕毁或遗失 部门主管： 检查人： 保密制度暂行规定1、 为企业的一员，销售部所有员工均有责任严格遵守保密制度，以保证企业经营管理的正常运作，各项计划的顺利实施；2、 有公司内部文件均属保密之列，所有员工不得外传，不得携带外出；3、 保密文件不得随意复制，如确属工作需要，须经销售部经理签字批准；4、 销售部电脑须经常清除病毒、并对文件分级设置密码；5、 所有资讯、档案由专人管理，档案管理人员要妥善保管公司各类资讯及档案，杜绝公司档案遗失及商业秘密泄露状况发生；6、 因工作需要，销售部人员会经常接触到公司的商业机密，如公司的各项市场管理及拓展计划、客户资料等等，在与公司以外人员接触时，要养成良好的工作及生活习惯，不谈论公司机密，避免公司商业秘密泄露；7、 上班时间要保证销售部随时有人，如人员外