投资项目档案管理规定

1、投资工程档案管理规定为加强本公司系统各投资工程的档案管理，特制订本管理方法。 第一条 “投 资工程是指： 一 因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程； 二 因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。 第二条 建筑工程的 各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料 由公司总部执委会投资开展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资 工程文件资料的管理。 第三条 全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现 状，设以下四类档案，并将各工程本身作为目： 一 全资投资工程类； 二 合资合作投资工程类； 三 内地投资工程类； 四 境外投资工程类。 第四 条 全资投资工程

2、档案包括的必要文件是： 一 新上工程预报表和可行性分析 报告； 二 给政府的请求报告和政府批文； 三 企业章程和董事会决议； 四 总公司的法人营业执照和工商局批复； 五 资信证明或资金来源证明； 六 产权变更有关文件、材料； 七 工程实际投资金额证明材料； 八 历 年经营业绩。 第五条 合资合作投资工程档案包括的文件是： 一 新上工程 预报表和合资企业可行性分析报告； 二 外商投资企业名称使用证和各方股 东的政府批文； 三 给政府的申请报告和政府批文； 四 合资企业合同 书； 五 合资企业章程和董事会决议； 六 合资各方企业法人营业执照和 各方法定代表人证明书； 七 合资各方资信证明或资金来源

3、证明； 八 各 方中方 主管单位意见； 九 合资各方委派的董事名单； 十 进口设备、 办公用品清单； 十一 工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照； 十二 产权、股权变更有关文件、材料； 十三 工程实际投资金额证明材 料； 十四 历年经营业绩。 第六条 内地投资工程包括的必要文件是： 一 给政府经济协作办公室的申请报告； 二 企业去内地兴办工商企业的章程； 三 合资、合作的联营合同或合资意向书； 四 企业成立或变更时的政府批 文； 五 企业法人营业执照副本的复印件； 六 派出负责人的法人授权委 托证明书； 七 会计师事务所的验资报告； 八 当年或上一年度的财务决 算表复印件； 九 银行开具

4、的资信证明； 十 企业已经在内地投资的经营效益情况； 十一 政府主管部门批文； 十二 工商局批文； 十三 外出 兴办企业当地政府的批文； 十四 外出兴办企业当地工商局批文； 十五 外出兴办企业工农业执照复印件； 十六 工程实际投资金额证明材料； 十 七 历年经营业绩。 第七条 境外投资工程档案包括的必要文件是： 一 给 外汇管理局及经发局的申请报告； 二 可行性研究报告； 三 海外公司合 同、章程； 四 投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书； 五 投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩； 六 外派管理局 关于工程投资风险及外汇来源的书面审查材料； 七 政府主管部门征询我驻

5、外使领馆意见的函； 八 政府主管部门同意成立海外公司的批文； 九 海 外公司在投资国的注册登记证明； 十 工程实际投资金额证明材料； 第八条 工程档案的收集和保管 一 投资开展部设建档员负责工程档案的收集整理， 总公司各下属公司应认真配合其工作，主动、及时地将工程档案整理上交投资 开展部，投资开展部建档后将档案原件移交总经理办公室，并保存二套完整复 印件； 二 各工程负责人将工程文件交给建档员时，建档员应及时登记文件 交付日期、名称、原件或复件、交付人，并由文件交付人签字认可； 三 文 件登记后由投资开展部经理或执委会主任签字，按性质进行编号、归档； 四工程档案保管期 原件和复印件 一般为永久

6、保存。 第九条 工程档案的查阅 一 总公司人员因工作需要查阅或借用工程档案时，在投资开展部办理相应的 查阅或借用手续； 二 集团内各单位因公需要查阅工程档案时，须出具本单 位领导的批准证明。经执委会主任或投资开展部经理同意后，方能由建档员接 待查阅； 三 外单位人员因公需要查阅工程档案时，应持有单位介绍信，经 执委会主任同意后，方能由建档员接待查阅，并由建档员详细登记查阅工程档 案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由； 四 工程档案一般不得带出档 案室外，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经执委主任批准，由建档 员详细登记，借用人签名后才可外借，并限期归还； 五 查阅人违反借阅规 定时，建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。 第十条 所有资料均应放人 有锁的柜子里，钥