14.公司业务分包管理与内控流程

1、第十四章 公司业务分包管理与内控流程一、管理与风险控制目标通过对公司业务分包管理与内部控制，确保公司业务分包活动遵循当地国家法律法规，避免遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；减少由于忽视非核心业务而发生的重大错误；提高生产和经营效率，使优质资产集中于核心经营业务；规范业务分包活动，提高业务分包的运营效率，有效实现业务分包目标；降低非核心业务的财产占用规模，减少企业的生产和经营成本；减少可变的一般管理费用，节约办公空间和设备供应；建立和完善科学合理的业务分包会计处理方法和程序，确保与业务分包相关的财务报告信息的真实性；减少人工费用成本。二、风险识别公司缺乏有效的业务分包管理与内部控制规则，可能使得

2、公司在业务分包中存在以下风险：（一）业务分包违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；（二）业务分包未经适当审核或越权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；（三）业务分包策略不科学、承包方选择不合理，可能导致企业核心资产遭受损失；（四）业务分包流程未恰当履行或监控不当，可能导致企业分包战略失败或经营效率低下，难以发挥业务分包的优势；（五）业务分包信息保护措施不当，可能导致企业商业秘密泄露；（六）业务分包会计处理不当，可能导致财务报告信息失真的风险；（七）业务分包过程中，由于企业没有建立明确的防火、防盗、防未经授权接触和未经批准转移等政策，导致承包方没有相关的约束而造成资产损

3、失的风险。（八）对垫资金额超过xxx万元的业务，没有经过公司总经理办公会审批通过，并上报上级x公司进行xx项目评估，存在风险管控的风险（垫资金额指项目实施过程中的峰值直接成本，包括设备材料采购费、工程服务费、税金及措施费等）。三、流程图（一）供应商入围管理流程（二）供应商考核管理流程（三）分包项目实施管理流程（四） 分包项目预算及分析流程、分包费用结算付款流程请参见成本费用内控流程中分包成本内控子流程。四、控制点编号控制点描述责任部门或责任岗位对应风险控制点文档控制点测试方法控制级别（一）业务分包管理组织和办法FB01.01.01公司应设立或明确业务分包管理部门，明确其他部门在业务分包管理中的

4、职责，可成立由业务分包管理部门牵头、其他部门参与的业务分包管理小组。公司管理层业务分包工作缺乏管理。业务分包管理相关办法等检查业务分包管理相关办法等。AFB01.01.02业务分包管理部门应牵头组织有关职能部门对本公司分包业务进行分类，分包原则如下：1.核心业务原则上不允许采购，如需采购须向广东公司报备并说明原因。2.重要业务有选择性地采购。业务需求部门应结合本部门实际，做好效益核算工作，有选择性地实施采购，重点采购低附加值专业或工序。3.一般业务鼓励采购，对于其中附加值低并有助于减少低端用工的工序，鼓励采购。4.不具有能力的业务允许采购。严禁各部门以分包名义套取资金存放在分包商处，或通过分包

5、商资金回流形成实质性“小金库”。分包业务管理部门核心业务分包，导致利润流失和核心业务能力下降，“小金库”管理风险。业务分包管理相关办法等检查业务分包管理相关办法等，并检查所分包的业务中是否包括禁止分包的业务类型。AFB01.01.03公司业务分包管理部门应牵头制定并定期更新本公司分包业务价格标准或指导意见，并经公司管理层审批后在实际业务开展中严格执行。业务分包管理部门分包业务价格失真，导致利润流失。分包业务价格标准或意见文件。检查分包业务价格标准或指导意见文件，并核查在实际操作中分包业务单价是否超过标准。AFB01.01.04公司业务分包管理部门应与入围供应商签订安全生产责任协议，明确双方责任

6、及义务市场经营部/业务分包需求部门/安全生产责任不清安全生产责任协议检测合同是否有安全生产协议条款A（二）供应商入围管理流程1制定承包方入围遴选办法FB02.01.01每年初由公司业务分包管理部门组织业务分包管理小组开展合格供应商入围评选工作，制定入围承包方评选办法（或相关入围评选条款）。业务分包管理部门、小组供应商供应商遴选标准不合理。供应商入围评选办法（或入围评选条款）检查是否有供应商评选办法（或入围评选条款）。 B2审批FB02.02.01将入围供应商评选办法（或相关入围评选条款）提交公司管理层审批。公司管理层供应商遴选标准不合理。供应商入围评选办法（或入围评选条款）检查是否有公司管理层

7、的审批签字。 B3入围评审FB02.03.01业务分包管理小组对承包方提交的入围评选材料进行审查评估，根据评审结果初步确定合格入围供应商名单。分包商按其评审结果进行分类管理，A类供应商应在同等条件下优先采购。业务分包管理小组供应商选择不合理。供应商提交入围材料和评审报告检查供应商提交的入围材料和评审报告，检查初步入围承包方是否符合标准。BFB02.03.02采购管理部门对新入选的供应商必须按中国通服广东公司关于调整纪检监察部门参与采购监督工作方式的实施方案要求，进行是否围绕企业经商的验证。现有供应商在签订新的采购合同时，必须对股东和关键人员信息进行强制验证，不填报股东和关键人员信息的供应商一律

8、不得新增合同及订单。采购管理部门围绕企业经商信息采集及验证资料检查是否按要求全部进行认证A4审批FB02.04.01将入围供应商名单提交给公司管理层审批后将A类合作方结果报省公司审核，进入省管资源库。公司管理层、省公司业务分包管理部门供应商选择未经审批。供应商提交入围材料和评审报告检查供应商提交的入围材料和评审报告是否有专业公司管理层审批签字或省公司审批结果。B5年度入围承包方名单库FB02.05.01业务分包管理部门将经审批的入围供应商加入入围名单库，并告知入围承包方，同时符合申报条件的承包方报省公司分包管理小组备案。业务分包管理部门入围供应商名单库管理不善。入围供应商名单库检查入围供应商名

9、单库。CFB02.05.02年内需临时新增业务分包供应商的，由业务需求部门向业务分包管理部门提交申请，按照上述流程进行评审。业务分包管理部门供应商选择不合理。新增入围供应商材料和名单检查新增入围供应商提交材料、评估结果和审批情况。A（三）承包方考核管理流程1制定供应商考核办法FB03.01.01业务分包管理部门牵头业务分包管理小组制定供应商考核标准。分包管理部门、业务分包管理小组缺乏考核依据，无法对供应商实施考核管理。供应商考核办法或者相关考核依据检查是否有考核办法或者相关考核依据。A2审批FB03.02.01供应商考核标准提交公司管理层审批通过后实施。公司管理层缺乏考核依据，无法对供应商实施

10、考核管理。供应商考核办法或者相关考核依据检查是否有公司管理层的审批签字。A3单项考核FB03.03.01根据供应商考核管理办法，由业务分包需求部门对单项分包项目进行评审，评审结果提交业务分包管理部门备案。业务分包需求部门分包业务未按规定执行，导致企业分包战略失败或经营效率低下。单项分包项目评审单检查是否对已完成的分包业务进行评审并获得审批。B4年度考核后评估FB03.04.01每年年底各专业公司执行统一标准对供应商年度服务情况进行考核，年度考核内容以供应商在考核周期内所有项目的考核结果为基础，原则上与下一年度入围评定工作同步进行。业务分包管理部门供应商选择不合理。年度业务分包供应商评审材料检查

11、是否有年度业务分包供应商评估报告，是否经审核B5供应商退出FB03.05.01对供应商实行退出机制。对违反廉洁从业规定、存在利益输送等违法违纪行为的供应商，应立即终止合作；对于出现重大安全责任事故或质量事故、出现群体事件或不良影响、供应商年度考核为不合格的，应将供应商从合格供应商名录中删除，并且两年内不得再次列入公司合格供应商名录市场经营部、综合行政部、风险管理部、纪检部门发生违法违纪事件、发生安全质量事故、发生集体讨薪事件、供应商服务能力不满足要求供应商退出通报、供应商年度考核结果检查是否对供应商执行退出机制A6入围和后评估审批FB03.06.01分包业务管理部门将年度考核和后评估结果提交公

12、司管理层审批。市场经营部、公司管理层承包方选择不合理。分包项目年度评审材料检查是否有公司管理层的审批签字。A（四）分包项目实施管理控制流程1业务分包需求申请FB04.01.01业务分包需求部门根据业务承接情况，对需要分包的业务提出分包申请，由部门负责人签字。业务分包需求部门业务分包不合理，导致核心业务受损失。业务分包申请单检查业务分包申请单是否有部门负责人签字。A2审核FB04.02.01业务分包管理小组对申请的分包业务类型、分包合理性、分包价格、分包比例等内容进行审核，并由业务分包管理部门负责人签字。业务分包管理部门、小组业务分包不合理，导致核心业务受损失。业务分包申请单检查业务分包申请单是

13、否经过审核和签字。A3审批FB04.03.01公司管理层对业务分包申请按权限设置进行审批。无关联销售合同的采购每个项目累计合同金额50万元以下的采购由分管领导审批。无关联销售合同的采购每个项目累计合同金额50万元及以上的采购由总经理办公会决议。特殊情况确需签订带资建设合同的项目，以及垫资金额(无预付款)超过300万元及以上的项目，总经理办公会决议公司管理层业务分包不合理，导致核心业务受损失。业务分包申请单检查业务分包申请单是否经过审批。AFB04.03.02对运营商客户单项采购金额超过人民币300万元、集团（政企）客户单项采购金额超 1500 万元的项目分包合同经专业公司管理层审批后需报省公司

14、审批。（上报及审批方式见备注4内容说明）公司管理层、省公司分包管理部门业务分包不规范业务分包申请单检查相关项目的审批流程及各级意见；检查相关项目的风险评估及风险防范举措；检查相关项目是否经省公司审批。A4选择分包方FB04.04.01对通过审批的业务分包项目，由业务分包管理小组通过招标、竞价、议价等公平、公开、公正的方式在入围承包方名单中确定承包方。业务分包管理部门、小组供应商选择不合理。供应商选择过程资料检查供应商是否经过必要程序确定。A5审批FB04.05.01将入围供应商名单报公司管理层审批。公司管理层供应商选择不合理。供应商选择过程资料检查是否由公司管理层或管理层授权进行审批。A6合同

15、签订FB04.06.01根据合同管理内控流程执行。7项目跟踪监督与分析FB04.07.01业务分包需求部门应确定分包项目负责人以对分包项目实施情况进行定期检查，对出现的偏差及时提出整改措施。分包项目负责人分包业务缺乏监督。分包项目阶段分析报告检查每个分包项目是否有阶段分析报告。C8审阅9审批（重大安全事故等）FB04.09.01对分包项目中出现的重大安全质量事故等事项，应及时报告公司管理层和省公司管理部门。项目负责人、公司管理层分包业务缺乏监督。分包项目阶段分析报告检查每个分包项目是否有阶段分析报告，并得到审批。C10对偏差进行整改11完工分包项目验收评审FB04.11.01分包项目完工时，分

16、包需求部门应进行验收和评审，对出现的问题要求承包方及时整改。验收结果提交业务分包管理部门备案。分包需求部门项目未按照计划实施。项目执行分析报告检查是否有项目执行分析报告，并得到审批。B12完工分包项目专项审计FB04.12.01对重大分包项目或者金额较大的分包项目，应由业务分包管理小组开展项目验收审计工作。分包项目管理小组项目未按照计划实施。项目执行审计报告检查是否有项目执行审计报告，并得到审批。A（五）分包费用支付FB05.01.01分包项目费用支付前，应当对分包项目的工作量、单价、材料、服务质量进行审核确认，确定满足合同条款规定的付款条件后与分包方办理费用结算手续。业务分包需求部门或业务分

17、包管理小组分包项目成果未达到分包合同要求。分包项目的进度签证、竞价议结果、单项核结果、材料出入库记录检查分包项目是否有进度签证、竞价议结果、单项考核结果、材料出入库记录并按分包合同条款支付AFB05.01.02业务分包管理部门应加强对第三方支付账户的管控， 应对存在截留工费、拖欠工资的供应商提出警告和整改要求，对拒不整改者做清退处理。业务分包管理部门因供应商支付账户管理不善带来连带责任风险。供应商支付第三方账户的记录检查供应商对第三方账户的支付记录BFB05.01.03对分包方提交的付款申请，需经过业务需求部门、业务分包管理部门审核后，根据权限列表提交公司相应领导审批，最后提交财务部办理费用支

18、付手续。公司最终审批领导分包业务结算未经审批，费用支付不合理。分包费用付款申请单检查分包费用付款申请单是否进过适当审批。A五、参考文件1.财政部等五部委联合发布的企业内部控制基本规范和企业内部控制应用指引2.香港联交所企业管治常规守则3.xx公司内部风险控制管理实施细则六、备注（一）业务分包：主要是指企业（又称发包方）为实现战略经营目标，通过合同或协议等形式将业务职能的部分或全部交由外部服务提供商（简称承包方）提供的一种管理行为。（二）入围供应商：是指符合公司业务分包标准和要求的外部企业。原则上，公司在实施业务分包时，应首先从入围供应商中进行选择。（三）业务分包管理部门指公司市场经营部（四）重大分包合同是指客户单项采购金额超过人民币xxx万元、集团（政企）客户单项采购金额超xxxx万元的项目合同。（五）验收审计的方式：以文件审核为