办公自动化试题.doc

1、一、打印机使用的误区有： （每点 3.5 分，共 7分）1. 打印机处于多尘的环境中，灰尘要定期打扫。2. 打印机在烈日下曝晒，会缩短打印机寿命。打印机使用与维护要注意如下事项： （15 分）1. 打印机在不工作时，应关闭电源，以延长打印寿命。2. 不要使打印机处于高温、高热、高湿度和低温多尘的环境中。3. 不要在打印机上放置重物。4. 定期清洁外壳油墨，油污，灰尘，保持外观整洁。5. 打印纸应完整，质地均匀，光滑有一定强度， 表面完整无皱折。如学生答到以下不同类型打印机的使用与维护，酌情加分。1. 针式打印机打印工作过程中，不要对字车、手动送纸旋钮作调整。2. 针式打印机要正确使用操作面板上

2、的进纸、退纸、跳行、跳页等按钮，尽量不要用手旋转手柄，以免损坏电路及机械部分。3. 喷墨打印机避免墨水干涸、喷头堵塞。4. 激光打印机打印时不能用眼睛向打印机内部窥探。二、扫描仪硬件的安装步骤如下：1硬件安装 ： 从扫描仪底部拔出塑料钥匙，打开扫描头的固定锁。（3 分） 连接 USB 电缆。（2 分） 连接电源线。（2 分）2 软件安装 ：随机光盘插入光驱后， 一般会自动打开安装程序。（ 3 分）3. 原稿的放置 ：原稿在放置时，要正面朝下，居中放正，贴紧玻璃板。（3 分）4. 双击桌面扫描仪快捷图标， 进入扫描界面。（3 分）5. 对扫描的类型、分辨率和输出图像尺寸等内容进行 设置。在右边的

3、窗口中，有 “预览 ”和“扫描 ”两个文字按钮，扫描前可先单击 “预览”按钮进行预览，在预览画面上选择扫描范围、去掉黑边后再进行扫描。（3 分）6.扫描件另存文档三、发送传真的基本步骤是： 检查机器是否处于“ 准备”（READY）状态。（3 分） 放置好发送原稿 ，去除原稿大头针、 回形针或其他硬物； 较小、较薄的原稿，特别是重要的票据原件， 应该在复印机上复印后再传真。（ 3 分） 摘取话机手柄 ，拨通对方电话号码并等待对方回答。 （4 分） 双方进行通话 ，通话结束后，收方按启动键。 （4 分） 当发送方听到收方的应答信号时（细小、尖锐的长鸣音），发方按启动键，文稿会自动进入传真机，开始发

4、送文件 。（4 分） 挂上话机 ，等待发送结束。若发送出现差错，则会有出错信息显示，此时应重发； 若传输成功，此时将会显示 “成功发送” 信息。（4 分）四、订货单五、复印机 开机。打开机器后到 预热完毕，应注意查看操作面板上的各项显示是否正常。（4 分） 检查原稿（原稿尺寸、纸张质地、颜色、原稿上字迹的色调、原稿上有无图片等）。（4 分） 根据复印文稿方向 放置原稿 。（4 分） 选择复印 倍率 。（2 分） 选择复印纸 尺寸（选择复印纸纸盒。规格为A3 、A4 、B4 、B5 等）。 （2 分） 调节复印 浓度 。（2 分） 设置复印 份数（是否分页复印）。（2 分） 开始复印。（2 分）

5、六、打印机的连接 连接打印机的并行电缆和电源线到打印机端和计算机端。 （2分） 将纸张装入打印机。（2 分） 执行打印机自检。（4 分） 驱动程序安装。（4 分）在控制面板中打开 “打印机 ”文件夹，打印机图标在该文件夹中，说明驱动程序已经安装好。 如果该文件夹中没有该打印机的图标， 这就需要先安装该打印机的驱动程序。用鼠标左键双击“添加打印机 ”图标，启动新打印机设备的安装向导，按步骤安装打印机驱动。 选择纸张或其他介质输出通道。 （4 分） 选择双面打印：点击文件、打印、属性、双面打印或者手动双面打印，份数选择30 份，点击确定，打印输出。 （4 分） 关闭电源。（2 分）七、数码相机操作

6、的步骤是：1 确定拍摄目的，根据拍摄目的配置相机根据拍照的目的和拍摄的条件选择适合的设备， 例如镜头、滤光镜、三脚架等，并备好充足的电池。2 调整相机的设置并拍摄：如测光模式、对焦模式、是否用闪光灯、存储模式等。3 将相机连接到计算机上：拍摄完毕，在进行处理之前，必须将相机通过串行线路连接到计算机上。在计算机中添加数码相机硬件设备，并安装数码相机驱动程序及照片处理软件。4 下载图片并保存使用数码相机随机附送的管理软件，将数字图象保存到计算机中。一般这种管理软件会把所有照片的缩略图和拍摄信息显示在屏幕上，可根据需要选择，然后存储或编辑加工照片。5 编辑图片： 通过图片编辑软件， 如 adobe

7、photoshop等软件，对照片进行加工和保存。利用软件，可以改变如果图片的色泽、亮度、清晰度等，使照片达到最好效果八、摄像机使用操作步骤如下:开机。插上电源或使用充电电池，接通电源。（3 分）打开录像带盒，装上录像带盒或者内存卡，关闭盒子。（3 分）取下防尘盖，打开监视屏。 （3 分）将右手四指伸入保护皮带握住机身，左手托住底部， 防止机身抖动。（3 分）按下摄像按钮，对准物体开始摄录。（3 分）如需暂停可再次按下摄像按钮，需继续拍摄可重复第5 步骤。（3 分）拍摄一段录像可以回放检查拍摄效果。（2 分）拍摄完毕弹出录像带或内存卡（视机型而定），按下电源开关，合上监视屏，盖上防尘盖。 （2

8、分）九、刻录机操作步骤： 连接光盘刻录机与计算机。连接数据线与电源。选择高性能的计算机安装刻录机， 如果电脑的配置太低， 刻录过程中大量的数据会使机器的可用资源不断下降。 因此，尽量在配置高的计算机上进行刻录；大容量的硬盘可以提供较大空间的硬盘缓冲区， 从而确保数据流的连续。（ 6 分） 光盘刻录机驱动程序安装、刻录软件 nero 等的安装。安装时先安装刻录机驱动程序， 再安装刻录软件。 只要将安装程序放入电脑 CD-ROM 中，启动 SETUP 程序，根据提示进行安装即可。（6 分） 制作数据光盘。刻录盘中放入刻录光盘，启动刻录软件按程序操作添加数据、设定写入速度和是否进行数据检验等，再进行

9、刻录。（ 6 分） 刻录完毕取出盘片，检查刻录效果。 （4 分）十、投影仪使用步骤如下：1 安放投影仪。（3 分）桌面使用的投影仪，安装时应注意桌面与地面的连线，以免不小心中断电源造成非正常关机；吊装使用的投影仪在吊装工程中，应注意计算投影仪与屏幕之间的距离适当；墙面悬挂的屏幕上边沿应与吊装影机镜头在同一水平线， 投影仪镜头中心点与投影屏幕中心点在同一垂直线上；便携式投影仪由于便于移动，也就不需要安装。2. 连接投影仪与电脑。（3 分）连接计算机主机和投影仪，并连接计算机显示器和投影仪，或只连接投影仪和笔记本电脑的视频电缆即可。3. 接通电源，设置好输出方式。 （2 分）4. 打开投影仪之前应

10、取下投影仪的镜头盖。 （2 分）5. 投影仪处在待机状态，橙色的指示灯亮。按遥控器或投影仪操作面板上的电源按钮， 此时投影仪进入预热状态， 电源指示灯的绿灯闪烁。预热完成，绿灯停止闪烁，保持灯亮。 (3 分)6. 使用投影仪操作面板或遥控器调整投影仪的焦距、图像位置、图像大小、亮度、对比度和色彩等。 (3 分)7.投影仪使用完毕， 按下投影仪操作面板或遥控器上的电源按钮，关闭投影仪的主灯，投影仪开始散热，绿色指示灯不亮，橙色指示灯闪烁。（4 分）8. 2 3 分钟后，投影仪散热完成，切断电源。 （2 分）十一、 第一张幻灯片切换效果设计为“阶梯状向左下展开”，速度为“慢速”，切换方式为“单击鼠

11、标时” （工具栏幻灯片放映幻灯片切换右选阶梯状向左下展开， 速度为慢速，切换方式为单击鼠标时）。(6 分) 第二张幻灯动画效果为“从下部缓慢移入” ，（右键自定义动画添加效果进入） 。（6 分） 制度篇内容插入组织结构图设计， 行政助理工作职责 、综合部经理（办公室主任）工作职责超链接到考试答卷文档， （工具栏 插入图片组织结构图插入形状选下属； 第四张右键超链接选择文档确定）。（8 分）整体设计规范，美观大方，文字安排合适。（4 分）十二、碎纸机使用维护注意事项有（答对任意 4 个要点记满分，每点5.5 分）：1. 切勿随意打开主机， 机器运行时千万不要将手指放进入纸口或试图用其它物件清理入

12、纸口，以防止发生危险。2 除纸张外，严防把金属物品、布料、塑料、胶纸等其他物料放入机内，以免损坏机器。3. 不要将潮湿纸张和比入纸口大的纸张塞入碎纸机， 也不要斜放纸放。4. 不能遮挡通风口，以免影响电动机散热，导致故障产生。5. 除了清除卡在入纸口的纸张之外， 一般不要作反向旋转机器操作。6. 文件粉碎前应去除别针、订书针等金属，不能夹带光盘等。7. 所放位置四周应有足够空间余地，确保机器通风与维护保养。8. 安装场所应无严重影响稳压器绝缘强度的气体、蒸汽、化学沉积、灰尘、污垢及其它爆炸和侵蚀性介质。十三、传真机原稿出现了传送歪斜和卡纸现象，可能的原因有：（答出任意两个原因记 4 分。）1.

13、原稿大于技术规定的最大幅面。2.原稿小于最小幅面或文件检测传感器所能检测到的最小距离。3.原稿有严重皱折、卷曲、破损或残缺。4.使用过厚或过薄的原稿。5.原稿上有大头针、回形针或其他硬物。6.较小、较薄的原稿，没有在复印机上复印后再传真。7.没有按规定方向正确放置原稿手动发送传真的基本步骤是： （共 18 分）1.检查机器是否处于“准备” （READY）状态。（3 分）2.放置好发送原稿。（3 分）3.摘取话机手柄，拨通对方电话号码并等待对方回答。（3 分）4.双方进行通话，通话结束后，收方按启动键。（3 分）5.当发送方听到收方的应答信号时（细小、尖锐的长鸣音），发方按启动键，文稿会自动进入

14、传真机，开始发送文件。（3 分）6. 挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则会有出错信息显示，此时应重发；若传输成功，此时将会显示“成功发送”信息。十四、打印机卡纸1. 使用时忘记关闭打印机后盖。2 在打印机打印过程中打开纸盒。3 纸张在打印机纸盒中放置方式不正确。4 所使用的打印纸不合格。5 打印机进纸过程中，由于内部阻力增大，使打印机不能正常进纸。避免卡纸的故障的措施有： （答到任意 3 点得 12 分，每少一点扣4分）1. 使用合格的纸张，纸张不能受潮。2. 正确放置打印纸。3. 使用过程中关闭打印机后盖，不打开纸盒。4. 不要使打印机处于高温、 高热、高湿度和低温、 多尘的环境中。

15、5.激光打印机应放置在水平、稳定的工作台上，且工作台无震动，避免在烈日下暴晒和进水等现象。十五、 XLS1. 使用时忘记关闭打印机后盖。2 在打印机打印过程中打开纸盒。3 纸张在打印机纸盒中放置方式不正确。4 所使用的打印纸不合格。5 打印机进纸过程中，由于内部阻力增大，使打印机不能正常进纸。避免卡纸的故障的措施有： （答到任意 3 点得 12 分，每少一点扣4分）5. 使用合格的纸张，纸张不能受潮。6. 正确放置打印纸。7. 使用过程中关闭打印机后盖，不打开纸盒。8. 不要使打印机处于高温、 高热、高湿度和低温、 多尘的环境中。5.激光打印机应放置在水平、稳定的工作台上，且工作台无震动，避免

16、在烈日下暴晒和进水等现象。十六、复印件边沿很脏， 可能的原因有：（答对以下任意两点为满分，6 分。）1. 原稿压板很脏。2 等比复印时，所选尺寸规格比原稿大。3等比复印时，原稿放置位置或方向不正确。4缩小复印时，所选倍率与复印尺寸不符。5原稿太薄或者透明。日常维护要注意以下几个方面： （说明需涉及到4 个方面，每一个要点 4 分，共 16 分。）1. 日常保养：在复印机的复印份数达到一定数量时，应对复印机中易污染的部件进行清洁保养。主要包括清除感光版、电极丝、屏蔽罩、镜头、反射镜、搓纸轮、输纸辊、稿台玻璃等易污染部位的污垢和灰尘，对其进行吹拂或擦拭。2.定期检查和维护：复印机经过长期使用后，应

17、对其机件进行全面检查和维护，主要是做好机件的全面清洁、润滑、调整以及更换易损件和失效的零部件等工作。3.消耗材料和易损件的更换与补充：在复印机的日常使用中，需要对各种消耗材料和易损件进行定期的更换和补充。主要包括：感光鼓的更换、墨粉的补充、复印纸的补充等。（论述到以下复印机的安装使用环境，酌情给分，最多4 分。）4. 电源和接地要求：电源电压波动应在额定电压的 10% 以下，与带地线的插座配合使用。5.环境温度：复印机的适宜使用环境温度应在535 之间。6.环境湿度：室内相对湿度应在20% 85% 之间。十七、投影仪使用维护注意事项有： （答对 4 个要点记满分，每点5.5 分）1 保持投影机

18、使用环境清洁，并定期对投影机进行除尘维护，注意及时盖好镜头盖。2 不要频繁开关机，减少开关机次数有益灯泡寿命延长。3 严禁带电插拨电缆，信号源与投影机电源最好同处接地。4 严防对投影机强烈冲撞、挤压和震动。5 投影机关闭后要等待一段时间再断电， 因为要留出散热时间。（一般等风扇不转动即可）6 投影过程不能用镜头盖遮挡画面。十八、打印机种类1. 票据打印适合使用针式打印机。 （4 分）2. 打印机按工作方式可以分为 3 类：针式打印机、喷墨打印机、激光打印机。 （6 分）3. 它们的特点分别是：（总分 12 分，答出主要优点与缺点，记4 分，另外涉及纸张、耗材、噪音、价格比较的加2 分。） 针式

19、打印机纸张适应性好，单据、票证打印具有不可替代的地位，并有复制打印功能， 具有蜡纸打印与大幅面积打印功能；耗材低；缺点是分辨率低，噪音大，速度较慢。 喷墨打印机的分辨率高，工作噪音低，速度快，容易实现高质量的彩打，设备体积小，占用空间小；缺点是打印质量与打印速度、墨质、纸张有关系，耗材成本高。 激光打印机性能可靠，速度快，分辨率高，随着耗材逐渐下降正逐步成为办公自动化系统打印的首选设备； 不足是不具备针式打印机的复制打印功能，彩色打印效果不如喷墨打印机。一信息分类方法有： （10 分，每个要点 2.5 分） 字母分类法。指按照信息标题、作者、主题、单位等的字母顺序进行分类。此种方法操作简单、不

20、需索引卡片。 主题分类法。指按照信息的主题和内容进行分类的方法。其优点是信息按照逻辑顺序排列便于检索。 时间分类法。指将信息按照年月日的自然顺序排列分类的方法，它可以与其他的方法结合运用。 地区分类法。指按照信息形成所涉及的行政区域将信息分类的方法，此种方法便于查找有地区特性的信息。二、信息传递的方法 语言传递：将信息转化为语言传递给信息接受者，语言传递简洁、直接、快速、信息反馈及时， 少受场合地点限制， 但信息凌乱，信息接受者难以储存。（3 分） 文字传递：将信息转换成文字、图标传递给接受者，可以实现远距离多次传递，便于利用和储存，避免信息失真。 （3 分） 电讯传递：传递速度快，信息量大，

21、效果好，抗干扰能力强，能够跨越空间限制，主要途径有电话、传真、电子邮件。 （3 分） 可视化辅助物传递：如 PPT、投影、布告栏等，可以帮助接受者易于理解信息。（3 分）三、信息开发方法有： （14 分，答出任意 4 个要点得满分） 汇集法。即围绕一定的主题和时间段， 把一定范围的相关资料汇集在一起，以全面反映一个地区或者一个部门的基本情况， 适用于信息资料多、反映面宽的情况。 归纳法。是将反映某一主题的信息资料集中在一起， 加以系统的分析综合，完整地反映某一方面的工作动态。 归纳法要求逻辑性强、分类合理、综合准确、防止信息归纳产生的变异。 纵深法。 即从纵的方面按原始信息资料提供的资源层层深

22、入剖析，接近主题，或者按某一活动时间顺序或事件发展的历史进程深入进去弄清事情前因后果，揭示事物的发展特征。 浓缩法。即通过压缩信息资料文字达到凝练主题、 简洁行文的目的。使用浓缩法首先要注意提炼主题， 即一篇信息资料只阐明一个观点；其次要精简结构，压缩段落层次，去除多余的过渡照应；最后要凝练语言，用简明扼要的语言表达含义。 图表法。将数据信息制成图表的形式， 这种形式使数据一目了然，便于阅读和传递，也便于利用。 对比法。即将信息数据进行横的和纵的比较， 突出反映事物发展变化的特征，横的比较是将事物与同类事物某一阶段发展状况进行比较，纵的比较就是对事物的历史进程进行今昔对比。四、信息利用服务途径

23、有以下几种： （ 14分，每个要点3.5 分， 答出 4 个要点得满分） 信息检索服务。其信息一般通过索引、目录、计算机数据库系统提供或者信息复制品的方式提供。信息利用中可以使用跟踪卡、文档日志等记录信息借阅情况，便于其他利用者知道信息去向。 信息加工服务。根据信息利用者的需求，对信息内容进行分析研究，整理筛选，编辑加工后提供给利用者。 专题、查询利用服务。在日常工作中，秘书常常要为上司、企业内部机构查询报刊文献，核实具体数据，要解答这些问题，秘书必须有足够的信息资料储备和积累。 信息咨询服务。是以新的信息形态提供的信息服务，其表现形式有：书目服务、报刊杂志索引服务、统计资料咨询服务等。 网络

24、信息服务。其表现形式有：远程数据库检索，电子函件，用户 BBS 论坛联机目录查询服务等。五、信息排列方法：a来源排列法。按信息资料来源地区和部门（结合时间顺利）依次排列。这种排列的优点是便于查找信息源， 但需较大的存放空间。（4 分）b 内容排列法。任何一件信息资料都有它确定的主要内容，将资料内容进行分类后依次排列，便于查找利用。 （4 分）c形式排列法。信息资料存在的形式多种多样，如图书、期刊、报纸、内部资料、录音带等不同形式分类排列，便于做到存放整齐。（6 分）六、检索 搜索公司年会会址的相关信息方法， 检索法根据检索工具的不同，可分为手工检索和计算机检索两种类型。 （2 分） 手工检索可

25、以查询全国铁酒店宾馆信息手册、旅行指南、旅游信息汇编等相关书籍。计算机检索可以通过新浪、百度、谷歌、雅虎等搜索引擎搜索关键词，检索出不同网站，再整理相关宾馆信息。（ 6 分） 公司获取的信息进行筛选。 对收集到的大量信息进行甄别， 经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的信息，选出内容新颖、有价值的信息。力求选出的每条信息都符合“实、新、精、准”的要求。信息的筛选可以通过看来源、看标题、看正文等来决定取舍。七、信息存储的步骤，主要由登记、编码、存放排列、保管等环节组成。（2 分） 登记。信息工作人员(或机构 )在获得各种形式和内容的信息资料后，首先要进行登记， 以建立存入的信息资料的完整记录。信息资

26、料的登记可分为总括登记和个别登记两类。（3 分）编码。信息资料的具体形成是多种多样的，为了便于管理和利用，特别是为了适应电子计算机处理信息的要求， 需要对各类信息资料进行统一编码。信息资料的编码结构一般由字符（可以是字母，也可以是数字）组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。它应表现出信息资料的组成方式及其相互关系。 （3 分） 存放排列。科学地存放排列信息资料， 是为了便于查找利用。信息资料的排列要按照各单位的具体情况来决定存放方法， 无论选用哪一种排列方法，一经确定，就应保持相对稳定，当然也要根据资料情况的变化而改变排列存放的方式。 （3 分） 保管。保管关系到信息的安全与完整，信息保

27、管工作包括信息的防损坏，信息的防泄密、盗窃，信息的定期不定期清理，信息的存储更新。（3 分）八、校核的方法(1) 分析法，即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。 （4 分）(2) 核对法，即依据权威性的信息材料进行对照分析，发现和纠正原始信息中的某些差错。 （4 分）(3) 调查法，即对原始信息中所表达的事物的运动变化情况，通过现场的调查来验证其真实性和准确性。 （4 分）九、需要搜索办公设备产品资料，获取该信息的方法有： 检索法。企业黄页及网站，相关企业刊物，产品分类网站，新闻发布会。 （5 分） 交换法。产品展销会相关册页。 （5 分） 购

28、买法。图书馆及信息情报机构等。 （4 分）获取该信息的方法有：（6 分，答出任意 3 个要点得满分） 观察法。其优点是方法简单灵活，能获得较为客观的第一手资料；缺点是获得的信息量有限，而且不易获得深层次的信息。 询问法。按其所采用的方式与手段，可分为面谈询问、电话询问、书面询问等； 询问法还可以根据访谈的人数多寡分为个体询问法和集体询问法。 问卷法。问卷法优点是：可节省时间、经费和人力；具有较好的匿名性，有利于搜集真实的信息， 所得的信息资料便于进行定量分析；可以避免信息搜集者的主观偏见， 减少人为的误差。 其缺点是：回收率难以保证，获得的信息资料的质量往往难以保证。 量表法。量表是适用于较精

29、确地调查人们主观态度和潜在特征的工具，它由一组精心设计的问题构成， 用以间接测量人们对某一事物的态度、观念或某一方面所具有的潜在特征。 购买法。它是组织获得外部信息的常用方法之一。 按其购买的信息载体的类型不同， 购买法可分为文献信息载体购买和实物信息载体购买两种类型。 检索法。检索法就是利用信息资料检索工具，从现成的信息资料文档中查检有关信息资料的方法。十、查询新的办公设备的渠道有：(1) 大众传播媒介：报刊、广播、影视、广告、出版资料，企业黄页及网站，相关企业刊物，产品分类网站。 （5 分）(2) 专业信息机构： 图书馆、情报机构、信息中心、咨询机构等。(5 分)(3) 各种会议：技术鉴定

30、会、新闻发布会、展览会、产品展销会相关册页等。（4 分）十一、信息存储的磁性载体包括：硬盘、 U 盘：优点是信息存储量大，查找迅速，易于编辑；缺点是设备昂贵，要注意磁盘的保护和病毒防护。（2 分）磁带 : 可以脱机保存，但存取速度慢，易磨损。（1 分）光盘（ 包括一次写入式、可擦式等） ：存储容量大，可靠性高，保存信息时间长，数据传输速度快。 （2 分）缩微胶片 : 通过照相将信息资料保存到胶片上，缩微胶片需要专用阅读机阅读，其优点是存储空间小，存储量大；缺点是胶片质量具有变异性，阅读设备昂贵，需要加标签、索引排序。（1 分） 磁性载体的信息存储注意事项：（8 分，答出 4 个要点记满分） 存

31、储要选择质量好的存储载体。 加强存储载体的日常保管。 注意存储场所的温度与湿度。 信息存储的方式有纸质载体和磁性载体，磁性载体包括硬盘、U 盘、磁带、光盘（包括一次写入式、可擦式等）、缩微胶卷、缩微胶片等。（2 防尘、防磁、勿触摸磁表面。 定期检查和复制。计算机存储必须制作备份，重要信息制作书面备份，磁盘放入磁盘盒，不使用外来磁盘防止感染病毒。十二、信息反馈方法有： 系列型反馈信息。将工作活动全过程按不同发展阶段连续反映。（4 分） 广角型反馈信息。对工作活动某个过程从不同角度进行反映。（ 4 分） 连续型反馈信息。对工作活动中某个关键问题在短期内连续不断的进行反映。（4 分） 信息反馈要准确

32、真实， 尽量缩短反馈时间， 反馈要广泛全面、多信源多通道反映。（2 分）十三、信息的整理加工，是整个信息工作的核心。信息整理成为信息资料，有如下程序： 分类。信息分类有如下方法。(4 分) 字母分类法，主题分类法，时间分类法，地区分类法等。 筛选。即对收集到的大量信息进行甄别， 经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的信息，选出内容新颖、有价值的信息。力求选出的每条信息都符合“实、新、精、准”的要求。信息的筛选可以通过看来源、看标题、看正文等来决定取舍。 (2 分) 校核。即对经过初步甄别的信息做进一步的校验核实。 进行校核的方法有多种，其中最常见的方法有以下三种。 (3 分) 分析法，核对法，调查

33、法。 加工。加工是更具创造性的整理阶段。加工的范围非常广泛，涉及信息的内容和形式等各个方面。 (2 分) 编制。编制是对信息进行有序化处理， 是信息整理的最后步骤。编制的质量如何， 直接影响到信息作用的发挥。 信息的编制方法有如下几种。 (3 分)转换法。对比法。图表法。十四、信息刷选 对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的信息， 选出内容新颖、有价值的信息。力求选出的每条信息都符合“实、新、精、准”的要求。信息的筛选可以通过看来源、看标题、看正文等来决定取舍。（2 分） 看来源：不同来源的信息重要性不尽相同，秘书要从多种信息中把握重点单位部门的信息。 （3 分） 看标

34、题：信息的标题一般可以反映信息的内容和价值。 （3 分） 看正文：先浏览正文了解主要内容，进行初选，再对拟用信息再认真阅读取舍。（3 分） 决定取舍：一要突出主题思想，二要注意典型性，三要富有新意，四要具有特点。（3 分）十五、企业信息传阅的形式有： （答出 5点记 10 分，每缺一点扣2 分） 信件： 可用于外向传递与内向传递，信件有凭证作用，便于查考。 备忘录：采用书面形式，便于查阅参考，但信息量少，沟通较慢。 报告：用来正式陈述事实性信息。 通知：使用范围广、频率高。 指示：书面指示应说明目标，指明工作方式。 新闻稿：公布决定或者政策。 企业内部刊物：介绍公司动态和业务进展。 传阅单：需要传阅内容多时利用。新闻发布会。权威性的信息发布。 声明：报刊上宣布新的任命或者地址变更。十六、信息开发的形式主要有剪报、索引、目录编制、文摘、信息资料册、简讯、调研报告等。 （每个要点 2 分，共 14 分）开发形式特性优缺点剪报是根据不同的时间周期和选题对有用的报刊信息进行组合、编辑，将报刊资料专题化、集中化的信息产品优点