ERP系统运行维护管理制度.doc

1、ERP系统运行管理制度 第一阶段职务/姓名签字日期批准审核编制管理：综合管理部文件号版本号：A0此文件属于无事先授权不得使用、复制、传播和泄日期：密。综合管理部2015年 11月 08日ERP 系统运行管理制度第一阶段更改记录序号变更描述编制审核批准更改日期第2页共9页ERP 系统运行管理制度第一阶段目录1前言.31.1目的 .31.2范围 .41.3解释权与生效时间 .42 各部门（岗位）ERP 职责及要求 .42.1综合管理部ERP 职责及要求 .42.2销售部 ERP 职责及要求 .42.3采购部 ERP 职责及要求 .52.4库房 ERP职责及要求 .62.5研发部 ERP 职责及要求

2、 .72.6生产部 ERP 职责及要求 .72.7财务部 ERP 职责及要求 .错误！未定义书签。3.系统管理 .84.权限管理 .85.检查与考核说明.86.奖励与处罚 .86.1. 处罚条例 .86.2. 奖励条例 .91 前言1.1 目的为保证ERP 系统第一阶段的稳定正常运行，规范系统的使用和维护，确保数据及时、准确、规第3页共9页ERP 系统运行管理制度第一阶段范、完整，达到资源有效共享，结合公司的实际，特制定本制度。1.2 范围本制度对以下运行管理方面加以明确：（ 1） 各部门（岗位） ERP职责及要求（ 2） 系统管理（ 3） 权限管理（ 4） 检查与考核（ 5） 奖励与处罚本标

3、准适用于公司内部ERP 系统使用。1.3 解释权与生效时间本制度的解释权属公司综合管理部。本制度自发布之日起生效，各相关部门按本制度的执行。2 各部门（岗位）ERP 职责及要求2.1 综合管理部ERP 职责及要求岗位职责描述负责 ERP系统的业务管理工作。公司 ERP系统参数、单据性质及部分基础数据的设置及维护。负责组织制定 ERP稳定运行所需要的相关制度、文件及工作标准，并监督指导执行。负责平衡、协调解决 ERP运行过程中出现的问题，并针对ERP系统提出管理建议。ERP专员负责各部门 ERP权限设定、维护及管理。负责 ERP系统内报表的开发和修改工作。负责 ERP系统数据库管理、后台维护等。

4、作为公司对外接口，与 ERP及接口提供商进行协议并及时解决系统运行过程中的问题。向主管领导汇报 ERP运行情况，协助组织召开系统运行情况的总结、分析及问题讨论会议。网络管理员负责 ERP系统硬件设备和软件的安装、维护。2.2 销售部 ERP 职责及要求岗职责描述对应 ERP 工作位及要求主安排并检查本部门ERP 工作。第4页共9页ERP 系统运行管理制度第一阶段管审批销售相关单据。内销售部 ERP 的整体管理工作，ERP 项目接口人。勤管理客户信息。客户信息给客户报价。报价单料件、工具等借予客户使用，录入借出单。借出单借出归还，录入借出归还单。借出归还单业根据销售合同，录入销售订单。客户订单务

5、销售接单后对原订单物料或单价、交期或数量的变更。客户订单变更单员根据发货计划，且生产部已生产入库，按客户的要求发货。销货单客户退货。销退单录入销售发票销售发票录入预收款单、收款单。预收款单、收款单2.3 采购部 ERP 职责及要求岗职责描述对应 ERP 工作位及要求安排并检查本部门ERP 工作。主审批采购相关单据。管工艺与采购共同制定BOM 损耗率。采购部 ERP 的整体管理工作， ERP 项目接口人。内管理供应商信息。供应商信息勤接受发票，整理发票交财务挂账，为会计审核采购发票做准备。计划接收客户订单等编制生产或采购计划。采购 /外协、生产计划员录对各种研发类、新产品的零件进行询价，经过领导

6、确认定出价格。询价单入对批量生产需要的各种零件进行比议价，经过领导确认定出价格。核价单采对各种情况下产生的请购单，对采购供应商、数量、单价、交期等维护请购信息，购信息进行维护，经主管审批完发放。从请购单生成采购单员采购单管理及跟踪执行情况。采购单第5页共9页ERP 系统运行管理制度第一阶段对已经有入库的采购订单的采购合同变更时，对采购订单也做相应采购变更单的变更。对下发的采购订单进行跟踪催货，到货送检，及时取得入库单，质进货单检单，录入进货单。已经进入库房，在生产使用过程中发现不良，退货的处理。退货单录入采购发票采购发票车间生产需原材料委外加工，录入委外领料单。委外领料单委外加工超定额领料，录

7、入委外超领单。委外超领单委外领料后退回。委外退料单外协加工付款必须按合同申请，以便财务付款单指定到对应合同委外发票中，录入委外发票。录入预付款单、付款单。预付款单、付款单2.4库房 ERP 职责及要求岗职责描述对应 ERP 工作位及要求主安排并检查本部门ERP 工作。管书面审批异常数量调整单、报废领料单。料件仓库间的调拨。调拨单从库房借出料件；从供应商或者客户处借入料件。审核借出 /入单借出的料件归还给仓库；借入的料件归还给供应商或者客户。审核借出 /入归还单审核厂内发退料单、委外退料单。库审核厂内发料单、厂内超领单、委外领料单、委外超领单。管质检员检验完到货的物料后，通知库管员点数并入库，审

8、核进货单。审核进货单员在生产过程中发现物料不良，车间将物料退回不合格品库房，审核退货单由采购员录入退货单，库管员点退货数量，审核退货单。根据质检工程师对客户退给销售的物料判定结果，点数入库。审核销退单对公司需报废的物料的账务处理。报废单生产成品后入库。审核成品入库单第6页共9页ERP 系统运行管理制度第一阶段发货给客户。审核销货单2.5 研发部 ERP 职责及要求岗职责描述位主安排并检查本部门ERP 工作。管审核 BOM 相关单据。根据设计师新加材料的需求，本着公司优化资源，方便维修、采购的标方向，综合平衡是否新增品号，如需，则必须按新品号申请流程申请，准申请完后方可新增品号，并保证数据库材料

9、编号、名称、规格等相关化属性的标准化。2.6 生产部 ERP 职责及要求岗职责描述位安排并检查本部门ERP 工作。审核生产相关单据。主录入产品 BOM 清单。管BOM 变更，有以下几种情况：BOM 与生产实际不符、工艺路线从外购改自制、工艺路线从自制改外购、材料定额增加、材料定额减少。生产计划内的领料，书面审核厂内发料单。生产计划内领料的退回。班厂内加工超定额领料，录入厂内超领单。组库管员各项目计划的物资配料、发料车间后，书面审核厂内发料单长生产辅料、消耗性工具的领料。生产辅料、消耗性工具领料的退回。成品入库，录入成品入库单。对应 ERP 工作及要求确保品号相关属性的规范对应 ERP 工作及要

10、求录入 BOMBOM 变更生产退料单厂内超领单审核厂内发料单费用领料单费用退料单成品入库单第7页共9页ERP 系统运行管理制度第一阶段3. 系统管理用户端不得私自修改ERP 软件系统配置参数或相关计算机程序ERP 专员负责按照系统安全规定定期对ERP 系统数据库和系统应用程序进行备份，并对系统和数据库运行全过程进行监控，保证系统安全运行和数据传递通畅。网络管理员定期对ERP 服务器及各终端设备进行防毒、杀毒处理。各用户对自己录入的单据负责，对需要用的基础数据进行核实，如有问题及时通知ERP 专员，同时各相关部门指定专人对本部门的数据工作进行检查。ERP 系统用户在休假或因公外出时，必须将相关的

11、工作内容授权给其他用户负责完成，并给相应人员申请临时权限，不得延误工作。做单必须要有依据，严禁在ERP 系统中随意更改各种数据。对录入超过半小时的单据，需要在不超过半个小时保存，以免单据丢失。为提高ERP 系统资源利用率，用户在完成操作后，应及时退出ERP 避免其他用户无法使用系统。为提高系统运行效率，各部门必须密切配合，录入单据人员、各级审核人员应履行本岗位职责，单据录入、审核在 1 个工作日内办理完，特殊情况在 2 个工作日内办理完。各种单据审批流见附表。4. 权限管理ERP 专员必须遵守保密制度，严禁把自己的密码转告他人；不得泄露其他用户的密码，不得在 ERP 系统上操作超越自己权限的信

12、息；不得用不正当手段、方法对模块进行修改。公司需要数据修改时必须按规定程序执行并及时对数据库进行备份。各部门新增用户权限、用户权限的变更，应提出书面申请，经本部门领导签字确认后，报 ERP 专员进行设置。用户必须更改个人初始密码，不得把用户名和密码借给他人使用。5. 检查与考核说明ERP 系统运行检查采用在系统上日常检查和月度考评相结合的方式。每周对各部门实际发生的业务情况与进入系统业务的差异等进行小结。根据 ERP 运行的实际情况，组织召开 ERP 系统各部门运行检查总结会，对一些文件进行分析，并提出解决方案，以保障系统的正常运行。6. 奖励与处罚6.1. 处罚条例提供数据不及时、一月内出现

13、三次以上错误；录入数据不及时、一月内出现三次以上错误；各级审核人员未认真履行职责，审核单据不及时，未发现数据错误；单据流转不及时，造第8页共9页ERP 系统运行管理制度第一阶段成其它相关工作完成延迟。对违反上述条款的部门和个人根据情节轻重，分别给予部门100500 元元不等的罚款，部门负责人自行分解。6.2. 奖励条例根据 ERP 系统运行月度考核结果分别给予部门100500 元奖励。1.1.平时表现突出，有很好的团队意识，定期完成工作任务且质量非常好，给予个人 100500 元奖励。 合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅

14、、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5合同管理部门履行以下职责

15、：4.5.1建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1在主任领导下，做好本部