科技大学电子公文处理规定

1、*科技大学文件*科大发20*号关于印发科技大学电子公文处理规定的通知学校各部门: 科技大学电子公文处理规定已经学校审定，现印 发给你们，请认真遵照执行。特此通知 附件： 科技大学电子公文处理规定*科技大学二O年 月曰*科技大学电子公文处理规定一、总则第一条为规范学校电子公文运行管理，促进学校电子化办公的推广应用和信息资源共享，提高办公效率，根据教育部办公厅关于开展教育系统办公自动化建设和应用试点工作的通知（教厅综200114号）、教育部办 公厅关于加快推进教育系统政务信息化建设的通知（教厅 综200126号）等文件精神，结合学校实际，特制定本 规定。第二条 电子公文是指有别于纸质公文的以计算机

2、电子 文档为载体，以计算机为阅读、处理和存贮工具，通过计算 机网络及其它数据通信介质为传递渠道的具有法定效力和 规范格式的公务文书。第三条 电子公文的文种、格式、行文规则须遵守现行 的西南科技大学行政机关公文处理实施细则（西南科大发200164 号）。第四条 学校电子公文处理通过校园网进行。第五条电子公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第六条 学校各级负责人应高度重视电子公文处理工 作，认真执行电子公文处理规定，加强对本单位电子公文处 理工作的领导和检查。第七条 所有涉密文件资料不适用本规定。二、电子公文系统管理第八条 党委办公室、学校办公室是学校党政电子公文 处理

3、的主管部门。第九条网络信息中心负责教育行政办公系统的服务器、办公系统平台安全维护，党办校办负责办公系统规划、 设计、管理、维护、培训和推广工作。学校档案馆负责对归 档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查 询利用等工作 第十条 西南科技大学办公自动化系统的系统管理员由 学校指定。系统管理员负责系统的日常维护，并配合档案馆 进行电子公文归档。第十一条 各部门要明确办公自动化系统的分管领导， 并指定本部门办公自动化系统收发员、联络员，负责本部门 办公自动化工作。接受学校办公自动化系统管理员的业务指 导与管理。三、帐户与系统安全管理第十二条 全体校领导、中层干部、科级干部及各部门 办公室工

4、作人员（统称用户）均在系统中分配合法实名制帐 户。上述人员岗位调整，应通知党办校办；调离学校，应办 理销户手续。第十三条 新增人员的开户和调离学校人员的销户由相 关部门和单位提出申请，经党办校办审核后，由系统管理员 办理。第十四条系统中用户拥有的帐户的公文处理权限由党办校办根据该用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整第十五条 系统管理员应采取实时监控、定期备份、异 地备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保 系统安全和正常使用；网络信息中心负责保障教育行政办公 系统的软硬件平台运行安全。第十六条 各用户应妥善保护自己的帐户资料。用户密 码应经常更换，登录系统后因故离开要

5、退出系统，以确保帐 户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员，并通 过系统管理员封锁该用户的帐户；恢复帐户初始密码需本人 提出申请及提供有效证件到党办校办秘书科办理。四、电子公文的办理第十七条 实施电子化办公后，除涉密公文外，学校党 政收文办理和发文办理均使用学校办公自动化系统完成。同 时纸质文件按以往惯例处理（主要用于存档）。第十八条党政公文的收文办理和发文办理流程，根据 西南科技大学行政机关公文处理实施细则办理。第十九条上级和非隶属单位普通来文，将逐步实行由党 办校办秘书科处理成数字化文档，进入校园办公自动化系统 并由机要秘书启动该文办理流程。第二十条学校公文分为学校党委、行政和处室

6、文件，以学校党委、行政名义的请示、报告等上行文仍按现行公文 处理有关规定进行。学校党委、行政的向下行文和处室文件 均通过办公自动化系统进行公文流转处理。发文主办单位按 系统管理员设定的发文办理流程进行公文处理，并督促催 办。第二十一条 需由学校法律顾问室审核的合同及涉及法律法规的公文，在学校领导审签前，应经过法律顾问室审核; 应由法律顾问室审核的合同、 文件等，未经法律顾问室审核， 党办校办不予办理，学校领导不予审签。第二十二条 学校各部门的处室文件、通知、简讯等文 件资料的发布，由发布部门文责自负。第二十三条 公文办理每一环节的办理人可以使用系统 提供的功能完成各自应该处理的工作，并在系统的

7、工作单上 留下痕迹，办理人处理完自己应处理事务后，应将工作单发 送给流程规定的下一人。第二十四条 为保证公文处理的快捷性，有关人员应经 常进入系统（至少每天上午上班和下午下班时间各打开一 次）查看有无需要自己处理的事宜。五、公文归档与销毁第二十五条 学校公文存档目前仍以纸质载体为主，电 子文档为必要补充，电子公文与纸质公文应完全一致。第二十六条来文原件由收文部门存档。来文办理过程的 资料（包括来文的扫描文档）应由主办部门转换成纸质形式 （要求激光打印）并附加鉴别信息后，与办理过程中形成的 其他纸质或实物材料一并由主办部门存档。第二十七条 发文文稿（包括办理过程中各办理人签批 的意见）、附件与文

8、件正文由文印室统一打印后由党办校办 统一用印、存档。第二十八条 与电子公文有关的电子文档由系统管理员 按档案管理有关规定，定期移交学校档案馆。第二十九条 办公自动化系统产生的电子文档归档范围 暂定为：“公文管理”模块产生的电子文档。第三十条 电子档案中应包含同一内容的纸质档案材料 的卷目信息，纸质档案中也应包含电子档案中同一内容的档 案材料的检索信息。第三一条不具备归档和存查价值的电子公文经党办 校办负责人批准，可以销毁。电子公文的销毁，需进行登记 并由两人监销，确保不错销、不漏销。六、电子公文的效力第三十二条 校内办公自动化系统中的电子公文与原纸 质公文具有同等效力。第三十三条 各部门因工作需要纸质公文，由制发部门 负责提供。第三十四条 非公开发布的电子公文，各部门和个人不 准复制成纸质形式作正式文件使用。七、其它第三十五条 办公自动化系统启用后，停止使用纸质形式办理和传递无密级公文第三十六条 各级领导和相关人员应充分认识公文处理 工作的重要性，切实履行自己的职责，积