办公自动化OA系统实施方案

1、办公自动化系统0A实施方案一、0A系统建设目标0A系统即办公自动化系统，就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企 业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作：改变过去复杂、低效的手工办公方式, 实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业 实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。系统软件建设的量化目标0A系统软件的建设，有助于提升企业运营效率（20%）维度指标效率提升价值合计沟通效率沟通频度和准确性 30%整体运营效率捉升20%事务处理事务处理数量和滞留时间 30%学习能力共孕文档数量和引用次数 30%管控能力%计

2、划、任务及时性和反馈速度 10%文化建设论坛活跃度和公告点击数 30%0A系统软件的建设，有助于企业运营成本的下降，预期每百人年度节省20万维度指标费用降低价值合计通讯费固定电话、手机、快递 20%预期传真费传真纸、传真通讯费 30%纸张费用（打印、复印 70%每百人年度节省会议费会议室、视频、相关服务 5%费用20万设备损耗 40%打印机、传真机、复印机人员成本节省信息、助理、秘书、类岗位 20%系统软件建设的定性目标通过0A系统软件的建设，推动企业基础管理向“规范、髙效、管控、变革”的方向发 展。通过0A系统软件建设,通过0A系统软件建设,通过0A系统软件建设,通过0A系统软件建设,通过0

3、A系统软件建设,通过0A系统软件建设,通过0A系统软件建设,规范审批业务提高业务审批效率 实现髙效协作和沟通助力企业文化建设打造学习型组织快捷的信息发布做好计划管理通过0A系统软件建设,实现过程管控通过0A系统软件建设.提髙行政办公效率通过0A系统软件建设,打造信息化门H和集成的平台通过0A系统软件建设,构建数据决策平台通过0A系统软件建设,提升全员信息化的整体水平二、功能模块用户桌面个人事务模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。在这里，员工可以及时 了解需要办理的各项事务，进行自己的工作日程安排，管理个人名片夹，收发电子邮件，同 时可以进行自己的日常财务管理，修改个人的登录口令

4、等。功能包括：员工待办事宜、我的邮件（内部邮件和internet邮件）、内部及时短信、个人办 公申请、个人名片夹、个人日程安排、个人理财、通讯簿、个人相册、个人文档柜、常用链 接、我要离线.修改口令、收发短信息、设宜左时提醒、査看当前在线人员情况。工作计划 工作汁划管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。管理人员可以使用本 功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或项目工作计划，同时将这些计划分解到具体的 执行人员；并可以随时检査计划的执行情况。员工根据分配到的工作计划，可以立期上传相应的工作报告，填写工作日志，同时可以上传 相应的附件。工作计划管理和报销管理相结合，可以使相关管理

5、人员及时了解有关计划、项目的费用发生 情况，便于对有关计划、项目的费用进行跟踪管理。功能包括：报告类别管理、计划类别管理、工作计划管理、填写工作日志、全体日志査询。信息交流中心信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享的公共平台。在这 里，用户可以根据本身实际情况自行泄义信息栏目名称（如新闻、公告、大事记、机关介绍、 规章制度、奖惩通报。）、层次结构（可进行下级栏目设置，如按部门设苣新闻公告 栏目、按类别设苣规章制度、按主题设置机构介绍、人员介绍。），设巻各个栏目的 发布管理人员、修改删除人员，并可将指定栏目设置为默认栏目，即进入信息中心后的默认 显示栏目；员工可以查看组

6、织中的最新消息，并种规章制度等等，使用常用链接可以及时访 问所关心的艇b站点：使用BBS功能，可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论: 信息中心同时提供飞机航班和行政区号的管理和查询功能。功能包括：信息栏目管理、信息发布管理、信息中心、网络会议（文本网络会议和语音视频 会议）、聊天室（文本和语音）、公用文档柜、网络硬盘、BBS、公文流转公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计 算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度 上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文草拟、发 文审核、发

7、文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、 收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程 定制等。公文流转中，用户可以预先泄义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟制、登记及公文流 转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑，可以进行跳签、插签、退签、撤销等 处理。功能包括：拟制公文、公文办理、公文登记、公文催办、公文跳转、归档销毁、公文查询、 密级管理、模板维护、流程设置、公文类别设置。人力资源人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的调 动分配、人员信息査询统计等。功能包括：人事信息管理

8、、人员调动和分配、离职人员管理、人事信息统计查询、部门人事 信息查询、全体人事信息査询、人事字典维护。考勤管理I考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准, 生成考勤统汁、考勒统汁查询、员工考勒信息查询、单位考勤信息査询等。其中审批请假单、 加班申请审批在办公事务里完成。功能包括：请假/销假、销假核准、加班/确认、加班核准、生成考勤统计、考勒统汁查询、 个人考勤信息查询、全部考勤信息查询、考勤参数维护、休息日设置、请假类别字典维护。会议管理会议管理是对单位内的相关会议及英内容进行登记和管理，同时可以查询显示会议室的相关 信息，可以向参加会议的有关人员发送会议

9、通知。功能包括：会议室管理、会议室查询、会议登记、会议通知、会议纪要、会议信息査询。办公用品办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的库存、采购、库存报警功能以及库 存、采购、领用的查询统讣功能，办公用品的采购和领用申请在个人事务中进行、审批登记 在审批登记模块中完成。办公用品功能包括：用品管理、用品采购、用品统汁、库存报警、用品类别维护。用款管理用款管理是利用计算机网络，及时完成员工的用款申请、审批、登记的过程，提高员工用款 过程的工作效率。用款的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。用款管理功能包括：用款登记、用款归还登记、个人用款查询、全部用款査询、用款统讣、 用款字典维

10、护。报销管理报销管理主要是实现费用报销运作的全过程，报销的申请和审批分別在个人事务和审批登记 模块中完成。报销管理功能包括：报销领款登记、员工报销单据査询、全部报销单据查询、报销统讣、报 销类别维护。车辆管理车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息、汕 耗信息等，用车申请和维修申请在个人事务中进行，在审批登记模块中完成相应的审批登记处理。车辆管理功能包括：车辆信息维护、油耗登记、里程补贴、维修情况查询及用车情况查询。资料管理资料管理部分用于单位内资料的借阅、使用，库存管理等功能。其中包括：员工借阅申请及 申请回复，借阅登记，归还登记，资料统计，缺库登记和查询

11、，资料信息维护，资料字典维 护等。功能包括：资料信息维护、借阅申请、借阅回复、借阅登记、归还登记、缺库登记、缺库查 询、资料统计、资料字典维护。客户资源管理客户资源管理是为企业在激烈市场竞争中，提供一套方便有力的管理工具，它可以帮助企业 为客户提供更加完备周到的服务，通过有效地进行客户资源管理，使企业的产品和服务更加 满足客户的实际需要，从而给企业带来更加丰厚的效益。客户资源管理功能包括：销售人员管理、客户信息管理、联系记录管理、订单管理、销售情 况查询、客户联系人管理、企业的产品和服务管理等。辅助程序公共相册、航班管理、航班査询、区号管理、区号查询。三、软件选型产品名称版本价格说明收费版(用

12、友致远致远A8协同100用户12万以上每年服务费5000元泛微协同100用户10万以上通达集团版企业版15万以上免费版Easy 0A130用户0780A系统V430用户0四、设备服务器一台兼容机方案:价格4000元服务器方案：价格10000元五、实施序 号任务名称工期开始时间完成时间阶段标志文档负责人备注1项目准备7%XX建立项目小组确立项目小组成员OA使用范囤调研WOA使用业务范用编制实施主计划2系统实施主计划确认2业务单据设计28(XX费用预算、申请单据设计3业务单据设汁确认详细费用说明费用报销单据设计3业务的据设汁确认费用明细附报销单出差申请单据设计3(业务单据设计确认出差结束附报告工作

13、报告表单设计39业务单据设计确认工作计划总结报告专项工作申请表单设计3业务单据设汁确认专项工作申请运营内部表单设计5)业务单据设计确认运营整改.营业收支督办通知单设计2/业务单据设计确认督办工作通知单审批流程设计6审批流程验收确认妝据审批流程设计3爪据流程上线测试发 布10%XX单振流程上线测试5A单据流程上线测试报告集中问题汇总处理3集中问題汇总处理报告单据流程正式发布1业务流程验收确认0A系统上线验收1系统上线验收确认4项目验收2$XX项目实施总结1项目实施总结报告项目验收确认1*项目验收确认五.培训1、集中培训时间计划培训天数为2天，具体安排如下。日期安排课程时间项目课程内容培训讲师第一

14、天上午（中高层领导培训）9： 009： 10系统介绍1、系统功能概述2、系统界面3、初始化流程简介XX9： 109： 25!我的工作台1、待阅信息、待办工作2、我的布巻、我的执行XX9： 5510： 10我的流程1、短信接收发布2、13.流程查询、流程监督、 流程节点效率分析XX10： 1010： 20个人事务1、任务布置、工作委托XX10： 1010： 30信息交流1、信息发布、内部论坛2、个人便签、电子邮件10： 3011： 00交流答疑11、回答学员提出问题第一天下午（一般员工培训）14： 3014： 40系统介绍1、系统功能概述2、3. 系统界面4、初始化流程简介XX14： 4015：

15、 10我的流程1、各类流程发起2、流程査询应用，查收文件审批情况XX14： 40一15： 25个人事务1、我的便签、工作日记2、工组计划、日程安排XX115： 2515： 40信恩交流1、信息发布、内部论坛2、个人便签、电子邮件XX15： 40一15： 50知识管理1、：知识发布、知识地图3、知识推荐、全文检索XX15： 4016： 20交流答疑1、回答学员提出问题第二天上午（关键用户培训）9： 009： 10系统介绍1、系统功能概述2、系统界而3、初始化流程简介XX9： 109： 30档案管理1、档案管理子模块2、收发文归档操作3、档案分类、案卷分类XX9： 309： 45我的流程1、各类流

16、程发起2、流程查询应用，查收文件审批情况XX9： 4510： 25行政办公1、=用品管理、资产管理3、用车管理、会议管理XX10： 2510： 45个人事务1、我的便签、工作日记2、工组计划、日程安排XX10： 4510： 55信息发布1、公司新闻、公司通知2、规章制度、公告栏XX10： 5511： 10信息交流1、信息发布、内部论坛2、个人便签、电子邮件XX11： 1011： 20知识管理1、知识发布、知识地图3、知识推荐、全文检索XX第二天下午（一般用户培训）略4、(2、培训要求及考核七.理制度办公自动化系统（0A）试行管理办法第一章总则第一条为加强集团办公自动化系统（以下简称0A系统）管

17、理（地址：，保证其髙效、 安全运行，充分发挥0A系统的作用，根据中华人民共和国汁算机信息系统安全保护条例 和国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规左的规定，结合集团 办公自动化工作实际，特制左本办法。第二条系统的应用分两个阶段：第一阶段为试运行期，自2014年1月1日正式开始，集团实行办公业务双轨运行，即 纸质公文和电子公文同时进行，试运行期为六个月。第二阶段为正式运行，自2014年2月20日起系统投入正式运行，所有非涉密的一般文 件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式流转。涉密和不便通过系统流 转的公文，仍按纸质文件流转。第三条OA系统，主要运用于集团总部各

18、部门、各下属公司之间的公文流转。第四条0A系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人 日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、 信息共享和交流，规范管理流程，提髙办公效率和降低管理成本。试运行期间以下工作内容必须通过OA系统运行：协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导审批。如有违反，将严格按照有关规泄进行处罚。第五条0A系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理 件数、延误情况进行记录，员工使用0A系统进行协同工作的情况将纳入该单位（部门）年 度考核范围。第六条本办法适用于使用单位为

19、集团总部各部门、各下属公司。第二章管理机构第七条集团人力资源部负责办公OA系统的规划、推广和检査考核工作：集团监察部负 责电子印章和领导签轻管理的监察工作：集团企业发展部信息中心负责开发、实施、培训和 维护工作。第八条集团企业发展部信息中心（以下简称信息中心）负责系统的维护和管理， 对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责：（-）根据集团董事会的指令，办理系统使用单位的注册、需称变更、撤销等相关手续; 初始密码后应在0A系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。 若密码丢失，应向本单位分级系统管理员提出申请，恢复初始密码。如果本单位没有分级系 统管理员，可以直接找信息中心系

20、统管理员进行修改。第十六条个人信息的完善在0A系统的个人设置里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail. 生日日期等，以便同事之间联系时查找方便。第十七条未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录 系统。第十八条为保证各类电子文件的及时收发，集团领导、公司领导、部门主管原则上应 该全天在线，英他工作人员至少每天上下午各登陆两次0A系统，接收各类文件，处理待办 事项。第十九条使用人员如因出差或出差时间较长而无法处理待办事项的，应指左授权的代 办人进行相关操作。第五章电子印章以及电子签名的使用与管理第二十条电子印章和电子签名是在电子公文上使用的签需印章，对

21、电子公文进行 电子化的签名和盖章。（第二十一条电子印章和电子签名的采集、制作和保存（-）需要进入系统的印章和手写签名的名单由信息中心提出申请，报集团刘海燕总监 审批：（手写签名采集范隔大致需要如下：董事会领导、总部部长、下属公司级领导、部门 经理、车间主任。在运行由人力资源部根据管理的实际需要逐步完善）（二）印章和签需的采集由集团监察部指派专人与信息中心0A实施工程师共同负责， 采集过程中每采集一个印章或签需，均由岀具印章或签名的单位或个人与监察部指派人员和 信息中心0A实施工程师共同签字确认：（三）收集后，将把它们制作成电子形式的文件，存储到金格电子签章系统的密钥中, 每个密钥可以存储46个

22、不等的文件，同时每个密钥具有一个与之匹配的密码，同时密钥内 的每个文件也具有一个密码。（四）电子印章和电子签名由用友致远公司负责制作，集团监察部指派专人和信息中心 0A实施工程师对制作过程共同监督；（五）制作完成后，印章和签名的原件交由集团总裁办归档保存备查。第二十二条电子印章和电子签名的使用安全我们将把每个密钥分配给指宦的相关人员进行保管，当需要使用时，必须由保管者本人 登陆0A系统后，输入密钥的使用密码，才能査看到该密钥下已存储的文件，若需要调用英 中某一个文件，则必须再次输入该文件所对应的调用密码。一共经历了三层加密。电子印章或电子签名一旦被盖在WORD或EXCEL等文件上后，该文件内容

23、将连同电子印 章和电子签名一起被锁定。第二十三条 使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书而 申请，经本单位领导同意并签字后，报送集团人力资源部办理审核手续，经刘海燕总监批准 同意后，在集团监察部指派人员的监督下由信息中心具体办理。第二十四条销毁电子印章时，印章使用者、集团监察部指派人员、0A系统管理 员（销毁删除执行者）应同时在场，并对销毁结果签字确认。第二十五条使用单位的电子印章等同于实物印章管理，应由专人保管和使用，印章管 理者将承担法律责任。第二十六条电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、 合并等原因需要变更的，应按第二十三条规定办理相关手续，将旧电

24、子印章交回信息中心按 第二十四条处理。第六章 密钥的使用与管理第二十七条密钥是指登陆电子系统所必需的身份密码，用于存储电子签章以及 手写签名的加密工具。（特別说明：密钥就是一个电子狗，和优盘大小差不多，他的作 用就相当于网上银行的移动数字证书。只有持有密钥的人才能使用里而储存的电子印章 和电子手写签名，持有密钥的人是可以自己修改密码，苴他人无法使用，系统管理员并 不能使用别人持有的密钥）密钥的管理包括密钥的购买、制作、分发、参数设豊、修改 和使用。第二十八条信息中心0A实施工程师负责0A系统密钥的管理，并负责技术支持和服务。 （系统管理员对密钥的管理就是制作、分发、参数设苣）第二十九条申领密钥

25、的单位或个人应向刘海燕总监提岀书而申请，说明申领密钥的理 由和准备使用的人员资料。第三十条 刘海燕总监对密钥申请进行审查同意后，由信息中心负责制作密钥，同时办 理登记领用手续。第三十一条密钥制作完成后，信息中心应向申请使用人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取。第三十二条使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得擅自转借他人使用，确保密 钥的安全，违者自负相关法律责任。第三十三条密钥使用人因故变动的，应报信息中心备案。新接任人员应及时修改密码， 密码字符必须在6位以上，并且须数字与字符混合使用。第三十四条密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应立即报告信息中心中止该使 用人的使用权限

26、，并由所在单位查明原因，视情况及时做出处理。需重新申领的，按照申领程 序重新申请更换。因使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，按照有关规泄追究其 责任。第七章电子公文的发送与接受第三十五条在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发 文单位负责。第三十六条公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质 公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。第三十七条电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一 个或多个工作人员完成。第三十八条发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设置允许收文 机关打印的权限。第三十九条系统完成发送公文操作的

27、时间为电子公文的发送时间。第四十条使用单位应按时接收电子公文。第四十一条接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本 公司内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。第四十二条打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办 法处理。第四十三条首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文单位办公 系统的时间为电子公文的接收时间。第四十四条电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明 原因，请求重发或追加打印份数：因系统故障不能接受的，应及时向信息中心反馈。第八章业务管理规则第四十五条公司员工应熟练掌握0A系统的操作方法,在使用0A系统处理

28、办公业务时,应遵守以下规迫：（一）通过0A系统发布的信息、发起的协同，0A使用人员视同知晓，应及时登录系统 获取办公信总，处理相关业务。（二）公司员工应保证通过0A系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所 发布的内容负责。（三）公司员工应保证0A系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉 及到的工作人员处理时间原则上不超过1个工作日。如有出差、谙假、培训等特殊原因离开 时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。第四十六条0A系统公共信息管理实行实统制，不得在0A系统上发布与公司工作无关 的公告或调查：不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关 法律法

29、规。第四十七条0A系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照 系统模板使用说明实行网上办公，流程左制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。第四十八条发文管理（单位管理部门发文、会议纪要）（-）公司各管理部门发文，由各部门职员拟稿，交部门经理（或副经理）审核后，提 交行政办公室核稿，由行政办公室根据文件性质和领导工作分工，把文件提交给相关领导签 发，领导签发后文件传递给办公室文件管理员，管理员对文件存档，并分发到各相关部门和 人员。（二）会议纪要，由会议指泄人员起草，提交会议发起方审核，主管领导签发，会议发 起方的文档管理员归档并发布。第四十九条文档管理（-）一般文档管理各

30、部室文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，并归档到本部室“单 位文档”对应目录中：并根据査询权限授权英它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。（二）公文文档管理公文处理的流程完成后，文件自动归档到电子档案库，形成归档文件，档案管理员要对 文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供全体人员查询或借阅。单位人员查阅公文 内容需要在办公系统中提出申请，由档案管理人员授权后査阅。（三）注意事项务个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹 以便使用。同时每个部门的单位文档必须对公司领导公开，以便领导的查看。对于个人文档， 不允许上传与工作无关的文件，如歌曲、短

31、片、MTV等。第五十条日常办公（-）请假等管理单位人员请休病假或事假，须经协同系统传递填写请假单，并根据情况提交给 本部门领导或直接交给公司领导审核，同时知会人事部门。（二）协同办公管理单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或貝他部门人员、部门领导 或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。（三）会议管理会议的召开统一提前由会议发起人在0A上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必 须及时进行处理，说明是否参加会议。（四）公告管理由办公室起草公告通知等信息，交部门领导审核或直接交领导审核后在办公0A 系统上直接发布。第五十一条与领导的沟通方式有任何建议和意见需要向领导汇报时，一方而可以通过

32、协同单独与领导沟通，另一方而 也可以通过公共信息一一讨论一一领导信箱进行发送。模版应用对现有的模版进行双轨运行，对该类模版的流程进行评析，以便优化，并欢迎提出更 多合理的需求。公共模版必须通过0A上实现。关联人员、关联项目。每个人须将与自己联系较多的同事配置为关联人员，其中必须将自己的上级和公司领导 配置为上级人员，以便查看。营销和工程人员，对于自己负责的项目必须在0A上进行新建 项目的操作，主管领导设置为自己的上级和公司领导，方便领导查看。第九章安全保障第五十二条1、0A系统的推广应用由集团人力资源部进行检查考核，对长期不使用0A系统、不按 统一要求提供共享数据：网上办公数据不准确。其处罚见

33、第十一章。2、侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄 漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见第十一章。3、违反保密规泄，造成失密泄密的，按保密法有关规左进行处理。第五十三条联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入 侵。第五十四条系统管理员应左期检查、维护讣算机网络，发现问题应及时排除，无法排 除的，应立即与信息中心联系，确保系统正常运行：不得乱设、私设系统的使用人员。文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范囤负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。第五十五条使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该 系统相连的计算机中。第五十六条应加强讣算机及网络安全保密知识教育，