信息化与档案事业的可持续发展

1、信息化与档案事业的可持续发展 摘要：随着社会信息技术的飞速发展，档案信息化已经成为我国企业信息化工作的一个重要组成部分及工作内容。为实现档案事业的可持续发展必须采取措施，做好档案的信息化管理。本文分析了档案信息化建设对档案事业可持续发展的重要性，并概述了完善档案信息化建设，实现档案事业的可持续发展的措施。 关键词：信息化；档案；可持续发展 一、档案事业的可持续发展 档案事业的可持续发展在强调档案事业与社会经济相互协调、同步发展的同时，重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。一方面要明确档案事业在人类自我发展中的地位和作用，另一方面要明确人自身的发展在档案事业发展中的地位和作用。档案事业的

2、可持续发展具有以下特征： 1、可持续性 档案事业的发展意味着其社会功能的改善和提高，而并非意味着资源消耗的增加，因而是可以持续的。档案事业的可持续发展应当成为我们最重要的政策目标，应根据可持续性的要求调整档案事业的发展方向，在社会可提供的条件内确定档案事业的规模。 2、协调性 档案事业作为一项社会事业，必然与社会之间存在着相互依存、相互促进的统一性。一方面档案事业发展的外部动力是由它所依存的社会环境所决定的，另一方面它又以自身的发展作用于社会，影响着社会经济的发展。 3、公平性 公平性包括两层意思：一是档案事业的可持续发展要满足的是全体人民对档案信息的需求，而不是一部分人的需求。二是档案事业的

3、可持续发展既重视当代人的档案信息的需要，也重视后代人对档案信息的需要。 二、档案信息化建设对档案事业可持续发展的重要性 信息化是档案管理现代化的主要技术标志，数字化、网络化是实现档案管理信息化的必由之路。可以说。企业数字档案馆是企业档案管理现代化实现的前提和基础，是实现档案工作由传统管理模式向现代化管理模式转变的最好方法，离开企业数字档案馆的建设。企业档案管理现代化就成了无源之水、无本之木。 （一）企业数字档案馆建设是实现企业档案管理现代化的内在需要。 1、数字档案馆实现了档案管理由传统管理方式向现代化管理方式的转变，实现了由封闭式管理向开放式管理的转变。 2、数字档案馆中不同类型档案管理规则

4、、制度及标准的制定以及应用，促进了档案管理的规范化、科学化，实现了档案管理向标准化、规范化管理的转变。 3、档案工作人员素质得到提高。在企业数 字档案馆建设过程中，各种业务技能培训班的开展，各种现代信息技术的积极应用，使得企业档案工作人员的综合素质得到了明显改善和提高。 （二）企业数字档案馆建设是促进企业可持续发展的重要动力。 网络技术和多媒体技术等高新技术在企业档案工作中广泛应用， 使企业档案管理走向现代化，档案信息资源得到充分开发利用，实 现档案信息资源优化配置、整合共享，为企业经营决策提供支持，实现企业档案工作的跨越式发展，进一步提升企业档案工作在企业可持续发展中的地位和作用。例如：某公

5、司数字档案馆的建立使得传统档案查询耗时耗力的现象不复存在，大大提高档案查询的速度，同时有效地缓解了传统档案馆藏空间不足的矛盾，解决了传统纯粹纸张化文档资料管理固有的成本高、效率低、原件容易损毁的问题。 三、完善档案信息化建设，实现档案事业的可持续发展 （一）档案信息化组织管理体系建设 信息化将导致档案组织管理从档案实体管理向档案信息管理延伸，涉及到数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定、存储、保管、保护、检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。 档案信息化建设是一项复杂的系统工作，它的有效开展与人力、财力、技术、政策、观念、文化等一系列组成要素和环境要素密切相关。建设目标能否实现，取决于各项

6、要素的质和量以及对这些必备要素的组织善。档案信息化建设的组织管理者应该以这些要素为对象，研究档案管理过程中的变化及其最优化、最有效的组合方式，根据建设目标和实际需要制定并采取一系列务实的组织管理措施。 （二）档案信息化人员队伍体系建设 从总体而言，我国档案干部队伍的总体素质还不太适应档案信息化建设的需要，其中科技素质和业务素质水平较低、高层次技术人才匮乏。因此，必须抓好档案人才队伍建设，制定周密合理的教育培训计划，积极组织相关人员的培训，努力培养一批掌握高科技知识，熟悉计算机、网络、数据库、信息安全等高新技术，具备较强的信息处理能力的档案人才队伍。这是提高信息化建设人力资源附加值的重要举措，也

7、是保证档案信息化建设顺利开展的前提条件。 （三）提高档案管理的现代化意识 人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，关注改革开放的新形势、新问题，把人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计箅机管理档案意识，在加快档案由手丁管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事

8、业发展提供优质服务的轨道上来。 （四）积极推广云计算技术在档案信息化建设发展的应用 由于传统的计算机文档一体化管理架构设计，我国机关、团体、企事业单位要实现文档管理信息化就必须投入大量资金购买软、硬件，组建局域网和引进计算机技术人员，才能确保系统的正常运行，制约了电子文档一体化在我国的中小型和微型团体、企事业单位的普及。作为新兴概念的云计算技术还处在研究和实施的初级阶段，云计算必然会在档案信息化建设发展中发挥重要的作用。 一是公有云服务。以云桌面方式打造的文档一体化管理平台，改变各单位文档管理平台使用的软件五花八门的现状，云桌面的应用取代了传统单机版和网络版的文档管理软件，软件的升级、维护由第

9、三方云服务提供商负责，加快了文档一体化管理在我国全面普及的步伐。 二是私有云服务。为机关、团体、企事业单位内部文档管理提供云服务，与传统的各单位建设的数据中心比较，私有云具有支持动态灵活的基础设施，能够降低各单位建设计算机中心架构的复杂程度。各单位在私有云平台运行的文档数据不对公众开放，而是在防火墙内工作，只有本单位的计算机管理人员才能对其数据、安全性、服务进行有效地控制。 三是混合云服务。就是应用公有云和私有云相结合的形式建设档案信息化。将服务经济建设与民生的档案信息应用部署到公有云上来降低成本，同时将安全性要求很高、具有保密期限的档案信息部署到完全保密的私有云上。 结束语 企业档案管理信息化建设是企业档案事业可持续发展的必然要求，而企业档案部门与企业信息化建设部门的合作与协调，利用好