医院声像档案管理之我见

1、医院声像档案管理之我见 【摘要】本文论述了医院声像档案管理意义;声像档案的现状和存在的问题;医院声像档案建设的建议。 【关键词】医院;声像档案;管理;研究 医院声像档案主要由两大类组成，一类是在医院管理活动中形成的;另一类是在医疗科研工作中形成的。它在医院日常管理中真实、形象、鲜活地记载了历史事件的原貌，是医院活动最直观、最真实的历史记录，对了解医院发展历史，了解奋斗历程、激励员工、探寻医院发展方向具有重大意义。随着时代的发展，以办公自动化、社会信息化为核心的档案管理模式的推进，声像档案的优势更加显著。它是对医院医疗、教育、科研、管理及不同阶段发生的重大事件进行记录的音像资料，涉及到医院工作的

2、方方面面，能够鲜明地体现事件的整个过程，给人以直观、生动的亲临现场的真实感。与传统档案相比，声像档案能够更加鲜明直观地发挥现实查证与历史参考作用。当前医疗市场竞争激烈，各大医院都希望在社会中树立良好的公共形象，探索宣传新思路，扩大社会影响力并提升美誉度。医院声像档案以其特殊的表现形式，对关系医院建设与发展工作点点滴滴的真实场景进行再现记录，都具有很强的保存查证与参考价值，在医院建设与发展中发挥着独特的重要功能。 一、声像档案的现状和存在的问题 目前，很多医院对声像档案仍不够重视，管理不到位，使得声像档案管理工作中存在资料缺失、遗漏、保存不全等问题。 （一）声像档案的不完善、不规范。医院声像档案

3、工作存在着保管不够重视、归档收集不畅，甚至部分医院还没意识到声像档案对医疗工作的作用，一直没有建立，有的仅将一些重要的图片、录音简单整理寄存档案室。 （二）档案意识不强。医务人员缺乏声象档案管理意识，致使绝大多数原始信息无法以声像形式保存。 （三）缺乏硬件条件。声像档案从形成到归档、利用，与其它档案有所区别，它脱离了传统的纸质载体档案形式，需要一定的设备载体。而大部分医疗机构只重医疗投入，对改善档案管理条件的投入较少，管理设备不符合要求。 （四）没有专职档案管理人员。由于形成声像档案的科室分散，没有专职人员负责收集信息，而综合档案管理者只能被动地收集，导致声像归档不完整、安全性差等问题。 二、

4、医院声像档案建设的建议 当前，我国医院声像档案管理仍处于发展初期，传统的声像档案管理模式仍需不断完善、改进。各医疗机构应加强对声像档案的数字化信息库的建设，建立完善的符合医院发展要求的声像档案科学管理模式，实现声像档案资源的共享，为医院建设发展发挥应有的信息服务作用。 （一）医院各科室工作人员均要加强对声像档案的思想重视，增强档案保存意识。各部门可安排1名工作人员兼职负责本科室档案收集整理归档工作，这不仅有利于医院档案管理部门的收集归档工作，也有利于保障本科室档案的齐备完整，同时也可避免在紧急、特殊情况下，因专业摄影摄像人员未到达现场，错失珍贵声像资料的摄制。 （二）制定严谨的声像档案工作制度

5、，确保档案的原始性、齐全性，提高声像管理的标准化程度。档案管理的各个流程都需要制定科学的档案管理制度。医院针对特殊活动需要留档声像资料的，应在活动前将活动性质、流程等告知相关负责人，促使其做好摄影、摄像等准备工作。由于声像档案以数字化方式呈现，归档管理中涉及到硬件录制设备、保存设备、资料共享检索联网设备与软件等，都需要执行严格的规范标准。各科室在将声像档案移交档案室时要做好声像档案的复制留档工作，同时在借出、归还档案时，要做好记录工作。 （三）加大档案工作人员培训力度，提升档案管理能力。声像档案工作需要档案工作人员掌握现代管理工具、具备现代信息技术知识等相关能力，要加强对档案工作人员培训，促进

6、其素质的全面提升。 （四）改善声像档案管理环境。声像档案的储存方式与传统档案不同，声像档案管理条件的好坏，直接关系到能否长久地存用。档案室要配备合乎音像档案保护条件的检测、管理设备，环境条件要符合防磁、防潮、恒温、恒湿、防尘、防光、防蛀、防霉等要求，并定期进行有效性、安全性检测。 （五）试行网络共享。加强档案管理部门与信息科的合作，建立数据网络平台，在保有一定登录权限的前提下，提供声像档案的自动上传归档、在线浏览咨询、下载、修改等功能。档案管理部门进一步加强档案信息资源数据库建设。同时加强与宣传科的密切合作，将医院重大事件的摄像录音等数据资源及时归档，建立数字化档案数据库，以便宣传和利用。 【

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