费用报销管理制度

1、费用报销管理办法受控印章：签发： 日期： 文件签批页编写者：签名： 日期： 科室主管：签名： 日期： 部门主管：签名： 日期： 中心/事业部主管：签名： 日期： 相关部门主管：签名： 日期： 集团办公室主管：签名： 日期： 分管副总裁：签名： 日期： 总裁：签名： 日期： 文件内容变更、增删说明文件变更原因：1.按新版本的要求，重新排版。2.按合理化建议的决议，加上职工出差费用报销的规定。3.按新的集团组织结构修订。a.文件变更内容：按照最新的集团组织架构，对部门的名称进行修改。另外，对差旅费报销标准做了修改。2 适用范围集团公司总部职员 改为 集团职能中心及公司事业部总部员工。5.4.2 新

2、入职或异动员工享有通讯费补贴，则由人力资源中心将薪资呈批表或人事异动申请单人事异动单的复印件，且该复印件需由人事专员写明仅用于通讯费用补贴报销并签名后，交至财务管理中心备案，由财务管理中心核算该员工应享有的补贴金额。 说明：人力资源中心已经更新表格。5.1.3.6 5.7.2 5.7.3 5.7.4呈总裁审批 改为 分管副总裁或总裁 说明：没必要一定是某位领导。注：须按重要性对变更前、后内容进行简述。b.文件新增内容：5.8.7 职工出差费用报销及补贴，经部门主管批准，按最低职等职员的标准执行。说明：这条是按合理化建议的决议加上去的，明确职工出差报销标准。c.文件删减内容：无注：此页仅用于制度

3、文件修订时填写，变更、增删内容说明包括但不限于流程、操作部门、权限、金额等方面。1 目的为规范公司的费用开支范围、标准及审批程序，明确费用开支责任部门，有效地控制公司各部门各项费用的开支，本着勤俭节约、合理使用资金原则，特制定本办法。2 适用范围集团职能中心及公司事业部总部员工。3 名词解释3.1 出差：员工被派遣到公司办公地点以外的地区履行公务，通常情况下，当日无法返回公司或居所的公务行为视为出差。出差可按照职等/职务以及出差事由报销差旅费、领取相应的出差补贴。3.2 外勤：职员被派遣到公司办公地点以外的地区（特指周边城市或地区）履行公务，当日可返回公司或居所的公务行为视为外勤。外勤如有误餐

4、，享有20元/人/餐的补贴，超标自负。3.3 在途补贴：职员搭乘交通工具期间依据本制度规定所享有的补贴，以及出差期间员工因节约开支，按照本制度相关规定所得的奖励性补贴。3.4 公务补贴：职员自出差之时起至出差结束时，职员所享有的津贴，公务补贴以天为单位，最小核算范围为0.5天。3.5 差旅费：差旅费指因公外出办事所发生的交通费（包含相关保险费，燃油附加，路桥费）、住宿费以及员工享有的各类补贴。3.6 境外出差：指出差目的地为中国大陆以外的国家和地区（包括港、台、澳）。3.7 招待费：业务招待费是指因工作需要招待客户而发生的费用，主要包括餐饮费、礼品费以及其他招待费等。3.8 邮电通讯费：指因公

5、发生的电话费、手机费、邮递费以及网络通讯等费用。3.9 办公费：购买各类办公用品，办公耗材及办公设备维修发生的费用。3.10 公司车辆使用费：因为使用公司车辆（含摩托车）发生的各项费用，包括加油费、路桥费、车辆维修费等。3.11 其他费用：不属于上述范围内发生的其它类别的费用性开支。4 职责4.1 副总裁以上领导4.1.1 审批所有招待费报销单据。4.1.2 审批报销金额在10000元以上的费用报销单据。4.1.3 审批与制度有关规定相冲突的费用，以及某些特殊费用。4.2 财务管理中心4.2.1 审核费用报销单据，确保每笔费用报销合理、合法、准确报账。4.2.2 审批费用报销金额在10000元

6、（含）以内的费用报销单据（招待费及特殊费用除外）。4.3 各中心/部门4.3.1 各部门主管、中心主管应当结合出差人完成事务的过程，仔细审核报销单据的真实性以及费用发生的合理性。因为上级主管渎职而给公司带来的损失，由上级主管承担首要责任。4.3.2 各报销人应按制度相关规定粘贴票据、填写报销单。5 内容5.1 差旅费5.1.1 差旅费概述5.1.1.1 所有员工出差前必须在OA中填写出差申请流程，做好出差行程及费用计划，经部门主管级或以上领导审批后方能出差，副总裁出差申请流程直接发送到总裁行政秘书，最后经总裁审批），特殊情况未能事前填报者，事后需补办出差申请流程并在行程计划中阐述原因。销差后，

7、出差人员须填写出差申请流程中实际开支等浅灰色部分，由部门主管级或以上领导审批，涉及特殊情况申请的，需提交分管副总裁审批。5.1.1.2 所有员工因公务需出差境外的，其出差申请流程需提交分管副总裁或总裁审批。5.1.1.3 财务管理中心根据出差申请流程核实报销者所发生的单据，凡不在出差申请流程罗列行程或时间以内的票据，报销前需注明原因并经上级领导签名确认（涉及多张票据的，可在出差申请流程中特殊情况申请栏列明并经上级领导审批确认）。5.1.1.4 通常情况下，公司员工差旅费搭乘交通工具标准参照集团总部人员差旅费报销标准表执行，见附表一，如遇公务紧急或情况特殊，可不受标准限制，但事后必须以签呈方式后

8、补手续，方予以报销。5.1.1.5 二人以上(包括出车司机)因同一公务出差的，无论是否同时出发或是否跨部门，应当由出差人员中职等较高，职等相同由工龄较高者担任组长，由组长负责填报出差申请流程以及办理费用报销手续，涉及跨部门的，出差申请流程须知会同行人员所属部门主管。相关出差人员均需在差旅费报销单及补贴申领表上签名确认，不得各自独立报销。如有违反者，处以应当担任组长职务员工 100至200元的扣款。5.1.1.6 二人以上出差，途中有分开且返回公司时间相隔较长（6日（含）以上），先返回员工可以参照“5.1.1.5”先报销相关费用，但后报销者的单据必须送此前报销者签名确认。5.1.1.7 出差申请

9、流程包含出差前申请和销差后申请两部分，销差后出差人填写销差申请时，只能填写浅灰色部分，而出差前的行程计划不能再作任何修改（该部分为可修改状态），否则作违规处理。5.1.2 差旅费-交通费。5.1.2.1 差旅费-交通费-长途交通费5.1.2.1.1 所有职员出差乘坐飞机前应进行多条线路的选择，以最节省的路线为准，无论单程或联程，可以选乘的机舱以“附表一”为准，超标准的40%由个人承担。5.1.2.1.2 搭乘飞机以及其它交通工具所购的交通意外保险，在保险单据生效期间内，每人限报销一份保险单据，多者自负。5.1.2.1.3 出差期间，按附件一的标准只可坐硬卧的员工（具体标准详见附件一），所搭乘火

10、车里程时长大于7小时，可以购买卧铺票，但是一般以硬卧为准，无法购买硬卧的情况下可考虑软卧 。如无法买到卧铺票，可享有硬座票价的50的补贴。5.1.2.1.4 长途补贴 ：乘坐长途交通工具，晚18时到第二日早上8时期间，累计1小时以上者，给予出差人员每小时对应职等公务补贴的10金额的补贴。例：一个员工职等公务补贴80元， 晚20时的火车，第二天早上7时到达，火车在途11小时，长途补贴为11*80*10%=88元。5.1.2.2差旅费-交通费-市内交通 5.1.2.2.1 市内交通应在不影响工作以及无特殊情况下，出差员工应当首先考虑公交、地铁等大众交通。在出行不便或事务紧急的情况下可选择的士作为交

11、通工具。5.1.2.2.2 所有市内交通票据必须由当事人注明乘车区间，定额或手撕票据，报销人还必须注明坐车日期和实际报销金额，并经当事人签名确认。5.1.2.2.3 七职等（含）以上员工单次的士费120元以上或里程60公里以上； 六职等（含）以下员工单次的士费90元或里程大于40公里者，报销前需注明具体事由，并由证明人和直属上级主管签名认可，方能办理报销手续，否则财务管理中心直接扣除此项费用。5.1.2.2.4 出差期间因为私事所发生的市内交通费（如探亲、个人休闲购物等）不得报销，否则一经查实，视同票据作假处理。5.1.2.3差旅费交通费-自驾车5.1.2.3.1 出差至主要目的地单程大于40

12、0并小于800公里、出差人数3人（含）以上、至少有两位实际驾龄1年以上的同事一同出差，否则不得自驾车出差，出差单程小于400公里不受此条限制。5.1.3.3.2 自驾车油费报销按照实际里程数目报销，每公里按0.12升油的市场价格计算，报销人凭不小于可报销额的燃油发票办理此项费用的报销。5.1.3.3.3 自驾车出差所产生的路桥，停车费据实报销。5.1.3 差旅费-住宿费5.1.3.1 住宿标准上限为酒店标准间费用标准，如二人以上同一公务出差，七职等及以上职员可住单人房；如合住双人房的，住宿费不得超过两人住宿标准合计的80%；六职等及以下职员须合住双人房。5.1.3.2 员工出差期间入住酒店除房

13、租外，其它费用（如：酒店洗衣费、洗理费、房内供应食品以及个人用品等）自理，不在报销之列。5.1.3.3 住宿费日消费额在120元以上的，必须凭住宿费发票和在酒店消费明细单方可办理报销手续，若对方酒店不提供明细单据，应当要求酒店注明消费内容，并加盖酒店业务章，否则财务管理中心拒绝受理。5.1.3.4 在不影响工作效率以及公司形象的情况下，出差者能自行安排住宿（住自家除外），公司给予其住宿标准的50%作为补贴。但必须在行程计划里事前注明或事后说明情况方能享受补贴。5.1.3.5 员工一次出差期间 ，其住宿费标准上限之和的80与实际开支之差为正数，差额部分的60，奖励给个人。例如：出差共计发生住宿费

14、800元，标准上限为1200元 那么（1200*80%-800）*60%=96元 为个人奖励所得。5.1.3.6 员工单次出差期间，如遇交易会等客观情况导致房价上涨，需在行程计划中做好开支预算，并说明原因，销差后需注明超标金额，并呈分管副总裁或总裁审批；否则住宿费超标部分不予报销，无论是否有书面申请并得到批准。5.1.4 差旅费-出差补助5.1.4.1 出差补贴包括：长途补贴，公务补贴两个部分。公务补助标准参照附件一集团总部人员差旅费报销标准表执行，长途补助参照本制度所列条款计算。5.1.4.2出差到关联公司或驻外办事机构，外出参观培训、参加研讨会，或受邀参加展览会，如主办方提供餐饮的，当天公

15、务补助可按50%给予报销。5.1.4.3 主要交通工具出发时间在中午12点前的，公务补贴按照全天计算，12点以后的按照半天计算。回程到达时间补助对等执行，即中午12点前到达的，补贴按照半天计算，12点以后到达的按照全天计算。晚上18点后出发的，不另加算公务补贴，但可以参照5.1.2.1.4享受长途补助。5.1.4.4 部分长期出差，如驻外协人员，或连续驻外同一地点时间长于15天，不按照本制度享有相应的补贴。此类员工以签呈方式向公司申请补贴。5.1.4.5 出差期间凡发生餐饮接待费，当天公务补贴按标准的50%享有。5.1.4.6 因工作需要，同关联公司或驻外办事机构人员聚餐，须提前请示分管副总以

16、上领导，经同意后方可报销，当天公务补贴按标准的50%享有，否则当天不享有公务补贴。5.1.5 差旅费-境外出差5.1.5.1 出国人员差旅费实行分段计算。国内段按国内差旅费有关规定执行；国外段按境外出差有关规定执行。5.1.5.2 出境时间按照离、抵境日期计算。5.1.5.3住宿费仅限于房租消费，不包括各种服务以及商品费用（如餐饮、洗衣费等）。住宿费消费明细单是该项费用报销所必须的原始凭证。5.1.5.4 国外接待方提供住宿费、伙食费、出差人员不得报销相关费用，也不得领取公务补贴。5.1.5.5 若境外有发生招待费的情况，境外出差补贴按照60元/次扣除。5.1.5.6 常驻境外人员，另以签呈形

17、式申请相关补贴待遇，不参照本制度执行。5.2 招待费5.2.1 招待费标准5.2.1.1 部门主管级或七、八职等职员单笔招待费人均100元以下,凭发票实报实销；人均大于100元的，由财务管理中心在报销单上注明超标金额，呈分管副总裁或总裁审批。5.2.1.2 九职等(含)以上职员单笔招待费人均120元以下,凭发票实报实销；人均大于120元的，由财务管理中心在报销单上注明超标金额，呈分管副总裁或总裁审批。 5.2.2 招待费报销5.2.2.1 招待费报销必须用铅笔在报销单据空白注明招待具体对象，招待事由，用餐人数，人均实际消费金额。5.2.2.2 金额500元以上的招待费，报销时需在票据后面注明票

18、据开具方的联系人及联系电话。5.2.2.3 原则上所有招待费报销,必须由分管副总裁或总裁审批。5.3 公司车辆使用费5.3.1 车辆应当到公司指定加油站加油，潮汕地区不得在其它油站加油，出差外地加油，报销单应注明加油时公里数以及加油时间。5.3.2 车辆应当根据车队指定的标号选择加油品种，特殊情况不能加到车辆指定标号油品应当注明原因并经证明人签名，若员工所加油品与事前指定不符合，且未作书面说明的超额部分自负。5.3.3 出外勤所发生的路桥费、停车费，结算周期为上月26日至本月25日，并于当月最后一天送单据到财务管理中心办理报销手续。出差所发生的路桥费、停车费交由申请用车部门统一报销。5.3.4

19、 司机一人出外勤的误餐补贴，参照本制度“5.3.3”办理报销，二人以上的，由其中一人参照本制度“5.1.1.5”办理报销。5.3.5 车辆违章处罚以书面方式阐述原因，如因司机或有关人员操作不当所造成的车辆违章处罚限报80%以下。5.3.6 司机驾车出差除按照本制度规定享有补贴外，如有连续长途单程300km（含300km）以上，600km以下驾车，按每程50元额外补贴；单程600km（含600km）以上，900km以下驾车，按每程100元额外补贴；单程900km（含900km）以上驾车，按每程150元额外补贴。此外，如连续长途驾大巴汽车，在此基础上调高20%。5.4 通讯费补贴5.4.1 员工因

20、工作原因需要逐月报销通讯费，需填制通讯费用申请单经部门领导审核后，送至人力资源中心审核，并由人力资源中心送分管副总裁或总裁审批核准后，交至财务管理中心备案。5.4.2 新入职或异动员工享有通讯费补贴，则由人力资源中心将人事异动单的复印件，且该复印件需由人事专员写明仅用于通讯费用补贴报销并签名后，交至财务管理中心备案，由财务管理中心核算该员工应享有的补贴金额。5.4.3 通讯费在200元以内（含200元）的，通讯费用补贴并入工资发放；200元以上的，则必须凭营业厅打印的当月实销发票，含机主信息的发票（如机主姓名、手机号码等），统一由部门行政文员于费用发生次月的20日前统一办理报销手续，逾期不予受

21、理。（如因工作原因无法及时办理报销手续的，可另行处理）5.4.4 享有通讯补贴人员，如当月请假15（含）天以上，则该费用需作相应扣减，计算公式为:当月享有的通讯补贴=通讯补贴定额30实际出勤天数。并由考勤专员每月抄送请假时间超15天的员工名单给财务管理中心备案；新入职、离职员工的通讯补贴按当月实际出勤天数计算。5.4.5 因工作变动，不再经常性产生与工作有关的通讯费用，该部门主管应取消该员通讯补贴，并报备财务管理中心。5.4.6 财务管理中心有权不定期要求通讯费报销者提供消费账单（注：非通话明细）。5.5 其他费用5.5.1 办公用品，日常办公用品、劳保用品、低值品、机修零配件等由采购后勤中心

22、负责统一购买，按货物采购办法管理。特殊情况由各部门自行购买的，单笔开支500元以内月累计1000元以下可参照“5.5.3”办理报销手续，500元以上的事前需经分管副总裁或总裁同意，因情况紧急不能提前报告的，事后需签呈补报。5.5.2 各部门所购置图书、印刷出版物，音响制品均需纳入图书馆管理，单笔金额超500元的或月累计超过1000元需附事前批准签呈。5.5.3 各部门因公零星开支（如邮递费，加班交通费等）单笔金额小于100元的，由部门主管指定专人汇总报销本部门零星费用，结算周期为上月26日至本月25日，并于当月30日前送单据到财务管理中心办理报销手续，逾期不予受理。5.5.4 员工加班，原则上

23、需乘坐公共汽车，如遇特殊情况方可乘坐的士，对单笔交通费用较高的，由财务管理中心核定其可报销金额。5.6 票据标准及分类粘贴要求5.6.1 票据标准 5.6.1.1 合法票据包括填制规范、无误的发票和行政性收据，财务管理中心原则上只接受这两类票据的报销。5.6.1.2 所有发票必须同时具备两章，即税务局监制印章和开票单位发票专用章，且清晰可见，原始票据必须保持原始大小，不得私自剪裁。5.6.1.3 非特殊固定格式发票上的客户栏应该填写公司全称；“开票日期”、“开票人”，金额的大、小写等栏目不得为空，且数据真实，无误。“品名规格”栏按实际消费明细分项目填写，在附有销售小票或消费单位开具的购货或支出

24、清单的情况下，可合并填写。5.6.1.4 服务型消费不应取得商业零售发票，商业采购不应取得服务发票，否则发票无效。5.6.1.5 若客观因素导致票据金额不清晰，难以辨认的，报销人必须事前注明具体金额并签名确认，否则财务管理中心视同废票处理。5.6.1.6 公司员工在取得票据时应当仔细核查票据项目是否有误，若因自己不慎，取得了不符合规范的票据，后果自负，财务管理中心根据具体情节扣款（不超过发票金额）。5.6.2 票据分类粘贴及报销填写标准5.6.2.1 差旅费用票据按照差旅费报销单罗列的费用类型进行分类，不在罗列范围的，根据票据用途分类。每一类票据按照时间发生的先后顺序粘贴于“原始费用粘贴单”之

25、上。不同类别的票据必须分别使用“原始费用粘贴单”粘贴，不得混合粘贴。粘贴也不得覆盖票据金额，否则票据无效。5.6.2.2 无论何种消费类型的定额票据，报销人必须将每笔票据按照金额由大到小，发票号码由小到大的顺序排列，报销人必须在定额发票上注明实际报销金额与费用发生时间，单笔消费票据数量以A/B样式注明定额发票数量。举例，如一次餐饮消费取得10张发票，那么排序后，第一张发票注1/10，第二张票注2/10，以此类推。5.6.2.3 粘贴时，所有票据不得前后、左右颠倒，但为了避免票据金额被相邻粘贴单覆盖、部分金额靠左的票据（如火车票）可左右颠倒。5.6.2.4 票据的粘贴范围以原始票据粘贴单大小为界

26、，须紧靠原始票据粘贴单顶界和左界（齐原始票据的左上角）开始粘贴、票据较多时，可以适当从左往右横向粘贴于原始凭证粘贴单，但不得将票据脱离粘贴单进行横向“接龙式”粘贴。5.6.2.5 除非票据本身长度或宽度大于原始凭证粘贴单据，否则横向粘贴票据不得超出原始票据粘贴单的右界，一行粘贴不下，可分行粘贴，但不得竖向粘贴。5.6.2.6 所有原始单据的粘贴必须使用胶水，所有单据不得有订书钉、大头针、回形针以及胶带等作为票据装订工具。5.6.2.7 经“原始费用粘贴单”分列的各种票据，按照招待费、住宿费、市内交通费、车辆费、邮电费、其他费用的顺序粘贴于差旅费报销单后面。5.6.2.8 除了正规发票必须用胶水

27、粘贴外，其它属于证明事件真实性的凭证，如酒店消费水单、签呈等，可以用回形针，鱼尾夹等附在报销单据之后，但不可以用订书钉。5.6.2.9 报销人应当严格按照本制度的规定分类、粘贴原始票据，认真、仔细填写报销单据，部门主管应当做好这方面的初审工作。报销过程中出现的各类单据填写不规范、计算错误或其它缘由必须重新填写的报销的单据，由财务管理中心加盖“作废”字样的印章后保留。5.6.2.10 费用报销审批单每行只能填报一个费用项目，不得合并，混杂费用类别填写报销项目，例如招待共计1000元。5.6.2.11 费用报销须按照指定的单据填报，差旅费必须使用差旅费报销表，不得相互替代使用。5.6.2.12 对

28、于票据分类、粘贴以及报销单据的填写若有不明之处可以到财务管理中心咨询，但不按本制度规定分类、粘贴的，财务管理中心将视情节轻重处以5-20元扣款，并退回重新整改。5.6.3 关于票据的其它规定：5.6.3.1 任何出差人员应当妥善保管好自己的票据，票据是报销的唯一凭证，意义等同于暂存在报销人员的人民币，所以票据如有遗失或损毁等同自己人民币遗失或损毁处理。5.6.3.2 报销人应当一次性报销所有因公业务的票据，如有遗漏，第二次报销必须阐明事由，经部门主管以上级别的直属主管签名确认后，按照不高于票据金额80%报销。5.6.3.3 报销人必须以所发生的真实业务而取得的票据作为报销的合法凭证，特殊情况必

29、须事前作相应的说明，否则，一经查实视同造假给予惩处。5.6.3.4 财务管理中心有权对任何报销票据提出质疑，并要求报销人做出相应的解释说明，必要时报销人的部门主管应当签名确认，并承担连带责任。5.6.3.5 经财务管理中心质疑的票据且当事人未作彻底更正的，事后查明为造假的票据，参照本制度“5.8.1”给予惩处。5.7 费用报销程序5.7.1 办理报销所需的凭证包括正规票据、酒店消费明细单据、购买商品明细单、小票以及报销所必须的签呈，开支事情经过相关领导许可的书面证明等。5.7.2 差旅费用自员工销差（回公司正常上班）之日起，6个工作日内办理报销手续；其他费用（包括招待费）应自发生之日起一个月内办理报销手续，逾期者，需书面形式阐述理由，呈分管副总裁或总裁审批，财务管理中心方予受理。财务管理中心办理报销日期暂定为周二、周五。5.7.3 报销费用在本制度所规定的范围之内