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文档简介

1、关于印刷物资管理系统操作流程的 设想和建议 今年年初,公司为了使印刷物资管理更趋于科学化、系统化和合理化,公司对管理部 门和业务部门进行了大的调整,并决定使用新设计的印刷物资管理系统。经过2个月的使 用后,我发现了一些在使用这套系统时出现的问题,现总结如下: 1、这套管理系统在使用中不能做到物尽其用,大部分功能不能得到合理的运用,甚至 是没有使用。 2、操作人员对于这套管理系统的操作流程掌握不明,不能正确的使用其操作流程。 3、操作人员对于这套管理系统的具体操作环节不能做到分工明确,致使操作混乱。 4、操作人员对于操作这套管理系统的责任、权限、义务不明,无法做到合理使用。 鉴于以上问题的出现,

2、我觉得有必要把这套管理系统的操作流程进行统一,并明确具 体操作人员的分工,理清操作人员的责任、权限和义务,使管理系统得到合理的使用,达 到管理印刷物资科学化、系统化和合理化的目的。 、印刷物资管理系统业务流程图(见附表) 、具体操作人员: 1、社会纸张部 张虹 2、出版纸张部 特种纸张李雅君 3、机械器材部 邵巧云马强 4、财务部 待疋 、印刷物资管理系统业务流程图祥解: (一)入库流程和各部门的职责 1、入库流程 保管员:物资入库,开具物资入库数量单,一式三份,自留一份上报业务和财务 各一份,并根据自留单据登记入账。 业务部门: 如进货发票随物资一同到达,则根据进货发票和物资入库数量单,录入

3、物资正 式入库单,打印一式二份(标明进货发票和物资入库数量单的单据号) ,自留 一份上报财务一份,并依据自留单据登记入账。 如进货发票未随物资一同到达,则根据物资入库数量单和前次进货价格,录入 物资估价入库单,打印一式二份(标明物资入库数量单的单据号),自留一份 上报财务一份,并根据自留单据登记入账。在进货发票到达时,核对票、物无 误后,将物资估价入库转入物资正式入库, 并打印物资估价入库冲红单和物资 估价正式入库单各一式二份(标明物资估价入库单单据号),自留一份上报财 务一份,并依据自留单据登记入账。 注:系统加入自动打印物资估价入库冲红单功能 财务部门:根据保管员和业务部门的入库单据如实登

4、记入账。 2、职责 保管员:做好物资入库的验收工作,及时开具物资入库数量单。发现残次物资要 及时登记并上报主管部门。 业务部门:及时索要进货发票。认真核对物资数量单和进货发票,按时开具物资 估价入库单和物资正式入库单,填写详细并符合要求。 财务部门:认真核对进货发票及保管员和业务部门开具的各种入库单据,并及时 登记入账。按月做出入库统计报表。 (二)出库流程和各部门的职责 1、出库流程 业务部门: 针对客户单位的不同情况列出各客户单位的授信情况。 根据客户需求开具销售出库单,填写详细,并标明是否授信出库客户单位。一 式四份,自留、客户、财务和保管员各一份。 财务部门: 对标明授信出库的客户单位

5、,财务部门直接在出库单保管联上加盖出库章; 对没有授信出库的客户单位,财务部门依据此出库单和客户的要求开具发票结 算,并在出库单保管联上加盖出库章。 保管员:依据加盖了出库章的出库单给客户发货 2、退换货流程 业务部门:因客户人为因素造成的退换货不计在内 因型号、规格和质量问题退货的,开具销售出库冲红单。一式三份,自留、财 务、保管各一份。 因型号、规格、质量和保管失误问题换货的,在一个会计期间的,更改原销售 出库单;跨越会计期间的,重新开具销售出库单,同时开具销售出库冲红单。 财务部门:依据业务部门的单据按照规定处理。 保管员:依据业务部门的单据按照规定处理。 2、职责 业务部门:负责接待客

6、户,出库单开具及时、准确、详细。 财务部门:依据客户单位的授信情况,做出及时准确的处理。 保管员:发货及时、无误。 (三)入库发票管理和应付款管理流程及职责 1、入库发票管理和应付款管理流程 业务部门: 及时索要进货发票并按规定填写入库单上报财务部门。(参见入库流程) 依照进货发票填写应付款清单,一式三份,自留、部门主管和财务部门各一份。 注:系统加入应付款清单功能 部门主管依据部门具体情况付款时,自行填写付款通知单并送达财务部门。 财务部门: 核对进货发票与入库单(参见入库流程)和应付款清单是否一致,并按照其登 记物资入库和应付款。 在按照部门主管填写的付款通知单实施付款后, 应及时填写付款

7、单。一式二份, 自留、具体部门各一份。 2、职责 业务部门: 进货发票索要及时。 应付款清单、付款通知单填写认真、详细、准确,无误差,手续完备。 财务部门: 入库单、应付款清单、付款单登记准确、及时。 (四)出库发票管理和应收款管理流程及职责 1、出库发票管理和应收款管理流程(不包含 2006年以前临时单和应收账款) 业务部门: 对没有授信出库的客户单位,参见出库流程。 对有授信出库的客户单位,根据客户要求,打印销售出库清单送交财务部门开 具具体发票。 对财务部门开具的具有授信出库客户单位的发票,要及时送达客户单位,并积 极收款;在货款收到后要及时送交财务部门,并索要收款单。 财务部门: 对直

8、接开票结算的客户单位,根据业务部门开具销售出库单,填写具体发票结 算,并对销售出库单进行结转,录入收款单。一式三份,自留二份业务部门一 份。 对要开票不结算的客户单位,根据业务部门开具的销售出库单和销售出库清 单,依据客户单位的要求开具具体发票,并对销售出库单和销售出库清单进行 结转。 对需结算但不开票的客户单位,根据业务部门开具的销售出库单进行结算, 并 录入预收款单,一式三份,自留二份业务部门一份。 对结算已开票的客户单位,根据财务部门自留的发票财务联结算, 并录入收款 单,一式三份,自留二份业务部门一份。 对要开票已结算的客户单位,根据销售出库单和预收款单开具具体发票, 并结 转预收款单

9、。 2、职责 业务部门:开具销售出库单准确无误,送达发票、收款及时。 财务部门: 严格按照业务部门的销售出库单开具发票。 开具发票后,结转销售出库单、录入收款单要及时准确。 (五)年底库存盘点 每年盘点时,库存物资会因种种原因出现破损、失效及损耗,保管员要如实记录, 并上报公司领导和财务、业务部门,会同处理。经三方同意做出调整表。 注:系统加入年底库存物资盘点表和调整表 (六)月报表、年报表 1、在以上前四项工作按时完成的基础上, 可以得到公司每月和全年的销售基本情 况。 2、在现在无法将2006年以前临时单、应收账款没有录入的情况下,出现实际销 售大于系统记录的情况。 3、毛利润的计算也会因

10、为2006年以前临时单、应收账款没有录入的原因,无法 准确计算。 4、年终盘点表在未将2006年临时单录入的情况下,无法准确计算年终库存物资 以上就是我针对公司现在的实际情况,为了使印刷物资管理系统能更好的服务于公司 的管理,特对其操作流程的设想和建议,请公司领导和各位具体操作人员指正。 马 强 2006年3月18日 父亲的格局决定家庭的方向 一个家庭的福气运道,不是凭空出现的,它是家庭成员共同努力得来的。 家庭要想和谐兴旺,首先要走对方向,父亲的格局就决定着家庭的发展方向。 曾国藩曾说: 谋大事者首重格局”心中格局的大小,决定了眼光是否长远,眼光是否长远又决定了事物的成败。 家庭的发展不是一

11、个一蹴而就的过程,家庭需要经营,需要规划。 由于社会分工的不同,父亲作为家庭中的男性,承担着家庭领导者的职能,是家庭权威”的代表。作为家庭列车的火车头,父亲的眼光要远,格局要大,只有父亲的格局大,才能确保家庭的发展方向不出错。 老话说 不是一家人,不进一家门 ”人的一生中有大部分时间都在家庭中度过,观念、思想等都会通过家人间潜移默化的影响来传递。如果父亲有一个大格局,那在他的妻子、后辈子孙都会受到好的影响。 在家庭生活中,父亲有大格局,就是在家庭遭遇困难或变故时,不退缩,能够顶住压力。对待家庭小的损失不斤斤计较,不浑浑噩噩混日子,积极对待生活,对于家庭发展有大致的规划。 蒙田曾说: 作为一个父亲,最大的乐趣就在于:在其有生之年,能够根据自己走过的路来启发教育子女。

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