(首发)行政公文格式及范例pp版

1、（ 首发 ） 行政公文格式及范例 版 pp 行政公文格式规范 眉首、主体、版记 项目 具体内容 补充说明 眉首 即版头，指置于公文首页红色反线以上的各要素的 格式 统称 公文 将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。 绝 如：No： 份数 密，机密级 公文应当标明份数序号。标注时用 阿拉 序号 伯数字顶格标识在版心左上角第 1 行。 秘密 涉及国家秘密的 公文应当标明密级和保密期限。标 密件分为 等级 注时用 3 号黑体字，顶格标识在版心 右上角第 1 行， 绝密、机 和保 两字之间空一字 。需要同时标注等级和期限的，用 密、秘密三 密期 同样字体字号标注，之间用“”隔开 。 种 限 如：

2、机 密 10 年 紧急 紧急公文分为特急、急件两种。用 3 号黑体字 顶格 电报分为 程度 标识在版心 右上角第 1 行 ，两字之间空 1 字。如需 特提、特 同时标识秘密等级和紧急程度，则秘密等级标识在 急、加急、 右上角第 1 行，紧急程度标识在右上角第 2 行。 平急和普 通电报。 如： 特 急 发文 由发文机关 全称或规范化简称 的后面加“文件”组 如： 人民 机关 成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm 。 政府全体会议纪 标识 用于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边 要 缘为 80mm 。推荐使用 红色的 小标宋体字标识发文 机关。联合行文时应将主办机关排列在前面。

3、发文 字号 是公文的代号，由发文机关统一编列，包括发文机 关代字、年份和序号 。位置应当在发文机关标识下 空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布。 年份、序号用 阿拉伯数字 ，年份应当写全 ，并用六 如：国发 2000 23 号 国是国 务 角括号 括起来； 院的代字。 序号是以年为周期编制的流水号， 不要编虚位，也 不要编为 不要加“第”字 。 023 或者第 联合行文的 ，只标注主办机关的发文字号。 23号 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的 红色反 线，表示眉首结束 。 签发 如果是 上行文，还应当注明签发人、会签人姓名， 如：签发人 ： 人 其中“请示”应当在主体部分的“附注

4、”处注明联 王 系人的姓名和电话。 签发姓名与发文字号 平行排列。 发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字。“签发人”用 3 号仿 宋体字，后面标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标 识签发人姓名。 主体 从红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体格 格式 式 公文 一般由 发文机关、事由、公文种类 三部分组成。 如：人 标题 发文事由是由介词“ 关于 ”引出的，写事由时，要 民政府 注意语言措辞的准确简要， 不加修饰成分 。 关于 在 公布性公文 （ 如公告、通告 ）标题中，有时 可以省 略事由 ，但只要出现事由，则“关于”一词就不要 省略。 在转发类公文 中，可能会有几个“关于”出

5、现， 一 般保留一个引导具体事项性事由 而不是引导转发关 系事由的那个“关于” 一般，只有在机关内部行文，并且涉及的都是一般 性、常务性的简单事项时，才会只写公文种类名称 作为标题。 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标 点符号。 标题中的 公文种类名称是不可省略 的。在 转发类公 文中 ，无论被转发的公文是何种类， 都要用“通知” 来转发 公文标题的位置字红色反线下空 2 行，用 2 号小标 宋体字，可分一行或多行居中排布。 主 送 指公文的主要受理机关。书写时应当使用全称或规 机关 范化简称，统称。 主送机关的位置应当在 标题下空 1 行，左侧顶格 用 3 号仿宋体字标识，回行仍顶

6、格，最后一个主送机 关名称后面用全角冒号。普发公文时一般对 同类型 机关用统称，机关之间 用顿号 ， 不同类型 机关之间 逗号 。 的请示 如：各区人民 政府，市政府 直属各单位： 如果主送机关 名称过多 而使得公文首页不能显示正 文时，应当将主送机关名称移至版记中的 “主题词” 之下 、“抄送机关”之上 ，标识方法与抄送相同，写 成“主送：”。 正文 公文的核心。自 主送机关名称下一行开始 ，每自然 段左空 2 字。数字、年份不能回行。书名号、引号、 括号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在 一行之首。破折号、省略号占两字格，中间不能断 开。连接号“”和间隔号“”一般占 1 字格。 附件

7、 随同公文一起发出的文字材料。在 转发类公文 中， 如：附件： 1 、 附件 （被转发的公文 ）是该公文实际的核心内容。 如有附件，应当注明附件顺序和名称，在 正文下一 2、 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件” ，后面标 全角冒号和附件名称。附件如有序号，使用 阿拉伯 数字，附件名称后不加标点符号 。 附件应当与正文一起装订，并在附件左上角第 1 行 顶格标识“附件”；如不能一起装订，应当在附件左 上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后面标 识附件。 印章 公文的生效标识。除了“ 会议纪要 ”和以 电报形式 印章分为 发出的公文 以外 ，公文都应当加盖印章。 联合上报 单一发文

8、 的非法规性文件，由 主办机关加盖 印章， 联合下发 印章和联 的公文，联合发文机关 都应当加盖 印章。印章用红 合发文印 色。 章 如：二七 年六月十五日 成 文 应该用 汉字小写 的方法书写，不用阿拉伯数字。成 日期 文日期关系到公文的时效，要完整写出 年、月、日 公文成文日期以 负责人签发的日期 为准；经会议讨 论通过的公文，以 通过日期 为准；联合行文，以 最 后签发机关负责人的签发 日期为准。电报以 发出日 期为准。 单一机关 制发的公文在落款处不署发文机关名称， 只标识成文日期 。成文日期右空 4 字，加盖印章应 上距正文 2mm 4mm ，端正、居中， 下压成文日 期。 联合行文

9、需要加盖两个公章时， 应将成文日期拉开， 左右各空 7 字，印章均压在成文日期上 ，并且只能 采用同种加盖印章方式。印章之间相距不超过 3mm 。 附注 于说明公文的发送范围和阅读对象，或公文使用规 如：（此件发至 级） （此件可自行翻 需加盖 3 个以上印章时， 应当将各发文机关名称 （可 简称 ）排在成文日期和正文之间。 每排最多排 3 个印 章，两端不能超出版心，最后一排如有一个或两个 印章，均居中排布。在 最后一排印章之下右空 2 字 标识成文日期 。 公文中需要说明的其他事项，有时是对公文中的名 词术语或特殊事项等所作的附加解释说明，有时用 印） 附注应当用 3 号仿宋体字， 居左空

10、 2 字加圆括号标 识在成文日期下一行 联系人： 联系电话：） 版记 格式 置于主题词以下的各要素统称版记。版记应当置于 公文最后一页， 版记的最后一个要素置于最后一行。 能够概括公文内容、经过编码处理、能为计算机所 如：关于 识别的规范化词汇或术语。上行文按照上级机关要 重点共建 求标注主题词，文件应当标明主题词。 南京大学 主题词应当用 3 号黑体字，居左顶格标识，后面标 的决定教 全角冒号；词目用 3 号小标宋体字；词目之间空一 字。每份公文一般标注 3 到 5 个词，最多不超过 8 个。 选择主题词一句是国务院公文主题词表以及各 行业专用的主题词表 标注时一般 先标注类别词 ，再标注类

11、属词 ，最后标 注公文形式词 （文种） 抄送 机关 印发 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。 应使用全称或规范化简称、统称。上级机关向受双 重领导的下级机关行文时，应当抄送其另一个上级 机关。 抄送在主题词下一行，左空 1字，用 3号仿宋体字 标识“抄送”，后标全角冒号； 回行时与冒号后的抄 送机关对齐 ，在 最后一个抄送机关后面标句号 位于抄送机关之下，占 1 行位置 ，用 3 号仿宋体字 发 1999 71 号的 主 题词是“ 高 校 重点 建设 决定” 如：抄送： ，。 如： 人 机 和 发 间 关 印 时 标识。印发机关左空 1字，印发时间右空 1 字。印 发时间以公文付印的

12、日期 为准，用 阿拉伯数字 。 民政府办 公厅 200 年 月日印发 版记 中的 反线 版记中的各要素之下均加一条反线，宽度与版心相 等。版记中最后一个要素置于公文末页最后一行。 编排、 用纸、 装订 格式 用纸一般采用 A4 型；用于张贴的公文用纸，根据 实际需要确定大小；公文在左侧装订 公 的 定 式 文 特 格 对信函式公文、命令、会议纪要做了特殊格式规定 信 式 文 函 公 发文机关名称的上边缘距离上页边 30mm ，一般用 小标仿宋体字书写，字的大小则由发文机关酌定； 在发文机关全称的下面 4mm 处画一条文武线 （ 上粗 下细 ），距下页边 20mm 处画一条武文线 （上细下 粗）

13、 ，两条线的长度均为 170mm 。名称及双线均印 红色。 公文的正文， 每行居中排 28 字。 命令 格式 上边缘距离版心上边缘 20mm ，下边缘空 2 行居中 标识令号；令号下空 2 行标识正文；正文下空 1 行 右空 4 字标识签发人签名章，签名章左空 2 字标识 签发人职务；签发人下一行右空 2 字标识成文日期 会议 纪要 格式 标识由“会议纪要”组成，标识位置与发文机关 标识相同。 会议纪要不加盖印章 NO:056 机 密 5 年 急件 徐州市人民政府办公厅文件 徐府报 2007 25 号签发人： 徐州市人民政府办公厅 关于的通知（通报、意见、决定） 各区人民政府，市政府直属各单位

14、： 。 附件： 1 、 2 、 二七年二月八日 （此件可自行翻印） 主题词： 通知（通报、意见、决定） 抄送：， ，。 徐州市人民政府办公厅 200 年月日印发 徐州市人民政府 徐府函号 徐州市人民政府 关于的函（意见、批复） ： 。 二八年九月九日 主题词： 函（意见、批复） 抄送：， 徐州市人民政府办公厅 200 年月日印发 徐州市人民政府 第号 徐州市规定已经年月日徐州市 民政府第次常务会议通过，现予发布施行。 市长： 二九年二月三日 主题词： 令 抄送：，。 徐州市人民政府办公厅 200 年月日印发 徐州市人民政府常务会议纪要 届次200 号 徐州市人民政府办公厅 二九年二月二日 讨论

15、规定（草案） 。 出席： 列席： 主题词： 会议纪要 抄送：，。 徐州市人民政府办公厅 200 年月日印发 一、新格式的几个主要特点 1、改变了名称，确定了适用范围 原公文格式98 版称为国家机关公文格式 而新公文格式 99 版名称改为国家行政机关公 文格式。确定了国家行政机关公文格式的适 用范围。保证了公文的统一性，名称的变化不影响 非国家机关的单位和部门采用该标准。 2、改变了公文用纸幅面尺寸 公文用纸的幅百尺寸是这次修订主要调整的内 容。原标准中，用纸采用 16 开型 260 mm 184mm。 新修订的标准中规定一般采用 A4 型 297mm210mm 这是公文新标准的最大特点。 3、

16、实行了新的定位方法 在新修订的标准中，为使公文制作者能够比较 方便清楚地掌握标准。采用了比较通俗易懂的形式 来确定公文中各要素的定位， 即采用了“字“和“行 的概念 , 然后按定义的字和行确定公文中各要素 的具体位置。 同时，新标准将公文分为眉头、 主题、 版记三部分。并把各要素进行了归类 4、缩小了图文区 新修订的标准时，将左右白边增加 19mm，, 天 头地角增加了 45mm。这样的版心制作公文一方面为 领导阅示发文留有相对宽余的批示空间 , 另一方面 也使公文更加美观。 5、增加了内容 新修订的标准在原标准的基础土增加了一些内 容，主要有：公文的排版规格、印刷要求、装订要 求、公文中表格

17、的处理。 还增加了公文的特定格式， 即信函式公文格式、命令格式、会议纪 要格式。增加新内容的出发点就是从开始制作 到最后形式公文的全过程能够有统一的依据。使公 文制作的水平和质量有较大提高。 6、提高了公文的防伪性 公文具有法定效力，目前社会上伪造公文招摇 撞骗的犯罪活动时有发生。新标准对公文防伪性做 了一些硬性规定。 例如：不得出现空白印章 ; 不得再 使用“此页无正文“、空白页不标识页码等等。这 样不给别有用心伪造公文可乘之机，从格式上维护 了法律地位，是新标准最显著的特点之一，也是掌 握和执行新标准时特别注意的一个重点 7、有利于计算机的处理 新标准主要目的有两个 , 一个是行政机关公文

18、 格式达到规范和统一， 提高公文制作的水平和质量， 二是有利于办公自动化的实现。 二、“文件式“公文的格式变化 1、尺寸的变化 上行文：凡上报的公文发文机关标识上边缘至 版心上边缘为 80mm，也就是说发文机关红头上边缘 至上页边为 37十 80=117mm。 下行文: 凡用于平行文或下行文的公文发文机 关标识上边缘至版心上边缘为 25mm，也就是说发文 机关红头上边缘至上页边为 37+25=62mm。 2、各标识中部分要素变化 发文字号：凡是上报的公文，发文字号一律在 红线上方左侧，左空 1 个字，签发人右空 1 个字， 发文字号与签发人同处在红反线上同一行。 3、增加的要素标识 新标准中增加了发文的保密期限，按照国家 保密局的要求， 在密级后标注保密期限， 中问用“实 心五角星“隔开。如“绝密空一个字实心五角星 6 个月“。根据国家机密保密期限规定，如不标识保 密期限，就等同于“绝密“为三十年，“机密“为 二十年，“秘密“为十年。 上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中 “请示“性公文在“附注“处注明联系人姓名和电 话。 4、公文格式中应注意的几个问题 上行文的标识位置及文头。 上报公文必须注明签发人或会签人姓名。 除“会议纪要“和以电报形式发出的外都应 加盖印章。 联合上报公文 , 主办机关加盖印章，联合下发 的公文，发文机关都应加盖印章。 除两个以上机关联合行文