档案管理实施细则

1、档案管理按职能部门立卷的实施细则第一章总则第一条 为进一步完善项目档案管理，落实层级责任，保证各门 类、载体档案的案卷质量，以达到档案管理规范化、标准化、制度 化、程序化的要求，更好地为项目各项工作服务，根据中华人民共 和国档案法、企业档案工作规范、中国交建档案管理有关规定 及集团文件精神，结合项目实际，特制订本实施细则。第二条 项目档案按由各职能部门立卷的原则，把各门类、载体 档案收集、整理和立卷的工作，列入各职能部门的管理程序和职责 范围；确保项目档案的真实性、完整性、准确性和系统性。第三条 项目档案实行分级综合管理，项目日常业务和各部门形 成的档案由各职能部门立卷后，按地铁集团公司档案信

2、息管理部门 及哈尔滨城建档案馆要求统一管理。项目财务核算等形成的档案， 由其专职（兼职配合）档案管理人员或办公室组织统一归档。第四条 收集、整理、立卷的各门类、载体档案，经各职能部门 的负责人或项目负责人审定后，由该部门专兼职档案员按分级综合 管理规定统一向档案信息中心移交。第五条 项目档案立卷范围包括管理类档案 （泛指党群工作、行 政管理等类别）、基建档案、设备档案、科研档案、会计档案、人 事档案、声像档案、电子档案、实物档案等。第二章各职能部门的立卷责任第六条轨道交通工程建设依据性文件（工程前期项目申报可行 性研究、任务书、合同等）和轨道交通工程管理等文件 （征地、报 建文件、招标文件、轨

3、道交通国内、外设备文件、工程验收备案文 件等）。由项目计划合同部、财务部、物资设备部、工程管理部、 设计技术部、安质环保监督部等相关部门根据职能负责立卷 。第七条轨道交通工程各级验收安质环保监督部牵头，负责工程 建设各相关验收资料立卷。第八条会计档案财务部负责立卷。第九条 征地拆迁、管线迁改、设计文件、勘测测量、工程竣工、 工程监理、科研项目等属合同关系所形成的档案 ，由计划合同部立 卷（包括需向档案管理部门移交的档案 ），在签订项目合同时，项 目各主办部门应在合同条款中予以明确。项目合同范围外形成的文 件材料，由项目的主办部门负责立卷。第十条 项目各部门业务形成的文书档案 （泛指党群工作类、

4、行 政管理等类别），已交项目综合管理部统一编文号的文书材料，由 综合管理部分类整理移交；未编文号的文书材料，由各职能部门按 项目整理，组成系统的立卷保管单位移交 。其中比较系统的大型专 题会议等文件，由各主办部门立卷。第十一条人事档案，由综合管理部负责收集、整理、立卷。第十二条 声像档案，由各职能部门负责收集、整理、立卷。第十三条 电子档案，由相应形成纸质档案的部门负责整理 归档第三章 档案人员职责第十 四 条 项目档案人员职责1、认真学习贯彻执行国家 档案法 和有关档案工作的方针 、政 策， 坚持以法治档 ，忠于职守 ，努力提高业务素质 ，提高档案管理 水平。2、负责管理项目 、各部门的档案

5、 。 做好项目部形成的各种文件 材料的收集整理 ，立卷和归档等方面的监督 、检查 、指导工作 。3、按照中国交建档案工作对标管理指标体系开展档案管理工 作。4、积极做好档案的服务利用工作 ， 编制必要的检索工具和参考 资料 ，及时 、准确地提供利用 。5、定期检查档案的保管情况 。对破损或退变的档案进行修补和 复制 ，对保管期满的档案定期进行鉴定销毁 ，并做好向地铁集团和 城建档案馆移交的工作 。6、严格遵守保密制度 。未经批准 ， 不得擅自扩大档案的借阅范 围，不得泄露档案的保密内容 。7、编制文件材料清理数据汇总表 ，每月 25 日提交至项目档案 室。第十 五 条 兼职档案员职责1、各部门

6、兼职档案人员 ，应认真学习和掌握文书业务档案处理 和档案管理工作的基础知识 ，提高管理水平 。2、认真做好文件材料的保密工作 ，严守并督促本部门文件 的形成 、传递，阅办过程中的保密事项 。3、管理好本部门文件材料 ，负责传阅 ，及时传递和阅办 ，防止 积压和延误 ，严防丢失 。4、负责将部门一年形成的文件资料进行搜集 、整理、保管 ，做 好平时档案的立卷工作 ，严把案卷质量 。5、负责当年文件的资料的齐全完整 ，定期移交给项目档案 室并转入地铁集团档案信息中心 。6、认真按中国交建档案工作对标管理指标体系开展档案管 理工作。第十 六 条 有关专业技术人员 、 管理人员职责 。对本部门在业 务

7、、行政 、科研、管理等各项工作中形成的文件材料的完整 、准确、 系统、安全负责 ；对办理完毕的文件材料 ，及时交部门兼职档案人 员保管 ，不得将文件材料据为己有或延期移交 ；认真执行档案管理 “三纳入”、四“同时 ”措施，在科研课题或建设项目结束或告一段落时 ， 必须将文件材料收集齐全 ， 及时立卷归档 ，并保证文件材料内容准 确、字迹工整 、图样清晰 ；协助本部门兼职档案人员做好文件保管 期限和密级划分工作 。第四章 立卷要求第十 七 条 各部门业务形成的文件 ， 必须按项目档案的分类大 纲、 归档范围和保管期限等有关规定 ，由各业务部门指定经办人收 集、整理 ，组成系统的保管单位 ，在该部

8、门档案人员的配合下立卷 。 立卷文件必须真实 、完整 、准确 、系统，符合形成规律 ，具有原始凭证作用（原件）第十 八 条 各部门负责组织档案立卷的工作范围包括 ：文件材 料的收集、鉴别、整理、打页码、拟写卷内目录、案卷目录、卷面、 备考表等。第十 九 条 合同乙方负责组织档案立卷的工作范围包括 ：文件 材料的收集、鉴别、整理、打页码、拟写卷内目录、备考表、卷面、 装订、装案卷盒、打印案卷目录及形成电子文件 （扫描件）等。第二十条声像档案、电子档案，由各职能部门按档案信息管 理中心的有关规定负责鉴别 、整理、拟写说明标签等，立卷后移 交。第五章归档时间第二 十一条 轨道交通工程，在项目前期阶段

9、（项目申报、 地质勘探、征地拆迁、工程报建、招投标）、设计阶段（初步设计、 技术、施工图设计）、施工阶段、竣工验收阶段等不同阶段任务完 成或告一段落时，要按阶段将应归档的文件材料立卷 ，经项目计划 合同部部门负责人审定后，由项目档案室组织向地铁集团公司档案 管理部门移交。第二十二 条工程设备项目，在可行性研究、谈判、商务、项 目评估、前期准备、考察、招投标、人员培训、设备供货、设备安 装、调试、验收等不同的阶段的任务完成或告一段落时 ，要按阶段 将应归档的文件材料立卷，经项目主办部门有关负责人审定合格后 ， 由项目档案室组织向地铁集团公司档案管理部门移交 。第二十 三 条 科研项目，在通过成果

10、申报鉴定后三个月内，合 同执行部门要组织将应归档的文件材料立卷，经项目有关负责人审定后，由项目档案室组织向地铁集团公司档案管理部门移交 。第二十 四 条 文书材料，在翌年的第一季度内，要将应归档的 文件材料整理和立卷，经项目各业务部门负责人审定后，向项目档 案室移交。大型专题会议文件，在会议结束后一个月内，由主办部 门整理立卷后移交至项目档案室。第二十 五 条 会计档案，由财务部整理立卷后自行保管。第二十 六 条 电子档案，由各职能部门在移交纸质档案的同时 移交。第二十 七 条 应归档的声像材料，各职能部门应在单项工作完 成后一个月内整理移交。第二十八条项目公文，由综合管理部立卷，每三个月内向档 案室移交。第六章监督与指导第二十 九 条 推行档案按各职能部门负责立卷后 ，各职能部门 应对档案真实、完整、准确的负责。档案室的主要职责是：对项目 档案的形成进行组织协调、监督指导、统筹管理、入馆保藏、提供 信息利用和编研开发工作。第 三十条 项目档案室对各部门移交的立卷文件要进行验收 ， 对不符合要求的，进行指导整改，整改合格后才予接收。第 三十一 条 项目档案室要定期组织各部门专兼职档案人员进 行业务培训，发挥档案网