如何实现环境管理体系的文件化

1、精心整理如何实现环境管理体系的文件化组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息： I 厂 J I_a）对管理体系核心要素及其相互作用的描述；I 1b）查询相关文件的途径/严 11 1 I I .11 I 11.I ,|! b / 概况地讲就是将环境管理体系的各个方面包括环境方针、策划、实施、检查和- 、. I.纠正以及管理评审等17个要素形成文件，阐明其内在相互作用，形成一个文件的体 系，并提供相关文件的路径。-If j仝，f i!环境管理体系的文件化使环境管理体系这一工具从无形到有形，它是建立和保持环境管理体系的一项重要基础工作，也是组织达到预期的环境行为、评价和改善环境管理体系、实现预防污染

2、和持续改进必不可少的依据和见证，可以说体系的建j 立工作首先是以文件的形式被固定下来，体系文件的质量将会直接影响到体系实施的效果，而且文件化又为体系的运行和维护提供了见证和依据。接下来我们就进一步介绍一下环境管理体系文件的形式，结构和功能精心整理文件的形式包括书面和电子两种形式，书面的形式较为多见，所谓白纸黑字,不受设施的限制。随着管理的进步，越来越多的组织已逐步转向无纸化办公，在组 织内部实行文件的网络化管理，这样可以节约大量的资源，且利于对文件的控制。文件的结构是许多组织关注的问题，IS014001标准本身并未规定体系文件的结 构是什么样的，它应依据组织的规模和环境管理工作的复杂程度来定，

3、在进行文件 编写的时候，首先就应确定体系文件的结构，即体系文件是如何设置的以及它们之 间的层次和相互关系是怎样的。I 1许多企业在建立环境管理体系之前已建立了质量体系，那么将环境管理体系文1,1 .i,1 / 件纳入企业质量体系或全面管理体系文件中，是不是可以呢？标准中并没有反对我=7 丿/ Ji I 们这样做，这样也确实存在一定的优点，可保持企业管理体系的完整性和结构化， 保证文件管理的统一，确保职责的明确并减少重复，但我们也应该看到，环境管理 体系是一个相对独立的体系，在我国整体环境管理水平又比较低，为了便于管理、 重点突出和方便内部和外部审核，我们建议大中型企业特别是在环境管理体系建立

4、初期形成独立的环境管理体系文件。体系文件的结构可以参照IS09000族的有关标准，将其分为手册、程序文件、 作业指导书和记录四级。组织可以依据其规模，管理职能设置以及环境管理工作的复杂程度来确定适合 其的环境管理体系文件的结构。例如对于一个小型企业，职能设置相对简单，环境因素较少且环境管理工作复 杂程度不高，即可根据需要将手册和程序文件合并或将程序文件和作业指导书合并，精心整理 这样可以更加方便管理，而对于大型的企业集团，例如虽是集中一贯制管理，但部 门庞大机构设置繁杂，或集团下设多个分公司并谋求统一认证，其环境管理体系文 件可以设置多级结构，例如程序文件便可分为公司一级和部门一级，在这方面已

5、通 过认证的宝钢集团、科龙集团、上海大众汽车有限公司等均进行了有益的探索和尝 试。环境管理体系文件结构化设置的每一层次均应发挥其各自的功能和作用。环境管理手册是用来阐明组织的环境方针，提供重大环境因素、目标指标方案、适用法律法规，明确环境管理组织机构与职责，简要描述17个体系要素和它们之间I , I I 弋、1.1. / I的相互关系，是组织环境管理体系的高度概况，为环境管理工作提供指南及纲领，=7 丿I | X使得体系保持相对稳定性。将其提供给中高层管理者可以明确体系概貌、各部门的 职责及相互关系，以便统一分工及协调管理；将其用于内部审核或外部审核，可以 使审核人员抓住体系的要旨和脉络；手册

6、还为体系文件提供总体的指南及索引；部 分企业也将手册提供给相关方，向社会宣传企业的环境管理工作及业绩。程序文件应包含环境管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，可以是环境管理 体系的一个要素（如信息交流程序）或要素中的一个部分（如环境因素识别程序） 或几个环境管理体系要素相互关联的一组活动（如废弃物管理程序），为其规定控 制要点，使体系中该方面的活动处于程序化、文件化的受控状态，这就避免了由于 缺乏文件化管理而造成的经验主义，偶然得失，使得要做的工作具体而明确，程序 文件可以看作是企业内部强制执行的法规性文件，程序文件是手册的支持性文件。精心整理作业指导书侧重于对操作性岗位或某一局部活动的规定，可以分为管理操作式 和岗位工艺流程分解式，它是对程序文件的展开、补充及细化，一个程序文件可以 有若干个作业指导书来支持。记录为环境管理体系提供见证性和可追溯性。以上各级文件应给出相应下级文件的路径来，比如手册应给出程序文件的路径, I 厂 J I_程序文件应给出相应作业指导书的路径，手册、程序文件、作业指导书可以分别给 出记录的路径。*i I I 】厂 r环境管理体系的文件化在体系的建立、运行和保持中起着举足轻重的作用，这 就要求