企业办公室员工应具备的基本技能

1、企业办公室员工应具备的基本技能 办公室作为企业管理的中枢及信息反馈机构，是企业上 下连接的桥梁，是企业正常运转的内在“转盘” ，是企业生 产经管理工作有序进行的重要节点。在经济全球化竞争愈演 愈烈的背景下，办公室员工不仅要具备良好的协调能力、写 作能力、语言表达能力，更应不断学习新理论、新方法，改 善思路，拓展思维，推陈出新，不断提高工作效率和服务意 识。华锡集团是集探、采、选、冶、深加工于一身的大型股 份制公司，其下属单共 15 家，近年来随着公司不断加大人 力物力的投入，办公室系统队伍建设逐步走上了规范化、科 学化、现代化。当前整合资源，优化产业，全力以赴实现上 市是集团公司的工作重中之重

2、，新形势下办公室的地位和作 用越显突出，工作势必面临新的挑战，对办公室员工能力要 求将会更高。办公室作为一个单位职能的中心枢纽部门，是 各部门的协调中心，未来一段时期，办公室工作者发挥职能 的强度也将进一步加大，工作综合能力高低将直接影响企业 的形象，并在一定范围内体现着企业领导班子的执政能力， 因此加强对办公室工作的管理，大力培养一批德才兼备、具 有真才实学、有高度责任心的办公室人员队伍，才能适应新 时期的要求。本文将结合供职办公室以来的感受，从统筹协 调能力、学习能力、文字写作能力等六个方面试谈办公室员工应具备的能力。一、要具有良好的统筹协调能力在现代企业管理中，办公室主要有管理、协调、服

3、务三 大功能。其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。对于 现代企业来说，办公室是一个综合性的管理服务部门，是企 业正常运行的桥梁和纽带。“办公室不仅要立足宏观协调，做好领导关系的协调，也要做好上下左右、部门之间关系的 协调；既要做好内部协调，也要从统观大局和统揽全局的高 度做好外部关系的协调。”因此，办公室员工应具有良好的 统筹协调能力，为决策的执行和企业目标的实现提供组织保 障。（一）、统筹协调企业内部各部门。办公室是领导意志 和决策的传声筒，领导得出决策后，会通过办公室传达到下 级各个部门，并往往由办公室具体执行、承办和催办；办公 室不仅要协调各部门开展工作，而且要及时监督和了解工作 的

4、进度。因此，当某项决策或文件下达办公室，办公室第一 时间最重要的就是组织好各部门协调配合，为企业决策的具 体执行扫清障碍，为目标的实现提供组织保障力量。（二）、统筹协调上下关系。办公室是企业上级和下级 有效连接的桥梁和纽带。办公室既要为领导的决策提供参谋 和服务，又要为下级服务，代表企业职工传达意见，协助他 们解决问题，使领导层和基层员工有效连接。协调好了上下 关系，也就协调好了生产运行关系，为企业营造良好的领导 和被领导关系、为企业的和谐发展提供强有力的基础和保证。 在生产决策上，办公室要及时了解生产一线的情况，把最真 实的基层情况及时准确地反映给领导，做好领导的“耳目” 和“左右手”，为领

5、导正确决策的提出提供第一手的资料， 避免决策与现实、上级与下级的脱节。（三）、统筹协调内外关系。办公室既是企业的服务部 门又是企业的公关部门，在外出公关、客户来访的过程中， 办公室员工是企业形象的代表，办公室人员形象关系到企业 形象、声誉好坏，协调好企业内外的关系，是办公室员工的 职责所在。二、要具备扎实的写作能力写作能力是办公室工作人员的基本功。“作为领导的助手，办公室人员首先应具有基本的写作能力和办事能力” 在办公室日常工作中，起草文件、拟写报告、发言稿、讲话 稿是最常见的工作。这就要求办公室人员要具备扎实的写作 功底，熟知各种应用文的写作，了解各种应用文的写作特点 和技巧，才能及时完成领

6、导交办的写作任务。以公文标题为例，在近期浏览的一些公文中发现有相当 一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不 合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。（一）、语句不合语法规范例 1、* 部、 * 部、 * 部、 * 部优先提高有突出贡 献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。例 2 、* 公司关于加快发展彩色印刷品生产若干措施的 通知。病例分析：例 1 的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合 发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只 是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之 间缺少了介词“关于” ，应补上。例 2 的动宾搭配失当，文种使用不当。此

7、标题“加快发 展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施” ，阅 文件内容有 “决定采取以下措施” 等语， 应使用“决定”、“规 定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知， 并随通知附发。本文地址 :（二）、请示、函、报告三者混淆例 3 、* 关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的 报告。例4、*关于申请XX年公费医疗补助费的报告。病例分析：例 3 的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词 是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为例 4 的标题内容是某国企请求某市批准“医疗补助费问 题”，他们之间不属于隶属关

8、系，是属于平行关系。 国家行 政机关公文处理办法中明确指出“相互商洽工作、询问和 答复问题，向有关主管部门请求批准等应用 函 ”。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告” ，将“报 告”两字改为“函” 。叶圣陶先生在大学国文序里说过这么一段话：所谓 能力不是一会儿就能从无到有的，看看小孩子养成走路跟说 话的能力多麻烦。阅读跟写作不会比走路跟说话容易，一要 得其道，二要经常的历练到成了习惯，才算有了这种能力。叶老所说的能力标志，一是“得其道” ，我们认为是写 作的路子，写作的要领。各行有各行的路子，内行人一说路 子歪了，就麻烦了，恐怕比没踏上路子还糟糕，因为纠正起 来很难；但摸准了路子

9、也还不算有能力，还要“历练到成了 习惯”，这就需要学习者从事刻苦的实践了，要通过自己的 体味、揣摩，把理论转化为自己的心得体会，然后才能真正 指导自己的写作，使之转化成一种熟练的技能技巧，一种运 用语言文字的能力，一种自然而然、心到笔随的“习惯” ， 这才算有了“能力” 。办公室的写作范围极广，有时经常根据领导的授意拟写 各种文稿，写作能力的提高没有捷径可达，唯有勤学多练， 方能提高自己的写作能力。 在工作中应广泛涉猎政治、 经济、 文化等学科的知识，保持职业的敏感性，善于总结归纳，不 断提高自己的写作能力。三、要具备良好的语言表达能力 这里的语言表达能力是指口头表达能力。 “语言既是人 们进

10、行思维的工具，也是人们交流思想、意见的主要工具。 在意见沟通中，能否正确运用语言文字，与沟通的效果关系 十分密切”。办公室人员不仅要与领导沟通而且还要与基层 员工沟通，有时还需要协调人与人之间、部门于部门之间的 矛盾。在工作中，办公室人员上传下达要说话，汇报情况要 说话，接待来访要说话， , 因此说话的技巧与艺术无时无 刻不在我们身边。这是某公司办公室主任处理因酒店电梯故障而遭到顾 客上门投诉时的对话：“您早，先生 ! 您早，小姐 ! ”办公室主任面带笑容，很 有礼貌地迎上前打招呼。“你是 , ”男客人的声音比在总经理室门外时压低了 一些。“请两位这边坐。 ”办公室主任没有直接回答，而是先 领

11、客人到隔壁会客室，请客人在沙发上坐定。“你就是总经理？”客人望着年轻的办公室主任，将信将疑地问道“请用茶 ! ”办公室主任招呼客人用茶，仍不作正面回 答。“如果你是总经理的话，我就对你说吧。 ”客人还想试 探一下对方的身份。“小姐，请用茶 ! ”办公室主任“王顾左右而言他”地 招呼些在一旁没有作声的小姐。“你们是怎么搞的， 该死的电梯把我们关在里面这么久 客人开始投诉了， “我花了钱住饭店，不是花钱买倒霉的。 我拒付房金。 ”“电梯出故障， 虽说是偶然， 但当然是我们饭店的责任， 我先向您两位表示歉意。 ”办公室主任边说，边为客人斟加 了茶。“道歉有什么用？我还是要拒付房费，我们的性命都差 点

12、给丢了。”客人用日语对身边的小姐叽咕几句。“先生是日本人？中国话说得不错吗。 ”“ half japan ”客人冒出一句英语。“先生挺风趣， 半个日本人 。”“是呀。我母亲是中国人，我父亲是日本人，我小时在 东北外婆长大的。 ”“噢，您是第一次来上海吗？”“当然是第一次。到了上海生意还没有谈，就碰到不顺心的事，几家五星级饭店都客满了，只好住你们这家四星级 的，倒霉的事今天又让我给碰到了。 ”“想必您听说过我国有句古话叫做好事多磨 ，我可 要祝福您交好运喏。 ”办公室主任做着祈祷的手势。“什么意思？”客人有点好奇不解。“我不相信迷信，但我却相信好事多磨的话。可不 是，您未住进五星级饭店，却能住我

13、们饭店，真使我们感到 很荣幸。我店的电梯是日本三菱的，使用七年来，没出过一 点故障，今天让您两位受惊了。我想，先生您的生意肯定会 谈得很成功。 ”办公室主任说得象真的一样。“是吗？”客人的情绪到此时已完全变得正常了。“当然啦，我国还有一句古语，叫做大难不死，必有 后福，虽然电梯出故障，我们要承担责任，但先生小姐有 后福我也该祝贺呀。 ”“你真会讲话。 ”客人笑了。 “托你的口彩 ，生意如 果谈成功，一定忘不了你。 ”“您两位有没有受到了点小伤什么的？”办公室主任 关切地询问。“伤倒没伤着，就是 , 早餐到现在还没有用呢。 ” 客人似乎没有什么可说的了。“噢，非常对不起，我耽误你们用餐了。 ”办

14、公室主任 站了起来说： “很抱歉，我还没有自我介绍呢。我是总经理办公室主任，等总经理来了以后再请他拜访您两位“不必了，你的接待使我们很满意，我也不是不愿意付 房金，不过碰到这种不顺心的事，在气头上说说而已。”办公室主任送客人到电梯口，打招呼道别。客人用完早 餐一进客房，看到一盆水果和一份总经理签名的道歉信已放 在台上。男客人看着信，满面笑容地对女秘书小姐说了些什 么。此案例中，正是由于办公室主任善用沟通技巧，使得问 题轻松的解决了，可见办公室工作员工的言语表达能力有多 重要。这就要求办公室人员具备良好的语言表达能力，掌握 沟通的技巧和说话的艺术。第一，掌握沟通的技巧。办公室员工说话时应做到：语

15、 言真挚动人，具有感染力；使用有意义准确的语言和文字； 语言要纯朴；措词恰当，通俗易懂；借用动作、表情来表达 情感；尽量使用短句；推论要严密，切忌讲粗话；交谈中的 人称要明确；学会聆听，对方讲话时不要插嘴，少讲多听等 等。第二，掌握说话的艺术。说话是一门艺术，办公室人 员不仅要能说，而且要“会说”，要善于言辞，善于化解分 歧和矛盾，注意把握好说话的尺度，做到该说的说，不该说 的不说。四、要具有较好的时间管理能力办公室从某种意义上看就似企业行政系统的“司令部” 是领导指挥全局和推动各职能部门以及下属单位工作正常 运转的纽带，是沟通上下、衔接左右、联系内外的桥梁。同 时，办公室又好比一个单位的后勤

16、部，承担着公文处理、会 议管理、信息处理、印章管理、信访工作、机要保密工作、 公关接待工作以及领导临时交办的工作等日常工作。办公室 的工作量之大，事务之多可想而知。但办公室的一项重要责 任就是节省上司的时间，保证上司高效率的工作。面对这些 林林总总，繁杂琐碎的工作，工作中要服从上司要求，完成 上司交办的工作，工作无论理解还是不理解都要按照要求完 成，不能只考虑完成自己已制定的小计划而贻误上司的工作 和整个组织的大事。有效利用时间，事半功倍。时间既是一 个常数，公平地分配给每一个人，又是一个变数，善用则多， 妄用则少。珍惜时间，一分钟劳动就有一分钟成果。为了有 效利用工作时间，办公室人员应该：（

17、一）、明确自己的工作任务和职责。你必须非常的清 楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你自己完成； 哪些工作应协助他人做；哪些工作部参与。（二）、要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都 有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突 然出现的工作。（三）、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作 的先后次序，重要的、紧急的工作先做，科学的有序的一项 一项完成任务，而不是机械的来一件事干一件事。（四）、巧妙的运用一些方法，合理分配精力，精明的 利用时间，以提高效率。如有些时候可以合并同类任务，集 中起来专心致志一次完成，避免多次重复。（五）、使用办公辅助手段帮助组织工作。包括工作日志、

18、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等， 在上面编制日安排和周计划，帮助个人管理时间，使工作有 条不紊。那些非常规的、重要的、紧急的或定时的工作，应 在计划表中明显标注，以引起自己的注意，使那些无论如何 要完成的事绝不留到下一天。（六）、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。工作时，应考虑到你只是团队中的一员，应考虑你周围上下左右的同事们，特别是有些工 作要相互接受和转交，要尽量在自己的范畴内多做些，给他 人以方便。能与同事们协调你的工作，团队的工作效率才会 提高。（七）、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承 办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。例

19、如公司要求 在当天对某个请示进行批复，这就严格执行，安排进自己的 计划。（八）、应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详 细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度，有哪些 不合理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给他人 带来不便，从而得到启发，继续改进。 文章来源：五、要具有较好的学习能力“问渠那得清如许，为有源头活水来。”不断学习和总结前人的经验是人类社会得以进步、发展的前提。“未来最可靠的竞争优势就是克服各种学习障碍去有效地学习，学习 政治理论、学习办公业务，学习前人、别人的思想和经验， 丰富我们的思维”。在信息化的时代背景下，办公室工作对 工作人员的学习能力提出了更高的要求，办

20、公室工作人员不 仅要学习好办公室业务知识，而且要提高政治素养，掌握社 会政治经济动态，掌握各种信息，培养思想的远见性和预见 性，为领导决策服务，做好领导的参谋。（一）、学习理论政策，提高政策理论水平：要认真学 习党的理论知识，学习国家和行业的重大方针、政策，不断 提高政治觉悟和理论水平，以科学的发展观指导工作。（二）、学习专业知识：当今社会信息发达，知识更新 急剧加快，专业知识是我们胜任工作的要求，只有通过勤奋 学习，特别是写作、信息化办公等方面的专业知识的学习， 才能不断积累新知识，丰富新理念，拓宽新思路，富有创造 性，适应新形势下企业快速发展的需要。三）、刻苦钻研业务：了解掌握信息、调研、

21、文书、信访、档案、行政管理等方面的业务知识和办公自动化系统 等新办公手段； 同时，要致力提高科学办事和综合协调能力， 学用结合、学以致用，增强知识素养，提高综合素质。办公室人员要通过不懈地学习和积累，通过系统的学理 论、学政策、学知识、学业务，不断提高工作的系统性、预 见性和创造性，使自身作风优良，业务精通，知行结合，学 用相长，不断适应企业发展的需要。六、要具有创新能力 “创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的 不竭动力。”为适应新形势 , 实现办公室职能转变和工作创新 是办公室工作的需要 , 更是企业发展的需要。创新既是一种 思想观念、思想方法，更是一种精神状态。办公室人员只有 具

22、备创新能力， 才能适应时代的要求， 适应企业发展的需要“创新就是要不断解放思想，实事求是，与时俱进。实 践没有止境，创新也没有止境。 ”办公室作为一个单位的神 经中枢，起着沟通上下，联系左右，协调内外的重要作用。 要做好办公室工作，就必须有创新的工作思路、创新的工作 措施，加强学习，创新工作思路，增强创新能力。（一）、拓展创新思维。创新思维是创新能力的核心， 有新思路才能有出路，创新思维是创新的前提，办公室人员 想要在工作中不断创新，就要不断拓展自己的创新思路，拓展自己的思维。要敢于打破已有的经验，反对经验主义，摒 弃古板的工作作风，用灵活、创新的思想引导自己的工作。 另外，创新是一个不断学习的过程，创新的基础在于有效的 学习和知识的积累及运用。要提高创新思维能力，就是要解 放思想，胸怀全局，勤于