全面实行办公自动化管理提高办公效率和网络安全

1、气象3雷、通信、通讯与电子I学界全面实行办公自动化管理提高办公效率和网络安全曾志华M養:在信息时代,运用现代计算机和网络技术，很多行业领域已经通过网络实现理犹廉务职能的转移。 网络能劈辻办公紐越时间、空间、部门的眼制轻松实現信MffiiS共車和工作流程的优化，使股务变得优质務 效而且规范。在经济和信息全球化高速发展的今天，办公信息化已经成为援高企业和部门的一个l*o近 十多年信息化建设在我国迅速发展，各金业推行办公自动化.网络化、电子化、信息共車以阿用Internet技术 来增强各部门的科学决集、总竇控制，提高办公效率。而如何全血实行办公自动化管理提葛办公效率和网络 信息安全，是信息化it设过

2、程中的巨大挑战。本文就此进行了讨论。关词:办公自动化;現代化.官理.办公效率；网络安全812009.1 总第 204 期812009.1 总第 204 期21世纪是一个高效率、高科技、信息化的时代，办公自动化 是实现办公高效率的基础。随若现代信患技术、网络技术、计算 机技术的飞速发展,为办公信息系统的建设提供了非常先进的 技术手段。当代经济社会的高速发展，为能够全面.准确地反映 在信息社会和网络经济环境下办公自动化的时代特征,对管理 的网络化、信息化都提出了新的要求。本文针对如何通过实施 办公自动化管理，提蔑办公效率，以及如何实现办公自动化网 络安全展开讨论。1信恵时代的巨大挑战驗着信息技术的

3、迅猛发展，现代化办公设备的形式、使用 方法、用户需求等都发生了深刻的变化，现代化办公也被赋予 了新的内涵。这主要表现在：(1) 现代化办公设备的种类增多，计算机、打印机、复印机、 扫描仪、传真机等与其他类型的电子设备共存,许多电子设备 成为人们日常办公的信息載体，这些设备成为了推进现代化建 设的手段；(2) 现代化的办公设备日新月异改变了人们传统的工作方 式和生活模式，现代化办公的功能得到了前所未有的强化和放 大；(3) 现代化办公设备多而全的观念已经淡化，取而代之的 是合理实现设备间的“资源共拿提高设备利用率、提高管理水 平的呼声也漑越来越高；(4) 整个企业用户使用办公设备的水平高低与否是

4、整个现 代化办公成败的决定要索。总之，廈着社会总体环境的变化，如何提高现代化办公水 平已经成为衡企业现代化发展建设成败的关镇。但在看到现 代化事业发展的英好前最的同时，也不难发現自身存在的纽: 漏。现代化办公设备的管理往往滞后于设备的更新，整体工作 人员的设备使用水平不高，办公设备的效能很难得以充分发 挥。向管理要效率，提髙办公设备的管理水平，优化网络资源的 管理势在必行。2办公自动化(0A)的内涌传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮 中，显槓已经远远不能濟足高效率、快节奏的现代工作和生活 的需要。如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到 了人们的视。所谓办公自动化，主要是指

5、利用现代化的办公设备、计算 机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业,从而大籍度地 提高办公效率。办公自动化提了多年，但效果并不明显，人们还是停留茯 单机字楚理和表格处理的所谓办公自动化的初级阶段。信息的 交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地 限制了工作的效率。人们普遍使用计算机来费髙个人工作效率，但是在需要许 多人一起协同工作的现代工作环境中我们更需要提高我们的 整体工作效率。利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建 设一个安全.可靠、开放、高效的信息凤络和办公自动化、信息 管理电子化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰 富的综合信息服务,实现档案管理自动化和办公事

6、务处理自动 化，以提高办公效率和管理水平实现金业各部门0常业务工 作的规范化、电子化、标准化，增强档案部门文书档案、人事档 案、科技档案、财务档案等档案的可管理性，实现信息的在线查 询、借阅。量终实现无纸办公。Internet的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运 作提供了技术的保证，同时也预示着网络化办公时代来临。3如何实行办公自动化管理提高办公效率3.1通过“髙效、低耗、科学.发展“的原则对现代办公设备进行 优化管理具体解决方法:宏观上，根据网络资源现状，建立现代化办 公设备信息数据库和决策支持数据库，根据现有人员和现有办 公设备比例,寻求出人与设备的合理比例，加快现代办公网络 设备

7、的资源整合。因为长期纸质杳理不仅造成自身管理的混 乱而且造成人力、物力的极大浪费，另外也不能很好的为决策 服务提供数据分析，所以建库就显得尤为箋要。微观上,转变管 理者的思维定义。现代办公的工作环境、设备技术条件发生了 变化,现代办公设备的管理者仍然因守传统的管理经验，不论 畏重大问题的决策，还是日常工作流程的管理或是机构岗位的 设置还因循守旧，沿袭以往的条条框框，这会束绑人们的手脚， 阻碍现代化效能的发辉;不雯简单地认为有几台Computer,踽 买了几套打印机，有了 ADSL Modem,上了 Internet实现了 现代化。为it,摒弃与现代管理不相适应的管理经验和观念，建 立现代化办公

8、设备管理的理念，是推动现代化办公发展的关键 所在。3.2建立完整的僧愿资发数据库与决库系统随着现代化办公设备预算采购的实施，对现代化设备采购 预算决策活动在整个现代化建设责金安拌上就日显复杂和晝 要。技术环境变化前，现代化办公设备数少，功能单一，往往 是少数璽要岗位才能使用办公设备，因而在设备的管理和决策 上相对筒单。也就使得管理员采用小作坊形式进行数据的简单 纸质登记、统计、分析。管理者的食理水平仅仅体现在表层管理 上,很少能采用投放与产出效益指标来衡管理水平、决策能812009.1 总第 204 期812009.1 总第 204 期学界I气象、防雷、通信、通讯与电子8220091.8220

9、091.力、组织机构、运作机制等要素。技术环境变化后，形响现代化办公的因葉更复杂,决策内 容更广泛，如办公设备数据库建设、办公设备分配结构和资源 比例的分析，对于毎一个领导者而言，产生了种种需要更新思 考和解决的问題。通讯技术、网络技术的迅狂发展引起了现代 化办公观念与内涵的渐变,现代化办公设备变成社会信息知识 阿络的畫要组成部分。面对这种趋势，要求网络管埋者和各级 领导者呑决策中善于杷握环境因素，对现代化办公设备数量、 比例、用途、作用作客现、现实的评价并能够科学、合理地决策, 使每一项决策都能收到谡佳的效果。根据这些要求我们提岀了 建立数据完荐、录入方連、存储安全的信息管理系统和能够很 据

10、相关数抿为领导作出决策服务分析系统、真正实现现代化办 公。3.3转变观念，切实提高办公人员的素质应用软件体系固然有待提高完善，但更朿要的是直接使用 办公设备的办公人员赛质的提高。在整个信息化it设的过再 中,办公人员作为信息枝术应用的主体其参与热情和融入程 度对现代化办公推进至关豪要。如何将信息技术与人有机结 合，如何在信息化推进过程中，赋予员工更多的主观距动性，这 是网络管理者必须要重点思考的问违。要提髙整个现代化办公 水平必须挖掘出毎个人身上所有的潜能。经过几年的建设摸 索，整个办公自动化水平取得了可宴成绩，办公人员的观念和 工作方式祁在逐渐转变，但这种的转变似乎跟不上现代办公的 变化。如

11、今，大部分工作人员勰配备了先进的计算机、打印机、 传真机，但使用仍停留住初级金用水平上，其效能是否充分发 挥了？如何发挥乍这一系列问題鹤是值得认真考虑的问题。因而，经常开展相应业务技术培训和请老刑作相关知识讲 库不断携;*办公人员堞合橐质才能从根本上桿;SHP代化办公 水平，真正提高现代化办公设备的效能，最终服务于现代化建 设。3.4制订宪善的业务规范依法治网，报据严密完善的业务标准、规程、制度进行网络 现代化竇理，也是新形弍下搞好现代化办公後理不容忽视的一 个方面。要求网络管理者及时研究新情况、新问颐，作出新规 定,建立新制度。例如,各种办公设备从采购使用-维护、维 修-报废四个阶段的资料收

12、集登记到设备的使用年限、使用 人、维护维修等情况应该是一个完整的过稈，都应该记录在実。 从制订设备采购信息盘记、设备报修、维修制度、设备定期维护 制度、设备报废制度、主要设备使用技术规范，还有应用系统的 使用規范等加强办公设备的管理。因此,寻求符合自己待色的 信息化建设之路，制订完整的业务规范就显得极为嬢要。4如何实行办公自动化管理提高网络安全4.1提高倍恵人员素质加强人才队伍建设实现办公自动化网络信息的安全竇理，人才是关蛍。网络 信息安全官理是办公信息化、网络化的发展需求，客观上備要 大批精通信总知识，第理计算机网络技能的复合型人才。（I，要 依托各类大中专院校埒养既懂相关业务又惜计算机网络

13、信息 技术的复合型人才：各单位要定期选拔一批干部进行培训， 综合学习计算机网络信息安全知识。加快计算机辅助教学软件 的研制、推广和检用，加速实现培训方法和手段的现代化。还应 邀请院校有关专业的专家、教授组成安全委员会，加强对办公 自动化网络信息安全管理的指导。4.2建立借全管理体制强化组织监督职能各级领导要加大对办公自动化网络信息安全的重视程 度，切实把这项工作摆在安全保密工作的重要位席，对本单位 的办公自动化网络信息安全管理，做到有计划、有措施、有检 查、有落实。2应成立办公目动化阿络信息安全獲理的技术管 理机构，对在办公自动化网络信息管理中出现的安全问题能进 行及时、准确的处理。要加强监督

14、力度,制定上机操作规稈， 土要包括软磽件操作规程、作业运行规程和用机时问记录规程 等。同时，加强信息人员的安全保密意识,对违反安全制度规定 的人和事要依据其情节轻畫做出相应的处罚，做到执法必严。 4.3优化外部工作环境，加快基础设施建设经费投人是办公自动化网络信息安全管理的经济基础。事 实证明，在办公B动化网络信息安全建设方面，一分钱的投人， 将产生十倍、百倍、甚至千倍的安全效益。因此对办公自动化 网络信息安全建设，要舍得投人，争取投人，尽早投入。衽逐步 加大办公自动化网络信息安全建设投人的同时要调动信息部 门的积极性,主动地进行办公自动化网络信息安全建设基础设 施的完善和优化，注倉信息专用机

15、房的建设，加大物理隔斋的 力度选用金属材料，形成屏蔽网以达到阻隔信息的目的;添 设干扰机等设备,以增加信息被破译的难度。4.4完U法律法枫体系推进制度规范管理建立健全办公自动化网络信息安全管理的相关法律、法 规，依法实施办公自动化网络信息安全管理，是加强信息管理 的客观要求。这些法规主要包括办公自动化网络安全法规、信 息资源管理法规、网络安全领导机构法规等。目的是用法律机 溜规范、调节和引导各级信息部门对网络信息技术及网络信息 保密技术的研究、开发和应用，建立规范的办公自动化网络信 息安全法律体系,使办公包动化网络信息安全的立法、守法、执 法与办公白动化強设相话宿。5结束语陌着办公自动化的发展

16、，网络环境的形成，现代化办公管 理也面临着许多新的课题，现代化办公管理的内涵在不断拓 展，现要强调管理者的管理基础也要强调办公人员的技术基 础。通过不断完善和规范我们的组织体系和管理流程，提高人 员技术基本能力。充分认识技术基础是“硬件，管理基础是“软 件”。没有必要的技术基础盲目追求现代化办公的快速发展， 只能是本末倒買；而没有良好的管理基础，一味追求现代化办 公金用的深入，只能造成更大的信息资源的浪费。只有两者都 具备，才能确保现代化办公技术应用有足够的平台支挣。希望 现代化办公借理水平和所有办公人员的技术水平都能得到普 追提高，从而真正提高现代化办公效率。參考文飆办公自动化概论IML北京清华大学出版社,2004.8.办公自动化技术与设aiMJ.Sg西安电子科技大学出版,2006.4 最新电脑办公自动化实用教利M|.北京就空工业出版杖,2004.4 曾明.网络工務与